Flusso di lavoro dei contenuti e gestione dei progetti Punti deboli, suggerimenti e software: 9 titolari di aziende e esperti di marketing condividono approfondimenti

Pubblicato: 2020-09-24

Il contenuto è il fulcro di tutte le campagne di marketing. Ci sono tonnellate di sforzi dietro le quinte per lo sviluppo di contenuti che portano alle aziende i risultati che cercano attraverso il marketing. Il flusso di lavoro dei contenuti e la gestione dei progetti sono intensi, complessi e richiedono una buona organizzazione per farlo bene di volta in volta.

Volevamo approfondire e scoprire quali sono i punti critici del flusso di lavoro dei contenuti e della gestione dei progetti e come le aziende e le agenzie di marketing lo stanno risolvendo attraverso software e tecnologia. Quindi abbiamo posto loro queste 3 domande (e sono seguite fantastiche informazioni):

Quali sono i tuoi 2-3 principali punti deboli nella gestione e nello sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?
Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?
Quali problemi di flusso di lavoro dei contenuti o di gestione dei progetti vorresti che il software risolvesse per te?

TL; DR – Punti deboli della gestione dei progetti di contenuti e approfondimenti sul software

I principali punti deboli della gestione e dello sviluppo del progetto di contenuto:

Gestione degli scrittori, compresa la comunicazione e le scadenze
Creazione di specifiche di contenuto che catturino e trasmettano accuratamente il requisito
Pianificazione e misurazione del tempo delle risorse
Gestione delle assegnazioni di attività/contenuti e monitoraggio dei progressi
Gestione del flusso di lavoro dei contenuti, in particolare per progetti di grandi dimensioni

Le migliori soluzioni / funzionalità attese dal software di gestione dei progetti di contenuti:

Assistenza nella gestione di scadenze e tempistiche, sia tramite prompt che report sullo stato di salute del progetto
Funzionalità di pianificazione, gestione e misurazione del tempo delle risorse
Assegnazione delle attività più efficiente e visibile e capacità di tracciamento
Dashboard e report di monitoraggio dei progetti migliori e più efficaci
Aggiornamenti e avvisi più significativi, che evidenziano le criticità e sono disponibili in bundle (e non intasano le caselle di posta)
Assegnazione delle attività in base al ruolo e mappatura efficace dei ruoli dei membri del team
Possibilità per gli assegnatari di progetto di aggiornare i gestori su base regolare, utilizzando un sistema di time prompt

I topografi del software di gestione dei progetti di contenuto stanno utilizzando:

Trello
Asana
lunedì.com
Smartsheet
Fogli Google
Attiva/disattiva
Campo base

Approfondimenti sulla gestione dei progetti di contenuto - Le interviste

Ecco cosa hanno da dire le 9 aziende e marketer:

1. Neal Taparia, CEO di Solitared

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

I maggiori punti deboli che abbiamo sono la definizione di aspettative e specifiche chiare sui requisiti del progetto. Troppo spesso scopriamo che gli scrittori non comprendono appieno lo scopo dell'articolo e non fanno le domande giuste.

L'altro nostro punto dolente è la sequenza temporale. Molti scrittori con cui lavoriamo non consegnano in tempo né comunicano i loro progressi. Non vuoi mai essere sorpreso.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Usiamo Trello. È facile invitare collaboratori, definire progetti e riordinare priorità in continua evoluzione.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Mi piacerebbe se Trello potesse richiedere agli assegnatari di fornire aggiornamenti regolari su un particolare progetto. Dovrebbe richiedere a qualcuno di aggiornare la posizione di un progetto e se le tempistiche stanno cambiando. Ciò renderà la comunicazione senza interruzioni e gestirà correttamente le aspettative.

2. Kyle Stefffish, specialista SEO presso WebTalent Marketing

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

I due maggiori punti deboli dello sviluppo dei contenuti e della gestione generalmente rientrano nella gestione del tempo. In primo luogo, quando si lavora con un nuovo cliente su un progetto di contenuto, può essere difficile stimare con precisione quanto tempo sarà necessario per completare il progetto. Alcuni clienti potrebbero essere più esigenti di altri. Alcuni sono semplicemente più comunicativi e richiedono ulteriori conferenze telefoniche e riunioni per completare un progetto.

In secondo luogo, la gestione di più membri del team e il tempo che hanno dedicato a un progetto di contenuto può essere una sfida. La collaborazione è importante, ma può portare rapidamente a molte più ore di lavoro di quanto inizialmente stimato. Quando anche i membri del team non sono sicuri di come registrare questo tempo, può diventare più difficile tenere traccia della quantità totale di ore che sono state impiegate in un progetto creativo.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Il nostro team dedicato ai contenuti fa molto affidamento su Asana per la gestione dei progetti. Nel complesso, Asana è facile da usare e offre molta flessibilità di tracciamento del tempo. Tuttavia, quando i progetti coinvolgono più membri del team e attività secondarie, il monitoraggio del tempo può diventare difficile da gestire correttamente in Asana. A volte, la struttura del progetto impedirà ad Asana di visualizzare con precisione quanto tempo è stato accumulato in più attività secondarie di un progetto.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

La caratteristica più importante del flusso di lavoro in un software di gestione dei progetti sarebbe una panoramica accurata e di alto livello della quantità totale di tempo che è stata dedicata a un progetto. I progetti più grandi che coinvolgono più membri del team sono intrinsecamente difficili da gestire. È importante avere un modo semplice per monitorare il tempo trascorso da ciascun membro del team, su ogni attività e sottoattività.

Altrettanto importante è essere in grado di rivedere in modo rapido e accurato il tempo speso per il progetto nella sua totalità. Una caratteristica importante del software di gestione dei progetti sarebbe un monitor "vital", insieme a ovvi indicatori di chiusura e esecuzione dei tempi assegnati per ciascuna attività del progetto.

3. Daniel Foley, fondatore di DanielFoley

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

Il nostro punto dolente n. 1 è convincere uno scrittore di contenuti ad allinearsi ai valori e allo stile di un marchio in modo che possano scrivere un pezzo senza problemi e non si possa dire se si tratta di qualcuno dell'azienda o di un libero professionista.

#2 sarebbe la comunicazione, la maggior parte dei creatori di contenuti tende ad essere reattiva piuttosto che proattiva. Risolvere i problemi che gli indichi piuttosto che affrontarli come li vedono. Tendono ad attenersi al framework che invii, qualsiasi cosa al di fuori di questo può essere ignorata, anche se è buon senso menzionarlo.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Trello è il nostro software di gestione dei progetti di riferimento e lo sarà nel prossimo futuro. Gestire 2+ attività può mettere a dura prova la mia concentrazione, ma l'utilizzo di Trello e della tecnica Kanban mi consente di svolgere più attività in modo molto efficace e di sapere dove mi trovo su qualsiasi progetto/attività in qualsiasi momento.

Mi permette di gestire i miei progetti con meno stress, rendendoli piacevoli, anche. Trello è altamente visivo, il che lo rende molto intuitivo e si adatta al mio modo di lavorare. Ti consente di suddividere grandi progetti in blocchi più piccoli realizzabili creando schede per ogni processo. Queste schede possono essere disposte in diverse colonne che rappresentano le diverse fasi di un progetto. Le carte sono facilmente trasferibili dalle colonne una volta completate. Dato quel senso di appagamento che era solito cancellare un oggetto su un pezzo di carta! Tuttavia, può sembrare opprimente quando si guarda una pensione completa e ha una curva di apprendimento ripida con molte funzionalità con cui fare i conti.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Avvisi automatici per quando un progetto è stato messo da parte o ignorato per un certo periodo di tempo sarebbe una manna dal cielo. Aiuterebbe a cancellare tutti quei compiti che mettiamo in secondo piano e dimentichiamo poiché hanno una priorità bassa. Tuttavia, un promemoria tempestivo aiuterebbe a cancellarli di tanto in tanto.

Le risorse di apprendimento tendono ad essere articoli e chat dal vivo. Sarebbe fantastico se avesse un sistema in cui i manager potessero accedere e registrare i loro progressi una volta che hanno appreso determinate funzionalità e processi. Ciò consentirebbe un'istantanea di apprendimento più coerente e visibile di dove si trova il team e dove devono essere. Sii ottimo anche per delegare compiti a manager e team leader se sapessi che potrebbero fare determinate cose in trello, piuttosto che fare tutto da solo.

4. Adam Korbl, CEO di iFax

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

Secondo me, ci sono molti punti deboli nella gestione e nello sviluppo di progetti di contenuti, ma quelli che mi causano i maggiori grattacapi sono le stime dei progetti. Queste stime devono essere esatte e ciò può essere difficile perché devi prevedere anche problemi imprevisti perché ciò può migliorare la precisione.

L'altro mio mal di testa è il feedback. Questo perché non mi piace molto il confronto, ma è inevitabile perché alcuni individui lo prendono sul personale. Cerco di essere sensibile e incoraggiante quando do un feedback poiché ritengo che questo aiuti entrambe le parti.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

A volte uso software di gestione dei progetti. Di solito uso Monday.com perché questo software ha un hub centrale a cui tutto il mio team può accedere.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Mi piacerebbe vedere il software risolvere i problemi dei singoli membri del team, come una sezione in grado di tenere traccia di cose che sono rilevanti solo per me mentre lavoro in un team.

5. Chans Weber, fondatore di LeapClixx

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

La necessità di un follow-up costante, per quanto doloroso sia, deve essere fatto per assicurarsi che il team sia tutto sulla stessa pagina e che il progetto funzioni in tempo. Prima scopri eventuali problemi, meglio è. Se non segui adeguatamente, questo può portare a scoprire i problemi troppo tardi per poterli correggere in tempo.

Direzioni indefinite: se/quando le persone non ricevono linee guida specifiche, possono virare e fare le proprie cose, sulla base delle vaghe informazioni fornite. Sebbene il contenuto risultante possa essere eccezionale, potrebbe non sincronizzarsi o allinearsi con i messaggi e il tono del marchio.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Asana è il nostro software di gestione dei progetti.

Professionisti -

Molte funzionalità di gestione dei progetti: davvero utili per i nostri team leader
Le attività con codice colore ci aiutano a mantenere le attività in determinate pipeline.
L'integrazione della posta elettronica ci aiuta a collegarci nei promemoria e nell'interazione con i clienti.
Integrazione con Google Drive: utilizziamo G drive come software cloud, quindi è molto utile.

Contro –

Non è facile da imparare ed è una lunga curva di apprendimento per i nuovi dipendenti.
Non ha l'autenticazione a due fattori

Complessivamente -
Asana è uno strumento migliore per noi rispetto a Trello, che abbiamo utilizzato in passato, poiché è basato su project manager, dove Trello è migliore per molti singoli membri del team.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Aggiornamenti e tag in Asana e Google Docs possono intasare rapidamente la posta in arrivo di qualcuno e potenzialmente infastidire le persone o far sembrare le cose più serie rispetto a quando arrivano più messaggi. Essere in grado di raggruppare i messaggi da consegnare tutti in una volta, con flag ed evidenziazione opzioni disponibili per illustrare se tag importanti, urgenti o semplicemente "quando hai tempo".

6. Carol Li, co-fondatrice di Cocofax

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

In qualità di responsabile del marketing dei contenuti, affronto problemi impegnativi che vanno oltre la creazione di contenuti. I principali punti deboli nella gestione e nello sviluppo di progetti di contenuto sono i seguenti:

Identificazione del collo di bottiglia del contenuto e dei punti salienti
Assegnazione dei contenuti e flusso di lavoro dei contenuti, in particolare per lo sviluppo di contenuti più grandi, che di solito richiede l'utilizzo di software di gestione dei progetti.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Di solito utilizziamo solo Smartsheet o Google Sheet, che consente di tracciare e monitorare le revisioni di determinati documenti e integrare le modifiche apportate da più parti. Inoltre è un taglio rapido ed efficiente molto tempo di consegna.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Una cosa che può essere migliorata potrebbe essere: l'aggiunta di una barra che mostra la completezza di un determinato documento e l'offerta di superfici facili per i manager per impostare le scadenze e monitorare l'avanzamento della creazione dei contenuti.

7. David Toby, Direttore di Pathfinder Alliance

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

Uno dei principali punti deboli della gestione dei progetti è cercare costantemente di perfezionare il nostro processo per garantire che funzioniamo nel modo più fluido ed efficiente possibile. Sfortunatamente, è un processo che sembra non finire mai poiché le cose possono sempre essere migliorate. A volte, catturare e identificare i compiti e i clienti che prosciugano il tempo può essere difficile quando non stai attivamente cercando un problema e occasionalmente ti perdi finché non è quasi troppo tardi per rimediare.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Attualmente utilizziamo Asana come nostro strumento di gestione dei progetti. La parte migliore di Asana è che si integra bene con Toggl, che è ciò che utilizziamo per il monitoraggio del tempo del progetto: una delle cose principali che amiamo di Toggl è la capacità di segmentare i report per progetto, cliente e dipendente. Questo ci consente di cercare perdite di tempo specifiche all'interno dell'azienda.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Sarebbe fantastico se potessimo avere uno strumento di gestione dei progetti onnicomprensivo che è fondamentalmente un matrimonio tra Asana e Toggl. Sarebbe fantastico, se fossimo in grado di inserire i dati su quanto tempo ogni progetto/attività dovrebbe idealmente impiegare, e se dovesse sputare un rapporto alla direzione quando sentono che un progetto sembra avere il potenziale per ottenere un un po' fuori controllo e ci richiede di intervenire. Ciò riduce il tempo che la gestione deve dedicare alla ricerca di informazioni che potrebbero essere o meno presenti, e preoccuparsi dei progetti sbagliati, ecc. hanno il potenziale per ottenere un po' di vantaggio di mano.

8. Tianna, specialista in marketing digitale presso Blue Meta

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

Negoziare un prezzo per la creazione di contenuti in quanto non esiste un valore di mercato equo (soprattutto per i contenuti social). Generare elementi visivi come contenuto in quanto non vale la pena dedicare il tempo a un designer per creare un articolo a meno che tu non sappia che l'articolo andrà bene.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Utilizziamo Basecamp per il monitoraggio del tempo e abbiamo difficoltà a trovare un vero software di gestione dei progetti che si colleghi al nostro software di monitoraggio del tempo. Il monitoraggio del tempo in basecamp è facile e preciso e ci consente di ottenere informazioni dettagliate sugli account dei clienti. Tuttavia, non consente di contrassegnare o utilizzare l'importanza su un'attività a meno che tu non modifichi la data di scadenza per metterla in cima alle tue liste di cose da fare.

Alcuni dei nostri dipendenti utilizzano internamente Trello per consentire la gestione dell'importanza delle attività, ma non si collegano facilmente e questo crea un lavoro duplicato per i nostri dipendenti. Questo spesso porta anche un elenco a rimanere indietro rispetto all'altro.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Sarebbe fantastico avere un sistema di gestione dei contenuti che si collega ai sistemi di tracciamento del tempo rimuovendo la duplicazione della gestione delle attività. In quanto agenzia, il monitoraggio del tempo è fondamentale e più clienti e contenuti produciamo, maggiore è l'importanza del monitoraggio del tempo. Non possiamo rimuovere l'aspetto del monitoraggio del tempo, ma tutti i sistemi di monitoraggio del tempo sono gravemente limitati nelle loro capacità di gestione delle attività in un senso di importanza. Non puoi contrassegnare un'attività importante o porre elementi con maggiore importanza. Nel nostro sistema puoi solo creare una data di scadenza.

9. Nate Nead, CEO di SEO.co

1. Quali sono i tuoi 2-3 punti critici per la gestione e lo sviluppo di progetti di contenuti (oltre a trovare creatori di contenuti affidabili e di qualità)?

Il nostro più grande punto dolente nella gestione dei progetti di contenuti non è trovare e mantenere scrittori di qualità, ma trovare scrittori di qualità sufficientemente esperti in una vasta gamma di argomenti che possono scrivere in modo autorevole su tali argomenti. Poiché i nostri clienti sono ampiamente dispersi in termini di settori che coprono, abbiamo bisogno che i nostri scrittori siano altamente adattabili alle diverse esigenze dei clienti.

2. Utilizzi software di gestione dei progetti? Se sì, che software/strumenti usi e cosa ti piace e cosa non ti piace di loro?

Nella gestione delle campagne dei nostri clienti, utilizziamo esclusivamente Asana. I nostri team di scrittura remota, gestione dei progetti ed editori fanno molto affidamento su Asana. Per la maggior parte, Asana funziona bene. Tuttavia, i nostri project manager in genere devono impostare attività ridondanti in modo che gli autori non vedano il avanti e indietro tra editori e project manager.

3. Quale flusso di lavoro dei contenuti o problemi di gestione del progetto vorresti che il software risolvesse per te?

Ci auguriamo che ci possano essere sottoattività di sottoattività basate sui ruoli che potrebbero essere nascoste a utenti particolari, in modo da non confondere coloro che non hanno bisogno di vedere il avanti e indietro con i project manager e i commenti dei clienti. In caso contrario, amiamo Asana come strumento fondamentale per i nostri processi.