Alur Kerja Konten dan Manajemen Proyek PainPoints, Tip dan Perangkat Lunak : 9 Pemilik Bisnis dan Pemasar Berbagi Wawasan

Diterbitkan: 2020-09-24

Konten adalah inti dari semua kampanye pemasaran. Ada banyak sekali upaya di balik layar yang digunakan untuk mengembangkan konten yang memberikan bisnis hasil yang mereka cari melalui pemasaran. Alur kerja konten dan manajemen proyek intens, kompleks, dan membutuhkan organisasi yang baik untuk melakukannya dengan benar dari waktu ke waktu.

Kami ingin menggali lebih dalam dan mencari tahu apa saja alur kerja konten utama dan masalah manajemen proyek serta bagaimana bisnis dan agen pemasaran menyelesaikannya melalui perangkat lunak dan teknologi. Jadi kami menanyakan 3 pertanyaan ini kepada mereka (dan wawasan luar biasa menyusul):

Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?
Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?
Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

TL;DR – Poin Rasa Sakit Manajemen Proyek Konten dan Wawasan Perangkat Lunak

Manajemen proyek konten teratas dan poin nyeri pengembangan:

Mengelola penulis, termasuk komunikasi dan tenggat waktu
Membuat spesifikasi konten yang secara akurat menangkap dan menyampaikan persyaratan
Perencanaan dan pengukuran waktu sumber daya
Mengelola tugas/tugas konten dan melacak kemajuan
Manajemen alur kerja konten, terutama untuk proyek besar

Solusi / fitur teratas yang diharapkan dari perangkat lunak manajemen proyek konten:

Bantuan dalam mengelola tenggat waktu dan jadwal, baik melalui petunjuk atau pelaporan kesehatan proyek
Fitur perencanaan, manajemen, dan pengukuran waktu sumber daya
Penugasan tugas dan kemampuan pelacakan yang lebih efisien dan terlihat
Dasbor dan laporan pelacakan proyek yang lebih baik dan lebih efektif
Pembaruan dan peringatan yang lebih bermakna, yang menyoroti kekritisan dan datang dalam bundel (dan tidak menyumbat kotak masuk)
Penugasan tugas berbasis peran dan pemetaan peran anggota tim yang efektif
Penyediaan bagi penerima tugas proyek untuk memperbarui manajer secara teratur – menggunakan sistem waktu cepat

Surveyor perangkat lunak manajemen proyek konten menggunakan:

Trello
asana
Senin.com
lembar pintar
Google Spreadsheet
Toggle
Tempat penampungan

Wawasan Manajemen Proyek Konten – Wawancara

Inilah yang dikatakan 9 bisnis dan pemasar:

1. Neal Taparia, CEO di Solitared

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Poin masalah terbesar yang kami miliki adalah mendefinisikan harapan dan spesifikasi yang jelas tentang persyaratan proyek. Terlalu sering, kami menemukan bahwa penulis tidak sepenuhnya memahami ruang lingkup artikel, dan tidak mengajukan pertanyaan yang tepat.

Titik rasa sakit kami yang lain adalah garis waktu. Banyak penulis yang bekerja dengan kami tidak tepat waktu atau tidak mengkomunikasikan kemajuan mereka. Anda tidak pernah ingin terkejut.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Kami menggunakan Trello. Sangat mudah untuk mengundang kolaborator, menentukan proyek, dan mengatur ulang prioritas yang terus berkembang.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Saya akan senang jika Trello dapat meminta penerima tugas untuk memberikan pembaruan rutin pada proyek tertentu. Itu harus meminta seseorang untuk memperbarui di mana proyek berdiri dan jika garis waktu berubah. Ini akan membuat komunikasi menjadi lancar, dan mengelola harapan dengan benar.

2. Kyle Steffish, Spesialis SEO di WebTalent Marketing

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Dua poin pengembangan konten dan manajemen terbesar umumnya berada di bawah manajemen waktu. Pertama, ketika bekerja dengan klien baru pada proyek konten, mungkin sulit untuk memperkirakan secara akurat berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Beberapa klien mungkin lebih menuntut daripada yang lain. Beberapa hanya lebih komunikatif dan memerlukan konferensi telepon dan pertemuan tambahan untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Kedua, mengelola banyak anggota tim dan waktu yang mereka berikan untuk proyek konten dapat menjadi tantangan. Kolaborasi itu penting, tetapi dapat dengan cepat meningkat menjadi lebih banyak jam kerja daripada yang diperkirakan sebelumnya. Ketika anggota tim juga tidak yakin bagaimana mencatat waktu ini, akan menjadi lebih sulit untuk melacak jumlah total jam yang digunakan untuk proyek kreatif.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Tim konten kami sangat bergantung pada Asana untuk manajemen proyek. Secara keseluruhan, Asana mudah digunakan dan menawarkan banyak fleksibilitas pelacakan waktu. Namun, ketika proyek melibatkan banyak anggota tim dan subtugas, pelacakan waktu bisa menjadi sulit untuk dikelola dengan benar di Asana. Terkadang, struktur proyek akan mencegah Asana menampilkan secara akurat berapa banyak waktu yang secara kumulatif telah digunakan untuk beberapa subtugas proyek.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Fitur alur kerja yang paling penting dalam perangkat lunak manajemen proyek akan menjadi gambaran tingkat tinggi dan akurat dari jumlah total waktu yang telah dihabiskan untuk sebuah proyek. Proyek yang lebih besar yang melibatkan banyak anggota tim pada dasarnya sulit untuk dikelola. Sangat penting untuk memiliki cara sederhana untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh setiap anggota tim, pada setiap tugas dan subtugas.

Sama pentingnya adalah mampu dengan cepat dan akurat meninjau waktu yang dihabiskan untuk proyek secara totalitas. Sebuah fitur penting dari perangkat lunak manajemen proyek akan menjadi "vital" monitor, di samping indikator yang jelas berjalan dekat dan berjalan di atas waktu yang ditetapkan untuk setiap tugas proyek.

3. Daniel Foley, Pendiri di DanielFoley

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Masalah #1 kami adalah membuat penulis konten menyelaraskan dengan nilai dan gaya merek sehingga mereka dapat menulis karya dengan mulus dan Anda tidak dapat membedakan apakah itu seseorang dari perusahaan atau pekerja lepas.

#2 adalah komunikasi, sebagian besar pembuat konten cenderung reaktif daripada proaktif. Memecahkan masalah yang Anda tunjukkan kepada mereka daripada mengatasinya seperti yang mereka lihat. Mereka cenderung menempel pada kerangka kerja yang Anda kirim, apa pun di luar itu dapat diabaikan, meskipun masuk akal untuk menyebutkannya.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Trello adalah perangkat lunak manajemen proyek masuk kami dan akan begitu untuk masa mendatang. Menjalankan 2+ bisnis dapat membebani fokus saya, tetapi menggunakan Trello dan teknik Kanban memungkinkan saya untuk melakukan banyak tugas dengan sangat efektif, dan mengetahui di mana saya berada pada proyek/tugas apa pun kapan saja.

Ini memungkinkan saya untuk mengelola proyek saya dengan lebih sedikit stres, membuatnya menyenangkan, bahkan. Trello sangat visual, yang membuatnya sangat intuitif dan sesuai dengan cara saya bekerja. Ini memungkinkan Anda untuk memecah proyek besar menjadi potongan-potongan kecil yang bisa dilakukan dengan membuat kartu untuk setiap proses. Kartu-kartu ini dapat diatur ke dalam kolom berbeda yang mewakili fase proyek yang berbeda. Kartu mudah dipindahkan dari kolom setelah selesai. Mengingat rasa kepuasan mencoret item di selembar kertas dulu! Namun, itu bisa tampak luar biasa ketika melihat papan lengkap dan memiliki kurva belajar yang curam dengan banyak fitur untuk diatasi.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Peringatan otomatis ketika sebuah proyek telah dikesampingkan atau diabaikan untuk jangka waktu tertentu akan menjadi anugerah. Ini akan membantu menghapus semua tugas yang kita letakkan di backburner dan lupakan karena itu adalah prioritas rendah. Namun, pengingat tepat waktu akan membantu menghapusnya dari waktu ke waktu.

Sumber belajar cenderung berupa artikel dan live chat. Akan sangat bagus jika memiliki sistem di mana manajer dapat masuk dan mencatat kemajuan mereka setelah mereka mempelajari fitur dan proses tertentu. Ini akan memungkinkan snapshot pembelajaran yang lebih konsisten dan dapat dilihat tentang di mana tim berada dan di mana mereka harus berada. Jadilah hebat untuk mendelegasikan tugas kepada manajer dan pemimpin tim juga jika saya tahu mereka bisa melakukan hal-hal tertentu di trello, daripada melakukan semuanya sendiri.

4. Adam Korbl, CEO di iFax

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Menurut pendapat saya, ada banyak titik sakit dari manajemen dan pengembangan proyek konten tetapi yang paling membuat saya sakit kepala adalah perkiraan proyek. Perkiraan ini harus tepat dan itu bisa sulit karena Anda harus memperkirakan masalah yang tidak terduga juga karena ini dapat meningkatkan akurasi.

Sakit kepala saya yang lain adalah umpan balik. Ini karena saya sangat tidak menyukai konfrontasi tetapi itu tidak dapat dihindari karena beberapa orang menganggapnya pribadi. Saya mencoba untuk sensitif dan mendorong ketika memberikan umpan balik karena saya merasa ini membantu kedua belah pihak.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Saya terkadang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Saya biasanya menggunakan Monday.com karena perangkat lunak ini memiliki satu hub pusat yang dapat diakses oleh semua tim saya.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Saya ingin melihat perangkat lunak memecahkan masalah anggota tim individu, seperti bagian yang dapat melacak hal-hal yang relevan hanya untuk saya saat bekerja dalam tim.

5. Chans Weber, Pendiri di LeapClixx

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Kebutuhan akan tindak lanjut yang konstan – betapapun menyakitkannya hal ini, hal itu harus dilakukan untuk memastikan bahwa semua tim berada di halaman yang sama dan proyek berjalan tepat waktu. Semakin cepat Anda mengetahui masalah apa pun, semakin baik. Jika Anda tidak menindaklanjuti secara memadai, hal ini dapat menyebabkan terlambatnya mengetahui masalah untuk dapat memperbaikinya tepat waktu.

Arahan yang tidak ditentukan – jika/ketika orang tidak diberi pedoman khusus, mereka dapat membelok dan melakukan hal mereka sendiri, berdasarkan informasi samar yang diberikan. Meskipun konten yang dihasilkan mungkin bagus, konten tersebut mungkin tidak sinkron atau selaras dengan pesan dan nada merek.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek kami.

Pro –

Banyak fitur manajemen proyek – sangat berguna bagi pemimpin tim kami
Tugas berkode warna membantu kami mempertahankan tugas dalam alur tertentu.
Integrasi email membantu kami menautkan pengingat, dan interaksi dengan klien.
Integrasi Google Drive – kami menggunakan G drive sebagai perangkat lunak cloud kami, jadi ini sangat berguna.

kontra -

Tidak mudah untuk dipelajari dan merupakan kurva pembelajaran yang panjang bagi karyawan baru.
Tidak memiliki otentikasi dua faktor

Keseluruhan -
Asana adalah alat yang lebih baik bagi kami daripada Trello, yang kami gunakan di masa lalu, karena ini berbasis manajer proyek, di mana Trello lebih baik untuk banyak anggota tim individu.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Pembaruan dan tag di Asana dan Google docs dapat dengan cepat menyumbat kotak masuk seseorang dan berpotensi mengganggu orang atau membuat segalanya terlihat lebih serius daripada ketika banyak pesan masuk. Mampu menggabungkan pesan untuk dikirim sekaligus, dengan bendera dan sorotan pilihan yang tersedia untuk mengilustrasikan jika tag penting, mendesak atau hanya 'bila Anda punya waktu'.

6. Carol Li, Co-Founder di Cocofax

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Sebagai manajer pemasaran konten, saya menghadapi masalah yang menantang di luar pembuatan konten. Poin nyeri utama dalam manajemen dan pengembangan proyek konten adalah sebagai berikut:

Mengidentifikasi hambatan dan sorotan konten
Penugasan konten dan alur kerja konten, terutama untuk pengembangan konten yang lebih besar, yang biasanya membutuhkan pemanfaatan perangkat lunak manajemen proyek.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Biasanya kami hanya menggunakan Smartsheet atau Google Sheet, yang memungkinkan untuk melacak dan memantau revisi dokumen tertentu dan mengintegrasikan perubahan yang dilakukan oleh beberapa pihak. Selain itu cepat, efisien memotong banyak waktu penyelesaian.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Satu hal yang dapat ditingkatkan mungkin adalah: menambahkan bilah yang menunjukkan kelengkapan dokumen tertentu dan menawarkan permukaan yang mudah bagi manajer untuk menetapkan tenggat waktu dan memantau kemajuan pembuatan konten.

7. David Toby, Direktur di Pathfinder Alliance

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Salah satu titik sakit manajemen proyek teratas adalah terus-menerus berusaha menyempurnakan proses kami untuk memastikan bahwa kami berjalan semulus dan seefisien mungkin. Sayangnya, ini adalah proses yang sepertinya tidak pernah berakhir karena segala sesuatunya selalu dapat diperbaiki. Terkadang, menangkap dan mengidentifikasi tugas dan klien yang menghabiskan waktu bisa menjadi sulit ketika Anda tidak secara aktif mencari masalah, dan terkadang terlewatkan hingga hampir terlambat untuk diperbaiki.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Saat ini kami menggunakan Asana sebagai alat manajemen proyek kami. Bagian terbaik dari Asana adalah ia terintegrasi dengan baik dengan Toggl yang kami gunakan untuk pelacakan waktu proyek – salah satu hal utama yang kami sukai dari Toggl adalah kemampuan untuk mengelompokkan laporan berdasarkan proyek, klien, dan karyawan. Hal ini memungkinkan kita untuk mencari saluran waktu tertentu dalam perusahaan.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Akan sangat bagus jika kita dapat memiliki alat manajemen proyek yang mencakup semua yang pada dasarnya merupakan perkawinan antara Asana dan Toggl. Alangkah baiknya, jika kita dapat memasukkan data berapa lama idealnya setiap proyek/tugas, dan harus mengeluarkan laporan kepada manajemen ketika mereka merasa bahwa sebuah proyek tampaknya berpotensi untuk mendapatkan sedikit di luar kendali dan mengharuskan kita untuk turun tangan. Ini mengurangi manajemen waktu yang harus berkeliling menggali informasi yang mungkin ada atau mungkin tidak ada, dan mengkhawatirkan proyek yang salah, dll. berpotensi keluar sedikit dari tangan.

8. Tianna, Spesialis Pemasaran Digital di Blue Meta

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Menegosiasikan harga untuk pembuatan konten karena tidak ada nilai pasar yang wajar (terutama untuk konten sosial). Menghasilkan visual sebagai konten karena tidak sepadan dengan waktu seorang desainer untuk membuat artikel kecuali Anda tahu artikel itu akan berhasil dengan baik.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Kami menggunakan Basecamp untuk pelacakan waktu dan mengalami kesulitan menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang benar yang terhubung ke perangkat lunak pelacakan waktu kami. Pelacakan waktu di basecamp mudah dan akurat dan memungkinkan kami untuk mendapatkan rincian di akun klien. Namun itu tidak mengizinkan penandaan atau penggunaan kepentingan pada tugas kecuali Anda mengubah tanggal jatuh tempo untuk meletakkannya di bagian atas daftar tugas Anda.

Beberapa karyawan kami secara internal menggunakan Trello untuk memungkinkan manajemen kepentingan tugas tetapi mereka tidak mudah terhubung dan ini menciptakan beberapa pekerjaan duplikat untuk karyawan kami. Ini juga sering menyebabkan satu daftar tertinggal di belakang yang lain.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Akan sangat bagus untuk mendapatkan sistem manajemen konten yang terhubung ke sistem pelacakan waktu menghilangkan duplikasi manajemen tugas. Karena pelacakan waktu agensi sangat penting dan semakin banyak klien dan konten yang kami hasilkan, semakin banyak pelacakan waktu yang semakin penting. Kami tidak dapat menghapus aspek pelacakan waktu tetapi semua sistem pelacakan waktu sangat terbatas dalam kemampuan manajemen tugas mereka dalam arti penting. Anda tidak dapat menandai tugas penting atau menempatkan item di tempat yang lebih penting. Dalam sistem kami, Anda hanya dapat membuat batas waktu tanggal.

9. Nate Nead, CEO di SEO.co

1. Apa 2-3 poin teratas manajemen proyek konten dan masalah pengembangan Anda (selain menemukan pembuat konten yang andal dan berkualitas)?

Titik kesulitan manajemen proyek konten terbesar kami bukanlah menemukan dan mempertahankan penulis berkualitas, tetapi menemukan penulis berkualitas yang cukup berpengalaman dalam beragam topik yang dapat menulis secara otoritatif tentang topik tersebut. Karena klien kami tersebar luas dalam hal sektor yang mereka cakup, kami membutuhkan penulis kami untuk sangat adaptif terhadap berbagai kebutuhan klien.

2. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Jika ya, perangkat lunak/alat apa yang Anda gunakan dan apa yang Anda suka dan tidak suka darinya?

Dalam mengelola kampanye klien kami, kami secara eksklusif menggunakan Asana. Penulisan jarak jauh, manajemen proyek, dan tim editor kami sangat bergantung pada Asana. Untuk sebagian besar, Asana bekerja dengan baik. Namun, manajer proyek kami biasanya harus menyiapkan tugas yang berlebihan sehingga penulis tidak melihat bolak-balik antara editor dan manajer proyek.

3. Alur kerja konten atau masalah manajemen proyek apa yang ingin Anda lihat diselesaikan oleh perangkat lunak?

Kami berharap ada subtugas berbasis peran dari subtugas yang dapat disembunyikan dari pengguna tertentu, agar tidak membingungkan mereka yang tidak perlu melihat bolak-balik dengan manajer proyek dan komentar klien. Jika tidak, kami menyukai Asana sebagai alat penting untuk proses kami.