Flux de lucru de conținut și management de proiect PainPoints, sfaturi și software: 9 proprietari de afaceri și marketeri împărtășesc perspective

Conținutul este punctul central al tuturor campaniilor de marketing. Există o mulțime de eforturi în culise pentru dezvoltarea conținutului care oferă companiilor rezultatele pe care le caută prin marketing. Fluxul de lucru al conținutului și managementul proiectelor sunt intense, complexe și necesită o bună organizare pentru a le obține din când în când.

Am vrut să săpăm mai profund și să aflăm care sunt punctele cheie ale fluxului de lucru de conținut și ale managementului de proiect și cum le rezolvă companiile și agențiile de marketing prin software și tehnologie. Așa că le-am pus aceste 3 întrebări (și au urmat perspective minunate):

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (pe lângă găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?
2. Folosești software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?
3. Ce probleme de flux de lucru de conținut sau de management de proiect ați dori ca software-ul să vă rezolve?

TL;DR – Puncte dureroase pentru managementul proiectelor de conținut și informații despre software

Punctele de top în managementul și dezvoltarea proiectelor de conținut:

1. Gestionarea scriitorilor, inclusiv comunicarea și termenele limită
2. Crearea de specificații de conținut care surprind și transmit cu acuratețe cerințele
3. Planificarea și măsurarea timpului resurselor
4. Gestionarea sarcinilor/atribuțiilor de conținut și urmărirea progresului
5. Gestionarea fluxului de lucru al conținutului, în special pentru proiecte mari

Soluțiile de top / caracteristici așteptate de la software-ul de management al proiectelor de conținut:

1. Asistență în gestionarea termenelor limită și a termenelor, fie prin solicitări sau prin raportare de sănătate a proiectului
2. Funcții de planificare, gestionare și măsurare a timpului resurselor
3. Capacitate de atribuire și urmărire a sarcinilor mai eficientă și vizibilă
4. Tablouri de bord și rapoarte de urmărire a proiectelor mai bune și mai eficiente
5. Actualizări și alerte mai semnificative, care evidențiază criticitatea și vin în pachete (și nu înfundă căsuțele de e-mail)
6. Atribuirea sarcinilor bazată pe roluri și maparea eficientă a rolurilor membrilor echipei
7. Dispoziție pentru alocații de proiect să actualizeze managerii în mod regulat – folosind un sistem de promptare a timpului

Inspectorii software de management al proiectelor de conținut folosesc:

1. Trello
2. Asana
3. Monday.com
4. Smartsheet
5. Foi de calcul Google
6. Comutare
7. Tabăra de bază

Perspective privind managementul proiectelor de conținut – Interviurile

Iată ce au avut de spus cele 9 companii și marketeri:

1. Neal Taparia, CEO la Solitared

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

Cele mai mari probleme pe care le avem sunt definirea așteptărilor și specificațiilor clare cu privire la cerințele proiectului. De prea multe ori, constatăm că scriitorii nu înțeleg pe deplin scopul articolului și nu pun întrebările potrivite.

Celălalt punct dureros al nostru este cronologia. Mulți scriitori cu care lucrăm nu livrează la timp și nu comunică progresul lor. Nu vrei să fii surprins niciodată.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

Folosim Trello. Este ușor să invitați colaboratori, să definiți proiecte și să rearanjați prioritățile care evoluează constant.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Mi-ar plăcea dacă Trello le poate cere desemnaților să furnizeze actualizări regulate cu privire la un anumit proiect. Ar trebui să solicite pe cineva să actualizeze unde se află un proiect și dacă termenele se schimbă. Acest lucru va face comunicarea perfectă și va gestiona în mod corespunzător așteptările.

2. Kyle Steffish, specialist SEO la WebTalent Marketing

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

Cele mai mari două probleme de dezvoltare și management al conținutului se încadrează, în general, în gestionarea timpului. În primul rând, atunci când lucrați cu un nou client la un proiect de conținut, poate fi dificil să estimați cu exactitate cât timp va fi necesar pentru a finaliza proiectul. Unii clienți pot fi mai pretențioși decât alții. Unele sunt pur și simplu mai comunicative și necesită conferințe și întâlniri telefonice suplimentare pentru a finaliza un proiect.

În al doilea rând, gestionarea mai multor membri ai echipei și timpul în care au contribuit la un proiect de conținut poate fi o provocare. Colaborarea este importantă, dar poate transforma rapid bulgăre de zăpadă în mult mai multe ore de muncă decât se estima inițial. Atunci când membrii echipei nu sunt siguri cum să înregistreze acest timp, poate deveni mai dificil să urmăriți numărul total de ore care au intrat într-un proiect creativ.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

Echipa noastră de conținut se bazează foarte mult pe Asana pentru managementul proiectelor. În general, Asana este ușor de utilizat și oferă multă flexibilitate de urmărire a timpului. Cu toate acestea, atunci când proiectele implică mai mulți membri ai echipei și sarcini secundare, urmărirea timpului poate deveni dificil de gestionat corespunzător în Asana. Uneori, structura proiectului îl va împiedica pe Asana să afișeze cu acuratețe cât timp a trecut cumulat pentru multiplele subsarcini ale unui proiect.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Cea mai importantă caracteristică a fluxului de lucru dintr-un software de management de proiect ar fi o imagine de ansamblu la nivel înalt și precisă a timpului total petrecut într-un proiect. Proiectele mai mari care implică mai mulți membri ai echipei sunt în mod inerent dificil de gestionat. Este important să existe o modalitate simplă de a monitoriza timpul petrecut de fiecare membru al echipei, pentru fiecare sarcină și subsarcini.

La fel de important este și posibilitatea de a revizui rapid și precis timpul petrecut pe proiect în totalitate. O caracteristică importantă a software-ului de management al proiectelor ar fi un monitor „vital”, alături de indicatori evidenti ai depășirii timpilor alocați pentru fiecare sarcină de proiect.

3. Daniel Foley, fondator la DanielFoley

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

Punctul nostru de durere numărul 1 este să facem ca un scriitor de conținut să se alinieze la valorile și stilul mărcii, astfel încât să poată scrie o lucrare fără probleme și să nu poți spune dacă este cineva de la companie sau un freelancer.

#2 ar fi comunicarea, majoritatea creatorilor de conținut tind să fie mai reactivi decât proactivi. Rezolvarea problemelor pe care le subliniați mai degrabă decât să le abordați așa cum le văd ei. Au tendința de a se ține de cadrul pe care îl trimiteți, orice în afara acestuia poate fi ignorat, chiar dacă este de bun simț să îl menționați.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

Trello este software-ul nostru de management de proiect și va fi așa în viitorul apropiat. Conducerea a 2+ afaceri poate fi o presiune pentru concentrarea mea, dar utilizarea Trello și a tehnicii Kanban îmi permite să fac mai multe sarcini în mod foarte eficient și să știu unde mă aflu în orice proiect/sarcină în orice moment.

Îmi permite să-mi gestionez proiectele cu mai puțin stres, făcându-l chiar plăcut. Trello este foarte vizual, ceea ce îl face foarte intuitiv și se potrivește cu modul în care lucrez. Vă permite să împărțiți proiectele mari în bucăți mai mici realizabile prin crearea de carduri pentru fiecare proces. Aceste carduri pot fi aranjate în diferite coloane reprezentând diferite faze ale unui proiect. Cardurile sunt ușor de transferat din coloane odată ce sunt completate. Având în vedere acel sentiment de împlinire când tăiați un articol de pe o bucată de hârtie obișnuită! Cu toate acestea, poate părea copleșitor când se uită la o pensiune completă și are o curbă de învățare abruptă, cu o mulțime de funcții de care să te înțelegi.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Alertele automate pentru când un proiect a fost ignorat pentru o anumită perioadă de timp ar fi o mană divină. Ar ajuta la ștergerea tuturor sarcinilor pe care le punem pe backburner și de care uităm, deoarece au prioritate scăzută. Cu toate acestea, un memento în timp util ar ajuta la ștergerea lor din când în când.

Resursele de învățare tind să fie articole și chat live. Ar fi grozav dacă ar avea un sistem în care managerii să se poată conecta și să-și înregistreze progresul odată ce au învățat anumite caracteristici și procese. Acest lucru ar permite un instantaneu de învățare mai consistent și mai vizibil al locului în care se află echipa și unde trebuie să fie. Fii grozav și pentru a delega sarcini managerilor și liderilor de echipă dacă știam că pot face anumite lucruri în trello, mai degrabă decât să le fac eu pe toate.

4. Adam Korbl, CEO la iFax

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

În opinia mea, există o mulțime de puncte dureroase ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut, dar cele care îmi provoacă cele mai mari bătăi de cap sunt estimările de proiect. Aceste estimări trebuie să fie exacte și acest lucru poate fi dificil, deoarece trebuie să prognozați și problemele neprevăzute, deoarece acest lucru poate îmbunătăți acuratețea.

Cealaltă durere de cap este feedback-ul. Acest lucru se datorează faptului că nu-mi place foarte mult confruntarea, dar este inevitabil pentru că unii indivizi o iau personal. Încerc să fiu sensibil și încurajator atunci când dau feedback, deoarece simt că acest lucru ajută ambele părți.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

Uneori folosesc software de management de proiect. De obicei folosesc Monday.com, deoarece acest software are un hub central pe care toată echipa mea îl poate accesa.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Aș dori să văd software-ul care rezolvă problemele individuale ale membrilor echipei, cum ar fi o secțiune care poate urmări lucruri care sunt relevante doar pentru mine în timp ce lucrez în echipă.

5. Chans Weber, fondator la LeapClixx

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

Nevoia de urmărire constantă – oricât de dureros ar fi acest lucru, trebuie făcut pentru a vă asigura că echipa este pe aceeași pagină și proiectul derulează la timp. Cu cât descoperi mai repede orice problemă, cu atât mai bine. Dacă nu urmăriți în mod adecvat, acest lucru poate duce la descoperirea problemelor prea târziu pentru a le putea remedia la timp.

Direcții nedefinite – dacă/când oamenilor nu li se oferă linii directoare specifice, se pot schimba și pot face propriile lor lucruri, pe baza informațiilor vagi date. Deși conținutul rezultat poate fi grozav, este posibil să nu se sincronizeze sau să nu se alinieze cu mesajele și tonul mărcii.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

Asana este software-ul nostru de gestionare a proiectelor.

pro-

• O mulțime de funcții de management de proiect – cu adevărat utile pentru liderii noștri de echipă
• Sarcinile cu coduri de culori ne ajută să păstrăm sarcinile în anumite conducte.
• Integrarea e-mailului ne ajută să facem legătura între mementouri și interacțiunea cu clienții.
• Integrare Google Drive – folosim G drive ca software cloud, așa că este foarte util.
  

Contra-

• Nu este ușor de învățat și este o curbă lungă de învățare pentru noii angajați.
• Nu are autentificare cu doi factori
  

Per total -
Asana este un instrument mai bun pentru noi decât Trello, pe care l-am folosit în trecut, deoarece este bazat pe manager de proiect, unde Trello este mai bun pentru mulți membri individuali ai echipei.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Actualizările și etichetele din Asana și Google Docs pot înfunda rapid căsuța de e-mail a cuiva și pot enerva oamenii sau pot face lucrurile să pară mai serioase decât sunt atunci când intră mai multe mesaje. Posibilitatea de a împacheta mesajele pentru a fi livrate dintr-o dată, cu steaguri și evidențiere opțiuni disponibile pentru a ilustra dacă etichetele sunt importante, urgente sau doar „când aveți timp”.

6. Carol Li, Co-fondator la Cocofax

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

În calitate de manager de marketing de conținut, mă confrunt cu probleme provocatoare dincolo de crearea de conținut. Principalele puncte dure în managementul și dezvoltarea proiectelor de conținut sunt următoarele:

• Identificarea blocajului de conținut și a punctelor de evidențiere
• Atribuirea conținutului și fluxul de lucru al conținutului, în special pentru dezvoltarea de conținut mai mare, care necesită de obicei utilizarea unui software de management de proiect.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

De obicei folosim doar Smartsheet sau Google Sheet, ceea ce face posibilă urmărirea și monitorizarea revizuirilor anumitor documente și integrarea modificărilor efectuate de mai multe părți. În plus, este rapid și eficient, reducând mult timp.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Un lucru care poate fi îmbunătățit ar putea fi acela: adăugarea unei bare care arată completitatea unui anumit document și oferind suprafețe ușoare pentru manageri pentru a stabili termene limită și pentru a monitoriza progresul creării de conținut.

7. David Toby, director la Pathfinder Alliance

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

Unul dintre punctele de top ale managementului de proiect este încercarea constantă de a ne rafina procesul pentru a ne asigura că rulăm cât mai bine și cât mai eficient posibil. Din păcate, este un proces care nu pare să se încheie niciodată, deoarece lucrurile pot fi întotdeauna îmbunătățite. Uneori, prinderea și identificarea sarcinilor și clienților care consumă timpul poate fi dificilă atunci când nu căutați în mod activ o problemă și, ocazional, este ratată până când este aproape prea târziu pentru a o remedia.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

În prezent, folosim Asana ca instrument de management al proiectelor. Cea mai bună parte a Asana este că se integrează bine cu Toggl, care este ceea ce folosim pentru urmărirea timpului de proiect – unul dintre principalele lucruri pe care le iubim la Toggl este capacitatea de a segmenta rapoartele în funcție de proiect, client și angajat. Acest lucru ne permite să căutăm anumite scurgeri de timp în cadrul companiei.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Ar fi grozav dacă am putea avea un instrument de management de proiect cuprinzător, care este practic o căsătorie între Asana și Toggl. Ar fi grozav dacă am fi capabili să introducem date despre cât timp ar trebui să dureze fiecare proiect/sarcină în mod ideal și trebuie să scoată un raport către conducere atunci când consideră că un proiect arată ca și cum ar avea potențialul de a obține un puțin scăpat de sub control și ne cere să intervenim. Acest lucru scade timpul pe care trebuie să-l găsească managementul pentru a căuta informații care ar putea sau nu să fie acolo, și îngrijorarea cu privire la proiectele greșite, etc. au potențialul de a obține puțin. de mână.

8. Tianna, Digital Marketing Specialist la Blue Meta

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

Negocierea unui preț pentru crearea de conținut, deoarece nu există o valoare justă de piață (în special pentru conținutul social). Generarea de elemente vizuale ca conținut, deoarece nu merită timpul unui designer pentru a crea un articol decât dacă știți că articolul se va descurca bine.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

Folosim Basecamp pentru urmărirea timpului și întâmpinăm dificultăți în găsirea unui adevărat software de management de proiect care să se conecteze la software-ul nostru de urmărire a timpului. Urmărirea timpului în basecamp este ușoară și precisă și ne permite să obținem detalii detaliate asupra conturilor clienților. Cu toate acestea, nu permite semnalarea sau utilizarea importanței pentru o sarcină decât dacă modificați data scadentă pentru a o pune în partea de sus a listelor de sarcini.

Unii dintre angajații noștri folosesc intern Trello pentru a permite gestionarea importanței sarcinilor, dar nu se conectează cu ușurință și acest lucru creează o muncă dublată pentru angajații noștri. Acest lucru duce adesea la o listă să rămână în urma celeilalte.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Ar fi grozav să obțineți un sistem de gestionare a conținutului care să se conecteze la sistemele de urmărire a timpului, eliminând dublarea managementului sarcinilor. Ca o agenție, urmărirea timpului este crucială și cu cât producem mai mulți clienți și conținut, cu atât mai multă importanță crește. Nu putem elimina aspectul de urmărire a timpului, dar toate sistemele de urmărire a timpului sunt sever limitate în abilitățile lor de gestionare a sarcinilor într-un sentiment de importanță. Nu puteți semnala o sarcină importantă sau nu puneți elemente în importanță mai mare. În sistemul nostru puteți crea doar o dată limită.

9. Nate Nead, CEO la SEO.co

1. Care sunt primele 2-3 probleme ale managementului și dezvoltării proiectelor de conținut (în afară de găsirea unor creatori de conținut de încredere și de calitate)?

Cea mai mare problemă în managementul proiectelor de conținut nu este găsirea și păstrarea scriitorilor de calitate, ci găsirea scriitorilor de calitate suficient de bine versați într-o gamă largă de subiecte care pot scrie cu autoritate pe acele subiecte. Deoarece clienții noștri sunt larg dispersați în ceea ce privește sectoarele pe care le acoperă, avem nevoie de scriitorii noștri să fie foarte adaptați la nevoile variate ale clienților.

2. Folosiți software de management de proiect? Dacă da, ce software/instrument(e) utilizați și ce vă place și ce nu vă place la ele?

În gestionarea campaniilor clienților noștri, folosim exclusiv Asana. Echipele noastre de scriere la distanță, management de proiect și editor se bazează foarte mult pe Asana. În cea mai mare parte, Asana funcționează bine. Cu toate acestea, managerii noștri de proiect trebuie de obicei să configureze sarcini redundante, astfel încât scriitorii să nu vadă între editori și managerii de proiect.

3. Ce probleme legate de fluxul de lucru al conținutului sau de managementul proiectelor ați dori ca software-ul să vă rezolve?

Ne-am dori să existe subtask-uri bazate pe roluri care ar putea fi ascunse anumitor utilizatori, pentru a nu-i confunda pe cei care nu trebuie să vadă înapoi și înapoi cu managerii de proiect și cu comentariile clienților. În caz contrar, ne place Asana ca instrument critic pentru procesele noastre.