Przepływ pracy treści i zarządzanie projektami Punkty krytyczne, porady i oprogramowanie: 9 właścicieli firm i marketerów dziel się spostrzeżeniami

Treść jest centralnym elementem wszystkich kampanii marketingowych. Za kulisami jest mnóstwo wysiłku, który wkłada się w opracowywanie treści, które zapewniają firmom wyniki, których szukają dzięki marketingowi. Przepływ treści i zarządzanie projektami jest intensywne, złożone i wymaga dobrej organizacji, aby za każdym razem było to właściwe.

Chcieliśmy sięgnąć głębiej i dowiedzieć się, jakie są kluczowe problemy związane z przepływem treści i zarządzaniem projektami oraz jak firmy i agencje marketingowe rozwiązują je za pomocą oprogramowania i technologii. Zadaliśmy im więc te 3 pytania (a po nich nastąpiły niesamowite spostrzeżenia):

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?
2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?
3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

TL;DR – Content Management Pain Points and Software Insights

Najważniejsze problemy związane z zarządzaniem treścią i rozwojem projektów:

1. Zarządzanie pisarzami, w tym komunikacja i terminy
2. Tworzenie specyfikacji treści, które dokładnie odwzorowują i przekazują wymagania
3. Planowanie i pomiar czasu zasobów
4. Zarządzanie przydziałami zadań/treści i śledzenie postępów
5. Zarządzanie przepływem treści, zwłaszcza w przypadku dużych projektów

Najlepsze rozwiązania / funkcje oczekiwane od oprogramowania do zarządzania projektami treści:

1. Pomoc w zarządzaniu terminami i harmonogramami, czy to poprzez podpowiedzi, czy raportowanie stanu projektu
2. Funkcje planowania, zarządzania i pomiaru czasu zasobów
3. Wydajniejsze i bardziej widoczne przydzielanie zadań i możliwość śledzenia
4. Lepsze i bardziej efektywne pulpity nawigacyjne i raporty do śledzenia projektów
5. Bardziej znaczące aktualizacje i alerty, które podkreślają krytyczność i są dostarczane w pakietach (i nie zapychają skrzynek odbiorczych)
6. Przypisywanie zadań na podstawie ról i efektywne mapowanie członków zespołu do ról
7. Zapewnienie cesjonariuszom projektów na regularne aktualizowanie menedżerów – za pomocą systemu szybkiego pomiaru czasu

Geodeci oprogramowania do zarządzania projektami treści używają:

1. Trello
2. Asany
3. poniedziałek.com
4. Smartsheet
5. Arkusze Google
6. Przełącz
7. Obóz bazowy

Content Project Management Insights – wywiady

Oto, co 9 firm i marketerów miało do powiedzenia:

1. Neal Taparia, dyrektor generalny Solitared

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Największe problemy, jakie mamy, to określenie jasnych oczekiwań i specyfikacji wymagań projektowych. Zbyt często stwierdzamy, że autorzy nie w pełni rozumieją zakres artykułu i nie zadają właściwych pytań.

Naszym innym problemem jest oś czasu. Wielu pisarzy, z którymi współpracujemy, nie dostarcza na czas ani nie informuje o swoich postępach. Nigdy nie chcesz być zaskoczony.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Używamy Trello. Łatwo jest zaprosić współpracowników, zdefiniować projekty i zmienić priorytety, które stale ewoluują.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Chciałbym, aby Trello wymagało od cesjonariuszy regularnych aktualizacji dotyczących konkretnego projektu. Powinno to skłonić kogoś do aktualizacji, gdzie stoi projekt i czy zmieniają się ramy czasowe. Sprawi to, że komunikacja będzie płynna i będzie odpowiednio zarządzać oczekiwaniami.

2. Kyle Steffish, specjalista SEO w WebTalent Marketing

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Dwa największe problemy związane z tworzeniem treści i zarządzaniem treścią zazwyczaj dotyczą zarządzania czasem. Po pierwsze, pracując z nowym klientem nad projektem treści, może być trudno dokładnie oszacować, ile czasu będzie potrzebne na ukończenie projektu. Niektórzy klienci mogą być bardziej wymagający niż inni. Niektóre są po prostu bardziej komunikatywne i wymagają dodatkowych telekonferencji i spotkań w celu realizacji projektu.

Po drugie, zarządzanie wieloma członkami zespołu i czas, jaki poświęcili na projekt treści, może być wyzwaniem. Współpraca jest ważna, ale może szybko przełożyć się na znacznie więcej godzin pracy, niż początkowo zakładano. Gdy członkowie zespołu również nie są pewni, jak nagrać ten czas, śledzenie łącznej liczby godzin poświęconych na kreatywny projekt może być trudniejsze.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Nasz zespół ds. treści w dużym stopniu polega na Asanie w zarządzaniu projektami. Ogólnie rzecz biorąc, Asana jest łatwa w użyciu i oferuje dużą elastyczność śledzenia czasu. Jednak gdy projekty obejmują wielu członków zespołu i podzadania, właściwe zarządzanie czasem w Asanie może być trudne. Czasami struktura projektu uniemożliwia Asanie dokładne wyświetlanie, ile czasu łącznego zajęło wiele podzadań projektu.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Najważniejszą funkcją przepływu pracy w oprogramowaniu do zarządzania projektami byłby wysoki poziom i dokładny przegląd całkowitej ilości czasu poświęconego na projekt. Większe projekty, które angażują wielu członków zespołu, są z natury trudne do zarządzania. Ważne jest, aby mieć prosty sposób monitorowania czasu spędzanego przez każdego członka zespołu na każdym zadaniu i podzadaniach.

Równie ważna jest możliwość szybkiego i dokładnego przeglądu czasu spędzonego na projekcie w całości. Ważną cechą oprogramowania do zarządzania projektami byłby monitor „ważności” wraz z oczywistymi wskaźnikami zbliżania się i przekraczania przydzielonych czasów dla każdego zadania projektowego.

3. Daniel Foley, założyciel DanielFoley

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Naszym największym problemem jest sprawienie, by autor treści dostosował się do wartości i stylu marki, aby mógł bezproblemowo napisać artykuł i nie można powiedzieć, czy jest to ktoś z firmy, czy freelancer.

#2 byłaby komunikacja, większość twórców treści jest raczej reaktywna niż proaktywna. Rozwiązuj problemy, które im wskazujesz, zamiast zajmować się nimi tak, jak oni je widzą. Mają tendencję do trzymania się ram, które wysyłasz, wszystko poza tym może zostać zignorowane, nawet jeśli wspominanie o tym jest zdroworozsądkowe.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Trello to nasze podstawowe oprogramowanie do zarządzania projektami i będzie nim w najbliższej przyszłości. Prowadzenie 2+ firm może być obciążeniem dla mojego skupienia, ale używanie Trello i techniki Kanban pozwala mi bardzo efektywnie wykonywać wiele zadań i wiedzieć, gdzie jestem w dowolnym projekcie/zadaniu w dowolnym momencie.

Pozwala mi zarządzać moimi projektami bez stresu, sprawiając, że jest to nawet przyjemne. Trello jest bardzo wizualny, co sprawia, że ​​jest bardzo intuicyjny i pasuje do mojego sposobu pracy. Pozwala dzielić duże projekty na mniejsze, możliwe do wykonania części, tworząc karty dla każdego procesu. Karty te można ułożyć w różne kolumny reprezentujące różne fazy projektu. Karty można łatwo przenosić z kolumn po ich wypełnieniu. Biorąc pod uwagę to poczucie spełnienia, skreślenie przedmiotu na kartce papieru! Jednak może wydawać się przytłaczający, gdy patrzy się na pełną deskę i ma stromą krzywą uczenia się z wieloma funkcjami, z którymi można się uporać.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Automatyczne alerty, gdy projekt został odsunięty na bok lub zignorowany przez określony czas, byłyby darem niebios. Pomogłoby to wyczyścić wszystkie te zadania, które odkładamy na backburner i o których zapominamy, ponieważ mają niski priorytet. Jednak terminowe przypomnienie pomogłoby od czasu do czasu je usunąć.

Zasobami edukacyjnymi są zwykle artykuły i czat na żywo. Byłoby wspaniale, gdyby miał system, w którym menedżerowie mogliby się logować i rejestrować swoje postępy po zapoznaniu się z określonymi funkcjami i procesami. Umożliwiłoby to bardziej spójną i czytelną migawkę uczenia się, gdzie znajduje się zespół i gdzie powinien być. Świetnie nadaje się również do delegowania zadań menedżerom i liderom zespołów, gdybym wiedział, że mogą robić pewne rzeczy w trello, zamiast robić to wszystko sam.

4. Adam Korbl, dyrektor generalny iFax

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Moim zdaniem jest wiele bolączek związanych z zarządzaniem treścią i rozwojem projektów, ale te, które przysparzają mi największego bólu głowy, to szacunki projektów. Szacunki te muszą być dokładne, co może być trudne, ponieważ musisz również przewidywać nieprzewidziane problemy, ponieważ może to poprawić dokładność.

Mój drugi ból głowy to sprzężenie zwrotne. To dlatego, że naprawdę nie lubię konfrontacji, ale jest to nieuniknione, ponieważ niektórzy biorą to do siebie. Staram się być wrażliwy i zachęcający, gdy udzielam informacji zwrotnych, ponieważ czuję, że pomaga to obu stronom.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Czasami używam oprogramowania do zarządzania projektami. Zwykle korzystam z Monday.com, ponieważ to oprogramowanie ma jedno centralne centrum, do którego ma dostęp cały mój zespół.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Chciałbym, aby oprogramowanie rozwiązywało problemy poszczególnych członków zespołu, na przykład sekcja, która może śledzić rzeczy, które są istotne tylko dla mnie podczas pracy w zespole.

5. Chans Weber, założyciel LeapClixx

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Konieczność ciągłego monitorowania – bez względu na to, jak bolesne jest to, należy to zrobić, aby upewnić się, że cały zespół jest na tej samej stronie, a projekt działa na czas. Im szybciej odkryjesz jakiekolwiek problemy, tym lepiej. Jeśli nie podejmiesz odpowiednich działań, może to prowadzić do zbyt późnego wykrycia problemów, aby móc je naprawić na czas.

Niezdefiniowane wskazówki – jeśli/kiedy ludzie nie otrzymują konkretnych wskazówek, mogą skręcać i robić swoje, w oparciu o podane niejasne informacje. Chociaż wynikowa treść może być świetna, może nie być zsynchronizowana ani zgodna z komunikatami i tonem marki.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Asana to nasze oprogramowanie do zarządzania projektami.

Profesjonaliści –

• Mnóstwo funkcji zarządzania projektami – bardzo przydatne dla naszych liderów zespołów
• Zadania oznaczone kolorami pomagają nam utrzymać zadania w określonych potokach.
• Integracja poczty e-mail pomaga nam łączyć w przypomnieniach i interakcji z klientami.
• Integracja z Dyskiem Google – używamy dysku G jako naszego oprogramowania w chmurze, więc jest to bardzo przydatne.
  

Cons -

• Niełatwe do nauczenia, a dla nowych pracowników jest to długa krzywa uczenia się.
• Nie ma uwierzytelniania dwuskładnikowego
  

Ogólny -
Asana jest dla nas lepszym narzędziem niż Trello, którego używaliśmy w przeszłości, ponieważ jest oparte na menedżerze projektów, gdzie Trello jest lepsze dla wielu indywidualnych członków zespołu.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Aktualizacje i tagi w dokumentach Asana i Google mogą szybko zatkać czyjąś skrzynkę odbiorczą i potencjalnie denerwować ludzi lub sprawić, że sprawy będą wyglądać poważniej niż w przypadku napływu wielu wiadomości. Możliwość łączenia wiadomości w pakiety do dostarczenia jednocześnie, z flagami i podświetleniem dostępne opcje ilustrujące, czy są ważne, pilne lub po prostu „kiedy masz czas”.

6. Carol Li, współzałożycielka Cocofax

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Jako menedżer ds. marketingu treści stawiam czoła trudnym problemom wykraczającym poza tworzenie treści. Główne problemy w zarządzaniu projektami treści i ich opracowywaniu są następujące:

• Identyfikowanie wąskiego gardła treści i najważniejszych elementów
• Przypisywanie treści i przepływ treści, zwłaszcza w przypadku opracowywania większych treści, które zwykle wymagają użycia oprogramowania do zarządzania projektami.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Zwykle używamy po prostu Smartsheet lub Google Sheet, co pozwala śledzić i monitorować rewizje niektórych dokumentów oraz integrować zmiany dokonywane przez kilka stron. Poza tym jest to szybkie i wydajne cięcie, które zajmuje dużo czasu.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Jedną rzeczą, którą można poprawić, może być dodanie paska pokazującego kompletność określonego dokumentu i oferowanie łatwej powierzchni dla menedżerów do ustalania terminów i monitorowania postępu tworzenia treści.

7. David Toby, dyrektor Pathfinder Alliance

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Jednym z najważniejszych problemów związanych z zarządzaniem projektami jest ciągłe ulepszanie naszego procesu, aby zapewnić, że działamy tak płynnie i tak wydajnie, jak to tylko możliwe. Niestety, jest to proces, który nigdy się nie kończy, ponieważ zawsze można coś ulepszyć. Czasami wyłapywanie i identyfikowanie zadań pochłaniających czas i klientów może być trudne, gdy nie szukasz aktywnie problemu, a czasami zostaje on pominięty, dopóki nie jest już prawie za późno na rozwiązanie.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Obecnie używamy Asany jako naszego narzędzia do zarządzania projektami. Najlepszą częścią Asany jest to, że dobrze integruje się z Toggl, którego używamy do śledzenia czasu projektu – jedną z głównych rzeczy, które kochamy w Toggl, jest możliwość segmentowania raportów według projektu, klienta i pracownika. To pozwala nam szukać konkretnych drenów czasowych w firmie.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Byłoby wspaniale, gdybyśmy mogli mieć wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które jest w zasadzie małżeństwem między Asaną i Toggl. Byłoby wspaniale, gdybyśmy byli w stanie wprowadzić dane o tym, jak długo każdy projekt / zadanie powinien idealnie zająć, i musi wypluć raport do kierownictwa, gdy uznają, że projekt wygląda tak, jakby miał potencjał, aby uzyskać trochę wymyka się spod kontroli i wymaga od nas wkroczenia. Zmniejsza to zarządzanie czasem, które musi obejść się, szukając informacji, które mogą tam być lub nie, i martwienie się o niewłaściwe projekty itp., które mają potencjał, aby trochę się wydostać z ręki.

8. Tianna, specjalista ds. marketingu cyfrowego w Blue Meta

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Negocjowanie ceny za tworzenie treści, ponieważ nie ma uczciwej wartości rynkowej (zwłaszcza w przypadku treści społecznościowych). Generowanie wizualizacji jako treści, ponieważ nie warto poświęcać czasu projektanta na tworzenie artykułu, chyba że wiesz, że artykuł będzie dobrze.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

Używamy Basecamp do śledzenia czasu i mamy problemy ze znalezieniem prawdziwego oprogramowania do zarządzania projektami, które łączy się z naszym oprogramowaniem do śledzenia czasu. Śledzenie czasu w basecamp jest łatwe i dokładne oraz pozwala nam uzyskać szczegółowe informacje na temat kont klientów. Nie pozwala jednak na oflagowanie lub użycie ważności zadania, chyba że zmienisz termin, aby umieścić go na górze listy zadań.

Niektórzy z naszych pracowników wewnętrznie używają Trello, aby umożliwić zarządzanie ważnością zadań, ale niełatwo się z nimi połączyć, co powoduje powielanie pracy dla naszych pracowników. Często prowadzi to również do tego, że jedna lista pozostaje w tyle za drugą.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Byłoby wspaniale mieć system zarządzania treścią, który łączy się z systemami śledzenia czasu, eliminując powielanie zarządzania zadaniami. Ponieważ śledzenie czasu agencji ma kluczowe znaczenie, a im więcej klientów i treści produkujemy, tym większe znaczenie ma śledzenie czasu. Nie możemy usunąć aspektu śledzenia czasu, ale wszystkie systemy śledzenia czasu mają poważnie ograniczone możliwości zarządzania zadaniami w sensie ważności. Nie możesz oznaczyć ważnego zadania ani nadać elementom większej wagi. W naszym systemie możesz stworzyć tylko termin.

9. Nate Nead, dyrektor generalny SEO.co

1. Jakie są Twoje 2-3 najważniejsze problemy z zarządzaniem projektami treści i rozwojem (poza znalezieniem wiarygodnych i wysokiej jakości twórców treści)?

Naszym największym problemem w zarządzaniu projektami treści nie jest znajdowanie i utrzymywanie wysokiej jakości pisarzy, ale znajdowanie wysokiej jakości pisarzy wystarczająco dobrze zorientowanych w szerokim zakresie tematów, którzy mogą autorytatywnie pisać na te tematy. Ponieważ nasi klienci są szeroko rozproszeni pod względem sektorów, które obejmują, potrzebujemy, aby nasi pisarze byli wysoce przystosowani do zmieniających się potrzeb klientów.

2. Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami? Jeśli tak, jakiego oprogramowania/narzędzi używasz i co w nich lubisz, a co nie?

W zarządzaniu kampaniami naszych klientów używamy wyłącznie Asany. Nasze zespoły ds. zdalnego pisania, zarządzania projektami i edytorów w dużym stopniu polegają na Asanie. W większości Asana działa dobrze. Jednak nasi kierownicy projektów zazwyczaj muszą skonfigurować nadmiarowe zadania, aby autorzy nie widzieli tam iz powrotem między redaktorami a kierownikami projektów.

3. Jakie problemy związane z przepływem treści lub zarządzaniem projektami chciałbyś, aby oprogramowanie rozwiązywało za Ciebie?

Chcielibyśmy, aby istniały podzadania oparte na rolach lub podzadania, które można by ukryć przed konkretnymi użytkownikami, aby nie mylić tych, którzy nie muszą przeglądać tam iz powrotem, z kierownikami projektów i komentarzami klientów. W przeciwnym razie kochamy Asanę jako kluczowe narzędzie dla naszych procesów.