İçerik İş Akışı ve Proje Yönetimi Ağrı Noktaları, İpuçları ve Yazılım : 9 İşletme Sahipleri ve Pazarlamacılar Görüşlerini Paylaşıyor

İçerik, tüm pazarlama kampanyalarının merkezinde yer alır. İşletmelerin pazarlama yoluyla aradıkları sonuçları elde etmesini sağlayan içerik geliştirmeye giden tonlarca sahne arkası çabası var. İçerik iş akışı ve proje yönetimi yoğun, karmaşıktır ve her seferinde doğru olanı elde etmek için iyi bir organizasyon gerektirir.

Daha derine inmek ve temel içerik iş akışı ve proje yönetimi sorunlu noktalarının neler olduğunu ve işletmelerin ve pazarlama ajanslarının yazılım ve teknoloji aracılığıyla bunları nasıl çözdüğünü öğrenmek istedik. Bu yüzden onlara şu 3 soruyu sorduk (ve ardından harika içgörüler geldi):

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın yanı sıra)?
2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?
3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

TL;DR – İçerik Projesi Yönetimi Ağrı Noktaları ve Yazılım İçgörüleri

En önemli içerik proje yönetimi ve geliştirme sorunları:

1. İletişim ve son teslim tarihleri ​​de dahil olmak üzere yazarları yönetme
2. Gereksinimi doğru bir şekilde yakalayan ve ileten içerik özellikleri oluşturma
3. Kaynak zaman planlaması ve ölçümü
4. Görev/içerik atamalarını yönetme ve ilerlemeyi izleme
5. Özellikle büyük projeler için içerik iş akışı yönetimi

İçerik proje yönetimi yazılımından beklenen en iyi çözümler / özellikler:

1. İstemler veya proje sağlığı raporlaması yoluyla, son teslim tarihlerini ve zaman çizelgelerini yönetme konusunda yardım
2. Kaynak zaman planlaması, yönetimi ve ölçüm özellikleri
3. Daha verimli ve görünür görev atama ve izleme yeteneği
4. Daha iyi ve daha etkili proje izleme panoları ve raporları
5. Kritikliği vurgulayan ve paketler halinde gelen (ve gelen kutularını tıkamayan) daha anlamlı güncellemeler ve uyarılar
6. Rol tabanlı görev ataması ve etkili ekip üyesi rol eşlemesi
7. Proje atananlarının yöneticileri düzenli olarak güncellemelerini sağlamak – bir zaman istemi sistemi kullanarak

İçerik proje yönetimi yazılımı araştırmacıları şunları kullanıyor:

1. Trello
2. asana
3. Pazartesi.com
4. Akıllı sayfa
5. Google E-Tablolar
6. geçiş
7. ana kamp

İçerik Proje Yönetimi İçgörüleri – Röportajlar

İşte 9 işletme ve pazarlamacının söyledikleri:

1. Neal Taparia, Solitered CEO'su

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

Sahip olduğumuz en büyük sorun, proje gereksinimlerine ilişkin net beklentiler ve spesifikasyonlar belirlemektir. Çoğu zaman, yazarların makalenin kapsamını tam olarak anlamadıklarını ve doğru soruları sormadıklarını görüyoruz.

Diğer acı noktamız zaman çizelgesidir. Birlikte çalıştığımız birçok yazar zamanında teslim etmiyor ve ilerlemelerini iletmiyor. Asla şaşırmak istemezsin.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Trello'yu kullanıyoruz. Ortak çalışanları davet etmek, projeler tanımlamak ve sürekli gelişen öncelikleri yeniden düzenlemek kolaydır.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Trello'nun atananlardan belirli bir projeyle ilgili düzenli güncellemeler sağlamasını istemesini çok isterim. Birinden bir projenin nerede durduğunu ve zaman çizelgelerinin değişip değişmediğini güncellemesini istemelidir. Bu, iletişimi sorunsuz hale getirecek ve beklentileri uygun şekilde yönetecektir.

2. Kyle Steffish, WebTalent Pazarlama'da SEO Uzmanı

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

En büyük iki içerik geliştirme ve yönetim sorunu, genellikle zaman yönetimi kapsamına girer. İlk olarak, bir içerik projesinde yeni bir müşteriyle çalışırken, projeyi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyaç duyulacağını doğru bir şekilde tahmin etmek zor olabilir. Bazı müşteriler diğerlerinden daha talepkar olabilir. Bazıları sadece daha iletişimseldir ve bir projeyi tamamlamak için ek telefon konferansları ve toplantılar gerektirir.

İkincisi, birden fazla ekip üyesini ve bir içerik projesine katkıda bulundukları zamanı yönetmek zor olabilir. İşbirliği önemlidir, ancak başlangıçta tahmin edilenden çok daha fazla çalışma saatini hızla kartopu haline getirebilir. Ekip üyeleri de bu zamanı nasıl kaydedeceklerinden emin olmadıklarında, yaratıcı bir projeye harcanan toplam saati takip etmek daha zor hale gelebilir.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

İçerik ekibimiz proje yönetimi için ağırlıklı olarak Asana'ya güveniyor. Genel olarak, Asana'nın kullanımı kolaydır ve çok fazla zaman izleme esnekliği sunar. Ancak projeler birden fazla ekip üyesi ve alt görev içerdiğinde, Asana'da zaman takibini düzgün bir şekilde yönetmek zor olabilir. Bazen proje yapısı, Asana'nın bir projenin çoklu alt görevlerine kümülatif olarak ne kadar zaman geçtiğini doğru bir şekilde göstermesini engeller.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Bir proje yönetimi yazılımındaki en önemli iş akışı özelliği, bir projede harcanan toplam sürenin yüksek düzeyde ve doğru bir şekilde gözden geçirilmesi olacaktır. Birden fazla ekip üyesi içeren daha büyük projelerin yönetilmesi doğası gereği zordur. Her bir ekip üyesinin her görev ve alt görev için harcadığı zamanı izlemenin basit bir yolunun olması önemlidir.

Aynı derecede önemli olan, projeye harcanan zamanın bir bütün olarak hızlı ve doğru bir şekilde gözden geçirilebilmesidir. Proje yönetimi yazılımının önemli bir özelliği, her bir proje görevi için yakın çalışma ve atanan sürelerin üzerinde çalıştırmanın açık göstergelerinin yanı sıra “hayati” bir monitör olacaktır.

3. Daniel Foley, DanielFoley'in Kurucusu

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

1 numaralı sıkıntımız, bir içerik yazarını marka değerlerine ve stiline uygun hale getirmektir, böylece bir parçayı sorunsuz bir şekilde yazabilirler ve bunun şirketten biri mi yoksa serbest çalışan biri mi olduğunu anlayamazsınız.

#2 iletişim olurdu, çoğu içerik oluşturucu proaktif olmaktan ziyade reaktif olma eğilimindedir. Onları gördükleri gibi ele almak yerine, onlara işaret ettiğiniz sorunları çözmek. Gönderdiğiniz çerçeveye bağlı kalmaya meyillidirler, bundan bahsetmek sağduyulu olsa bile, bunun dışındaki her şey göz ardı edilebilir.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Trello, proje yönetimi yazılımımızdır ve öngörülebilir gelecekte de öyle olacaktır. 2'den fazla işletmeyi yürütmek odak noktamı zorlayabilir, ancak Trello ve Kanban tekniğini kullanmak çok etkili bir şekilde çoklu görev yapmama ve herhangi bir zamanda herhangi bir projede/görevde nerede olduğumu bilmeme izin veriyor.

Projelerimi daha az stresle yönetmemi sağlıyor, hatta eğlenceli hale getiriyor. Trello oldukça görsel, bu da onu çok sezgisel kılıyor ve bu benim çalışma şeklime uyuyor. Her işlem için kartlar oluşturarak büyük projeleri daha küçük yapılabilir parçalara ayırmanıza olanak tanır. Bu kartlar, bir projenin farklı aşamalarını temsil eden farklı sütunlar halinde düzenlenebilir. Kartlar, tamamlandıktan sonra sütunlardan kolayca aktarılabilir. Bir parça kağıt üzerinde bir öğenin üzerini çizerek bu tatmin duygusu göz önüne alındığında ! Bununla birlikte, tam pansiyona bakıldığında bunaltıcı görünebilir ve üstesinden gelinecek birçok özelliği olan dik bir öğrenme eğrisi vardır.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Bir projenin belirli bir süre boyunca kenara itildiği veya görmezden gelindiği zaman için otomatik uyarılar bir nimettir. Arka yakıcıya yüklediğimiz ve düşük öncelikli oldukları için unuttuğumuz tüm görevleri temizlemeye yardımcı olur. Ancak, zamanında hatırlatmak onları zaman zaman temizlemeye yardımcı olabilir.

Öğrenme kaynakları makaleler ve canlı sohbet olma eğilimindedir. Yöneticilerin belirli özellikleri ve süreçleri öğrendikten sonra giriş yapıp ilerlemelerini kaydedebilecekleri bir sistemi olsaydı harika olurdu. Bu, ekibin nerede olduğuna ve nerede olmaları gerektiğine dair daha tutarlı ve görüntülenebilir bir öğrenme anlık görüntüsüne olanak tanır. Bazı şeyleri kendi başıma yapmaktansa trello'da yapabileceklerini bilseydim, yöneticilere ve ekip liderlerine de görevler vermek için harika olurdum.

4. Adam Korbl, iFax CEO'su

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

Bana göre içerik proje yönetimi ve geliştirmenin pek çok sıkıntılı noktası var ama beni en çok zorlayanlar proje tahminleri. Bu tahminlerin kesin olması gerekir ve bu zor olabilir çünkü öngörülemeyen sorunları da tahmin etmeniz gerekir çünkü bu, doğruluğu artırabilir.

Diğer baş ağrım geri bildirim. Bunun nedeni, yüzleşmeyi gerçekten sevmemem ama kaçınılmaz çünkü bazı kişiler bunu kişisel olarak alıyor. Her iki tarafa da yardımcı olduğunu düşündüğüm için geri bildirim verirken duyarlı ve teşvik edici olmaya çalışıyorum.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Bazen proje yönetimi yazılımı kullanırım. Genellikle Monday.com'u kullanırım çünkü bu yazılımın tüm ekibimin erişebileceği bir merkezi hub'ı vardır.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Bir takımda çalışırken sadece benimle ilgili şeyleri izleyebilen bir bölüm gibi, yazılımın bireysel ekip üyelerinin sorunlarını çözdüğünü görmek istiyorum.

5. Chans Weber, LeapClixx'in Kurucusu

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

Sürekli takip ihtiyacı - bu ne kadar acı verici olsa da, ekibin aynı sayfada olduğundan ve projenin zamanında çalıştığından emin olmak için yapılmalıdır. Herhangi bir sorunu ne kadar erken öğrenirseniz o kadar iyi. Yeterince takip etmezseniz, bu, sorunları zamanında düzeltmek için çok geç bulmanıza neden olabilir.

Tanımsız yönergeler – eğer/insanlara belirli yönergeler verilmediğinde, verilen belirsiz bilgilere dayanarak yön değiştirebilir ve kendi işlerini yapabilirler. Ortaya çıkan içerik harika olsa da, markaların mesajları ve tonu ile senkronize veya uyumlu olmayabilir.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Asana, proje yönetimi yazılımımızdır.

Profesyoneller –

• Çok sayıda proje yönetimi özelliği – ekip liderlerimiz için gerçekten faydalı
• Renk kodlu görevler, görevleri belirli işlem hatlarında tutmamıza yardımcı olur.
• E-posta entegrasyonu, hatırlatıcılarda bağlantı kurmamıza ve müşterilerle etkileşim kurmamıza yardımcı olur.
• Google Drive entegrasyonu – bulut yazılımımız olarak G sürücüsünü kullanıyoruz, bu yüzden bu çok kullanışlı.
  

Eksileri -

• Öğrenmesi kolay değildir ve yeni çalışanlar için uzun bir öğrenme eğrisidir.
• İki faktörlü kimlik doğrulaması yok
  

Etraflı -
Asana, proje yöneticisi tabanlı olduğu için geçmişte kullandığımız Trello'dan daha iyi bir araç, burada Trello birçok bireysel ekip üyesi için daha iyi.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Asana ve Google dokümanlarındaki güncellemeler ve etiketler, birinin gelen kutusunu hızla tıkayabilir ve potansiyel olarak insanları rahatsız edebilir veya işlerin birden fazla mesaj akın ettiğinde olduğundan daha ciddi görünmesine neden olabilir. Mesajları bir kerede teslim edilecek şekilde, bayraklar ve vurgularla bir araya getirebilmek önemli, acil veya sadece 'zamanınız olduğunda' etiketlerini göstermek için mevcut seçenekler.

6. Carol Li, Cocofax'ın Kurucu Ortağı

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

Bir içerik pazarlama yöneticisi olarak, içerik oluşturmanın ötesinde zorlu sorunlarla karşılaşıyorum. İçerik proje yönetimi ve geliştirmedeki ana sorunlu noktalar şunlardır:

• İçerik darboğazını ve öne çıkanları belirleme
• İçerik ataması ve içerik iş akışı, özellikle genellikle proje yönetimi yazılımının kullanılmasını gerektiren daha büyük içerik geliştirme için.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Genellikle yalnızca Smartsheet veya Google Sheet kullanırız; bu, belirli belgelerin revizyonlarını izlemeyi ve izlemeyi ve birkaç tarafça yapılan değişiklikleri entegre etmeyi mümkün kılar. Ayrıca hızlı ve verimli kesim, çok sayıda geri dönüş süresi sağlar.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Geliştirilebilecek bir şey şu olabilir: belirli bir belgenin eksiksizliğini gösteren bir çubuk eklemek ve yöneticilere son tarihler belirlemeleri ve içerik oluşturma ilerlemesini izlemeleri için kolay yüzeyler sunmak.

7. David Toby, Pathfinder Alliance Direktörü

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

Proje yönetiminin en önemli sorunlarından biri, mümkün olduğunca sorunsuz ve verimli çalıştığımızdan emin olmak için sürecimizi sürekli olarak iyileştirmeye çalışmaktır. Ne yazık ki, işler her zaman iyileştirilebileceği için asla bitmeyecek gibi görünen bir süreç. Bazen, aktif olarak bir sorun aramıyorken zaman alıcı görevleri ve müşterileri yakalamak ve belirlemek zor olabilir ve bazen düzeltmek için neredeyse çok geç olana kadar kaçırılır.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Şu anda proje yönetim aracımız olarak Asana kullanıyoruz. Asana'nın en iyi yanı, proje zaman takibi için kullandığımız Toggl ile iyi bir şekilde bütünleşmesidir - Toggl hakkında sevdiğimiz en önemli şeylerden biri, raporları proje, müşteri ve çalışana göre bölümlere ayırma yeteneğidir. Bu, şirket içindeki belirli zaman akışlarını aramamızı sağlar.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Temelde Asana ve Toggl arasında bir evlilik olan her şeyi kapsayan bir proje yönetim aracımız olsaydı harika olurdu. Her bir projenin/görevin ideal olarak ne kadar sürmesi gerektiğine dair verileri girebilsek harika olurdu ve bir projenin elde etme potansiyeline sahip olduğunu düşündüklerinde yönetime bir rapor tükürmek zorunda kaldılar. biraz kontrolden çıkıyor ve bizim devreye girmemizi gerektiriyor. Bu, yönetimin orada olabilecek veya olmayabilecek bilgileri araştırmak için etrafta dolaşması gereken zamanı azaltır ve yanlış projeler vb. hakkında endişelenmek, biraz dışarı çıkma potansiyeline sahiptir. elden.

8. Tianna, Blue Meta Dijital Pazarlama Uzmanı

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

Adil bir piyasa değeri olmadığından (özellikle sosyal içerik için) içerik oluşturma için bir fiyat üzerinde pazarlık yapmak. İçerik olarak görseller oluşturmak, bir tasarımcının makale oluşturma zamanına değmeyeceğinden, makalenin iyi sonuç vereceğini bilmiyorsanız.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Basecamp'ı zaman takibi için kullanıyoruz ve zaman takip yazılımımıza bağlanan gerçek bir proje yönetimi yazılımı bulmakta zorlanıyoruz. Basecamp'ta zaman takibi kolay ve doğrudur ve müşteri hesaplarında ayrıntılı bilgi edinmemizi sağlar. Bununla birlikte, son tarihini yapılacaklar listenizin en üstüne koymak için değiştirmediğiniz sürece, bir görevin işaretlenmesine veya önem verilmesine izin vermez.

Çalışanlarımızdan bazıları, görev önem yönetimine izin vermek için dahili olarak Trello'yu kullanıyor ancak kolayca bağlanamıyorlar ve bu, çalışanlarımız için bazı yinelenen işler yaratıyor. Bu da genellikle bir listenin diğerinin gerisinde kalmasına neden olur.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Görev yönetiminin tekrarını ortadan kaldıran zaman izleme sistemlerine bağlanan bir içerik yönetim sistemi edinmek harika olurdu. Bir ajans olarak zaman takibi çok önemlidir ve ne kadar çok müşteri ve içerik üretirsek zaman takibinin önemi de o kadar artar. Zaman izleme yönünü kaldıramayız, ancak tüm zaman izleme sistemleri, önem açısından görev yönetimi yeteneklerinde ciddi şekilde sınırlıdır. Önemli bir görevi işaretleyemez veya öğeleri daha önemli bir yere koyamazsınız. Sistemimizde sadece son tarih oluşturabilirsiniz.

9. Nate Nead, SEO.co CEO'su

1. En önemli 2-3 içerik proje yönetimi ve geliştirme sıkıntınız nelerdir (güvenilir ve kaliteli içerik oluşturucuları bulmanın dışında)?

İçerik proje yönetimindeki en büyük sıkıntımız, kaliteli yazarları bulmak ve elimizde tutmak değil, bu konularda yetkin bir şekilde yazabilecek geniş bir konu yelpazesinde yeterince bilgili kaliteli yazarlar bulmaktır. Müşterilerimiz, kapsadıkları sektörler açısından geniş ölçüde dağılmış olduklarından, yazarlarımızın değişen müşteri ihtiyaçlarına son derece uyumlu olmalarına ihtiyacımız var.

2. Proje yönetim yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız evet ise, hangi yazılımları/araçları kullanıyorsunuz ve bunlarla ilgili neleri seviyorsunuz ve sevmiyorsunuz?

Müşteri kampanyalarımızı yönetirken yalnızca Asana kullanıyoruz. Uzaktan yazma, proje yönetimi ve editör ekiplerimiz ağırlıklı olarak Asana'ya güveniyor. Çoğunlukla, Asana iyi çalışıyor. Bununla birlikte, proje yöneticilerimiz, yazarların editörler ve proje yöneticileri arasında gidip gelmeyi görmemeleri için genellikle gereksiz görevler ayarlamalıdır.

3. Yazılımın sizin için çözdüğünü görmek istediğiniz içerik iş akışı veya proje yönetimi sorunları nelerdir?

Belirli kullanıcılardan gizlenebilecek rol tabanlı alt görevlerin olmasını diliyoruz, böylece proje yöneticileri ve müşteri yorumları ile ileri geri görmesi gerekmeyenleri karıştırmamak için. Aksi takdirde, süreçlerimiz için kritik bir araç olarak Asana'yı seviyoruz.