Content-Workflow und Projektmanagement PainPoints, Tipps und Software: 9 Geschäftsinhaber und Vermarkter teilen ihre Erkenntnisse

Inhalte sind das Herzstück aller Marketingkampagnen. Hinter den Kulissen wird viel Arbeit in die Entwicklung von Inhalten gesteckt, die Unternehmen die Ergebnisse liefern, die sie durch Marketing anstreben. Content-Workflow und Projektmanagement sind intensiv, komplex und erfordern eine gute Organisation, um es immer wieder richtig hinzubekommen.

Wir wollten tiefer graben und herausfinden, was die wichtigsten Schmerzpunkte im Content-Workflow und im Projektmanagement sind und wie Unternehmen und Marketingagenturen sie durch Software und Technologie lösen. Also haben wir ihnen diese 3 Fragen gestellt (und es folgten fantastische Erkenntnisse):

1. Was sind Ihre 2-3 größten Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?
2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?
3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme möchten Sie von der Software lösen lassen?

TL;DR – Schmerzpunkte im Content-Projektmanagement und Software-Einblicke

Die wichtigsten Schmerzpunkte im Content-Projektmanagement und in der Entwicklung:

1. Verwalten von Autoren, einschließlich Kommunikation und Fristen
2. Erstellen von Inhaltsspezifikationen, die die Anforderung genau erfassen und vermitteln
3. Ressourcenzeitplanung und -messung
4. Verwalten von Aufgaben-/Inhaltszuweisungen und Nachverfolgen des Fortschritts
5. Content-Workflow-Management, insbesondere für große Projekte

Die wichtigsten Lösungen / Funktionen, die von einer Content-Projektmanagement-Software erwartet werden:

1. Unterstützung bei der Verwaltung von Fristen und Fristen, sei es durch Eingabeaufforderungen oder Berichte zum Projektzustand
2. Ressourcenzeitplanung, Management und Messfunktionen
3. Effizientere und sichtbarere Aufgabenzuweisung und Nachverfolgungsfunktion
4. Bessere und effektivere Dashboards und Berichte zur Projektverfolgung
5. Aussagekräftigere Updates und Warnungen, die Kritikalität hervorheben und in Bündeln kommen (und Posteingänge nicht verstopfen)
6. Rollenbasierte Aufgabenzuweisung und effektive Teammitglied-Rollenzuordnung
7. Bereitstellung für Projektverantwortliche, um Manager regelmäßig zu aktualisieren – unter Verwendung eines Zeitaufforderungssystems

Vermesser von Content-Projektmanagement-Software verwenden:

1. Trello
2. Asana
3. Montag.com
4. Smartsheet
5. Google Tabellen
6. Umschalt
7. Basislager

Content Project Management Insights – Die Interviews

Hier ist, was die 9 Unternehmen und Vermarkter zu sagen hatten:

1. Neal Taparia, CEO von Solitared

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Die größten Schmerzpunkte, die wir haben, sind die Definition klarer Erwartungen und Spezifikationen zu den Projektanforderungen. Allzu oft stellen wir fest, dass Autoren den Umfang des Artikels nicht vollständig verstehen und nicht die richtigen Fragen stellen.

Unser anderer Schmerzpunkt ist die Zeitachse. Viele Autoren, mit denen wir zusammenarbeiten, liefern weder pünktlich noch kommunizieren sie ihre Fortschritte. Sie wollen nie überrascht werden.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Wir verwenden Trello. Es ist einfach, Mitarbeiter einzuladen, Projekte zu definieren und Prioritäten neu zu ordnen, die sich ständig weiterentwickeln.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Ich würde es lieben, wenn Trello von Beauftragten verlangen kann, regelmäßige Updates zu einem bestimmten Projekt bereitzustellen. Es sollte jemanden dazu auffordern, den Stand eines Projekts zu aktualisieren und wenn sich Zeitpläne ändern. Dies wird die Kommunikation nahtlos gestalten und die Erwartungen richtig steuern.

2. Kyle Steffish, SEO-Spezialist bei WebTalent Marketing

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Die beiden größten Schmerzpunkte bei der Entwicklung und Verwaltung von Inhalten fallen im Allgemeinen unter das Zeitmanagement. Erstens kann es bei der Arbeit mit einem neuen Kunden an einem Content-Projekt schwierig sein, genau abzuschätzen, wie viel Zeit für die Fertigstellung des Projekts benötigt wird. Einige Kunden sind möglicherweise anspruchsvoller als andere. Manche sind einfach kommunikativer und erfordern zusätzliche Telefonkonferenzen und Meetings, um ein Projekt abzuschließen.

Zweitens kann die Verwaltung mehrerer Teammitglieder und der Zeit, die sie zu einem Inhaltsprojekt beigetragen haben, eine Herausforderung sein. Zusammenarbeit ist wichtig, kann aber schnell zu viel mehr Arbeitsstunden führen als ursprünglich angenommen. Wenn Teammitglieder auch nicht sicher sind, wie sie diese Zeit aufzeichnen sollen, kann es schwieriger werden, die Gesamtzahl der Stunden zu verfolgen, die in ein kreatives Projekt geflossen sind.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Unser Content-Team verlässt sich beim Projektmanagement stark auf Asana. Insgesamt ist Asana einfach zu bedienen und bietet viel Flexibilität bei der Zeiterfassung. Wenn Projekte jedoch mehrere Teammitglieder und Unteraufgaben umfassen, kann es schwierig werden, die Zeiterfassung in Asana richtig zu verwalten. Manchmal verhindert die Projektstruktur, dass Asana genau anzeigt, wie viel Zeit kumulativ in die mehreren Teilaufgaben eines Projekts geflossen ist.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Das wichtigste Workflow-Feature in einer Projektmanagement-Software wäre ein hoher und genauer Überblick über die Gesamtzeit, die für ein Projekt aufgewendet wurde. Größere Projekte, an denen mehrere Teammitglieder beteiligt sind, sind naturgemäß schwierig zu verwalten. Es ist wichtig, eine einfache Möglichkeit zu haben, die Zeit zu überwachen, die jedes Teammitglied für jede Aufgabe und Unteraufgabe aufwendet.

Ebenso wichtig ist es, die für das Projekt insgesamt aufgewendete Zeit schnell und genau überprüfen zu können. Ein wichtiges Merkmal von Projektmanagement-Software wäre ein „Vital“-Monitor neben offensichtlichen Indikatoren für das Schließen und Überschreiten der zugewiesenen Zeiten für jede Projektaufgabe.

3. Daniel Foley, Gründer von DanielFoley

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Unser größter Schmerzpunkt ist es, einen Content-Autor dazu zu bringen, sich an den Werten und dem Stil einer Marke auszurichten, damit er einen Artikel nahtlos schreiben kann und Sie nicht erkennen können, ob es sich um jemanden aus dem Unternehmen oder um einen Freiberufler handelt.

#2 wäre die Kommunikation, die meisten Ersteller von Inhalten neigen dazu, eher reaktiv als proaktiv zu sein. Lösen Sie Probleme, auf die Sie sie hinweisen, anstatt sie so anzusprechen, wie sie sie sehen. Sie neigen dazu, sich an den von Ihnen gesendeten Rahmen zu halten, alles außerhalb davon kann ignoriert werden, auch wenn es vernünftig ist, es zu erwähnen.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Trello ist unsere Go-to-Projektmanagement-Software und wird es auf absehbare Zeit bleiben. Das Führen von mehr als 2 Unternehmen kann meinen Fokus belasten, aber die Verwendung von Trello und der Kanban-Technik ermöglicht es mir, sehr effektiv mehrere Aufgaben zu erledigen und jederzeit zu wissen, wo ich mich bei jedem Projekt/jeder Aufgabe befinde.

Es ermöglicht mir, meine Projekte stressfreier zu verwalten, was sogar Spaß macht. Trello ist sehr visuell, was es sehr intuitiv macht, und das passt zu meiner Arbeitsweise. Es ermöglicht Ihnen, große Projekte in kleinere machbare Teile zu zerlegen, indem Sie Karten für jeden Prozess erstellen. Diese Karten können in verschiedenen Spalten angeordnet werden, die verschiedene Phasen eines Projekts darstellen. Karten können nach Fertigstellung einfach von Säulen übertragen werden. Angesichts dieses Gefühls der Erfüllung, einen Gegenstand auf einem Stück Papier zu streichen! Es kann jedoch überwältigend wirken, wenn man sich ein Vollboard ansieht, und es hat eine steile Lernkurve mit vielen Funktionen, mit denen man sich vertraut machen muss.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Automatische Benachrichtigungen, wenn ein Projekt für eine bestimmte Zeit an den Rand gedrängt oder ignoriert wurde, wären ein Glücksfall. Es würde helfen, all die Aufgaben zu erledigen, die wir auf Eis legen und vergessen, da sie niedrige Priorität haben. Eine rechtzeitige Erinnerung würde jedoch helfen, sie von Zeit zu Zeit zu löschen.

Lernressourcen sind in der Regel Artikel und Live-Chat. Es wäre großartig, wenn es ein System gäbe, bei dem sich Manager anmelden und ihren Fortschritt aufzeichnen könnten, sobald sie bestimmte Funktionen und Prozesse gelernt haben. Dies würde eine konsistentere und sichtbarere Lernmomentaufnahme darüber ermöglichen, wo sich das Team befindet und wo es sein muss. Es wäre großartig, Aufgaben an Manager und Teamleiter zu delegieren, wenn ich wüsste, dass sie bestimmte Dinge in Trello erledigen können, anstatt alles selbst zu tun.

4. Adam Körbl, CEO von iFax

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Meiner Meinung nach gibt es viele Schmerzpunkte bei der Verwaltung und Entwicklung von Inhaltsprojekten, aber diejenigen, die mir die größten Kopfschmerzen bereiten, sind Projektschätzungen. Diese Schätzungen müssen genau sein, und das kann schwierig sein, da Sie auch unvorhergesehene Probleme vorhersagen müssen, da dies die Genauigkeit verbessern kann.

Meine anderen Kopfschmerzen sind Feedback. Das liegt daran, dass ich Konfrontation wirklich nicht mag, aber sie ist unvermeidlich, weil manche Personen sie persönlich nehmen. Ich versuche, sensibel und ermutigend zu sein, wenn ich Feedback gebe, da ich das Gefühl habe, dass dies beiden Parteien hilft.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Ich verwende manchmal Projektmanagement-Software. Normalerweise verwende ich Monday.com, weil diese Software einen zentralen Hub hat, auf den mein ganzes Team zugreifen kann.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Ich würde gerne sehen, dass Software die Probleme einzelner Teammitglieder löst, wie zum Beispiel einen Abschnitt, der Dinge verfolgen kann, die nur für mich relevant sind, während ich in einem Team arbeite.

5. Chans Weber, Gründer von LeapClixx

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Die Notwendigkeit einer ständigen Nachverfolgung – so schmerzhaft dies auch sein mag, es muss getan werden, um sicherzustellen, dass alle im Team auf derselben Seite sind und das Projekt pünktlich abläuft. Je früher Sie Probleme entdecken, desto besser. Wenn Sie dies nicht angemessen nachverfolgen, kann dies dazu führen, dass Probleme zu spät entdeckt werden, um sie rechtzeitig beheben zu können.

Undefinierte Anweisungen – wenn/wenn Menschen keine spezifischen Richtlinien erhalten, können sie auf der Grundlage der vagen Informationen abweichen und ihr eigenes Ding machen. Auch wenn die resultierenden Inhalte großartig sein mögen, stimmen sie möglicherweise nicht mit den Botschaften und dem Ton der Marke überein.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Asana ist unsere Go-to-Projektmanagement-Software.

Profis –

• Viele Projektmanagement-Funktionen – wirklich nützlich für unsere Teamleiter
• Farbcodierte Aufgaben helfen uns, Aufgaben in bestimmten Pipelines zu halten.
• Die E-Mail-Integration hilft uns, Erinnerungen und die Interaktion mit Kunden zu verknüpfen.
• Google Drive-Integration – wir verwenden G Drive als unsere Cloud-Software, das ist also superpraktisch.
  

Nachteile –

• Nicht leicht zu erlernen und es ist eine lange Lernkurve für neue Mitarbeiter.
• Hat keine Zwei-Faktor-Authentifizierung
  

Gesamt -
Asana ist für uns ein besseres Tool als Trello, das wir in der Vergangenheit verwendet haben, da es projektmanagerbasiert ist, wo Trello für viele einzelne Teammitglieder besser ist.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Updates und Tags in Asana und Google Docs können schnell den Posteingang von jemandem verstopfen und möglicherweise Leute verärgern oder die Dinge ernster aussehen lassen, als es ist, wenn mehrere Nachrichten einströmen. Die Möglichkeit, Nachrichten zu bündeln, die alle auf einmal zugestellt werden sollen, mit Markierungen und Hervorhebungen verfügbare Optionen zur Veranschaulichung von wichtigen, dringenden oder einfach nur „wenn Sie Zeit haben“-Tags.

6. Carol Li, Mitbegründerin von Cocofax

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Als Content-Marketing-Manager stehe ich vor Herausforderungen, die über die Erstellung von Inhalten hinausgehen. Die wichtigsten Schmerzpunkte im Content-Projektmanagement und in der Entwicklung sind die folgenden:

• Identifizieren des inhaltlichen Engpasses und der Highlights
• Inhaltszuweisung und Inhaltsworkflow, insbesondere für umfangreichere Inhaltsentwicklungen, die normalerweise den Einsatz von Projektmanagementsoftware erfordern.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Normalerweise verwenden wir nur Smartsheet oder Google Sheet, was es ermöglicht, die Überarbeitungen bestimmter Dokumente zu verfolgen und zu überwachen und Änderungen zu integrieren, die von mehreren Parteien vorgenommen wurden. Außerdem ist es schnell, effizient und spart viel Durchlaufzeit.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Eine Sache, die verbessert werden könnte, wäre: Hinzufügen eines Balkens, der die Vollständigkeit eines bestimmten Dokuments anzeigt, und Anbieten einfacher Oberflächen für Manager, um Fristen festzulegen und den Fortschritt der Inhaltserstellung zu überwachen.

7. David Toby, Direktor der Pathfinder Alliance

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Einer der größten Schmerzpunkte im Projektmanagement ist der ständige Versuch, unseren Prozess zu verfeinern, um sicherzustellen, dass wir so reibungslos und so effizient wie möglich arbeiten. Leider ist es ein Prozess, der nie zu enden scheint, da die Dinge immer verbessert werden können. Manchmal kann es schwierig sein, zeitraubende Aufgaben und Kunden zu erkennen und zu identifizieren, wenn Sie nicht aktiv nach einem Problem suchen, und gelegentlich wird es übersehen, bis es fast zu spät ist, es zu beheben.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Wir verwenden derzeit Asana als unser Projektmanagement-Tool. Das Beste an Asana ist, dass es sich gut in Toggl integrieren lässt, das wir für die Projektzeiterfassung verwenden – eines der wichtigsten Dinge, die wir an Toggl lieben, ist die Möglichkeit, Berichte nach Projekt, Kunde und Mitarbeiter zu segmentieren. Dadurch können wir gezielt nach Zeitfressern im Unternehmen suchen.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Es wäre großartig, wenn wir ein allumfassendes Projektmanagement-Tool haben könnten, das im Grunde eine Verbindung zwischen Asana und Toggl ist. Es wäre großartig, wenn wir Daten eingeben könnten, wie lange jedes Projekt / jede Aufgabe idealerweise dauern sollte, und es einen Bericht an das Management ausspucken müsste, wenn sie der Meinung sind, dass ein Projekt so aussieht, als hätte es das Potenzial, eine zu bekommen etwas außer Kontrolle geraten und erfordert, dass wir eingreifen. Dies verringert die Zeit, die das Management aufwenden muss, um nach Informationen zu graben, die möglicherweise vorhanden sind oder nicht, und sich Gedanken über die falschen Projekte usw. zu machen, die das Potenzial haben, ein wenig herauszuholen von Hand.

8. Tianna, Spezialistin für digitales Marketing bei Blue Meta

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Aushandeln eines Preises für die Erstellung von Inhalten, da es keinen fairen Marktwert gibt (insbesondere für soziale Inhalte). Erstellen Sie visuelle Elemente als Inhalt, da es die Zeit eines Designers nicht wert ist, einen Artikel zu erstellen, es sei denn, Sie wissen, dass der Artikel gut abschneiden wird.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Wir verwenden Basecamp für die Zeiterfassung und haben Probleme, eine echte Projektmanagement-Software zu finden, die sich mit unserer Zeiterfassungssoftware verbindet. Die Zeiterfassung in basecamp ist einfach und genau und ermöglicht es uns, Kundenkonten genau zu erfassen. Es ist jedoch nicht möglich, eine Aufgabe zu markieren oder ihr Wichtigkeit zu verleihen, es sei denn, Sie ändern das Fälligkeitsdatum, um es ganz oben auf Ihre Aufgabenliste zu setzen.

Einige unserer Mitarbeiter verwenden Trello intern, um die Verwaltung der Aufgabenwichtigkeit zu ermöglichen, aber sie lassen sich nicht einfach verbinden, was zu Doppelarbeit für unsere Mitarbeiter führt. Dies führt auch oft dazu, dass eine Liste hinter der anderen zurückbleibt.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Es wäre großartig, ein Content-Management-System zu bekommen, das sich mit Zeiterfassungssystemen verbindet, wodurch die Duplizierung der Aufgabenverwaltung entfällt. Als Agentur ist die Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung und je mehr Kunden und Inhalte wir produzieren, desto wichtiger wird die Zeiterfassung. Wir können den Zeiterfassungsaspekt nicht entfernen, aber alle Zeiterfassungssysteme sind in ihren Fähigkeiten zur Aufgabenverwaltung im Sinne der Wichtigkeit stark eingeschränkt. Sie können keine wichtige Aufgabe markieren oder Elemente wichtiger machen. In unserem System können Sie nur eine Terminfrist anlegen.

9. Nate Nead, CEO von SEO.co

1. Was sind Ihre größten 2-3 Schmerzpunkte im Projektmanagement und in der Entwicklung von Inhalten (abgesehen von der Suche nach zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Inhaltserstellern)?

Unser größter Schmerzpunkt im Content-Projektmanagement ist nicht das Finden und Halten von Qualitätsautoren, sondern das Finden von Qualitätsautoren, die sich mit einer breiten Palette von Themen auskennen und maßgeblich zu diesen Themen schreiben können. Da unsere Kunden in Bezug auf die von ihnen abgedeckten Sektoren breit gestreut sind, benötigen wir von unseren Autoren eine hohe Anpassungsfähigkeit an die unterschiedlichen Kundenbedürfnisse.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software? Wenn ja, welche Software/Tools verwenden Sie und was gefällt Ihnen daran und was nicht?

Bei der Verwaltung unserer Kundenkampagnen verwenden wir ausschließlich Asana. Unsere Remote-Schreib-, Projektmanagement- und Redaktionsteams verlassen sich stark auf Asana. Asana funktioniert größtenteils gut. Unsere Projektmanager müssen jedoch normalerweise redundante Aufgaben einrichten, damit die Autoren das Hin und Her zwischen Redakteuren und Projektmanagern nicht sehen.

3. Welche Content-Workflow- oder Projektmanagement-Probleme würden Sie gerne von der Software lösen sehen?

Wir wünschen uns, dass es rollenbasierte Unteraufgaben von Unteraufgaben geben könnte, die vor bestimmten Benutzern verborgen werden könnten, um diejenigen nicht zu verwirren, die das Hin und Her mit Projektmanagern und Kundenkommentaren nicht sehen müssen. Ansonsten lieben wir Asana als wichtiges Tool für unsere Prozesse.