内容工作流程和项目管理痛点、技巧和软件：9 位企业主和营销人员分享见解
已发表: 2020-09-24内容是所有营销活动的核心。 在开发内容方面有大量的幕后工作，这些内容可以使企业通过营销获得他们寻求的结果。 内容工作流程和项目管理是紧张、复杂的，需要良好的组织才能一次又一次地正确完成。
我们想深入挖掘，找出关键的内容工作流程和项目管理痛点，以及企业和营销机构如何通过软件和技术解决这些问题。 所以我们问了他们这 3 个问题（然后是很棒的见解）：
- 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
- 您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
- 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
TL;DR – 内容项目管理痛点和软件洞察
顶级内容项目管理与开发痛点：
- 管理作家，包括沟通和截止日期
- 创建准确捕获和传达需求的内容规范
- 资源时间规划和测量
- 管理任务/内容分配和跟踪进度
- 内容工作流管理，特别是对于大型项目
内容项目管理软件所期望的顶级解决方案/功能：
- 协助管理最后期限和时间表，无论是通过提示还是项目健康报告
- 资源时间规划、管理和测量功能
- 更高效和可见的任务分配和跟踪能力
- 更好、更有效的项目跟踪仪表板和报告
- 更有意义的更新和警报，突出关键性并以捆绑形式提供（并且不会阻塞收件箱）
- 基于角色的任务分配和有效的团队成员角色映射
- 为项目分配人员提供定期更新管理人员的规定——使用时间提示系统
内容项目管理软件测量员正在使用：
- 特雷罗
- 体式
- 星期一网
- 智能表
- 谷歌表格
- 切换
- 大本营
内容项目管理见解——访谈
以下是这 9 家企业和营销人员不得不说的：
1. Solitared 首席执行官 Neal Taparia
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
我们遇到的最大痛点是对项目要求定义明确的期望和规范。 很多时候，我们发现作者没有完全理解文章的范围，也没有提出正确的问题。
我们的另一个痛点是时间线。 与我们合作的许多作家没有按时交付，也没有传达他们的进展。 你永远不想感到惊讶。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
我们使用 Trello。 邀请合作者、定义项目和重新安排不断发展的优先事项很容易。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
如果 Trello 可以要求受让人定期提供特定项目的更新，我会很高兴。 它应该提示某人更新项目的位置以及时间表是否正在发生变化。 这将使沟通变得无缝，并正确管理期望。
2. WebTalent Marketing 的 SEO 专家 Kyle Steffish
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
两个最大的内容开发和管理痛点通常属于时间管理。 首先，在与新客户合作开展内容项目时，可能很难准确估计完成该项目需要多少时间。 有些客户可能比其他客户要求更高。 有些只是更具沟通性，需要额外的电话会议才能完成项目。
其次，管理多个团队成员以及他们为内容项目做出贡献的时间可能是一项挑战。 协作很重要，但会迅速滚雪球，使工作时间比最初估计的要多得多。 当团队成员也不确定如何记录这段时间时，跟踪创意项目的总小时数会变得更加困难。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
我们的内容团队严重依赖 Asana 进行项目管理。 总体而言，Asana 易于使用，并提供了很多时间跟踪灵活性。 但是，当项目涉及多个团队成员和子任务时，在 Asana 中可能难以正确管理时间跟踪。 有时，项目结构会阻止 Asana 准确显示项目的多个子任务累计花费了多少时间。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
项目管理软件中最重要的工作流功能将是对项目花费的总时间的高水平和准确的概述。 涉及多个团队成员的大型项目本质上难以管理。 有一种简单的方法来监控每个团队成员在每个任务和子任务上花费的时间很重要。
同样重要的是能够快速准确地审查整个项目所花费的时间。 项目管理软件的一个重要功能是“生命体征”监视器，以及每个项目任务的运行接近和超过指定时间的明显指标。
3. Daniel Foley 创始人 Daniel Foley
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
我们的第一个痛点是让内容编写者与品牌价值观和风格保持一致，这样他们就可以无缝地编写一篇文章，而你无法判断它是来自公司的人还是自由职业者。
#2 是沟通，大多数内容创建者往往是被动的而不是主动的。 解决你向他们指出的问题，而不是在他们看到的问题上解决问题。 他们倾向于坚持您发送的框架，即使提及它是常识，也可以忽略除此之外的任何内容。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
Trello 是我们的首选项目管理软件，在可预见的未来也会如此。 经营 2 家以上的业务可能会影响我的注意力，但使用 Trello 和看板技术可以让我非常有效地执行多项任务，并且随时了解我在任何项目/任务上的位置。
它使我能够以较小的压力管理我的项目，甚至让它变得愉快。 Trello 是高度可视化的，这使得它非常直观并且适合我的工作方式。 它允许您通过为每个流程创建卡片来将大型项目分解为更小的可行块。 这些卡片可以排列成不同的列，代表项目的不同阶段。 卡片完成后很容易从列中转移。 鉴于过去在一张纸上划掉一个项目的成就感！ 但是，在查看完整的董事会时，它似乎会让人不知所措，并且它有一个陡峭的学习曲线，有很多功能需要掌握。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
当项目在一定时间内被搁置或忽略时，自动警报将是天赐之物。 这将有助于清除所有那些我们放在次要位置并忘记的任务，因为它们的优先级较低。 但是，及时提醒将有助于不时清除它们。
学习资源往往是文章和实时聊天。 如果它有一个系统，一旦他们学习了某些功能和流程，管理人员就可以登录并记录他们的进度。 这将允许团队在哪里以及他们需要在哪里的更一致和可见的学习快照。 如果我知道他们可以在 trello 中做某些事情，而不是自己做所有事情，那么也非常适合将任务委派给经理和团队负责人。
4. iFax 首席执行官 Adam Korbl
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
在我看来，内容项目管理和开发有很多痛点，但最让我头疼的是项目估算。 这些估计需要准确，这可能很困难，因为您还必须预测不可预见的问题，因为这可以提高准确性。
我的另一个头痛是反馈。 这是因为我真的不喜欢对抗，但这是不可避免的，因为有些人把它当作个人。 在提供反馈时，我会尽量保持敏感和鼓励，因为我觉得这对双方都有帮助。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
我有时会使用项目管理软件。 我通常使用 Monday.com，因为该软件有一个我的所有团队都可以访问的中心枢纽。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
我希望看到软件可以解决单个团队成员的问题，例如在团队中工作时可以跟踪与我相关的事情的部分。
5. LeapClixx 创始人 Chans Weber
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
需要不断跟进——无论这有多痛苦，都必须确保团队都在同一个页面上并且项目按时运行。 越早发现问题越好。 如果您没有充分跟进，这可能会导致发现问题为时已晚，无法及时纠正。
未定义的方向——如果/当人们没有得到具体的指导时，他们可以根据给出的模糊信息转向并做自己的事情。 虽然生成的内容可能很棒，但它可能无法与品牌信息和语气同步或对齐。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
Asana 是我们的项目管理软件。
专业人士——
- 许多项目管理功能——对我们的团队领导非常有用
- 颜色编码的任务帮助我们将任务保留在某些管道中。
- 电子邮件集成帮助我们链接提醒，并与客户互动。
- 谷歌驱动集成——我们使用 G 驱动作为我们的云软件，所以这非常方便。
骗局——
- 不容易学习，对新员工来说是一个漫长的学习曲线。
- 没有双重身份验证
全面的 -
Asana 对我们来说是一个更好的工具，而不是我们过去使用的 Trello，因为它是基于项目经理的，Trello 更适合许多个人团队成员。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
Asana 和 Google 文档中的更新和标签会迅速堵塞某人的收件箱，并可能会惹恼人们，或者使事情看起来比多条消息涌入时更严重。能够将消息捆绑在一起，并带有标志和突出显示可用于说明重要、紧急或只是“当你有时间”标签的选项。
6. Carol Li，Cocofax 联合创始人
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
作为内容营销经理，我面临着内容创作之外的挑战性问题。 内容项目管理和开发的主要痛点如下：
- 识别内容瓶颈和亮点
- 内容分配和内容工作流程，特别是对于较大的内容开发，通常需要使用项目管理软件。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
通常我们只使用 Smartsheet 或 Google Sheet，这使得跟踪和监控某些文档的修订并整合多方所做的更改成为可能。 此外，它快速、高效地缩短了周转时间。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
可以改进的一件事可能是：添加一个显示某个文档完整性的栏，并为管理人员设置截止日期和监控内容创建进度提供简单的界面。
7. 探路者联盟董事 David Toby
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
项目管理的最大痛点之一是不断尝试改进我们的流程，以确保我们尽可能顺利和高效地运行。 不幸的是，这是一个似乎永远不会结束的过程，因为事情总是可以改进的。 有时，当您没有积极寻找问题时，捕捉和识别耗时的任务和客户可能会很困难，并且偶尔会被遗漏，直到几乎为时已晚而无法补救。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
我们目前使用 Asana 作为我们的项目管理工具。 Asana 最好的部分是它与 Toggl 很好地集成在一起，这是我们用于项目时间跟踪的工具——我们喜欢 Toggl 的主要优点之一是能够按项目、客户和员工细分报告。 这使我们能够在公司内寻找特定的时间消耗。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
如果我们能拥有一个基本上是 Asana 和 Toggl 结合的全方位项目管理工具，那就太好了。 如果我们能够输入每个项目/任务理想情况下应该花费多长时间的数据，并且当他们认为项目看起来有可能获得有点失控，需要我们介入。这减少了时间管理必须四处挖掘可能存在或可能不存在的信息，担心错误的项目等有可能得到一点点手。
8. Blue Meta 数字营销专家 Tianna
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
由于没有公平的市场价值（特别是对于社交内容），就内容创作的价格进行谈判。 将视觉效果作为内容生成，因为除非您知道文章会做得很好，否则不值得设计师花时间创建文章。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
我们使用 Basecamp 进行时间跟踪，但很难找到连接到我们的时间跟踪软件的真正项目管理软件。 大本营中的时间跟踪既简单又准确，使我们能够细化客户帐户。 但是，它不允许标记或使用任务的重要性，除非您更改截止日期以将其放在待办事项列表的顶部。
我们的一些员工在内部使用 Trello 来进行任务重要性管理，但他们不容易连接，这给我们的员工带来了一些重复的工作。 这也经常导致一个列表落后于另一个。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
获得一个连接到时间跟踪系统的内容管理系统会很好，从而消除任务管理的重复。 作为代理机构，时间跟踪至关重要，我们生产的客户和内容越多，时间跟踪的重要性就越大。 我们不能删除时间跟踪方面，但所有时间跟踪系统在其任务管理能力方面都受到严重限制。 您不能标记重要任务或将项目置于更重要的位置。 在我们的系统中，您只能创建日期截止日期。
9. SEO.co 首席执行官 Nate Nead
1. 您的前 2-3 个内容项目管理和开发痛点是什么（除了寻找可靠和优质的内容创建者）？
我们最大的内容项目管理痛点不是寻找和留住优质作家，而是寻找精通广泛主题的优质作家，他们可以在这些主题上发表权威性的写作。 因为我们的客户在他们所涵盖的领域广泛分散，我们需要我们的作家高度适应不同的客户需求。
2.您使用项目管理软件吗？ 如果是，您使用什么软件/工具，您喜欢和不喜欢它们的哪些方面？
在管理我们的客户活动时，我们专门使用 Asana。 我们的远程写作、项目管理和编辑团队严重依赖 Asana。 在大多数情况下，体式运作良好。 但是，我们的项目经理通常必须设置冗余任务，这样作者就不会看到编辑和项目经理之间的来回。
3. 您希望软件为您解决哪些内容工作流程或项目管理问题？
我们希望可以对特定用户隐藏子任务的基于角色的子任务，以免将那些不需要来回查看的人与项目经理和客户评论混淆。 否则，我们喜欢 Asana 作为我们流程的关键工具。