Flux de travail de contenu et gestion de projet PainPoints, astuces et logiciels : 9 propriétaires d'entreprise et spécialistes du marketing partagent leurs idées

Publié: 2020-09-24

Le contenu est la pièce maîtresse de toutes les campagnes marketing. Il y a des tonnes d'efforts en coulisses qui sont consacrés au développement de contenu qui permet aux entreprises d'obtenir les résultats qu'elles recherchent grâce au marketing. Le flux de travail de contenu et la gestion de projet sont intenses, complexes et nécessitent une bonne organisation pour bien faire les choses à chaque fois.

Nous voulions approfondir et découvrir quels sont les principaux points faibles du flux de travail de contenu et de la gestion de projet et comment les entreprises et les agences de marketing les résolvent grâce aux logiciels et à la technologie. Nous leur avons donc posé ces 3 questions (et des idées géniales ont suivi):

Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?
Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?
Quels problèmes de flux de travail de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous voir un logiciel résoudre pour vous ?

TL; DR - Gestion de projet de contenu Points faibles et informations sur les logiciels

Les principaux points faibles de la gestion de projet de contenu et du développement :

Gestion des rédacteurs, y compris la communication et les délais
Créer des spécifications de contenu qui capturent et transmettent avec précision l'exigence
Planification et mesure du temps des ressources
Gérer les affectations de tâches/contenus et suivre les progrès
Gestion du workflow de contenu, en particulier pour les grands projets

Les meilleures solutions/fonctionnalités attendues d'un logiciel de gestion de projet de contenu :

Assistance à la gestion des délais et des échéanciers, que ce soit par le biais d'invites ou de rapports sur l'état du projet
Fonctionnalités de planification, de gestion et de mesure du temps des ressources
Capacité d'attribution et de suivi des tâches plus efficace et plus visible
Tableaux de bord et rapports de suivi de projet améliorés et plus efficaces
Des mises à jour et des alertes plus significatives, qui mettent en évidence la criticité et sont regroupées (et n'encombrent pas les boîtes de réception)
Attribution des tâches basée sur les rôles et mappage efficace des rôles des membres de l'équipe
Disposition pour les chargés de projet d'informer régulièrement les gestionnaires - à l'aide d'un système d'invite de temps

Les géomètres utilisent les logiciels de gestion de projet de contenu :

Trello
Asana
lundi.com
Feuille intelligente
Feuilles Google
Basculer
Camp de base

Content Project Management Insights – Les entretiens

Voici ce que les 9 entreprises et spécialistes du marketing avaient à dire :

1. Neal Taparia, PDG de Solitared

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

Les plus gros problèmes que nous avons sont la définition d'attentes et de spécifications claires sur les exigences du projet. Trop souvent, nous constatons que les auteurs ne comprennent pas entièrement la portée de l'article et ne posent pas les bonnes questions.

Notre autre problème est la chronologie. De nombreux écrivains avec lesquels nous travaillons ne livrent pas à temps et ne communiquent pas leurs progrès. Vous ne voulez jamais être surpris.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Nous utilisons Trello. Il est facile d'inviter des collaborateurs, de définir des projets et de réorganiser les priorités qui évoluent constamment.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

J'aimerais que Trello puisse demander aux cessionnaires de fournir des mises à jour régulières sur un projet particulier. Cela devrait inciter quelqu'un à mettre à jour l'état d'avancement d'un projet et si les délais changent. Cela rendra la communication transparente et gérera correctement les attentes.

2. Kyle Steffish, spécialiste SEO chez WebTalent Marketing

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

Les deux principaux problèmes de développement et de gestion de contenu relèvent généralement de la gestion du temps. Premièrement, lorsque vous travaillez avec un nouveau client sur un projet de contenu, il peut être difficile d'estimer avec précision le temps nécessaire pour terminer le projet. Certains clients peuvent être plus exigeants que d'autres. Certains sont simplement plus communicatifs et nécessitent des conférences téléphoniques et des réunions supplémentaires afin de mener à bien un projet.

Deuxièmement, gérer plusieurs membres de l'équipe et le temps qu'ils ont contribué à un projet de contenu peut être un défi. La collaboration est importante, mais peut rapidement faire boule de neige en beaucoup plus d'heures de travail que prévu initialement. Lorsque les membres de l'équipe ne savent pas non plus comment enregistrer ce temps, il peut devenir plus difficile de suivre le nombre total d'heures consacrées à un projet créatif.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Notre équipe de contenu s'appuie fortement sur Asana pour la gestion de projet. Dans l'ensemble, Asana est facile à utiliser et offre une grande flexibilité de suivi du temps. Cependant, lorsque les projets impliquent plusieurs membres d'équipe et plusieurs sous-tâches, le suivi du temps peut devenir difficile à gérer correctement sur Asana. Parfois, la structure du projet empêche Asana d'afficher avec précision le temps cumulé consacré aux multiples sous-tâches d'un projet.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

La fonctionnalité de flux de travail la plus importante dans un logiciel de gestion de projet serait un aperçu précis et de haut niveau du temps total passé sur un projet. Les grands projets qui impliquent plusieurs membres de l'équipe sont par nature difficiles à gérer. Il est important d'avoir un moyen simple de surveiller le temps passé par chaque membre de l'équipe, sur chaque tâche et sous-tâche.

Il est tout aussi important de pouvoir évaluer rapidement et avec précision le temps passé sur le projet dans sa totalité. Une caractéristique importante du logiciel de gestion de projet serait un moniteur "vitales", ainsi que des indicateurs évidents de fonctionnement proche et de dépassement des délais assignés pour chaque tâche de projet.

3. Daniel Foley, fondateur de DanielFoley

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

Notre problème numéro 1 est de faire en sorte qu'un rédacteur de contenu s'aligne sur les valeurs et le style d'une marque afin qu'il puisse écrire un article de manière transparente et que vous ne puissiez pas dire s'il s'agit de quelqu'un de l'entreprise ou d'un pigiste.

# 2 serait la communication, la plupart des créateurs de contenu ont tendance à être réactifs plutôt que proactifs. Résoudre les problèmes que vous leur signalez plutôt que de les aborder tels qu'ils les voient. Ils ont tendance à s'en tenir au cadre que vous envoyez, tout ce qui est en dehors de cela peut être ignoré, même s'il est logique de le mentionner.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Trello est notre logiciel de gestion de projet incontournable et le sera dans un avenir prévisible. Diriger plus de 2 entreprises peut être une contrainte pour ma concentration, mais l'utilisation de Trello et de la technique Kanban me permet d'effectuer plusieurs tâches très efficacement et de savoir où j'en suis sur n'importe quel projet/tâche à tout moment.

Cela me permet de gérer mes projets avec moins de stress, ce qui le rend agréable, même. Trello est très visuel, ce qui le rend très intuitif et correspond à ma façon de travailler. Il vous permet de décomposer de grands projets en petits morceaux réalisables en créant des cartes pour chaque processus. Ces cartes peuvent être disposées en différentes colonnes représentant différentes phases d'un projet. Les cartes sont facilement transférables à partir des colonnes une fois qu'elles sont remplies. Compte tenu de ce sentiment d'accomplissement rayant un élément sur un morceau de papier utilisé pour! Cependant, cela peut sembler écrasant lorsqu'on regarde une planche complète et elle a une courbe d'apprentissage abrupte avec de nombreuses fonctionnalités à maîtriser.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

Des alertes automatiques lorsqu'un projet a été mis de côté ou ignoré pendant un certain temps seraient une aubaine. Cela aiderait à effacer toutes ces tâches que nous mettons en veilleuse et que nous oublions car elles sont peu prioritaires. Cependant, un rappel opportun aiderait à les effacer de temps en temps.

Les ressources d'apprentissage sont généralement des articles et des discussions en direct. Ce serait formidable s'il disposait d'un système permettant aux gestionnaires de se connecter et d'enregistrer leurs progrès une fois qu'ils ont appris certaines fonctionnalités et certains processus. Cela permettrait un instantané d'apprentissage plus cohérent et visible de l'endroit où se trouve l'équipe et de l'endroit où elle doit être. Soyez également idéal pour déléguer des tâches aux managers et aux chefs d'équipe si je savais qu'ils pouvaient faire certaines choses dans Trello, plutôt que de tout faire moi-même.

4. Adam Korbl, PDG d'iFax

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

À mon avis, il y a beaucoup de points faibles dans la gestion et le développement de projets de contenu, mais ceux qui me causent le plus de maux de tête sont les estimations de projet. Ces estimations doivent être exactes et cela peut être difficile car vous devez également prévoir des problèmes imprévus, car cela peut améliorer la précision.

Mon autre mal de tête est le feedback. C'est parce que je n'aime vraiment pas la confrontation, mais c'est inévitable parce que certaines personnes le prennent personnellement. J'essaie d'être sensible et encourageant lorsque je donne des commentaires, car je pense que cela aide les deux parties.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

J'utilise parfois des logiciels de gestion de projet. J'utilise habituellement Monday.com car ce logiciel dispose d'un hub central auquel toute mon équipe peut accéder.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

J'aimerais voir un logiciel résoudre les problèmes des membres individuels de l'équipe, comme une section qui peut suivre les choses qui ne concernent que moi tout en travaillant en équipe.

5. Chans Weber, fondateur de LeapClixx

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

Le besoin d'un suivi constant - aussi pénible que cela puisse paraître, il faut le faire pour s'assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde et que le projet se déroule dans les délais. Plus tôt vous découvrirez les problèmes, mieux ce sera. Si vous ne faites pas un suivi adéquat, cela peut conduire à découvrir les problèmes trop tard pour pouvoir les corriger à temps.

Instructions non définies - si / quand les gens ne reçoivent pas de directives spécifiques, ils peuvent s'en écarter et faire leur propre chose, sur la base des informations vagues fournies. Bien que le contenu résultant puisse être excellent, il peut ne pas se synchroniser ou s'aligner sur les messages et le ton des marques.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Asana est notre logiciel de gestion de projet par excellence.

Avantages -

De nombreuses fonctionnalités de gestion de projet - vraiment utiles pour nos chefs d'équipe
Les tâches codées par couleur nous aident à conserver les tâches dans certains pipelines.
L'intégration des e-mails nous aide à établir des liens dans les rappels et à interagir avec les clients.
Intégration de Google Drive - nous utilisons G drive comme logiciel cloud, c'est donc très pratique.

Les inconvénients -

Pas facile à apprendre et c'est une longue courbe d'apprentissage pour les nouveaux employés.
N'a pas d'authentification à deux facteurs

Globalement -
Asana est un meilleur outil pour nous plutôt que Trello, que nous utilisions dans le passé, car il est basé sur le chef de projet, où Trello est meilleur pour de nombreux membres de l'équipe.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

Les mises à jour et les balises dans les documents Asana et Google peuvent rapidement obstruer la boîte de réception de quelqu'un et potentiellement ennuyer les gens ou rendre les choses plus sérieuses qu'elles ne le sont lorsque plusieurs messages affluent. options disponibles pour illustrer si les balises sont importantes, urgentes ou simplement « quand vous avez le temps ».

6. Carol Li, cofondatrice de Cocofax

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

En tant que responsable du marketing de contenu, je suis confronté à des problèmes difficiles au-delà de la création de contenu. Les principaux points faibles de la gestion et du développement de projet de contenu sont les suivants :

Identifier le goulot d'étranglement du contenu et les points forts
Affectation de contenu et flux de travail de contenu, en particulier pour le développement de contenu plus important, qui nécessite généralement l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Habituellement, nous utilisons simplement Smartsheet ou Google Sheet, ce qui permet de suivre et de surveiller les révisions de certains documents et d'intégrer les modifications apportées par plusieurs parties. De plus, il est rapide et efficace, ce qui réduit considérablement les délais d'exécution.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

Une chose qui peut être améliorée pourrait être celle-ci : ajouter une barre indiquant l'exhaustivité d'un certain document et offrant des surfaces faciles aux gestionnaires pour fixer des délais et surveiller la progression de la création de contenu.

7. David Toby, directeur chez Pathfinder Alliance

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

L'un des principaux points faibles de la gestion de projet est d'essayer constamment d'affiner notre processus pour nous assurer que nous fonctionnons de la manière la plus fluide et la plus efficace possible. Malheureusement, c'est un processus qui ne semble jamais se terminer car les choses peuvent toujours être améliorées. Parfois, il peut être difficile d'attraper et d'identifier les tâches et les clients qui vous font perdre du temps lorsque vous ne recherchez pas activement un problème, et cela peut parfois être manqué jusqu'à ce qu'il soit presque trop tard pour y remédier.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Nous utilisons actuellement Asana comme outil de gestion de projet. La meilleure partie d'Asana est qu'il s'intègre bien à Toggl, qui est ce que nous utilisons pour le suivi du temps de projet - l'une des principales choses que nous aimons à propos de Toggl est la possibilité de segmenter les rapports par projet, client et employé. Cela nous permet de rechercher des pertes de temps spécifiques au sein de l'entreprise.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

Ce serait formidable si nous pouvions disposer d'un outil de gestion de projet global qui soit essentiellement un mariage entre Asana et Toggl. Ce serait formidable, si nous pouvions saisir des données sur la durée idéale de chaque projet / tâche, et qu'il doit cracher un rapport à la direction lorsqu'ils estiment qu'un projet semble avoir le potentiel d'obtenir un un peu incontrôlable et nous oblige à intervenir. Cela réduit le temps que la direction doit passer à chercher des informations qui peuvent ou non être là, et s'inquiéter des mauvais projets, etc. ont le potentiel de sortir un peu de main.

8. Tianna, spécialiste du marketing numérique chez Blue Meta

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

Négocier un prix pour la création de contenu car il n'y a pas de juste valeur marchande (surtout pour le contenu social). Générer des visuels en tant que contenu, car cela ne vaut pas la peine pour un designer de créer un article à moins que vous ne sachiez que l'article fonctionnera bien.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Nous utilisons Basecamp pour le suivi du temps et avons du mal à trouver un véritable logiciel de gestion de projet qui se connecte à notre logiciel de suivi du temps. Le suivi du temps dans basecamp est simple et précis et nous permet d'obtenir une granularité sur les comptes clients. Cependant, il ne permet pas de signaler ou d'utiliser l'importance d'une tâche, sauf si vous modifiez la date d'échéance pour la placer en haut de vos listes de tâches.

Certains de nos employés utilisent Trello en interne pour permettre la gestion de l'importance des tâches, mais ils ne se connectent pas facilement, ce qui crée du travail en double pour nos employés. Cela conduit aussi souvent à ce qu'une liste tombe derrière l'autre.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

Ce serait formidable d'avoir un système de gestion de contenu qui se connecte aux systèmes de suivi du temps en supprimant la duplication de la gestion des tâches. En tant qu'agence, le suivi du temps est crucial et plus nous produisons de clients et de contenu, plus le suivi du temps prend de l'importance. Nous ne pouvons pas supprimer l'aspect de suivi du temps, mais tous les systèmes de suivi du temps sont sévèrement limités dans leurs capacités de gestion des tâches dans un sens d'importance. Vous ne pouvez pas marquer une tâche importante ou placer des éléments plus importants. Dans notre système, vous ne pouvez créer qu'une date limite.

9. Nate Nead, PDG de SEO.co

1. Quels sont vos 2-3 principaux problèmes de gestion de projet de contenu et de développement (en plus de trouver des créateurs de contenu fiables et de qualité) ?

Notre plus gros problème de gestion de projet de contenu n'est pas de trouver et de garder des rédacteurs de qualité, mais de trouver des rédacteurs de qualité suffisamment versés dans un large éventail de sujets qui peuvent écrire avec autorité sur ces sujets. Parce que nos clients sont largement dispersés en termes de secteurs qu'ils couvrent, nous avons besoin que nos rédacteurs soient très adaptables aux besoins variés des clients.

2. Utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Si oui, quel(s) logiciel(s)/outil(s) utilisez-vous et qu'est-ce que vous aimez et n'aimez pas chez eux ?

Pour gérer les campagnes de nos clients, nous utilisons exclusivement Asana. Nos équipes de rédaction, de gestion de projet et de rédaction à distance dépendent fortement d'Asana. Pour la plupart, Asana fonctionne bien. Cependant, nos chefs de projet doivent généralement mettre en place des tâches redondantes afin que les rédacteurs ne voient pas les allers-retours entre les éditeurs et les chefs de projet.

3. Quels problèmes de workflow de contenu ou de gestion de projet aimeriez-vous que le logiciel résolve pour vous ?

Nous souhaitons qu'il puisse y avoir des sous-tâches basées sur les rôles des sous-tâches qui pourraient être cachées à des utilisateurs particuliers, afin de ne pas confondre ceux qui n'ont pas besoin de voir les allers-retours avec les chefs de projet et les commentaires des clients. Sinon, nous aimons Asana en tant qu'outil essentiel pour nos processus.