Flujo de trabajo de contenido y gestión de proyectos Puntos débiles, consejos y software: 9 propietarios de empresas y especialistas en marketing comparten conocimientos

Publicado: 2020-09-24

El contenido es la pieza central de todas las campañas de marketing. Hay un montón de esfuerzo detrás de escena que se dedica a desarrollar contenido que le da a las empresas los resultados que buscan a través del marketing. El flujo de trabajo de contenido y la gestión de proyectos es intenso, complejo y requiere una buena organización para hacerlo bien una y otra vez.

Queríamos profundizar más y descubrir cuáles son los principales puntos débiles del flujo de trabajo de contenido y la gestión de proyectos, y cómo las empresas y las agencias de marketing los resuelven a través del software y la tecnología. Así que les hicimos estas 3 preguntas (y siguieron ideas asombrosas):

¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?
¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?
¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software resolviera por usted?

TL;DR: puntos débiles de gestión de proyectos de contenido e información sobre software

Los principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido:

Gestión de escritores, incluida la comunicación y los plazos.
Crear especificaciones de contenido que capturen y transmitan con precisión el requisito.
Planificación y medición del tiempo de los recursos
Gestión de asignaciones de tareas/contenido y seguimiento del progreso
Gestión del flujo de trabajo de contenido, especialmente para grandes proyectos.

Las principales soluciones/características que se esperan del software de gestión de proyectos de contenido:

Asistencia con la gestión de plazos y líneas de tiempo, ya sea a través de avisos o informes de estado del proyecto
Funciones de planificación, gestión y medición del tiempo de recursos
Asignación de tareas y capacidad de seguimiento más eficientes y visibles
Paneles e informes de seguimiento de proyectos mejores y más efectivos
Actualizaciones y alertas más significativas, que resaltan la criticidad y vienen en paquetes (y no obstruyen las bandejas de entrada)
Asignación de tareas basada en roles y mapeo efectivo de roles de miembros del equipo
Disposición para que los encargados del proyecto actualicen a los gerentes de forma regular, utilizando un sistema de indicación de tiempo

El software de gestión de proyectos de contenido que utilizan los topógrafos:

Trello
ásana
lunes.com
Hoja inteligente
Hojas de cálculo de Google
Alternar
Campamento base

Perspectivas de gestión de proyectos de contenido: las entrevistas

Esto es lo que dijeron las 9 empresas y especialistas en marketing:

1. Neal Taparia, director ejecutivo de Solitared

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

Los mayores puntos débiles que tenemos son la definición de expectativas y especificaciones claras sobre los requisitos del proyecto. Con demasiada frecuencia, encontramos que los escritores no comprenden completamente el alcance del artículo y no hacen las preguntas correctas.

Nuestro otro punto de dolor es la línea de tiempo. Muchos escritores con los que trabajamos no entregan a tiempo ni comunican su progreso. Nunca querrás que te sorprendan.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

Usamos Trello. Es fácil invitar a colaboradores, definir proyectos y reorganizar prioridades que están en constante evolución.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Me encantaría que Trello pudiera solicitar a los asignados que proporcionen actualizaciones periódicas sobre un proyecto en particular. Debería pedirle a alguien que actualice dónde se encuentra un proyecto y si los plazos están cambiando. Esto hará que la comunicación sea fluida y gestione adecuadamente las expectativas.

2. Kyle Steffish, especialista en SEO de WebTalent Marketing

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

Los dos mayores puntos débiles de gestión y desarrollo de contenido generalmente caen bajo la gestión del tiempo. Primero, cuando se trabaja con un nuevo cliente en un proyecto de contenido, puede ser difícil estimar con precisión cuánto tiempo se necesitará para completar el proyecto. Algunos clientes pueden ser más exigentes que otros. Algunos son simplemente más comunicativos y requieren conferencias telefónicas y reuniones adicionales para completar un proyecto.

En segundo lugar, administrar varios miembros del equipo y el tiempo que han contribuido a un proyecto de contenido puede ser un desafío. La colaboración es importante, pero puede convertirse rápidamente en muchas más horas de trabajo de las estimadas inicialmente. Cuando los miembros del equipo tampoco están seguros de cómo registrar este tiempo, puede resultar más difícil realizar un seguimiento de la cantidad total de horas que se dedicaron a un proyecto creativo.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

Nuestro equipo de contenido depende en gran medida de Asana para la gestión de proyectos. En general, Asana es fácil de usar y ofrece mucha flexibilidad de seguimiento del tiempo. Sin embargo, cuando los proyectos involucran a varios miembros del equipo y subtareas, el seguimiento del tiempo puede volverse difícil de administrar adecuadamente en Asana. A veces, la estructura del proyecto impedirá que Asana muestre con precisión cuánto tiempo se ha dedicado acumulativamente a las múltiples subtareas de un proyecto.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

La función de flujo de trabajo más importante en un software de gestión de proyectos sería una descripción general precisa y de alto nivel de la cantidad total de tiempo que se ha invertido en un proyecto. Los proyectos más grandes que involucran a varios miembros del equipo son inherentemente difíciles de administrar. Es importante tener una forma sencilla de controlar el tiempo que dedica cada miembro del equipo a cada tarea y subtareas.

Igualmente importante es poder revisar de forma rápida y precisa el tiempo dedicado al proyecto en su totalidad. Una característica importante del software de gestión de proyectos sería un monitor de "puntos vitales", junto con indicadores obvios de agotamiento y agotamiento de los tiempos asignados para cada tarea del proyecto.

3. Daniel Foley, Fundador de Daniel Foley

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

Nuestro principal problema es hacer que un escritor de contenido se alinee con los valores y el estilo de una marca para que pueda escribir un artículo sin problemas y no se puede saber si es alguien de la empresa o un profesional independiente.

#2 sería la comunicación, la mayoría de los creadores de contenido tienden a ser reactivos en lugar de proactivos. Resolver los problemas que les señala en lugar de abordarlos como ellos los ven. Tienden a apegarse al marco que envía, cualquier cosa fuera de eso puede ignorarse, incluso si es de sentido común mencionarlo.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

Trello es nuestro software de gestión de proyectos de referencia y lo será en el futuro previsible. Dirigir más de 2 negocios puede ser una carga para mi enfoque, pero usar Trello y la técnica Kanban me permite realizar múltiples tareas de manera muy efectiva y saber dónde estoy en cualquier proyecto/tarea en cualquier momento.

Me permite gestionar mis proyectos con menos estrés, haciéndolo incluso agradable. Trello es muy visual, lo que lo hace muy intuitivo y se adapta a mi forma de trabajar. Le permite dividir proyectos grandes en partes factibles más pequeñas creando tarjetas para cada proceso. Estas tarjetas se pueden organizar en diferentes columnas que representan diferentes fases de un proyecto. Las tarjetas se pueden transferir fácilmente de las columnas una vez que se completan. ¡ Dada esa sensación de satisfacción al tachar un artículo en una hoja de papel! Sin embargo, puede parecer abrumador cuando se mira una placa completa y tiene una curva de aprendizaje empinada con muchas funciones con las que familiarizarse.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Las alertas automáticas para cuando un proyecto ha sido dejado de lado o ignorado durante un cierto período de tiempo serían una bendición. Ayudaría a despejar todas esas tareas que dejamos en un segundo plano y olvidamos porque son de baja prioridad. Sin embargo, un recordatorio oportuno ayudaría a despejarlos de vez en cuando.

Los recursos de aprendizaje tienden a ser artículos y chat en vivo. Sería genial si tuviera un sistema en el que los gerentes pudieran iniciar sesión y registrar su progreso una vez que hayan aprendido ciertas funciones y procesos. Esto permitiría una instantánea de aprendizaje más consistente y visible de dónde está el equipo y dónde debe estar. También sería excelente para delegar tareas a gerentes y líderes de equipo si supiera que pueden hacer ciertas cosas en Trello, en lugar de hacerlo todo yo mismo.

4. Adam Korbl, director ejecutivo de iFax

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

En mi opinión, hay muchos puntos débiles en la gestión y el desarrollo de proyectos de contenido, pero los que me causan mayores dolores de cabeza son las estimaciones de proyectos. Estas estimaciones deben ser exactas y eso puede ser difícil porque también debe pronosticar problemas imprevistos porque esto puede mejorar la precisión.

Mi otro dolor de cabeza es la retroalimentación. Esto se debe a que realmente no me gusta la confrontación, pero es inevitable porque algunas personas se lo toman como algo personal. Trato de ser sensible y alentador cuando doy retroalimentación, ya que siento que esto ayuda a ambas partes.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

A veces uso software de gestión de proyectos. Usualmente uso Monday.com porque este software tiene un centro central al que puede acceder todo mi equipo.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Me gustaría ver que el software resuelva los problemas de los miembros individuales del equipo, como una sección que pueda rastrear cosas que son relevantes solo para mí mientras trabajo en equipo.

5. Chans Weber, fundador de LeapClixx

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

La necesidad de un seguimiento constante: por más doloroso que sea, debe hacerse para asegurarse de que todo el equipo esté en sintonía y que el proyecto se ejecute a tiempo. Cuanto antes descubras cualquier problema, mejor. Si no realiza un seguimiento adecuado, esto puede llevar a descubrir los problemas demasiado tarde para poder rectificarlos a tiempo.

Direcciones indefinidas: si/cuando las personas no reciben pautas específicas, pueden desviarse y hacer lo que quieran, en función de la vaga información proporcionada. Si bien el contenido resultante puede ser excelente, es posible que no se sincronice ni se alinee con los mensajes y el tono de las marcas.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

Asana es nuestro software de gestión de proyectos.

profesionales -

Muchas funciones de gestión de proyectos: realmente útiles para nuestros líderes de equipo
Las tareas codificadas por colores nos ayudan a mantener las tareas en ciertas canalizaciones.
La integración de correo electrónico nos ayuda a vincular recordatorios e interacción con los clientes.
Integración de Google Drive: usamos G drive como nuestro software en la nube, por lo que es muy útil.

Contras -

No es fácil de aprender y es una larga curva de aprendizaje para los nuevos empleados.
No tiene autenticación de dos factores

General -
Asana es una mejor herramienta para nosotros en lugar de Trello, que usamos en el pasado, ya que se basa en el administrador de proyectos, donde Trello es mejor para muchos miembros individuales del equipo.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Las actualizaciones y las etiquetas en los documentos de Asana y Google pueden obstruir rápidamente la bandeja de entrada de alguien y potencialmente molestar a las personas o hacer que las cosas parezcan más serias de lo que son cuando llegan múltiples mensajes. opciones disponibles para ilustrar si las etiquetas son importantes, urgentes o simplemente "cuando tenga tiempo".

6. Carol Li, cofundadora de Cocofax

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

Como gerente de marketing de contenido, enfrento desafíos que van más allá de la creación de contenido. Los principales puntos débiles en la gestión y el desarrollo de proyectos de contenido son los siguientes:

Identificar el cuello de botella del contenido y los puntos destacados
Asignación de contenido y flujo de trabajo de contenido, especialmente para el desarrollo de contenido más grande, que generalmente requiere la utilización de software de gestión de proyectos.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

Por lo general, solo usamos Smartsheet o Google Sheet, lo que permite rastrear y monitorear las revisiones de ciertos documentos e integrar los cambios realizados por varias partes. Además, es rápido y eficiente, lo que reduce mucho el tiempo de respuesta.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Una cosa que se puede mejorar podría ser eso: agregar una barra que muestre la integridad de un determinado documento y ofrecer superficies fáciles para que los gerentes establezcan plazos y controlen el progreso de la creación de contenido.

7. David Toby, director de Pathfinder Alliance

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

Uno de los principales puntos débiles de la gestión de proyectos es tratar constantemente de refinar nuestro proceso para garantizar que funcione de la manera más fluida y eficiente posible. Desafortunadamente, es un proceso que nunca parece terminar, ya que las cosas siempre se pueden mejorar. A veces, capturar e identificar tareas y clientes que consumen mucho tiempo puede ser difícil cuando no está buscando activamente un problema y, en ocasiones, se pierde hasta que es casi demasiado tarde para solucionarlo.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

Actualmente usamos Asana como nuestra herramienta de gestión de proyectos. La mejor parte de Asana es que se integra bien con Toggl, que es lo que usamos para el seguimiento del tiempo de los proyectos; una de las principales cosas que nos encanta de Toggl es la capacidad de segmentar informes por proyecto, cliente y empleado. Esto nos permite buscar pérdidas de tiempo específicas dentro de la empresa.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Sería genial si pudiéramos tener una herramienta de gestión de proyectos integral que sea básicamente una unión entre Asana y Toggl. Sería genial, si pudiéramos ingresar datos de cuánto tiempo idealmente debería tomar cada proyecto / tarea, y tiene que enviar un informe a la gerencia cuando sientan que un proyecto parece que tiene el potencial para obtener un un poco fuera de control y requiere que intervengamos. Esto disminuye el tiempo que la administración tiene que buscar en busca de información que puede o no estar allí, y preocuparse por los proyectos equivocados, etc. tiene el potencial de salir un poco de mano

8. Tianna, especialista en marketing digital de Blue Meta

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

Negociar un precio para la creación de contenido ya que no existe un valor justo de mercado (especialmente para el contenido social). Generar imágenes como contenido, ya que no vale la pena el tiempo de un diseñador para crear un artículo a menos que sepa que el artículo funcionará bien.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

Usamos Basecamp para el seguimiento del tiempo y tenemos problemas para encontrar un verdadero software de gestión de proyectos que se conecte a nuestro software de seguimiento del tiempo. El seguimiento del tiempo en basecamp es fácil y preciso y nos permite obtener granularidad en las cuentas de los clientes. Sin embargo, no permite marcar o usar la importancia de una tarea a menos que cambie la fecha de vencimiento para colocarla en la parte superior de sus listas de tareas pendientes.

Algunos de nuestros empleados utilizan internamente Trello para permitir la gestión de la importancia de las tareas, pero no se conectan fácilmente y esto genera trabajo duplicado para nuestros empleados. Esto también lleva a menudo a que una lista se quede atrás de la otra.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Sería genial obtener un sistema de gestión de contenido que se conecte a los sistemas de seguimiento de tiempo eliminando la duplicación de la gestión de tareas. Como agencia, el seguimiento del tiempo es crucial y cuantos más clientes y contenido producimos, más importancia aumenta el seguimiento del tiempo. No podemos eliminar el aspecto del seguimiento del tiempo, pero todos los sistemas de seguimiento del tiempo están severamente limitados en sus capacidades de gestión de tareas en un sentido de importancia. No puede marcar una tarea importante o colocar elementos en mayor importancia. En nuestro sistema solo puede crear una fecha límite.

9. Nate Nead, CEO de SEO.co

1. ¿Cuáles son sus 2 o 3 principales puntos débiles de gestión y desarrollo de proyectos de contenido (aparte de encontrar creadores de contenido confiables y de calidad)?

Nuestro mayor problema de gestión de proyectos de contenido no es encontrar y mantener escritores de calidad, sino encontrar escritores de calidad lo suficientemente versados en una amplia gama de temas que puedan escribir con autoridad sobre esos temas. Debido a que nuestros clientes están muy dispersos en términos de los sectores que cubren, necesitamos que nuestros redactores se adapten a las diferentes necesidades de los clientes.

2. ¿Utiliza software de gestión de proyectos? En caso afirmativo, ¿qué software/herramienta(s) utiliza y qué le gusta y qué no le gusta de ellos?

En la gestión de las campañas de nuestros clientes, utilizamos exclusivamente Asana. Nuestros equipos remotos de redacción, administración de proyectos y editores dependen en gran medida de Asana. En su mayor parte, Asana funciona bien. Sin embargo, nuestros gerentes de proyecto generalmente tienen que configurar tareas redundantes para que los escritores no vean el ir y venir entre los editores y los gerentes de proyecto.

3. ¿Qué problemas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo de contenido le gustaría que el software le resolviera?

Desearíamos que pudiera haber subtareas basadas en roles de subtareas que pudieran estar ocultas para usuarios particulares, para no confundir a aquellos que no necesitan ver el ida y vuelta con los gerentes de proyecto y los comentarios de los clientes. De lo contrario, amamos a Asana como una herramienta fundamental para nuestros procesos.