O que é escopo do projeto?

Veja como preparar seu projeto para o sucesso e evitar mal-entendidos no futuro.

Os gerentes de projeto em todos os setores têm uma coisa em comum: o trabalho de manter tudo e todos os envolvidos no negócio nos trilhos. E há uma ferramenta que ajuda esses profissionais a manter tudo sob controle: o escopo do projeto. Mas como gerente de projeto, você já foi treinado oficialmente sobre como escrever um escopo de projeto?

Apenas 61% dos gerentes de projeto ^{[ 1 ]} em 2020 usaram uma metodologia de gerenciamento de projeto definida. Isso significa que o resto de nós está apenas improvisando e esperando o melhor. Mas isso pode levar a falhas caras. Começar cada projeto com um plano claramente definido é a espinha dorsal de seu sucesso. Neste artigo, apresentaremos um método claro para desenvolver e definir escopos de projeto ordenados.

O que é escopo do projeto?

Vamos revisar a definição do escopo do projeto. O escopo do projeto é um documento escrito que define os parâmetros - como quem, o quê, quando, onde e quanto - necessários para realizar o trabalho.

Este documento é elaborado pela empresa ou indivíduo responsável pela execução ou supervisão do trabalho, geralmente na função de gerente de projeto. O escopo do projeto define expectativas para todas as partes envolvidas em um projeto, incluindo partes interessadas, subcontratados, gerentes, terceiros e usuários finais. Todas as partes envolvidas podem se referir a um escopo de projeto frequentemente ao longo de um projeto para medir a adesão e solicitar recalibração quando as coisas derem errado.

Então, como é um escopo de projeto bem escrito? Vamos abordar as etapas críticas necessárias para criar o escopo do projeto em um documento essencial.

Como escrever um escopo de projeto

Seu documento de escopo variará em tamanho, dependendo da complexidade do seu projeto. Mas os mesmos componentes básicos devem ser incorporados em cada empreendimento.

1. Declaração do escopo do projeto

A primeira etapa do processo é escrever a declaração do escopo do projeto. Comece com algumas frases que discutem os objetivos gerais do projeto e explicam sua proposta. Ao continuar escrevendo, você inserirá parâmetros mais detalhados para fornecer transparência em suas entregas.

2. Tarefas do projeto

Este é o momento de entrar em detalhes para que o cliente entenda o que receberá. Isso também ajuda a garantir que não haja surpresas ou decepções no final do projeto. Ao escrever suas tarefas, listas com marcadores ou numeradas em ordem cronológica podem garantir que você cobriu todas as suas bases.

Se houver um item que você não está claro sobre o que o cliente deseja, agora é a hora de pedir esclarecimentos antes de começar a trabalhar no projeto. Investir tempo e esforço antecipadamente com seus escopos valerá a pena. Disputas e mal-entendidos ocorrem com menos frequência com parâmetros claramente definidos dentro do escopo do seu projeto.

3. Entregáveis ​​do projeto

Em seguida, você esclarecerá as entregas do projeto. Isso é o que você entrega fisicamente ao seu cliente, seja um prédio com chaves se você for um empreiteiro ou um arquivo digital se você for um profissional de marketing de conteúdo. Nesta seção, você definirá marcos, prazos e datas de conclusão. Você informará ao cliente o que receberá e quando receberá. Ele também deve incluir quaisquer garantias ou garantias que você fornecerá.

4. Critérios de aceitação do projeto

Não há nada pior para os negócios do que um cliente insatisfeito. É por isso que definir os critérios de aceitação do projeto dentro do seu escopo é tão crítico para a conclusão bem-sucedida do seu trabalho. Isso define padrões mensuráveis ​​com os quais você e seu cliente concordam. Na construção, uma lista de pendências final fornece os meios para que o proprietário aprove ou rejeite a mão de obra, aceitando essencialmente a conclusão do projeto uma vez que os itens sejam corrigidos.

5. Exclusões do projeto

As exclusões são um dos componentes mais importantes do documento de escopo do projeto. Isso delineia quais itens são especificamente excluídos do seu contrato e é importante incluir para que o signatário não espere nada fora do seu escopo de especialização. Suas exclusões podem ser um salva-vidas se você precisar voltar para examinar seu documento de escopo quando surgirem dúvidas sobre seu contrato.

6. Restrições do projeto

A próxima parte do escopo de um projeto lista suas restrições. Isso informa ao seu cliente o que você precisa que os outros façam antes de prosseguir. Defina expectativas com as outras partes envolvidas para que você possa concluir o acordo no prazo. As restrições incluem contingências para aquisição de materiais, espera em sequência de subcontratados para concluir o trabalho anterior ou definição de períodos de tempo em que você está disponível para concluir o trabalho.

7. Abotoando o escopo do seu projeto

Finalmente, o escopo do seu projeto deve incluir uma seção para assinaturas. Esta etapa do escopo do projeto garante que todas as partes tenham lido e concordado com os parâmetros e custos. Isso também oferece uma última oportunidade para cada parte fazer as alterações necessárias antes do início do projeto.

O que é desvio de escopo?

O aumento do escopo paira sobre a casa do leme do gerenciamento de projetos. Como os humanos nunca podem prever 100% como um projeto será, o aumento do escopo acontece. Scope creep é quando um trabalho adicional inesperado é necessário no meio de um projeto, e ninguém quer fazer isso de graça. Acaba gastando mais tempo e dinheiro.

Circunstâncias imprevistas, como expor materiais de construção estragados que precisam ser substituídos durante um projeto de reforma, são causas comuns de desvio de escopo. Você pode mitigar o risco de ampliação do escopo sendo específico sobre suas exclusões e atualizando seu escopo à medida que o projeto avança.

Exemplos de escopo do projeto

Um escopo de projeto é qualquer documento detalhado que define as expectativas de um fornecedor para um cliente, com entregas mensuráveis. Esses documentos são usados ​​em vários setores, desde a construção até o gerenciamento de software.

Prepare-se para o sucesso desde o início com a ferramenta de gerenciamento de projetos certa para o trabalho

Criar escopos de projeto magistrais é uma habilidade que os gerentes de projeto aprimoram com o tempo. Reservar um tempo para revisar todos os requisitos da tarefa, listar todas as perguntas que você tiver e ajustar as expectativas antes de iniciar qualquer projeto é o primeiro passo para criar um escopo de projeto bem-sucedido. Descubra o que mais você pode adicionar à sua caixa de ferramentas verificando nossas principais ferramentas para gerentes de projeto.