內容工作流程和項目管理痛點、技巧和軟件：9 位企業主和營銷人員分享見解
已發表: 2020-09-24內容是所有營銷活動的核心。 在開發內容方面有大量的幕後工作，這些內容可以使企業通過營銷獲得他們尋求的結果。 內容工作流程和項目管理是緊張、複雜的，需要良好的組織才能一次又一次地正確完成。
我們想深入挖掘，找出關鍵的內容工作流程和項目管理痛點，以及企業和營銷機構如何通過軟件和技術解決這些問題。 所以我們問了他們這 3 個問題（然後是很棒的見解）：
- 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
- 您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
- 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
TL;DR – 內容項目管理痛點和軟件洞察
頂級內容項目管理與開發痛點：
- 管理作家，包括溝通和截止日期
- 創建準確捕獲和傳達需求的內容規範
- 資源時間規劃和測量
- 管理任務/內容分配和跟踪進度
- 內容工作流管理，特別是對於大型項目
內容項目管理軟件所期望的頂級解決方案/功能：
- 協助管理最後期限和時間表，無論是通過提示還是項目健康報告
- 資源時間規劃、管理和測量功能
- 更高效和可見的任務分配和跟踪能力
- 更好、更有效的項目跟踪儀表板和報告
- 更有意義的更新和警報，突出關鍵性並以捆綁形式提供（並且不會阻塞收件箱）
- 基於角色的任務分配和有效的團隊成員角色映射
- 為項目分配人員提供定期更新管理人員的規定——使用時間提示系統
內容項目管理軟件測量員正在使用：
- 特雷羅
- 體式
- 星期一網
- 智能表
- 谷歌表格
- 切換
- 大本營
內容項目管理見解——訪談
以下是這 9 家企業和營銷人員不得不說的：
1. Solitared 首席執行官 Neal Taparia
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
我們遇到的最大痛點是對項目要求定義明確的期望和規範。 很多時候，我們發現作者沒有完全理解文章的範圍，也沒有提出正確的問題。
我們的另一個痛點是時間線。 與我們合作的許多作家沒有按時交付，也沒有傳達他們的進展。 你永遠不想感到驚訝。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
我們使用 Trello。 邀請合作者、定義項目和重新安排不斷發展的優先事項很容易。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
如果 Trello 可以要求受讓人定期提供特定項目的更新，我會很高興。 它應該提示某人更新項目的位置以及時間表是否正在發生變化。 這將使溝通變得無縫，並正確管理期望。
2. WebTalent Marketing 的 SEO 專家 Kyle Steffish
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
兩個最大的內容開發和管理痛點通常屬於時間管理。 首先，在與新客戶合作開展內容項目時，可能很難準確估計完成該項目需要多少時間。 有些客戶可能比其他客戶要求更高。 有些只是更具溝通性，需要額外的電話會議才能完成項目。
其次，管理多個團隊成員以及他們為內容項目做出貢獻的時間可能是一項挑戰。 協作很重要，但會迅速滾雪球，使工作時間比最初估計的要多得多。 當團隊成員也不確定如何記錄這段時間時，跟踪創意項目的總小時數會變得更加困難。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
我們的內容團隊嚴重依賴 Asana 進行項目管理。 總體而言，Asana 易於使用，並提供了很多時間跟踪靈活性。 但是，當項目涉及多個團隊成員和子任務時，在 Asana 中可能難以正確管理時間跟踪。 有時，項目結構會阻止 Asana 準確顯示項目的多個子任務累計花費了多少時間。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
項目管理軟件中最重要的工作流功能將是對項目花費的總時間的高水平和準確的概述。 涉及多個團隊成員的大型項目本質上難以管理。 有一種簡單的方法來監控每個團隊成員在每個任務和子任務上花費的時間很重要。
同樣重要的是能夠快速準確地審查整個項目所花費的時間。 項目管理軟件的一個重要功能是“生命體徵”監視器，以及每個項目任務的運行接近和超過指定時間的明顯指標。
3. Daniel Foley 創始人 Daniel Foley
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
我們的第一個痛點是讓內容編寫者與品牌價值觀和風格保持一致，這樣他們就可以無縫地編寫一篇文章，而你無法判斷它是來自公司的人還是自由職業者。
#2 是溝通，大多數內容創建者往往是被動的而不是主動的。 解決你向他們指出的問題，而不是在他們看到的問題上解決問題。 他們傾向於堅持您發送的框架，即使提及它是常識，也可以忽略除此之外的任何內容。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
Trello 是我們的首選項目管理軟件，在可預見的未來也會如此。 經營 2 家以上的業務可能會影響我的注意力，但使用 Trello 和看板技術可以讓我非常有效地執行多項任務，並且隨時了解我在任何項目/任務上的位置。
它使我能夠以較小的壓力管理我的項目，甚至讓它變得愉快。 Trello 是高度可視化的，這使得它非常直觀並且適合我的工作方式。 它允許您通過為每個流程創建卡片來將大型項目分解為更小的可行塊。 這些卡片可以排列成不同的列，代表項目的不同階段。 卡片完成後很容易從列中轉移。 鑑於過去在一張紙上劃掉一個項目的成就感！ 但是，在查看完整的董事會時，它似乎會讓人不知所措，並且它有一個陡峭的學習曲線，有很多功能需要掌握。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
當項目在一定時間內被擱置或忽略時，自動警報將是天賜之物。 這將有助於清除所有那些我們放在次要位置並忘記的任務，因為它們的優先級較低。 但是，及時提醒將有助於不時清除它們。
學習資源往往是文章和實時聊天。 如果它有一個系統，一旦他們學習了某些功能和流程，管理人員就可以登錄並記錄他們的進度。 這將允許團隊在哪里以及他們需要在哪裡的更一致和可見的學習快照。 如果我知道他們可以在 trello 中做某些事情，而不是自己做所有事情，那麼也非常適合將任務委派給經理和團隊負責人。
4. iFax 首席執行官 Adam Korbl
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
在我看來，內容項目管理和開發有很多痛點，但最讓我頭疼的是項目估算。 這些估計需要準確，這可能很困難，因為您還必須預測不可預見的問題，因為這可以提高準確性。
我的另一個頭痛是反饋。 這是因為我真的不喜歡對抗，但這是不可避免的，因為有些人把它當作個人。 在提供反饋時，我會盡量保持敏感和鼓勵，因為我覺得這對雙方都有幫助。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
我有時會使用項目管理軟件。 我通常使用 Monday.com，因為該軟件有一個我的所有團隊都可以訪問的中心樞紐。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
我希望看到軟件可以解決單個團隊成員的問題，例如在團隊中工作時可以跟踪與我相關的事情的部分。
5. LeapClixx 創始人 Chans Weber
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
需要不斷跟進——無論這有多痛苦，都必須確保團隊都在同一個頁面上並且項目按時運行。 越早發現問題越好。 如果您沒有充分跟進，這可能會導致發現問題為時已晚，無法及時糾正。
未定義的方向——如果/當人們沒有得到具體的指導時，他們可以根據給出的模糊信息轉向並做自己的事情。 雖然生成的內容可能很棒，但它可能無法與品牌信息和語氣同步或對齊。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
Asana 是我們的項目管理軟件。
專業人士——
- 許多項目管理功能——對我們的團隊領導非常有用
- 顏色編碼的任務幫助我們將任務保留在某些管道中。
- 電子郵件集成幫助我們鏈接提醒，並與客戶互動。
- 谷歌驅動集成——我們使用 G 驅動作為我們的雲軟件，所以這非常方便。
騙局——
- 不容易學習，對新員工來說是一個漫長的學習曲線。
- 沒有雙重身份驗證
全面的 -
Asana 對我們來說是一個更好的工具，而不是我們過去使用的 Trello，因為它是基於項目經理的，Trello 更適合許多個人團隊成員。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
Asana 和 Google 文檔中的更新和標籤會迅速堵塞某人的收件箱，並可能會惹惱人們，或者讓事情看起來比多條消息湧入時更嚴重。能夠將消息捆綁在一起，並帶有標誌和突出顯示可用於說明重要、緊急或只是“當你有時間”標籤的選項。
6. Carol Li，Cocofax 聯合創始人
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
作為內容營銷經理，我面臨著內容創作之外的挑戰性問題。 內容項目管理和開發的主要痛點如下：
- 識別內容瓶頸和亮點
- 內容分配和內容工作流程，特別是對於較大的內容開發，通常需要使用項目管理軟件。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
通常我們只使用 Smartsheet 或 Google Sheet，這使得跟踪和監控某些文檔的修訂並整合多方所做的更改成為可能。 此外，它快速、高效地縮短了周轉時間。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
可以改進的一件事可能是：添加一個顯示某個文檔完整性的欄，並為管理人員設置截止日期和監控內容創建進度提供簡單的界面。
7. 探路者聯盟董事 David Toby
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
項目管理的最大痛點之一是不斷嘗試改進我們的流程，以確保我們盡可能順利和高效地運行。 不幸的是，這是一個似乎永遠不會結束的過程，因為事情總是可以改進的。 有時，當您沒有積極尋找問題時，捕捉和識別耗時的任務和客戶可能會很困難，並且偶爾會被遺漏，直到幾乎為時已晚而無法補救。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
我們目前使用 Asana 作為我們的項目管理工具。 Asana 最好的部分是它與 Toggl 很好地集成在一起，這是我們用於項目時間跟踪的工具——我們喜歡 Toggl 的主要優點之一是能夠按項目、客戶和員工細分報告。 這使我們能夠在公司內尋找特定的時間消耗。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
如果我們能擁有一個基本上是 Asana 和 Toggl 結合的全方位項目管理工具，那就太好了。 如果我們能夠輸入每個項目/任務理想情況下應該花費多長時間的數據，並且當他們認為項目看起來有可能獲得有點失控，需要我們介入。這減少了時間管理必須四處挖掘可能存在或可能不存在的信息，擔心錯誤的項目等有可能得到一點點手。
8. Blue Meta 數字營銷專家 Tianna
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
由於沒有公平的市場價值（特別是對於社交內容），就內容創作的價格進行談判。 將視覺效果作為內容生成，因為除非您知道文章會做得很好，否則不值得設計師花時間創建文章。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
我們使用 Basecamp 進行時間跟踪，但很難找到連接到我們的時間跟踪軟件的真正項目管理軟件。 大本營中的時間跟踪既簡單又準確，使我們能夠細化客戶帳戶。 但是，它不允許標記或使用任務的重要性，除非您更改截止日期以將其放在待辦事項列表的頂部。
我們的一些員工在內部使用 Trello 來進行任務重要性管理，但他們不容易連接，這給我們的員工帶來了一些重複的工作。 這也經常導致一個列表落後於另一個。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
獲得一個連接到時間跟踪系統的內容管理系統會很好，從而消除任務管理的重複。 作為代理機構，時間跟踪至關重要，我們製作的客戶和內容越多，時間跟踪的重要性就越高。 我們不能刪除時間跟踪方面，但所有時間跟踪系統在其任務管理能力方面都受到嚴重限制。 您不能標記重要任務或將項目置於更重要的位置。 在我們的系統中，您只能創建日期截止日期。
9. SEO.co 首席執行官 Nate Nead
1. 您的前 2-3 個內容項目管理和開發痛點是什麼（除了尋找可靠和優質的內容創建者）？
我們最大的內容項目管理痛點不是尋找和留住優質作家，而是尋找精通廣泛主題的優質作家，他們可以在這些主題上發表權威性的寫作。 因為我們的客戶在他們所涵蓋的領域廣泛分散，我們需要我們的作家高度適應不同的客戶需求。
2.您使用項目管理軟件嗎？ 如果是，您使用什麼軟件/工具，您喜歡和不喜歡它們的哪些方面？
在管理我們的客戶活動時，我們專門使用 Asana。 我們的遠程寫作、項目管理和編輯團隊嚴重依賴 Asana。 在大多數情況下，體式運作良好。 但是，我們的項目經理通常必須設置冗餘任務，這樣作者就不會看到編輯和項目經理之間的來回。
3. 您希望軟件為您解決哪些內容工作流程或項目管理問題？
我們希望可以對特定用戶隱藏子任務的基於角色的子任務，以免將那些不需要來回查看的人與項目經理和客戶評論混淆。 否則，我們喜歡 Asana 作為我們流程的關鍵工具。