コンテンツワークフローとプロジェクト管理の問題点、ヒント、ソフトウェア：9人のビジネスオーナーとマーケターが洞察を共有
公開: 2020-09-24コンテンツは、すべてのマーケティングキャンペーンの目玉です。 マーケティングを通じてビジネスに求める結果をもたらすコンテンツの開発に向けた舞台裏の取り組みは山ほどあります。 コンテンツワークフローとプロジェクト管理は集中的で複雑であり、それを何度も正しく行うには優れた組織が必要です。
私たちは、より深く掘り下げて、主要なコンテンツワークフローとプロジェクト管理の問題点と、企業やマーケティング代理店がソフトウェアとテクノロジーを通じてそれをどのように解決しているかを知りたいと考えました。 そこで、私たちは彼らにこれらの3つの質問をしました（そして素晴らしい洞察が続きました）：
- （信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることを除いて）あなたのトップ2-3のコンテンツプロジェクト管理と開発の問題点は何ですか？
- プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
- ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
TL; DR –コンテンツプロジェクト管理の問題点とソフトウェアインサイト
トップコンテンツプロジェクトの管理と開発の問題点：
- コミュニケーションと締め切りを含むライターの管理
- 要件を正確にキャプチャして伝達するコンテンツ仕様を作成する
- リソース時間の計画と測定
- タスク/コンテンツの割り当ての管理と進捗状況の追跡
- 特に大規模なプロジェクトのコンテンツワークフロー管理
コンテンツプロジェクト管理ソフトウェアに期待されるトップソリューション/機能：
- プロンプトまたはプロジェクトのヘルスレポートを通じて、期限とタイムラインの管理を支援します
- リソース時間の計画、管理、および測定機能
- より効率的で目に見えるタスクの割り当てと追跡機能
- より優れた、より効果的なプロジェクト追跡ダッシュボードとレポート
- 重要性を強調し、バンドルで提供される（受信トレイを詰まらせない）、より意味のある更新とアラート
- 役割ベースのタスク割り当てと効果的なチームメンバー-役割マッピング
- プロジェクト担当者が定期的にマネージャーを更新するためのプロビジョニング–タイムプロンプトシステムを使用
コンテンツプロジェクト管理ソフトウェアの調査担当者は、次のものを使用しています。
- Trello
- アサナ
- 月曜日.com
- Smartsheet
- Googleスプレッドシート
- トグル
- ベースキャンプ
コンテンツプロジェクト管理の洞察–インタビュー
これが9つの企業とマーケターが言わなければならなかったことです：
1. SolitaredのCEO、Neal Taparia
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
私たちが抱える最大の問題点は、プロジェクトの要件に関する明確な期待と仕様を定義することです。 多くの場合、ライターは記事の範囲を完全に理解しておらず、適切な質問をしていません。
もう1つの問題点は、タイムラインです。 私たちが一緒に仕事をしている多くの作家は、時間通りに配達せず、彼らの進歩を伝えません。 あなたは決して驚いたくありません。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
Trelloを使用しています。 共同作業者を招待したり、プロジェクトを定義したり、絶えず進化している優先順位を再調整したりするのは簡単です。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
Trelloが担当者に特定のプロジェクトの定期的な更新を提供するように要求できるといいのですが。 プロジェクトがどこにあるか、タイムラインが変更されているかどうかを更新するように誰かに促す必要があります。 これにより、コミュニケーションがシームレスになり、期待を適切に管理できます。
2. WebTalent MarketingのSEOスペシャリスト、Kyle Steffish
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
コンテンツの開発と管理に関する2つの最大の問題点は、通常、時間管理に該当します。 まず、コンテンツプロジェクトで新しいクライアントと作業する場合、プロジェクトを完了するために必要な時間を正確に見積もることが難しい場合があります。 一部のクライアントは、他のクライアントよりも要求が厳しい場合があります。 いくつかは単によりコミュニケーションが良く、プロジェクトを完了するために追加の電話会議や会議を必要とします。
第二に、複数のチームメンバーを管理し、彼らがコンテンツプロジェクトに貢献した時間を管理することは困難な場合があります。 コラボレーションは重要ですが、当初の見積もりよりもはるかに多くの時間の作業にすぐに雪だるま式に増える可能性があります。 チームメンバーも今回の記録方法がわからない場合、クリエイティブプロジェクトに費やされた合計時間を追跡することがより困難になる可能性があります。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
私たちのコンテンツチームは、プロジェクト管理をAsanaに大きく依存しています。 全体として、Asanaは使いやすく、多くの時間追跡の柔軟性を提供します。 ただし、プロジェクトに複数のチームメンバーとサブタスクが含まれる場合、Asanaで時間追跡を適切に管理することが困難になる可能性があります。 プロジェクトの構造により、Asanaがプロジェクトの複数のサブタスクに累積的に費やされた時間を正確に表示できない場合があります。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
プロジェクト管理ソフトウェアの最も重要なワークフロー機能は、プロジェクトに費やされた合計時間の高レベルで正確な概要です。 複数のチームメンバーが関与する大規模なプロジェクトは、本質的に管理が困難です。 各タスクとサブタスクで、各チームメンバーが費やした時間を監視する簡単な方法を持つことが重要です。
同様に重要なのは、プロジェクトに費やされた時間を全体として迅速かつ正確に確認できることです。 プロジェクト管理ソフトウェアの重要な機能は、「バイタル」モニターと、各プロジェクトタスクに割り当てられた時間に近い実行と実行の明らかなインジケーターです。
3. DanielFoleyの創設者、Daniel Foley
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
私たちの最大の問題点は、コンテンツライターがブランドの価値観とスタイルに合わせて、シームレスに作品を書くことができ、それが会社の誰かなのかフリーランサーなのかわからないようにすることです。
＃2はコミュニケーションです。ほとんどのコンテンツ作成者は、積極的ではなく反応的である傾向があります。 彼らが見ているようにそれらに対処するのではなく、あなたが彼らに指摘する問題を解決する。 彼らはあなたが送るフレームワークに固執する傾向があり、それ以外のものは、たとえそれについて言及するのが常識であっても、無視することができます。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
Trelloは、私たちの頼りになるプロジェクト管理ソフトウェアであり、近い将来にそうなるでしょう。 2つ以上のビジネスを運営することは私の焦点に負担をかける可能性がありますが、Trelloとかんばんの手法を使用すると、非常に効果的にマルチタスクを実行でき、いつでもプロジェクト/タスクのどこにいるかを知ることができます。
それは私がより少ないストレスで私のプロジェクトを管理することを可能にし、それをさらに楽しくします。 Trelloは非常に視覚的であるため、非常に直感的で、私の作業方法に適しています。 プロセスごとにカードを作成することで、大きなプロジェクトを実行可能な小さなチャンクに分割できます。 これらのカードは、プロジェクトのさまざまなフェーズを表すさまざまな列に配置できます。 カードは、完成すると列から簡単に転送できます。 その充実感を考えると、以前は一枚の紙の上のアイテムを消し去っていました！ ただし、ボード全体を見ると圧倒されるように見える場合があり、理解するための多くの機能を備えた急な学習曲線があります。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
プロジェクトが一定期間傍観されたり無視されたりした場合の自動アラートは、天の恵みです。 優先度が低いため、バックバーナーに課して忘れてしまうタスクをすべてクリアするのに役立ちます。 ただし、タイムリーなリマインダーは、時々それらをクリアするのに役立ちます。
学習リソースは記事やライブチャットになる傾向があります。 管理者が特定の機能やプロセスを習得したら、ログインして進捗状況を記録できるシステムがあれば素晴らしいと思います。 これにより、チームがどこにいて、どこにいる必要があるかについて、より一貫性のある表示可能な学習スナップショットが可能になります。 自分ですべてを行うのではなく、トレロで特定のことができることがわかっている場合は、マネージャーやチームリーダーにもタスクを委任するのに最適です。
4. iFaxのCEO、Adam Korbl
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
私の意見では、コンテンツプロジェクトの管理と開発には多くの問題点がありますが、私にとって最大の問題となるのはプロジェクトの見積もりです。 これらの見積もりは正確である必要がありますが、これにより精度が向上する可能性があるため、予期しない問題も予測する必要があるため、難しい場合があります。
私の他の頭痛の種はフィードバックです。 対決が嫌いなのですが、個人的に受け止めてしまう人もいるので避けられません。 フィードバックを提供するときは、これが両方の当事者に役立つと感じているので、私は敏感で励みになるように努めています。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
私は時々プロジェクト管理ソフトウェアを使用します。 このソフトウェアには、すべてのチームがアクセスできる中央ハブが1つあるため、私は通常、Monday.comを使用します。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
チームで作業しているときに自分だけに関連することを追跡できるセクションのように、ソフトウェアが個々のチームメンバーの問題を解決することを望んでいます。
5. LeapClixxの創設者、Chans Weber
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
継続的なフォローアップの必要性–これはどんなに辛いことでも、チームがすべて同じページにいて、プロジェクトが時間どおりに実行されていることを確認するために行う必要があります。 問題を見つけるのが早ければ早いほどよい。 適切にフォローアップしないと、問題を見つけるのが遅すぎて、時間内に修正できない可能性があります。
未定義の方向性–与えられた漠然とした情報に基づいて、人々が特定のガイドラインを与えられていない場合、彼らは方向転換して自分のことをすることができます。 結果として得られるコンテンツは素晴らしいかもしれませんが、ブランドのメッセージやトーンと同期または一致しない場合があります。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
Asanaは、プロジェクト管理ソフトウェアです。
プロの–
- 多くのプロジェクト管理機能–チームリーダーにとって非常に便利です
- 色分けされたタスクは、タスクを特定のパイプラインに保持するのに役立ちます。
- 電子メールの統合は、リマインダーやクライアントとのやり取りにリンクするのに役立ちます。
- Googleドライブの統合–クラウドソフトウェアとしてGドライブを使用しているため、これは非常に便利です。
短所–
- 学ぶのは簡単ではなく、新入社員にとっては長い学習曲線です。
- 二要素認証がありません
全体 -
Asanaは、プロジェクトマネージャーベースであり、Trelloが多くの個々のチームメンバーに適しているため、過去に使用したTrelloよりも優れたツールです。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
AsanaとGoogleドキュメントの更新とタグは、誰かの受信トレイをすぐに詰まらせ、人々を苛立たせたり、複数のメッセージが殺到したときよりも深刻に見えるようにする可能性があります。フラグとハイライトを使用して、一度に配信されるメッセージをまとめることができます重要か、緊急か、または「時間があるとき」のタグを示すために使用できるオプション。
6.ココファックスの共同創設者、キャロル・リー
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
コンテンツマーケティングマネージャーとして、私はコンテンツの作成を超えた困難な問題に直面しています。 コンテンツプロジェクトの管理と開発における主な問題点は次のとおりです。
- コンテンツのボトルネックとハイライトを特定する
- コンテンツの割り当てとコンテンツのワークフロー、特に大規模なコンテンツ開発の場合、通常はプロジェクト管理ソフトウェアを利用する必要があります。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
通常、SmartsheetまたはGoogle Sheetを使用するだけで、特定のドキュメントのリビジョンを追跡および監視し、複数の関係者によって行われた変更を統合することができます。 それに加えて、それは多くのターンアラウンドタイムを素早く効率的にカットします。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
改善できる点の1つは、特定のドキュメントの完全性を示すバーを追加し、管理者が期限を設定してコンテンツ作成の進行状況を監視するための簡単な表面を提供することです。
7. Pathfinder Allianceのディレクター、David Toby
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
プロジェクト管理の最大の問題点の1つは、プロセスを常に改善して、可能な限りスムーズかつ効率的に実行できるようにすることです。 残念ながら、それは物事が常に改善される可能性があるため、決して終わらないように見えるプロセスです。 問題を積極的に探していない場合、時間のかかるタスクやクライアントを見つけて特定するのが難しい場合があり、解決するには手遅れになるまで見逃されることがあります。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
現在、プロジェクト管理ツールとしてAsanaを使用しています。 Asanaの最も優れている点は、プロジェクトの時間追跡に使用するTogglとうまく統合できることです。Togglで私たちが気に入っている主な点の1つは、プロジェクト、クライアント、および従業員ごとにレポートをセグメント化できることです。 これにより、社内の特定の時間の浪費を探すことができます。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
基本的にAsanaとTogglの結婚である、すべてを網羅するプロジェクト管理ツールがあれば素晴らしいと思います。 各プロジェクト/タスクに理想的にかかる時間のデータを入力できれば素晴らしいと思います。プロジェクトが少し手に負えないので、介入する必要があります。これにより、管理者がそこにあるかどうかわからない情報を探し回る時間が短縮され、間違ったプロジェクトなどを心配することで、少し外に出る可能性があります。手の。
8. Blue Metaのデジタルマーケティングスペシャリスト、Tianna
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
公正な市場価値がないため（特にソーシャルコンテンツの場合）、コンテンツ作成の価格を交渉します。 記事がうまくいくことがわかっていない限り、デザイナーが記事を作成する価値がないため、コンテンツとしてビジュアルを生成します。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
私たちは時間追跡にBasecampを使用しており、時間追跡ソフトウェアに接続する真のプロジェクト管理ソフトウェアを見つけるのに苦労しています。 basecampでの時間追跡は簡単で正確であり、クライアントアカウントを詳細に把握できます。 ただし、期限を変更してTo Doリストの一番上に配置しない限り、タスクにフラグを付けたり、重要度を使用したりすることはできません。
一部の従業員は、内部でTrelloを使用してタスクの重要性を管理していますが、簡単に接続できないため、従業員に重複する作業が発生します。 これはまた、多くの場合、一方のリストがもう一方のリストに遅れをとることにつながります。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
タスク管理の重複を排除する時間追跡システムに接続するコンテンツ管理システムを手に入れるのは素晴らしいことです。 代理店の時間追跡は非常に重要であり、より多くのクライアントとコンテンツを作成するほど、より多くの時間追跡の重要性が増します。 時間追跡の側面を取り除くことはできませんが、すべての時間追跡システムは、重要な意味でタスク管理能力が大幅に制限されています。 重要なタスクにフラグを付けたり、アイテムをより重要に配置したりすることはできません。 私たちのシステムでは、日付の期限のみを作成できます。
9. SEO.coのCEO、Nate Nead
1.コンテンツプロジェクトの管理と開発に関する上位2〜3の問題点は何ですか（信頼できる高品質のコンテンツクリエーターを見つけることは別として）。
私たちの最大のコンテンツプロジェクト管理の問題点は、質の高いライターを見つけて維持することではありませんが、それらのトピックについて権威を持って書くことができる幅広いトピックに精通した質の高いライターを見つけることです。 私たちのクライアントは、カバーするセクターの点で広く分散しているため、ライターはさまざまなクライアントのニーズに高度に適応する必要があります。
2.プロジェクト管理ソフトウェアを使用していますか？ はいの場合、どのソフトウェア/ツールを使用していますか。また、それらについて好きなものと嫌いなものは何ですか。
クライアントキャンペーンの管理では、Asanaのみを使用しています。 私たちのリモートライティング、プロジェクト管理、編集者のチームは、Asanaに大きく依存しています。 ほとんどの場合、Asanaはうまく機能します。 ただし、通常、プロジェクトマネージャーは冗長なタスクを設定する必要があるため、ライターは編集者とプロジェクトマネージャーの間を行き来することはありません。
3.ソフトウェアで解決してほしいコンテンツワークフローまたはプロジェクト管理の問題は何ですか？
前後を見る必要のない人をプロジェクトマネージャーやクライアントのコメントと混同しないように、特定のユーザーから隠すことができるサブタスクの役割ベースのサブタスクが存在することを願っています。 それ以外の場合は、プロセスの重要なツールとしてAsanaが大好きです。