Рабочий процесс контента и управление проектами. Болезненные моменты, советы и программное обеспечение: 9 владельцев бизнеса и маркетологов делятся идеями

Контент является центральным элементом всех маркетинговых кампаний. Существует множество закулисных усилий, направленных на разработку контента, который приносит компаниям результаты, которые они ищут с помощью маркетинга. Рабочий процесс контента и управление проектами интенсивны, сложны и требуют хорошей организации, чтобы время от времени все было правильно.

Мы хотели копнуть глубже и выяснить, каковы ключевые болевые точки рабочего процесса контента и управления проектами, а также то, как компании и маркетинговые агентства решают их с помощью программного обеспечения и технологий. Поэтому мы задали им эти 3 вопроса (и последовали потрясающие идеи):

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении и разработке контент-проектов (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?
2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?
3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

TL; DR — болевые точки управления контент-проектами и информация о программном обеспечении

Основные болевые точки управления контент-проектами и разработки:

1. Управление писателями, включая общение и сроки
2. Создание спецификаций контента, которые точно фиксируют и передают требование
3. Планирование и измерение времени ресурсов
4. Управление назначениями задач/контента и отслеживание прогресса
5. Управление рабочим процессом контента, особенно для крупных проектов

Лучшие решения / функции, ожидаемые от программного обеспечения для управления контент-проектами:

1. Помощь в управлении сроками и сроками, будь то подсказки или отчеты о состоянии проекта.
2. Функции планирования, управления и измерения времени ресурсов
3. Более эффективное и наглядное назначение задач и возможность отслеживания
4. Улучшенные и более эффективные информационные панели и отчеты для отслеживания проектов.
5. Более значимые обновления и оповещения, которые подчеркивают важность и поставляются пакетами (и не засоряют почтовые ящики)
6. Назначение задач на основе ролей и эффективное сопоставление ролей членов команды
7. Предоставление ответственным за проект регулярного информирования менеджеров – с помощью системы подсказок по времени

Инспекторы программного обеспечения для управления контент-проектами используют:

1. Трелло
2. Асана
3. Monday.com
4. Smartsheet
5. Google Таблицы
6. Переключение
7. Базовый лагерь

Информация об управлении контент-проектами — интервью

Вот что сказали 9 компаний и маркетологов:

1. Нил Тапария, генеральный директор Solitared

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Самые большие болевые точки, которые у нас есть, — это определение четких ожиданий и спецификаций требований проекта. Слишком часто мы обнаруживаем, что авторы не полностью понимают содержание статьи и не задают правильных вопросов.

Другая наша болевая точка — это временная шкала. Многие авторы, с которыми мы работаем, не доставляют вовремя и не сообщают о своем прогрессе. Вы никогда не хотите быть удивлены.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

Мы используем Трелло. Легко приглашать сотрудников, определять проекты и менять приоритеты, которые постоянно меняются.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Я был бы рад, если бы Trello мог требовать от исполнителей регулярно предоставлять обновления по конкретному проекту. Это должно побудить кого-то сообщить, на каком этапе находится проект и меняются ли сроки. Это сделает общение беспрепятственным и позволит правильно управлять ожиданиями.

2. Кайл Стеффиш, SEO-специалист в WebTalent Marketing

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Две самые большие болевые точки при разработке и управлении контентом обычно относятся к тайм-менеджменту. Во-первых, при работе с новым клиентом над контент-проектом может быть сложно точно оценить, сколько времени потребуется для завершения проекта. Некоторые клиенты могут быть более требовательными, чем другие. Некоторые просто более общительны и требуют дополнительных телефонных конференций и встреч для завершения проекта.

Во-вторых, управление несколькими членами команды и временем, которое они вложили в контент-проект, может быть проблемой. Сотрудничество важно, но оно может быстро превратиться в гораздо большее количество часов работы, чем первоначально предполагалось. Когда члены команды также не уверены, как записывать это время, может стать сложнее отслеживать общее количество часов, затраченных на творческий проект.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

Наша команда по контенту в значительной степени полагается на Asana для управления проектами. В целом, Asana проста в использовании и предлагает большую гибкость отслеживания времени. Однако, когда проекты включают в себя несколько членов команды и подзадачи, отслеживание времени может стать трудным для правильного управления в Asana. Иногда структура проекта не позволяет Asana точно отображать, сколько времени в совокупности ушло на несколько подзадач проекта.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Наиболее важной функцией рабочего процесса в программном обеспечении для управления проектами будет высокоуровневый и точный обзор общего количества времени, затраченного на проект. Более крупными проектами, в которых участвует несколько членов команды, по своей природе трудно управлять. Важно иметь простой способ отслеживать время, затраченное каждым членом команды на каждую задачу и подзадачи.

Не менее важно иметь возможность быстро и точно оценить время, затраченное на проект в целом. Важной функцией программного обеспечения для управления проектами будет монитор «жизненно важных показателей», наряду с очевидными индикаторами того, что время приближается и превышает установленное время для каждой задачи проекта.

3. Дэниел Фоли, основатель DanielFoley

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Наша болевая точка № 1 — заставить автора контента соответствовать ценностям и стилю бренда, чтобы он мог написать статью без проблем, и вы не могли бы сказать, кто это — кто-то из компании или фрилансер.

# 2 будет общение, большинство создателей контента, как правило, реагируют, а не проактивны. Решать проблемы, на которые вы указываете им, а не решать их так, как они их видят. Они, как правило, придерживаются структуры, которую вы отправляете, все, что выходит за рамки этого, может быть проигнорировано, даже если упоминать об этом разумно.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

Trello — это наше любимое программное обеспечение для управления проектами, и оно останется таковым в обозримом будущем. Управление двумя и более предприятиями может напрягать меня, но использование Trello и техники Канбан позволяет мне очень эффективно работать в режиме многозадачности и знать, где я нахожусь в любом проекте/задаче в любое время.

Это позволяет мне управлять своими проектами с меньшим стрессом, даже делая его приятным. Trello очень визуален, что делает его очень интуитивно понятным, и это подходит для моей работы. Это позволяет вам разбивать большие проекты на более мелкие выполнимые части, создавая карточки для каждого процесса. Эти карточки можно расположить в разные столбцы, представляющие разные этапы проекта. Карточки легко переносятся из столбцов после их заполнения. Учитывая , что чувство выполненного долга, вычеркивая пункт на листе бумаги привыкли! Тем не менее, при взгляде на полную доску это может показаться ошеломляющим, и у него крутая кривая обучения с множеством функций, с которыми нужно справиться.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Автоматические оповещения о том, что проект был отложен или проигнорирован в течение определенного периода времени, были бы настоящей находкой. Это помогло бы очистить все те задачи, которые мы откладываем на второй план и забываем о них, поскольку они имеют низкий приоритет. Однако своевременное напоминание поможет время от времени их очищать.

Учебные ресурсы, как правило, представляют собой статьи и чат. Было бы здорово, если бы у него была система, в которой менеджеры могли бы входить в систему и записывать свой прогресс после того, как они изучили определенные функции и процессы. Это позволило бы получить более последовательный и наглядный моментальный снимок того, где находится команда и где она должна быть. Было бы здорово делегировать задачи менеджерам и руководителям групп, если бы я знал, что они могут делать определенные вещи в Trello, а не делать все это самостоятельно.

4. Адам Корбл, генеральный директор iFax

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

На мой взгляд, есть много болевых точек управления и разработки контент-проектов, но самые большие проблемы у меня вызывают оценки проекта. Эти оценки должны быть точными, и это может быть сложно, потому что вы также должны прогнозировать непредвиденные проблемы, потому что это может повысить точность.

Другая моя головная боль — обратная связь. Это потому, что я действительно не люблю конфронтации, но она неизбежна, потому что некоторые люди принимают ее на свой счет. Я стараюсь быть чутким и ободряющим, давая обратную связь, так как чувствую, что это помогает обеим сторонам.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

Иногда я использую программное обеспечение для управления проектами. Я обычно использую Monday.com, потому что это программное обеспечение имеет один центральный узел, к которому может получить доступ вся моя команда.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Я хотел бы, чтобы программное обеспечение решало проблемы отдельных членов команды, например, раздел, который может отслеживать вещи, которые важны только для меня, когда я работаю в команде.

5. Чанс Вебер, основатель LeapClixx

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Необходимость постоянного контроля — как бы болезненно это ни было, это необходимо сделать, чтобы убедиться, что вся команда находится на одной волне, а проект выполняется вовремя. Чем раньше вы обнаружите какие-либо проблемы, тем лучше. Если вы не отреагируете должным образом, это может привести к тому, что проблемы будут обнаружены слишком поздно, и вы не сможете вовремя их исправить.

Неопределенные направления — если/когда людям не даются конкретные указания, они могут отклоняться от них и заниматься своими делами, основываясь на предоставленной расплывчатой ​​информации. Хотя итоговый контент может быть отличным, он может не синхронизироваться или не соответствовать сообщениям и тону брендов.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

Asana — это наше программное обеспечение для управления проектами.

Профи –

• Множество функций управления проектами — очень полезно для наших руководителей команд
• Задачи с цветовой кодировкой помогают нам удерживать задачи в определенных конвейерах.
• Интеграция с электронной почтой помогает нам связывать напоминания и взаимодействовать с клиентами.
• Интеграция с Google Диском — мы используем диск G в качестве нашего облачного программного обеспечения, так что это очень удобно.
  

Кон –

• Нелегко учиться, и это долгая кривая обучения для новых сотрудников.
• Не имеет двухфакторной аутентификации
  

Общий -
Asana — лучший инструмент для нас, чем Trello, который мы использовали в прошлом, поскольку он основан на менеджере проектов, где Trello лучше подходит для многих отдельных членов команды.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Обновления и теги в документах Asana и Google могут быстро засорить чей-то почтовый ящик и потенциально раздражать людей или сделать ситуацию более серьезной, чем при потоке нескольких сообщений. Возможность группировать сообщения для доставки сразу, с флажками и выделением доступные варианты для иллюстрации важных, срочных или просто тегов «когда у вас есть время».

6. Кэрол Ли, соучредитель Cocofax

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Как менеджер по контент-маркетингу, я сталкиваюсь со сложными проблемами, помимо создания контента. Основные болевые точки в управлении и разработке контент-проектов следующие:

• Выявление узких мест и основных моментов контента
• Назначение контента и рабочий процесс контента, особенно для разработки более крупного контента, что обычно требует использования программного обеспечения для управления проектами.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

Обычно мы просто используем Smartsheet или Google Sheet, что позволяет отслеживать и отслеживать версии определенных документов и интегрировать изменения, внесенные несколькими сторонами. Кроме того, это быстро и эффективно сокращает время выполнения работ.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Одна вещь, которую можно улучшить, может заключаться в следующем: добавление панели, показывающей завершенность определенного документа, и предоставление менеджерам удобных поверхностей для установки сроков и отслеживания хода создания контента.

7. Дэвид Тоби, директор Pathfinder Alliance

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Одной из основных болевых точек управления проектами является постоянная попытка усовершенствовать наш процесс, чтобы обеспечить его бесперебойную и максимально эффективную работу. К сожалению, этот процесс никогда не заканчивается, поскольку всегда можно что-то улучшить. Иногда обнаружение и выявление задач и клиентов, отнимающих много времени, может быть затруднено, если вы не ищете проблему активно, и иногда вы упускаете ее до тех пор, пока не становится слишком поздно для ее устранения.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

В настоящее время мы используем Asana в качестве инструмента управления проектами. Лучшая часть Asana заключается в том, что она хорошо интегрируется с Toggl, который мы используем для отслеживания времени проекта — одна из главных вещей, которые нам нравятся в Toggl, — это возможность сегментировать отчеты по проектам, клиентам и сотрудникам. Это позволяет нам искать конкретные потери времени внутри компании.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Было бы здорово, если бы у нас был всеобъемлющий инструмент управления проектами, который, по сути, представляет собой брак между Asana и Toggl. Было бы здорово, если бы мы могли вводить данные о том, сколько времени в идеале должен занять каждый проект/задача, и они должны были бы выдавать отчет руководству, когда они чувствуют, что проект выглядит так, как будто у него есть потенциал для получения немного выходит из-под контроля и требует, чтобы мы вмешивались. Это сокращает время, затрачиваемое руководством на поиск информации, которая может быть, а может и не быть, и беспокойство о неправильных проектах и ​​​​т. д. имеет потенциал немного выйти руки.

8. Тианна, специалист по цифровому маркетингу в Blue Meta

1. Каковы ваши основные 2-3 проблемы в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Переговоры о цене за создание контента, так как нет справедливой рыночной стоимости (особенно для социального контента). Генерация визуальных элементов в качестве контента, поскольку дизайнеру не стоит тратить время на создание статьи, если только вы не уверены, что статья будет успешной.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

Мы используем Basecamp для отслеживания времени, и у нас возникают проблемы с поиском настоящего программного обеспечения для управления проектами, которое подключается к нашему программному обеспечению для отслеживания времени. Отслеживание времени в basecamp является простым и точным и позволяет нам получить детализацию по учетным записям клиентов. Однако он не позволяет помечать или использовать важность задачи, если только вы не измените дату выполнения, чтобы поместить ее в начало списка дел.

Некоторые из наших сотрудников используют Trello внутри компании, чтобы обеспечить управление важностью задач, но они не могут легко подключиться, и это создает дублирующую работу для наших сотрудников. Это также часто приводит к тому, что один список отстает от другого.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Было бы здорово получить систему управления контентом, которая подключается к системам учета рабочего времени, устраняя дублирование управления задачами. Для агентства отслеживание времени имеет решающее значение, и чем больше клиентов и контента мы производим, тем большее значение отслеживание времени возрастает. Мы не можем убрать аспект отслеживания времени, но все системы учета времени сильно ограничены в своих возможностях управления задачами в смысле их важности. Вы не можете пометить важную задачу или пометить элементы как более важные. В нашей системе вы можете только установить крайний срок даты.

9. Нейт Нид, генеральный директор SEO.co

1. Каковы ваши 2-3 основные болевые точки в управлении контент-проектами и разработке (кроме поиска надежных и качественных создателей контента)?

Нашей самой большой проблемой управления контент-проектами является не поиск и удержание качественных писателей, а поиск качественных писателей, достаточно хорошо разбирающихся в широком спектре тем, которые могут авторитетно писать по этим темам. Поскольку наши клиенты широко рассредоточены с точки зрения секторов, которые они охватывают, нам нужно, чтобы наши писатели хорошо адаптировались к различным потребностям клиентов.

2. Используете ли вы программное обеспечение для управления проектами? Если да, то какие программы/инструменты вы используете и что вам в них нравится, а что нет?

При управлении кампаниями наших клиентов мы используем исключительно Asana. Наши группы удаленного написания, управления проектами и редакторов в значительной степени полагаются на Asana. По большей части Асана работает хорошо. Однако нашим менеджерам проектов обычно приходится создавать избыточные задачи, чтобы писатели не видели переписку между редакторами и менеджерами проектов.

3. Какие проблемы с рабочим процессом контента или управлением проектами вы бы хотели, чтобы программное обеспечение решало за вас?

Хотелось бы, чтобы были ролевые подзадачи подзадач, которые можно было бы скрыть от конкретных пользователей, чтобы не путать тех, кому не нужно видеть туда-сюда менеджеров проектов и комментарии клиентов. В остальном мы любим Asana как важный инструмент для наших процессов.