Jak korzystać z podpisu e-mail Zastrzeżenie prawne
Opublikowany: 2022-06-031. Co to jest zastrzeżenie dotyczące podpisu e-mail?
2. Dlaczego firmy umieszczają zastrzeżenia w swoich wiadomościach e-mail?
3. Jak dodać wiadomość o wyłączeniu odpowiedzialności do podpisu e-mail?
4. Najlepsze wskazówki dotyczące zrzeczenia się podpisu e-mail
5. Najlepsze 4 przepisy dotyczące zrzeczenia się odpowiedzialności za e-maile dotyczące podpisu e-mail
6. 12 dodatkowych próbek o wyłączeniu odpowiedzialności, których możesz użyć w swoim podpisie
Dla wielu firm e-mail jest kanałem komunikacji numer jeden. Jest szybki i łatwy w użyciu, ale firmy muszą również chronić informacje zawarte w firmowych wiadomościach e-mail. Prowadzi to do rozwoju stopek e-mail.
przez GIPHY
Co to jest wyłączenie odpowiedzialności podpisu e-mail?
Przykłady zrzeczenia się odpowiedzialności w wiadomościach e-mail to powiadomienia lub ostrzeżenia dodawane do wychodzącej wiadomości e-mail w celu ograniczenia odpowiedzialności użytkownika. Z reguły, umieszczane na dole podpisu wiadomości e-mail jako osobna sekcja, zazwyczaj rozpoczyna się od poinformowania czytelnika, że treść wiadomości ma charakter poufny, a zatem wiadomość e-mail nie powinna być czytana przez nikogo poza zamierzony odbiorca.
Dlaczego firmy umieszczają zastrzeżenia w swoich wiadomościach e-mail?
Zastrzeżenie może pomóc chronić Twoją firmę w tych obszarach:
Aby Twój e-mail był bardziej poufny
Czasami e-mail jest przeznaczony tylko dla konkretnej osoby. Na przykład firmy prawnicze mogą popaść w poważne kłopoty, jeśli niektóre dane osobowe zostaną ujawnione. Umieszczenie zastrzeżenia dotyczącego poufności wiadomości e-mail na końcu wiadomości e-mail chroni je przed tym ryzykiem.
Aby zrzec się zawarcia umowy
Korzystając z przykładów zrzeczenia się odpowiedzialności w wiadomości e-mail , pracodawca może poinformować odbiorcę, że pracownik nie ma wymaganych uprawnień do zawierania umów bez ich ratyfikacji przez kierownika.
W celu ochrony praw autorskich
Jeśli jesteś, na przykład, projektantem wysyłającym e-mailem projekt koncepcyjny, pamiętaj o dołączeniu podpisu e-mail z zastrzeżeniem prawnym stwierdzającym, że projekt jest chroniony prawem autorskim.
Aby chronić przed wirusami lub nieodpowiednimi treściami
Wyobraź sobie sytuację, w której Twój pracownik wysłał zainfekowaną wiadomość e-mail do jednego z Twoich klientów. Po chwili klient poinformował Cię, że jego zespół techniczny dowiedział się, że wirus dostał się do jego systemu z wiadomości e-mail od Twojej firmy i zniszczył komputer. Aby zapobiec takim sytuacjom, dołącz zastrzeżenie informujące odbiorcę, że Twoja firma nie ponosi odpowiedzialności, jeśli wiadomość e-mail zawiera wirusy lub inne złośliwe oprogramowanie, i najlepiej byłoby, gdyby adresaci przeskanowali załączniki wiadomości e-mail przed ich otwarciem.
Aby zrzec się oświadczenia dotyczącego zaniedbania
Gdy strona trzecia polega na profesjonalnych poradach organizacji, a porady te mogą mieć poważne konsekwencje, zastrzeżenie w wiadomości e-mail może uchronić organizację przed pozwaniem za niedbalstwo o nieprawdziwe informacje.
Aby spełnić regionalne wymagania prawne lub regulacyjne
W niektórych krajach istnieją przepisy branżowe nakazujące firmom umieszczanie zastrzeżeń we wszelkiej korespondencji e-mail. Przestrzegając wymagań przepisów, organizacje chronią się przed karami ze strony państwa.
Zrzec się odpowiedzialności pracodawcy za poglądy nadawcy
Poinformuj odbiorcę, że to pracownik będzie osobiście odpowiedzialny za poglądy i opinie przedstawione w treści e-maila.
Jak dodać wiadomość z zastrzeżeniem do podpisu e-mail?
Jak wspomniano wcześniej, duże organizacje mogą ponosić odpowiedzialność za informacje wysyłane przez ich pracowników pocztą elektroniczną. Gdy zatrudnionych jest dużo, firma nie może monitorować każdego e-maila wysyłanego przez jej pracowników. Dlatego takie organizacje dodają szablon wyłączenia odpowiedzialności z podpisem e-mail . Możesz użyć oprogramowania takiego jak Newoldstamp , aby dodać do każdego wychodzącego e-maila w podpisie dostosowane do Twoich potrzeb oświadczenie o wyłączeniu odpowiedzialności. Jeśli chcesz spróbować dodać zastrzeżenie prawne w podpisie wiadomości e-mail , przejdź do edytora i dodaj zastrzeżenie po prawej stronie. Znajdź blok o nazwie „Aplikacje podpisu” i wybierz gotowe do użycia wyłączenie odpowiedzialności lub dodaj własny tekst.
Najlepsze wskazówki dotyczące wyłączeń podpisów e-mail
Powinieneś także znać kilka prostych zasad dotyczących zastrzeżeń dotyczących wiadomości e-mail, jeśli chcesz, aby działały one dla Ciebie, a nie przeciwko tobie.
Wskazówka 1: Dodaj różne zastrzeżenia w różnych podpisach lub działach
Chociaż wyłączenie odpowiedzialności obejmujące całą firmę może być dobrą opcją dla wielu firm, zalecamy opracowanie indywidualnych zastrzeżeń dla grupy biznesowej lub działu. Na przykład personel działu sprzedaży może potrzebować oświadczenia, że wszystkie oferty są ważne tylko przez trzydzieści dni. Dział finansowy może potrzebować poufnego powiadomienia e-mail zawierającego informację, że informacje nie mogą być powielane ani rozpowszechniane bez pozwolenia.
Porada 2: W razie potrzeby użyj niestandardowego lub osobistego tekstu wyłączenia odpowiedzialności
Opracuj osobiste zastrzeżenia dla niektórych członków zespołu, jeśli to konieczne. Na przykład osoba, która często wysyła wiadomości e-mail z załącznikami, może potrzebować bardziej wyraźnego ostrzeżenia o wirusach i innym złośliwym oprogramowaniu.
Porada 3: Dołącz lub dołącz zastrzeżenia
Możesz dołączyć lub dodać wyłączenie odpowiedzialności w zależności od tego, jak poufna musi być Twoja komunikacja e-mail. Na przykład, jeśli pracujesz w firmie prawniczej, prawdopodobnie wolisz dołączyć zastrzeżenie, podczas gdy kierownik sprzedaży z kwiaciarni chętniej dołączy zastrzeżenie.
Wskazówka 4: Użyj nagłówków dotyczących poufności w zrzeczeniu się odpowiedzialności e-mail
W przypadku wiadomości poufnych zalecamy dodanie nagłówka dotyczącego poufności, który określa, do kogo jest przeznaczony e-mail. Umieść nagłówek na górze wiadomości, ponieważ będzie to pierwsza rzecz, którą przeczyta odbiorca.
Porada 5: Długość i inne nagrody
Nie dodawaj wszystkiego do swojego zastrzeżenia. Zamiast tego napisz kilka linijek i podaj link do bardziej rozbudowanej wersji z bardziej szczegółowymi informacjami.
Jeśli chcesz nadać swojemu prostemu zrzeczeniu się odpowiedzialności e-mail piękny, profesjonalny wygląd i połączyć go z dobrze wyglądającym podpisem e-mail, koniecznie przeczytaj ten artykuł.
Sprawdź także „Najlepsze praktyki dotyczące podpisów e-mail”.
4 najlepsze przykładowe prawa dotyczące wyłączenia odpowiedzialności w wiadomościach e-mail dotyczących podpisów w wiadomościach e-mail
Wiele praw i przepisów wymusza stosowanie w niektórych przypadkach zastrzeżeń dotyczących wiadomości e-mail. Oto kilka z nich, aby zrozumieć znaczenie zastrzeżeń.
Zastrzeżenie dotyczące wiadomości e-mail w UE
Zgodnie z przepisami UE wszystkie biznesowe e-maile powinny zawierać informację prawną z numerem rejestracyjnym organizacji, miejscem rejestracji i adresem biura. Zwróć uwagę, że różne kraje UE przyjęły to rozporządzenie na wiele sposobów. Niektóre z nich wymagają od firm wskazania, czy firma jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, inne nalegają na podanie nazwiska dyrektora zarządzającego w przykładowych zastrzeżeniach w wiadomościach e-mail .
Zastrzeżenie dotyczące kanadyjskiego adresu e-mail
Kanadyjskie przepisy antyspamowe (CASL) mają zastosowanie do wszystkich komercyjnych wiadomości e-mail wysyłanych do użytkowników w Kanadzie. Prawo wymaga, aby wszystkie wychodzące wiadomości zawierały takie dane nadawcy, jak nazwa firmy, adres firmy, numer telefonu, adres e-mail lub adres internetowy. Wszystkie te informacje można umieścić w zrzeczeniu się podpisu e-mail. Ponadto każdy e-mail musi również zawierać mechanizm rezygnacji (anulowania subskrypcji). W przypadku niezgodności firma może zostać ukarana grzywną w wysokości do 10 milionów za naruszenie.
Zastrzeżenie dotyczące poczty e-mail w USA
W USA ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) zobowiązuje placówki opieki zdrowotnej do prowadzenia rejestrów ich komunikacji e-mailowej i zapewnienia poufności danych. Amerykańska Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) oraz Ustawa Gramm-Leach-Bliley (GLBA) mają podobne wymagania jak instytucje finansowe. Chociaż organizacje te nie są zobowiązane do korzystania z prawnych przykładów zrzeczenia się odpowiedzialności za pośrednictwem poczty e-mail , są one uważane za odpowiednią metodę informowania odbiorców o zagrożeniach związanych z wysyłaniem danych osobowych za pośrednictwem poczty e-mail.
Zastrzeżenie dotyczące wiadomości e-mail w Wielkiej Brytanii
Prawo Wielkiej Brytanii wymaga, aby wszystkie prywatne lub publiczne spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawierały następujące informacje w przykładowych wiadomościach e-mail dotyczących korespondencji biznesowej : numer rejestracyjny firmy, miejsce rejestracji (Szkocja lub Anglia i Walia) oraz adres siedziby. Kary za nieprzestrzeganie przepisów mogą sięgać nawet 1000 GBP za każde naruszenie.
Chociaż wiadomość e-mail z zastrzeżeniem prawnym może nie zapewniać 100% ochrony w sądach na całym świecie, jej użycie jest nadal dobrą praktyką dla firmy, która chce zminimalizować ryzyko wszczęcia przeciwko niemu działań prawnych.
12 dodatkowych przykładów wyłączenia odpowiedzialności w wiadomościach e-mail, których możesz użyć w swoich podpisach e-mail
W tym akapicie wybraliśmy najlepsze próbki zrzeczenia się odpowiedzialności e-mail, które pomogą Ci z treścią w różnych sytuacjach.
Przykład wyłączenia odpowiedzialności w wiadomości e-mail nr 1: Naruszenie poufności
Cała treść tej wiadomości e-mail jest poufna. Dotyczy to również wszelkich dołączonych do niej plików. Ten e-mail jest przeznaczony dla osoby lub podmiotu, do którego są adresowane. Jeśli nie jesteś adresatem tego e-maila i otrzymałeś go przez pomyłkę, natychmiast skontaktuj się z administratorem systemu. Informacje mogą być bardzo wrażliwe i przeznaczone dla konkretnego adresata. Ten e-mail nie powinien być rozpowszechniany, rozpowszechniany ani kopiowany. Jeśli otrzymałeś ten e-mail i nie był on dla Ciebie, natychmiast powiadom nadawcę e-mailem, a następnie usuń ten e-mail ze swojego systemu. Ujawnianie, kopiowanie, rozpowszechnianie lub podejmowanie jakichkolwiek działań w oparciu o treść wiadomości e-mail jest surowo zabronione. Uważaj się za powiadomionego.
Przykład wyłączenia odpowiedzialności e-mail nr 2: Odpowiedzialność pracodawcy
Poglądy i opinie przedstawione w treści tego e-maila są wyłącznie poglądami autora e-maila. Niekoniecznie reprezentują one członków organizacji. Nasi pracownicy są wyraźnie zobowiązani, aby nie naruszać ani nie zezwalać na jakiekolwiek naruszenie praw autorskich lub innych praw za pośrednictwem poczty elektronicznej, a także nie składać zniesławiających oświadczeń. Polityka naszej firmy jest jasna i możesz uzyskać do niej dostęp tutaj. Stwierdza, że każda taka komunikacja jest sprzeczna z naszą polityką i wykracza poza zakres roli organizacyjnej danej osoby. Biorąc to wszystko pod uwagę, informujemy, że firma nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z taką komunikacją. W przypadku powstania jakiejkolwiek szkody lub innej odpowiedzialności, odpowiedzialność osobistą ponosi pracownik.
Przykład nr 3: niezamierzone przekazywanie wirusów komputerowych
Wiadomość e-mail może zawierać wirusy komputerowe, które mogą zainfekować Twój komputer. Odbiorca tej wiadomości e-mail powinien przeskanować tę wiadomość e-mail i wszystkie jej załączniki, jeśli takie istnieją. Organizacja nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody spowodowane przez wirusy przesyłane za pośrednictwem tej wiadomości e-mail. Wiadomości e-mail mogą zostać przechwycone, utracone, zniszczone, uszkodzone, mogą zawierać wirusy, dotrzeć z opóźnieniem lub być niekompletne. Dlatego nie można zagwarantować, że korespondencja e-mailowa będzie bezpieczna lub wolna od błędów. Dlatego nadawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy lub pominięcia w treści tej wiadomości, które powstały w wyniku transmisji e-mail.
Przykład wyłączenia odpowiedzialności e-mail nr 4: Zapobieganie zawieraniu umów
Informujemy, że żaden pracownik ani agent nie jest upoważniony do zawierania prawnie wiążącej umowy w imieniu „Nazwa firmy” z osobą trzecią za pośrednictwem poczty elektronicznej. Można to zrobić tylko wtedy, gdy dany pracownik lub agent ma potwierdzenie wyraźnie napisane przez „Dyrektora firmy” na tę konkretną okazję.
Przykładowy zrzeczenie się odpowiedzialności w wiadomości e-mail nr 5: Ochrona wynikająca z zaniedbania nieprawidłowości
Nasza firma nie ponosi odpowiedzialności za treść tej wiadomości e-mail ani nie może ponosić odpowiedzialności za konsekwencje działań podjętych w oparciu o informacje, które podaliśmy w tej wiadomości. Ponosimy odpowiedzialność tylko wtedy, gdy później potwierdziliśmy informacje zawarte w wiadomości e-mail na piśmie. Upewnij się, że jesteś zamierzonym odbiorcą tego e-maila. Jeśli nie, zwróć uwagę, że ujawnianie, kopiowanie, rozpowszechnianie lub podejmowanie jakichkolwiek działań w związku z treścią tych informacji jest surowo zabronione.
Przykład zastrzeżenia e-mail nr 6: Zrezygnuj z subskrypcji biuletynu
Dziękujemy za subskrypcję naszego newslettera. Zespół „Nazwa firmy” będzie ciężko pracował, aby dostarczyć dobre i wartościowe informacje w polach, które określiłeś podczas subskrypcji. Jeśli jednak zdecydujesz, że nie chcesz już otrzymywać od nas biuletynów, możesz zrezygnować z subskrypcji, klikając link tutaj.
Przykład 7 wyłączenia odpowiedzialności w wiadomości e-mail: Ochrona środowiska
Nie drukuj tego e-maila, chyba że jest to absolutnie konieczne. Za każdym razem, gdy nie drukujesz wiadomości e-mail, pomagasz środowisku.
Przykład zastrzeżenia nr 8 w wiadomości e-mail: Działy rozwoju, finansów lub księgowości
Ta wiadomość zawiera informacje poufne i jest przeznaczona wyłącznie dla [nazwa odbiorcy]. Jeśli nie jesteś wskazanym adresatem, nie powinieneś rozpowszechniać, rozpowszechniać ani kopiować tego e-maila. Powiadom nadawcę (lub menedżera systemu) natychmiast, jeśli otrzymałeś tę wiadomość e-mail przez pomyłkę i usuń ją ze swojego systemu. Na koniec odbiorca powinien sprawdzić tę wiadomość e-mail i wszelkie załączniki pod kątem obecności wirusów. Organizacja nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody spowodowane przez wirusy przesyłane za pośrednictwem tej wiadomości e-mail. [Data] Organizacja, apartament nr 1, ulica, miasto, kraj, www.organization.org.
Próbka zrzeczenia się e-maila nr 9: Dział IT
Nasza organizacja nie ponosi odpowiedzialności za treść tej wiadomości e-mail ani za konsekwencje jakichkolwiek działań podjętych na podstawie dostarczonych informacji, chyba że informacje te zostaną następnie potwierdzone na piśmie. Wszelkie poglądy lub opinie przedstawione w tej wiadomości e-mail są wyłącznie poglądami autora i niekoniecznie reprezentują poglądy organizacji. OSTRZEŻENIE: Wirusy komputerowe mogą być przesyłane za pośrednictwem poczty e-mail. Odbiorca powinien sprawdzić tę wiadomość e-mail i wszelkie załączniki pod kątem obecności wirusów. Organizacja nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody spowodowane przez wirusy przesyłane za pośrednictwem tej wiadomości e-mail. [Data]
Próbka zrzeczenia się odpowiedzialności e-mailem nr 10: Sekretariat
Ta wiadomość jest wysyłana w imieniu [Menedżer] i jest przeznaczona dla [Odbiorca]. Jeśli nie jesteś zamierzonym odbiorcą, zostaniesz poinformowany, że ujawnianie, kopiowanie, rozpowszechnianie lub podejmowanie jakichkolwiek działań w oparciu o treść tych informacji jest surowo zabronione. [Organizacja] nie ponosi odpowiedzialności za treść tej wiadomości e-mail ani za konsekwencje jakichkolwiek działań podjętych na podstawie dostarczonych informacji, chyba że informacje te zostaną następnie potwierdzone na piśmie przez [Kierownika]. [Data]
Przykład wyłączenia odpowiedzialności w wiadomości e-mail nr 11: Zarząd
Ta wiadomość zawiera informacje poufne i jest przeznaczona dla [Odbiorca]. Jeśli nie jesteś zamierzonym odbiorcą, zostaniesz poinformowany, że ujawnianie, kopiowanie, rozpowszechnianie lub podejmowanie jakichkolwiek działań w oparciu o treść tych informacji jest surowo zabronione. Jeśli możesz, powiadom osobę, do której miał zostać wysłany ten e-mail. Nie można zagwarantować, że transmisja wiadomości e-mail będzie bezpieczna lub wolna od błędów, ponieważ informacje mogą zostać przechwycone, uszkodzone, utracone, zniszczone, spóźnione lub niekompletne albo zawierać wirusy. Nadawca nie ponosi zatem odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy lub pominięcia w treści tej wiadomości, które powstały w wyniku transmisji e-mail. Jeśli wymagana jest weryfikacja, poproś o wersję papierową. [Data] Organizacja, apartament nr 1, ulica, miasto, kraj, www.organization.org.
Przykład zastrzeżenia e-mail nr 12: Zastrzeżenie wewnętrzne
Ta wiadomość jest przeznaczona tylko dla [nazwa odbiorcy]. Jeśli nie jesteś zamierzonym odbiorcą, zostaniesz poinformowany, że ujawnianie, kopiowanie, rozpowszechnianie lub podejmowanie jakichkolwiek działań w oparciu o treść tych informacji jest surowo zabronione. Pracownicy [Organizacji] są wyraźnie zobowiązani, aby nie składali zniesławiających oświadczeń i nie naruszali ani nie zezwalali na jakiekolwiek naruszenie praw autorskich lub innych praw za pośrednictwem wiadomości e-mail. Każda taka komunikacja jest sprzeczna z polityką organizacji i wykracza poza zakres zatrudnienia danej osoby. Organizacja nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z taką komunikacją, a odpowiedzialny pracownik będzie osobiście odpowiedzialny za wszelkie powstałe szkody lub inną odpowiedzialność. Pracownicy, którzy otrzymają taką wiadomość e-mail, muszą niezwłocznie powiadomić swojego przełożonego. Odwiedź nasz intranet, aby uzyskać kopię zasad dotyczących poczty e-mail [Organizacji]. [Data], Organizacja, Apartament nr 1, Ulica, Miasto, Kraj.
Wniosek
Aby chronić siebie i swoją firmę, zaleca się używanie zastrzeżenia e-mail podczas wysyłania wiadomości e-mail związanych z biznesem. Obecnie większość klientów poczty e-mail umożliwia użytkownikom tworzenie podpisów e-mail, które zawierają również informację o wyłączeniu odpowiedzialności. Szybko i łatwo. Jednak w przypadku wielu pracowników trudno jest kontrolować, czy wszyscy mają profesjonalne podpisy e-mail z niezbędnymi zastrzeżeniami. Dlatego najlepiej jest używać oprogramowania do podpisów e-mail, aby tworzyć i zarządzać zastrzeżeniami z centralnej lokalizacji, bez konieczności proszenia o to każdego członka zespołu.