O guia definitivo sobre como iniciar seu negócio de planejamento de eventos

Não há tempo como o presente para iniciar seu negócio de planejamento de eventos. Mas antes de conseguir seu primeiro cliente, você precisa fazer algum trabalho de preparação.

Talvez tenha começado no ensino médio, quando você planejava os lanches, a agenda e os papéis de todos para as sessões de estudo. Talvez tenha começado na faculdade, quando você organizou noites de microfone aberto em um bar local. Tudo o que você sabe é que está com coceira: deseja iniciar um negócio de planejamento de eventos.

Mas como você vai de apenas pensar nisso para realmente administrar um negócio?

Existem seis etapas principais que você precisa seguir para iniciar seu negócio. Vamos levá-lo através de cada um para que, quando terminar de ler isso, você esteja mais bem preparado para abrir a loja.

6 passos para abrir seu negócio

1. Estabeleça sua experiência

Se você quer que as pessoas confiem em você com seus eventos, você precisa demonstrar que sabe o que está fazendo.

Fora de um curso de graduação em hospitalidade, você pode se inscrever em vários programas de certificação que ajudarão a aumentar sua experiência e informar a seus clientes que estão em mãos experientes.

No entanto, existem tantos tipos de certificações que pode ser difícil saber qual é a melhor a ser obtida. Abaixo, veremos três certificações gerais (ou seja, não especializadas) que você pode obter.

Existem, é claro, muitas outras certificações que você pode obter e cursos que você pode fazer que são muito mais específicos para o tipo de evento. Você também pode ver se sua faculdade ou universidade local oferece algum curso ou certificado que possa ajudá-lo a começar.

Certificação Certified Meeting Professional (CMP)

O CMP é estabelecido pelo Convention Industry Council, e o exame abrange planejamento, gerenciamento de locais, design de eventos, marketing e padrões internacionais.

O site do Conselho oferece sugestões de leitura e materiais preparatórios e o exame é oferecido a cada poucos meses. Para 2020, as datas de teste anunciadas são em janeiro, maio e agosto.

Um detentor de CMP ganha cerca de $ 10.000 a mais anualmente do que seus colegas não certificados, de acordo com o Conselho de Eventos.

Se houver a menor chance de você estar pensando em trabalhar como profissional de eventos de saúde, eles também oferecem um CMP para essa função especificamente.

Certificação Certified Special Events Professional (CSEP)

Este exame, aplicado quatro vezes por ano, pode ser feito remotamente. Semelhante ao CMP, foi criado por um grupo de profissionais (desta vez, a International Live Events Association).

Com sua certificação, você também recebe boletins informativos do setor e uma rede estruturada que pode ajudá-lo a desenvolver seus recursos, obter conselhos e encontrar mentores para ajudar sua empresa a crescer. No entanto, há um requisito de especialização (três anos no setor de planejamento de eventos) antes que você possa fazer isso.

Certificado em Gerenciamento de Reuniões (CMM)

Em vez de simplesmente fazer um exame para testar seu conhecimento, o CMM é um programa de treinamento completo. Leva aproximadamente 15 semanas e é mais acadêmico do que prático em sua abordagem.

A desvantagem é que você terá que viajar para Indiana; portanto, se você não for da área, pode exigir um pouco mais de orçamento do que o disponível para obter esta certificação.

No entanto, as pessoas com um CMM ganham cerca de $ 30.000 por ano a mais do que aquelas sem ele (e $ 20.000 por ano a mais do que aquelas com a certificação CMP).

2. Construir um plano de negócios eficaz

Um plano de negócios essencialmente estabelece quais serão suas metas e estratégias de negócios.

Ter um plano de negócios não apenas ajuda você a organizar e mapear o sucesso do seu negócio. Também pode ser uma ferramenta poderosa para apresentar ao mundo exterior, como potenciais investidores curiosos sobre sua estratégia.

Seu plano deve incluir o seguinte:

• Um resumo executivo - por que sua empresa é diferente de todas as outras empresas?

• A visão geral da empresa - é assim que a empresa será.

• Uma análise da indústria - nosso nicho da indústria de eventos parece.

• Análise do cliente - nossos clientes ficarão assim.

• Um detalhamento de seus principais concorrentes - é isso que enfrentamos.

• Seus planos de marketing, operações, gerenciamento e finanças - é assim que ganharemos nosso dinheiro.

• Um apêndice de todos os seus documentos de suporte - aluguéis, contratos, marcas registradas, currículos, materiais de marketing, etc.

O Score oferece um modelo útil que pode ajudá-lo a começar.

Dentro da visão geral da sua empresa, você precisa estabelecer com firmeza em que tipo de eventos planeja se concentrar. Você não precisa ficar com esse tipo de evento para sempre, mas é importante começar com um único esforço. Você pode dedicar toda a extensão de seus recursos e conhecimentos para esse objetivo e, em seguida, construir lentamente a partir daí.

Concentrar-se em um único tipo de evento também lhe dará uma ideia muito mais clara de quem serão seus clientes. Isso pode ajudar em várias seções do seu plano de negócios.

3. Capital inicial seguro

Leva apenas cerca de US $ 2.000 a US $ 5.000 para fazer seu negócio decolar. Além disso, haverá custos recorrentes que você precisa incluir no seu orçamento, pois não será lucrativo imediatamente.

Existem algumas maneiras de garantir esse dinheiro:

• Autofinanciamento

• Bancos (ou seja, linhas de crédito, empréstimos para pequenas empresas ou financiamento comercial 401(k))

• Amigos e família

Mas e se você não tiver nenhum dinheiro inicial?

Se você não pode se autofinanciar, não se preocupe - seu plano de negócios está aqui para ajudar.

Esteja você incorporando-o em uma apresentação para um banco ou usando uma plataforma de crowdfunding como AngelList, CrowdFunder ou Fundable, seu plano de negócios demonstrará exatamente para onde está indo o dinheiro de seus investidores e como você planeja recuperá-lo. eles.

4. Invista no software necessário para administrar seus negócios com eficiência

Há um número impressionante de tipos de software que você pode usar para o seu negócio. Alguns deles você achará úteis imediatamente, e alguns deles você achará úteis mais adiante.

Aqui está uma lista dos principais tipos de software e por que você pode querer investir neles:

• Para ajudar a gerenciar projetos, tarefas e fluxo de trabalho: gerenciamento de eventos ou software de gerenciamento de projetos.

• Para ajudar a interagir com seus clientes atuais e futuros: gerenciamento de relacionamento com clientes, gerenciamento de leads, marketing por e-mail, marketing de mídia social, software de automação de marketing.

• Para ajudar a manter suas informações seguras: segurança de e-mail, segurança de nuvem, segurança de rede e/ou software SIEM.

• Para manter seu escritório funcionando sem problemas: software de orçamento, cobrança e faturamento e colaboração.

• Para melhorar a experiência do participante em seus eventos: conferência (certifique-se de obter uma com recursos de registro), gerenciamento de local e aplicativos de eventos móveis.

Você pode encontrar algumas opções gratuitas (como neste artigo sobre software de gerenciamento de eventos gratuito e de código aberto). Apenas certifique-se de verificar as avaliações dos usuários sobre sua compra em potencial para garantir que não haverá mais problemas do que vale a pena. O diretório de software do Capterra contém análises de usuários para todos os produtos listados acima.

5. Descubra o que você precisa para operar legalmente seu negócio de planejamento de eventos

Esforçar-se agora para garantir que seu negócio de planejamento de eventos esteja correto e protegido significa muito menos papelada (e muito menos em termos de possíveis honorários advocatícios) posteriormente.

O primeiro grande passo é registrar sua empresa junto aos governos estadual e federal. O IRS oferece conselhos úteis sobre como exatamente fazer isso.

Você também precisará descobrir quais licenças e autorizações você precisa. Muitos deles dependerão do tipo de planejamento de eventos que você pretende fazer, mas a Brand Name USA tem um bom guia para você começar.

Finalmente, você deve certificar-se de que está coberto em caso de acidentes - para você, sua empresa ou seus funcionários. Você precisará garantir uma apólice de compensação do trabalhador, bem como uma variedade de diferentes tipos de seguro.

6. Estabeleça uma campanha de marketing e construa sua rede

Para que o seu negócio seja realmente bem-sucedido, você precisa de clientes e parceiros.

Marketing de sua empresa para clientes

Você sabe exatamente quem são seus clientes-alvo, graças à pesquisa realizada em seu plano de negócios. É hora de entrar em contato com esses clientes em potencial. Use qualquer canal que você tenha à sua disposição - campanhas de marketing por e-mail, chamadas não solicitadas para empresas ou mídias sociais, por exemplo.

Certifique-se de focar em canais altamente impactantes para seu público-alvo. Você pode fazer isso testando um amplo grupo de canais e vendo qual obtém o maior engajamento de sua rede. Você também pode empregar segmentação de mídia social, o que pode ajudar a agilizar um pouco esse processo.

Por exemplo, se você deseja planejar experiências gastronômicas pop-up, Instagram, Twitter e Facebook são ótimos canais. Se você deseja planejar vitrines de software, o LinkedIn e o marketing por e-mail podem ser uma jogada melhor.

Faça a estratégia de marketing mais impactante possível e você conseguirá esses leads rapidamente.

Comercialize sua empresa para parceiros em potencial

Você precisa construir sua rede de fornecedores, locais e outros especialistas do setor cujos serviços você pode precisar.

Você já definiu em que tipo de evento deseja focar seu negócio. Pense em todas as facetas de um evento possível. Consulte o nosso guia sobre como planear um evento. Veja a lista de fornecedores lá e encontre fornecedores locais que atendam a cada uma dessas categorias. Quer se trate de catering, segurança ou equipamento A/V, vai precisar de saber a quem pode recorrer para os eventos.

Entre em contato com eles e estabeleça uma conexão para que, quando você tiver um evento e precisar de seus serviços, tenha um relacionamento existente com o qual possa trabalhar.

Leitura importante antes de iniciar seu negócio de planejamento de eventos

Este guia deve fornecer uma forte compreensão do que você precisa fazer para iniciar seu negócio de planejamento de eventos.