كيفية استخدام إخلاء المسؤولية القانونية لتوقيع البريد الإلكتروني

أمثلة إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني هي إشعارات أو تحذيرات تمت إضافتها إلى بريد إلكتروني صادر بهدف الحد من مسؤوليتك. كقاعدة عامة ، يوضع إخلاء المسؤولية في الجزء السفلي من توقيع البريد الإلكتروني كقسم منفصل ، ويبدأ عادةً بوضع القارئ "في إشعار" بأن محتويات الرسالة ذات طبيعة سرية ، وبالتالي لا ينبغي قراءة البريد الإلكتروني من قبل أي شخص آخر غير المتلقي المقصود.

يمكن أن يساعد إخلاء المسؤولية في حماية شركتك في هذه المجالات:

• لجعل بريدك الإلكتروني أكثر سرية

أحيانًا يكون البريد الإلكتروني مخصصًا لشخص معين فقط. على سبيل المثال ، يمكن أن تواجه شركات المحاماة الكثير من المتاعب إذا تم تسريب بعض البيانات الشخصية. يؤدي وضع بيان إخلاء المسؤولية عن سرية البريد الإلكتروني في نهاية رسائل البريد الإلكتروني إلى حمايتهم من هذه المخاطر.

• للتنصل من تكوين العقد

باستخدام أمثلة إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني ، يمكن لصاحب العمل إبلاغ المستلم بأن الموظف ليس لديه السلطة المطلوبة لإبرام العقود دون أن يقوم مدير بالتصديق عليها.

• لحماية حقوق النشر

إذا كنت ، على سبيل المثال ، مصمم يرسل بريدًا إلكترونيًا لتصميم مفهوم ، فتأكد من تضمين إخلاء مسؤولية قانوني لتوقيع البريد الإلكتروني ينص على أن التصميم محمي بموجب قانون حقوق النشر.

• للحماية من الفيروسات أو المحتوى غير المناسب

تخيل الموقف عندما أرسل موظفك بريدًا إلكترونيًا مصابًا إلى أحد عملائك. وبعد فترة ، أبلغك العميل أن فريقه التقني اكتشف أن الفيروس قد وصل إلى نظامه من البريد الإلكتروني من شركتك ودمر الكمبيوتر. لمنع مثل هذه المواقف ، قم بتضمين إخلاء مسؤولية يخبر المستلم بأنه لا يمكن تحميل شركتك المسؤولية إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على فيروسات أو أي برامج ضارة أخرى ، وسيكون من الأفضل للمستلمين فحص مرفقات البريد الإلكتروني قبل فتحها.

• التنصل من بيان إهمال

عندما يعتمد طرف ثالث على نصيحة مهنية لمؤسسة ما وقد يكون للنصيحة عواقب وخيمة ، يمكن أن يحمي إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني المنظمة من المقاضاة بسبب الإهمال الخاطئ.

• لتلبية المتطلبات القانونية أو التنظيمية الإقليمية

في بعض البلدان ، توجد لوائح صناعية تفرض على الشركات تضمين إخلاء المسؤولية في جميع مراسلات البريد الإلكتروني. باتباع متطلبات اللوائح ، تحمي المنظمات نفسها من التعرض للعقاب من قبل الدولة.

• للتخلي عن مسؤولية صاحب العمل عن آراء المرسل

دع المستلم يعرف أن الموظف هو الشخص الذي سيكون مسؤولاً بشكل شخصي عن الآراء والآراء المقدمة في محتوى البريد الإلكتروني.

كما ذكرنا سابقًا ، يمكن تحميل المؤسسات الكبيرة المسؤولية عن المعلومات التي يرسلها موظفوها عبر البريد الإلكتروني. عندما يكون هناك الكثير من التعيينات ، لا تستطيع الشركة مراقبة كل بريد إلكتروني يرسله موظفوها. لذلك ، تضيف هذه المنظمات نموذج إخلاء مسؤولية توقيع البريد الإلكتروني . يمكنك استخدام برنامج مثل Newoldstamp لإضافة إخلاء مسؤولية مخصص في التوقيع لكل بريد إلكتروني صادر. إذا كنت ترغب في محاولة إضافة إخلاء مسؤولية قانوني في توقيع البريد الإلكتروني ، فانتقل إلى المحرر وأضف إخلاء المسؤولية على الجانب الأيمن. ابحث عن الكتلة المسماة "تطبيقات التوقيع" واختر إخلاء مسؤولية جاهز للاستخدام أو أضف النص الخاص بك.

يجب أن تعرف أيضًا العديد من القواعد البسيطة المتعلقة بإخلاء المسؤولية عن البريد الإلكتروني إذا كنت تريد أن تعمل لصالحك وليس ضدك.

• النصيحة رقم 1: أضف إخلاء مسؤولية مختلف في تواقيع أو أقسام مختلفة

على الرغم من أن إخلاء المسؤولية على مستوى الشركة قد يكون خيارًا جيدًا للعديد من الشركات ، فإننا نوصي بتطوير إخلاء المسؤولية الفردية لمجموعة أو قسم أعمال. على سبيل المثال ، قد يحتاج موظفو قسم المبيعات إلى إخلاء مسؤولية ينص على أن جميع عروض الأسعار صالحة لمدة ثلاثين يومًا فقط. قد تحتاج الإدارة المالية إلى إخلاء مسؤولية بريد إلكتروني سري يتضمن إشعارًا بعدم إمكانية تكرار المعلومات أو توزيعها دون إذن.

• نصيحة رقم 2: استخدم نص إخلاء مسؤولية مخصص أو شخصي إذا لزم الأمر

تطوير إخلاء مسؤولية شخصية لبعض أعضاء الفريق إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، قد يحتاج الشخص الذي يرسل بشكل متكرر رسائل بريد إلكتروني بها مرفقات إلى تحذير أكثر وضوحًا بشأن الفيروسات والبرامج الضارة الأخرى.

• النصيحة رقم 3: إلحاق أو إضفاء إخلاء المسؤولية مسبقًا

يمكنك اختيار إلحاق إخلاء مسؤولية أو إلحاقه مسبقًا بناءً على مدى السرية التي يجب أن تكون اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في شركة محاماة ، فمن المحتمل أن تفضل إرفاق إخلاء المسؤولية مسبقًا ، بينما من المرجح أن يختار مدير المبيعات من محل لبيع الزهور إلحاق إخلاء المسؤولية.

• نصيحة رقم 4: استخدم رؤوس السرية في إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني

بالنسبة للرسائل الحساسة ، نوصي بإضافة عنوان خاص بالسرية يوضح لمن هو البريد الإلكتروني. ضع العنوان أعلى الرسالة لأنه سيكون أول ما يقرأه المستلم.

• نصيحة رقم 5: الطول والجوائز الأخرى

لا تضيف كل شيء إلى إخلاء المسؤولية الخاص بك. بدلاً من ذلك ، اكتب بضعة أسطر وقم بتوفير ارتباط إلى إصدار أكثر شمولاً بمعلومات أكثر تفصيلاً.

إذا كنت ترغب في منح إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني البسيط الخاص بك تصميمًا جميلًا واحترافيًا ودمجه مع توقيع بريد إلكتروني حسن المظهر ، فتأكد من قراءة هذا المقال.

تحقق أيضًا من "أفضل ممارسات توقيع البريد الإلكتروني".

تفرض العديد من القوانين واللوائح استخدام إخلاء المسؤولية لرسائل البريد الإلكتروني في بعض الحالات. لذا إليك عددًا قليلاً منهم لفهم أهمية إخلاء المسؤولية.

• إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني في الاتحاد الأوروبي

وفقًا للوائح الاتحاد الأوروبي ، يجب أن تتضمن جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إخلاء مسؤولية قانوني مع رقم تسجيل المنظمة ومكان التسجيل وعنوان المكتب. انتبه إلى أن دول الاتحاد الأوروبي المختلفة اعتمدت هذه اللائحة بعدة طرق. يطلب بعضها من الشركات توضيح ما إذا كانت الشركة محدودة ، والبعض الآخر يصر على تضمين اسم العضو المنتدب في أمثلة إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني .

• إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني الكندي

يسري التشريع الكندي لمكافحة البريد الإلكتروني العشوائي (CASL) على جميع رسائل البريد الإلكتروني التجارية المرسلة إلى المستخدمين في كندا. يشترط القانون أن تتضمن جميع الرسائل الصادرة تفاصيل عن المرسل كاسم شركة أو عنوان عمل أو رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني أو عنوان ويب. يمكن إدخال كل هذه المعلومات في إخلاء مسؤولية توقيع البريد الإلكتروني. علاوة على ذلك ، يجب أن يوفر كل بريد إلكتروني أيضًا آلية إلغاء الاشتراك (إلغاء الاشتراك). في حالة عدم الامتثال ، قد يتم تغريم الشركة ما يصل إلى 10 ملايين لكل مخالفة.

• إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني في الولايات المتحدة

في الولايات المتحدة الأمريكية ، يلزم قانون التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة (HIPAA) مرافق الرعاية الصحية بالحفاظ على سجلات اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بهم وتأمين سرية البيانات. لجنة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية (SEC) وقانون غرام ليتش بليلي (GLBA) لديهما متطلبات مماثلة للمؤسسات المالية. على الرغم من أن هذه المنظمات ليست ملزمة باستخدام أمثلة إخلاء المسؤولية القانونية المتعلقة بالبريد الإلكتروني ، إلا أنها تعتبر طريقة مناسبة لإبلاغ المستلمين بالمخاطر المتعلقة بإرسال المعلومات الشخصية عبر البريد الإلكتروني.

• إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني في المملكة المتحدة

تتطلب قوانين المملكة المتحدة من جميع الشركات الخاصة أو العامة المحدودة تضمين المعلومات التالية في أمثلة إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني للمراسلات التجارية : رقم تسجيل الشركة ومكان التسجيل (اسكتلندا أو إنجلترا وويلز) وعنوان المكتب المسجل. يمكن أن تصل عقوبات عدم الامتثال إلى 1000 جنيه إسترليني لكل انتهاك.

على الرغم من أن البريد الإلكتروني لإخلاء المسؤولية القانوني قد لا يوفر حماية بنسبة 100٪ في المحاكم حول العالم ، إلا أن استخدامه لا يزال ممارسة جيدة لشركة تريد تقليل مخاطر اتخاذ إجراء قانوني ضدها.

في هذه الفقرة ، اخترنا أفضل عينات إخلاء مسؤولية البريد الإلكتروني لمساعدتك في المحتوى لمختلف المواقف.

نموذج إخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني رقم 1: خرق السرية