A importância da gestão do tempo

Muitas pessoas acreditam que não podem alcançar seus sonhos, viajar para locais exóticos, conseguir o emprego dos seus sonhos, terminar seus projetos antes do prazo, dormir o suficiente todas as noites e passar tempo suficiente com os entes queridos porque não têm tempo suficiente.

Mas, aqui está o negócio:

Não é o tempo limitado que é o problema, é a má gestão do tempo .

Então, vamos dedicar este post do blog para:

• Explicando o que é uma boa gestão do tempo .
• Listando todos os benefícios de uma boa gestão do tempo, com especial ênfase no ambiente de trabalho.
• Fornecendo uma lista de dicas úteis para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo.

Vamos começar!

O que é uma gestão de tempo eficaz?

A gestão eficaz do tempo é a utilização eficaz do seu tempo que lhe permite planear os seus dias de forma a terminar o seu trabalho com menos esforço e aproveitar ao máximo o tempo limitado que tem.

Quando não temos boas habilidades de gerenciamento de tempo, é mais provável que:

• Perder os prazos do projeto
• Produza um trabalho de baixa qualidade
• Interrompa nosso equilíbrio entre vida profissional e pessoal
• Sinta-se mais estressado
• Prejudicar nossa reputação profissional

Para entender melhor os benefícios de uma boa gestão do tempo, vamos listá-los e examiná-los um pouco mais.

Os benefícios de uma gestão de tempo eficaz

Saber administrar seu tempo corretamente é importante, pois traz uma série de grandes benefícios para sua rotina de trabalho e vida em geral.

️ O gerenciamento de tempo ajuda você a alcançar o que deseja mais rapidamente

Quando você entende a importância do gerenciamento do tempo, ganha motivação para parar de ficar sentado e perseguir seus objetivos.

Como resultado desse trabalho duro e motivação recém-descoberta, você alcança seus objetivos mais rapidamente.

️ O gerenciamento de tempo ajuda você a fazer mais, mas em menos tempo

Quando você gerencia o tempo adequadamente, você faz mais, mas também economiza mais tempo para atividades que realmente gosta.

Alocar um período de tempo específico, digamos 1 hora, para uma tarefa e seguir seu plano terá um efeito melhor do que trabalhar em uma tarefa sem intervalo de tempo predefinido.

️ O gerenciamento de tempo ajuda você a perder menos tempo e evitar mais atritos e problemas

O gerenciamento adequado do tempo inclui fazer uma lista de tarefas, alocar tempo para cada item de sua lista de tarefas e agendar essas tarefas em seu calendário.

Ao fazer isso, você não ficará mais indeciso sobre o que precisa fazer a seguir e se terá que terminar tudo o que precisa.

️ O gerenciamento de tempo ajuda você a limpar sua agenda para mais tempo de lazer e se sentir mais energizado

Considerando que o gerenciamento adequado do tempo ajuda você a terminar seu trabalho mais rapidamente, você descobrirá que agora tem mais tempo livre.

Mais tempo livre significa que você terá mais tempo para passar com seus entes queridos, praticar um hobby ou até mesmo fazer uma viagem ao exterior – o que resultará em você se sentir mais energizado e menos estressado.

️ A gestão do tempo ajuda você a se sentir mais realizado e autoconfiante

Quando você administra o tempo adequadamente, você desfruta da sensação de sucesso que uma lista de afazeres completa traz.

Quando você investe no gerenciamento adequado do tempo, você se sente mais capaz de fazer qualquer coisa em sua agenda. Você verá como pode corresponder às suas expectativas e, por sua vez, sentirá um impulso de autoconfiança sobre suas habilidades.

️ O gerenciamento do tempo ajuda você a se sentir mais calmo e menos estressado ao longo do tempo

Quando você administra o tempo adequadamente, não precisa se preocupar em perder prazos ou esquecer de recados — porque você já planejou seu tempo de forma a evitar que esses contratempos aconteçam.

Como resultado, você se sentirá menos angustiado com sua carga de trabalho e mais calmo com os resultados finais.

️ A gestão do tempo ajuda-o a fazer uma mudança no seu estilo de vida para melhor

O gerenciamento adequado do tempo garante que você passe menos tempo ocupado como uma abelha, mas tão produtivo quanto uma preguiça em um dia de edredom.

Você será capaz de destacar suas prioridades e agendar seu tempo de tal forma que consiga assistir ao recital de sua filha e discutir algumas questões cruciais do projeto com um cliente.

A importância da gestão do tempo no local de trabalho

A gestão do tempo é importante na vida em geral – mas é especialmente importante no local de trabalho. Gerenciando adequadamente seu tempo, você desfrutará de um grande número de benefícios.

Você não vai perder prazos e compromissos

Prazos e compromissos geralmente são difíceis de acompanhar - e também são fáceis de perder se você não for cuidadoso.

Para manter-se em dia com o seu trabalho e terminar a tempo, você precisa ter certeza de começar a tempo – você também precisará garantir que você divida seu trabalho em partes gerenciáveis ​​que você poderá lidar nos períodos de tempo predefinidos.

Você vai se concentrar mais e procrastinar menos

Quando você sabe que está trabalhando em um cronograma fixo com tarefas alocadas em intervalos de tempo específicos do dia, será mais fácil se concentrar - porque você saberá que tem prazos pessoais a cumprir para cada tarefa.

Como resultado, você atrasará muito menos o trabalho nessas tarefas. Assim, você aprenderá a lidar com a procrastinação de forma mais eficaz.

Você evitará o estresse indesejado

Correr para cumprir um prazo é estressante porque você não sabe se terá sucesso. Mas, um bom gerenciamento de tempo ajuda você a visualizar seu dia de trabalho, não como um todo, mas como um conjunto de tarefas que você precisa cumprir.

Depois de ter todas as suas tarefas definidas dessa forma, com o tempo específico que você precisará para terminar cada uma delas, fica mais fácil destacar prioridades e fazer arranjos que garantam que você minimize esse estresse.

Você manterá sua reputação profissional

Perder prazos, esquecer reuniões e apressar projetos é um resultado esperado de uma má gestão do tempo – que provavelmente prejudicará sua reputação se tiver tempo suficiente.

Mas, o gerenciamento adequado do tempo elimina essas possibilidades e ajuda você a construir e manter sua reputação profissional.

Você evitará penalidades financeiras

Há mais em seu negócio do que apenas prazos de projeto - por exemplo, você precisa garantir que paga os impostos em dia. Ou seja, a menos que você queira pagar uma taxa adicional de 5% por cada mês de atraso na devolução.

Se você alocar um horário específico em seu calendário para lidar com impostos e outras despesas em sua empresa, evitará quaisquer penalidades.

Você será capaz de definir um melhor equilíbrio entre trabalho e vida

O gerenciamento eficiente do tempo implica que você faça uma programação oficial para o seu dia.

E, quando você divide seu dia entre suas obrigações de trabalho e assuntos pessoais no papel, você está um passo gigantesco mais perto de estabelecer um equilíbrio claro entre vida profissional e pessoal. Um que garante que você realmente encontre tempo para ambos.

Essa é a essência da importância do gerenciamento do tempo - mas você também precisará se aprofundar no problema do gerenciamento do tempo para poder mudar seu estilo de vida para melhor.

Em outras palavras, você precisará parar de desperdiçar seu tempo e começar a usar o tempo com sabedoria.

Como parar de perder tempo

Como o tempo é um recurso limitado em sua vida, você não pode desperdiçá-lo – em vez disso, você precisa abraçar o que precisa fazer e, mais importante, certifique-se de fazê-lo o mais rápido possível.

Mas, antes que você possa parar de perder tempo, você precisa entender por que você o desperdiça em primeiro lugar.

Muitas vezes, tendemos a desperdiçar nosso tempo devido ao nosso medo do fracasso.

Mas, há mais do que isso.

Por que perdemos nosso tempo?

Você tem medo do fracasso? Se estiver, pergunte a si mesmo – por que você tem medo do fracasso?

• Algumas pessoas temem que não serão capazes de se recuperar de seus fracassos e continuar com suas vidas como antes.
• Outras pessoas temem o que os outros vão pensar se perseguirem um objetivo e não conseguirem alcançá-lo.

Para superar esses medos, primeiro você precisa entender que o fracasso é um dos dois resultados possíveis e normais de seus esforços, sendo ambos igualmente prováveis. E, na maioria das vezes, nenhum deles está realmente sob seu controle.

Às vezes, você terá sucesso por causa da sorte, apesar de não tentar muito.

Outras vezes, você falhará devido a circunstâncias infelizes, apesar de seus melhores esforços.

No final, a única coisa que você pode fazer é aproveitar ao máximo seu tempo e tentar o seu melhor – trabalhar duro, aprender a aproveitar seus sucessos e aprender a aprender com seus fracassos.

Além disso, lembre-se de que a única opinião que importa é a sua. Afinal, será você quem terá que conviver com suas escolhas e os resultados de suas ações – e provavelmente ficará mais satisfeito se for o responsável por elas.

Depois de se libertar das pressões do sucesso/fracasso e da opinião dos outros, você pode parar de perder tempo e começar a construir sua vida usando o tempo com sabedoria.

15 dicas para gerenciar melhor o seu tempo

Depois de acabar com o desperdício de tempo em vez de mergulhar na ação, você vai querer aprender a usá-lo com sabedoria – usando as habilidades e técnicas corretas de gerenciamento de tempo.

Para se aprofundar no gerenciamento eficaz do tempo, você pode começar com nosso guia de gerenciamento do tempo.

Mas, se você é mais fã de dicas e truques, continue lendo porque temos 15 dicas acionáveis ​​para você.

#1 Seja autoconsciente

A autoconsciência representa a base de suas outras habilidades – sem estar autoconsciente de seus pontos fortes e fracos atuais, você nunca será capaz de avaliar e melhorar suas outras habilidades, portanto, nunca poderá melhorar sua vida.

Além disso, talvez ainda mais importante, a menos que você esteja ciente do que deseja alcançar, não poderá planejar as etapas que o levarão aos seus objetivos.

Aqui está o que você pode fazer:

1. Mantenha um diário.
2. Anote seus pensamentos, sonhos e objetivos ao longo do tempo.
3. Anote seus pontos fortes e fracos.
4. Pense em como diminuir seus pontos fracos, ou transformá-los em pontos fortes, e como aproveitar ao máximo seus pontos fortes.

#2 Defina seus objetivos

Depois de se conscientizar do que deseja, transforme seus desejos em objetivos concretos. Se você souber exatamente para onde quer ir, será muito mais fácil entender a melhor forma de chegar lá.

Além disso, esse objetivo fixo economizará muito tempo que você perderia em viagens e digressões inúteis.

É aqui que o diário mencionado anteriormente pode ser útil.

Analise o que você escreveu até agora e defina seus objetivos – se você for honesto sobre seus sonhos em seu diário, poderá identificar seus objetivos.

#3 Mantenha seus objetivos para si mesmo

Você pode pensar que manter seus objetivos para si mesmo é contraproducente – afinal, não é um ditado comum que, se você quer que seus sonhos se tornem realidade, você precisa compartilhá-los com os outros?

Mas, é exatamente o oposto disso.

De acordo com Derek Sivers e vários estudos, as pessoas que declaram seus objetivos para o mundo são estatisticamente menos propensas a alcançá-los.

Isso está ligado ao fato de que as pessoas perseguem objetivos por causa da satisfação que sentem quando os alcançam, e as pessoas que anunciam quais são seus objetivos já sentem essa satisfação – o que torna desnecessário atingir seus objetivos.

Então, da próxima vez que você sentir vontade de contar a alguém sobre seus sonhos, objetivos e aspirações – simplesmente não o faça. Isso pode não parecer uma técnica lógica de gerenciamento de tempo, mas, estatisticamente, é eficaz.

#4 Motive-se

Depois de se conscientizar de seus desejos e definir seus objetivos, o próximo passo é motivar-se a perseguir esses objetivos.

Afinal, se você não acredita que é capaz de alcançar seus objetivos, como irá alcançá-los?

Pense positivamente em alcançar seus objetivos. Defina um prêmio que o aguardará no final de sua jornada. E lembre-se de acreditar em si mesmo.

#5 Faça planos

Se seus objetivos são o destino final que você está tentando alcançar com a ajuda de um gerenciamento de tempo adequado, o planejamento é o primeiro passo ativo nesse caminho.

A menos que você faça um plano, é mais provável que você se perca e, portanto, falhe - com planos, você saberá o que precisa alcançar e quando.

Para fazer seus planos, você precisa avaliar seus objetivos mais uma vez – liste as tarefas e ações que o ajudarão a alcançar seus objetivos e elimine qualquer coisa que você acredite ser uma distração.

#6 Tome decisões

A menos que você se decida sobre a estrada que deseja seguir, dificilmente passará pelo cruzamento. Mas, como esperar e procrastinar não leva a lugar nenhum, é melhor que você crie coragem e faça uma escolha.

Se você gerenciar seu tempo adequadamente, não se sentirá tão pressionado pelo tempo e não se sentirá tão pressionado ao tomar decisões – então, você tomará decisões melhores com sua vida como um todo.

Esta é uma pergunta difícil, especialmente se você gosta de tomar seu tempo antes de tomar decisões e se muitas vezes não tem certeza do que fazer a seguir. Mas é aqui que o plano que você traçou anteriormente pode ajudá-lo.

Se você não tiver certeza de qual decisão tomar, pergunte a si mesmo: “Qual é o primeiro passo que preciso dar que me levará ao próximo ponto do meu plano?”

#7 Questione suas escolhas

Então, você tomou algumas decisões no caminho para seus objetivos, mas você sempre tem certeza de que são as decisões certas? Afinal, a decisão errada pode afastá-lo de seus objetivos e fazer com que você perca um tempo precioso.

Simplesmente pergunte a si mesmo:

• Esta decisão está de acordo com os meus objetivos?
• Quais são os riscos?
• Os benefícios dessa decisão superam os riscos?
• Até que ponto estou comprometido com a minha escolha?

No final, a menos que você goste das respostas, não siga em frente com o que você definiu anteriormente – você economizará muito tempo que mais tarde gastaria consertando as consequências de suas escolhas erradas.

#8 Priorize e organize

A menos que você priorize e se concentre em suas tarefas, não será capaz de dizer quais dessas tarefas são urgentes e importantes para você alcançar seus objetivos.

Existem vários métodos de priorização, para que você possa fazer sua escolha:

• Você pode começar com a Matriz de Eisenhower — a solução que permite distinguir o importante do urgente (mas não importante).
• Outra solução é comer seu sapo ou fazer sua pior ou mais difícil tarefa do dia primeiro, como forma de aumentar sua moral.
• Há também a técnica Pomodoro - uma ótima solução para domar procrastinadores em série.
• Uma técnica simples, mas eficaz, é o bloqueio de tempo – funciona melhor no contexto de assumir o controle de seu tempo e alcançar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

#9 Concentre-se em tarefas importantes primeiro

Depois de priorizar e organizar o que é realmente importante, o próximo passo é se concentrar em suas prioridades – se você deixar sua mente vagar por outras ações menos importantes, dificilmente terminará o que começou.

Algumas ações a serem consideradas:

• Quando estiver no trabalho, feche todas as guias do navegador, exceto aquela em que você está trabalhando no momento.
• Desligue o smartphone e concentre toda a sua atenção no seu trabalho.
• Dependendo de suas prioridades atuais, desligue seu laptop e concentre sua atenção em seus entes queridos.

Se você fizer uma coisa de cada vez ao máximo, poderá dizer que gastou bem seu tempo.

#10 Acompanhe o tempo que você gasta em tarefas

O gerenciamento eficaz do tempo deve ter algo a ver com o rastreamento do tempo que você gasta em suas tarefas diárias, certo?

Em essência, sim.

Muitas vezes somos pressionados pelo tempo, então a maneira como você o gasta deve ser otimizada.

É aqui que o software de rastreamento de tempo é útil.

Como?

Acompanhar seu tempo traz vários benefícios, mas vamos listar apenas alguns:

• Aumenta a motivação e a produtividade.
• Estimula uma melhor organização e priorização, principalmente em equipes remotas.
• Promove bons hábitos e elimina os maus.
• Dá foco e ajuda a mantê-lo no caminho certo com sua agenda.
• Ajuda você a entender melhor suas habilidades de gerenciamento de tempo.
• Ajuda você a entender suas limitações.
• Evita que você perca tempo.

Por exemplo, o Clockify é um software de rastreamento de tempo que pode ajudá-lo a rastrear seu tempo de maneira fácil e eficaz. O software em si oferece vários recursos úteis, como rastreador de tempo, calendário e agendamento - todos os quais podem ajudá-lo a se manter organizado e no controle de suas tarefas.

Há muito que você pode fazer com o Clockify para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo - acompanhando o tempo regularmente e analisando seu progresso, você melhorará suas habilidades de gerenciamento de tempo, aumentará sua produtividade e concluirá projetos no prazo.

#11 Evite trabalhar longas horas

Imagine este cenário:

• Você tem muito no seu prato no momento.
• Você é tentado a sacrificar seu tempo para fazer tudo.
• Você escolhe trabalhar mais horas ou durante o fim de semana para ter sucesso, acreditando que é apenas por pouco tempo.
• Mas o trabalho continua aumentando - você sempre tem muito trabalho e nunca consegue terminar nos prazos predefinidos.
• Você continua fazendo isso porque não há saída disso – você já se tornou parte de um ciclo vicioso.
• Você começa a ter problemas de saúde, nunca consegue ver seus amigos ou familiares e se sente deprimido com isso.

Se você se reconheceu nisso, significa que você é vítima de excesso de trabalho. Isso também significa que você está a caminho do esgotamento - então é hora de uma pausa e um retrocesso.

É fácil permitir que nossas responsabilidades nos oprimam, mas isso não significa que devemos. Reconsidere suas prioridades e crie etapas acionáveis ​​para lidar com todo o trabalho que você precisa fazer.

Você pode começar por:

• Reconhecer que você está trabalhando mais do que deveria – essa etapa sempre se mostra a mais difícil.
• Aprender quando dizer 'não' a ​​mais tarefas e responsabilidades.
• Delegar projetos e tarefas quando você tem muito trabalho ou está se aproximando de um prazo.
• Peça ajuda sempre que achar que precisa.

#12 Gerencie seu estresse

Essencialmente, o estresse é um fator inútil que não leva a lugar nenhum.

Mesmo que você se preocupe constantemente com suas escolhas e decisões, os resultados de seus esforços serão os mesmos.

Se não houver nada que você possa fazer para controlar a situação, evite se estressar com isso também. Lidar adequadamente com o estresse diário deve ser sua principal prioridade, especialmente se você quiser evitar os sérios problemas de saúde ou o esgotamento de que acabamos de falar.

O que envolve o gerenciamento do estresse?

• Mantendo sua mente longe de seus problemas quando você não está trabalhando ativamente neles.
• Passar tempo com amigos e familiares.
• Experimentando um novo hobby.
• Rindo e se divertindo um pouco.

A gestão do tempo e a gestão do stress estão muitas vezes interligadas.

Quando você tem controle do seu tempo, você se sente menos estressado – e menos estresse o ajuda a levar uma vida mais saudável e relaxada.

Ao reduzir seus níveis de estresse, você se sentirá mais capaz de resolver seus problemas na vida mais rapidamente – e economizará mais tempo no processo.

#13 Seja paciente

Nestes tempos frenéticos em que você é encorajado a ser rápido (ainda que eficaz) e ousado (ainda que infalível), a paciência raramente é considerada uma virtude.

Assim como procrastinar na tomada de decisões faz você perder tempo, tentar cruzar a linha de chegada o mais rápido possível faz com que você tome as decisões erradas.

Ao ser paciente de vez em quando, você deixará claro seu compromisso com o sucesso e diminuirá a chance de cometer erros ao longo do caminho.

Primeiro, pense por que você está tão impaciente. O que você está esperando é tão importante que você tem que pensar nisso constantemente e dedicar todo o seu tempo esperando?

As chances são de que não é.

Em vez disso, você pode concentrar sua atenção e energia em um aspecto diferente de sua vida – afinal, esperar sem rumo por algo que você não pode mudar ou acelerar é o maior desperdício de tempo de todos.

#14 Lide com problemas e desafios

Problemas e desafios atrapalham o caminho limpo para seus objetivos.

A menos que você aprenda a superá-los, você não será capaz de seguir em frente. E, se você tentar ignorá-los sem enfrentá-los, eles provavelmente apenas o levarão a algum lugar mais adiante na estrada.

Há uma solução para cada problema — e não deixe pedra sobre pedra ao procurar soluções para seus problemas. Você também pode tentar fazer o seguinte:

• Avalie o problema de todos os ângulos.
• Chame seus amigos e familiares para ajudar.
• Lide com seus problemas o mais rápido possível.
• Seja persistente em encontrar as melhores soluções para cada problema.
• Converse com seus colegas de equipe e peça sua opinião e conselhos.
• Saiba quando é um bom momento para parar.

#15 Colabore e comunique

Você pode ter mais controle se fizer algo sozinho – mas isso não significa que você possa ou mesmo que deva fazer algo sozinho.

Comunicar-se e colaborar com colegas e colegas ajuda você a fazer mais em menos tempo — porque há mais pessoas fazendo isso.

O mesmo vale para seus amigos e familiares – você pode economizar muito tempo na vida se deixar seus entes queridos ajudá-lo, diretamente ou com seus conselhos e orientações.

Se você tiver um problema que não pode resolver sozinho, peça ajuda. Seja direto, use palavras simples e procure comunicar (se isso não estiver imediatamente claro) por que algo é importante para você.

Às vezes você tem que recorrer a outras pessoas para ajudá-lo a levar uma vida melhor, e isso é completamente normal.

Conclusão: Uma boa gestão do tempo nos ajuda a manter o controle na vida

Quando você tem controle de seu tempo, você se sente mais no controle de sua vida – ter controle de sua vida lhe dá poder e liberdade, e o gerenciamento de tempo ajuda a manter esse controle.

Eventualmente, seu desempenho de gerenciamento de tempo depende principalmente de seus esforços e se resume à sua capacidade de aproveitar seus sucessos e aprender com seus fracassos.

Às vezes você vai falhar e às vezes você vai ter sucesso, é assim que a vida funciona.

Mas o gerenciamento adequado do tempo ajudará você a minimizar suas perdas e aumentar a probabilidade de sucesso. E essa é a sua principal importância.

️ Qual a importância da gestão do tempo para você? Você acha os conselhos que listamos aqui úteis? Há algo que você acrescentaria? Se houver, informe-nos em [email protected] – podemos incluir suas dicas nesta ou em uma postagem futura do blog!