이메일 서명 법적 고지 사항을 사용하는 방법

이메일 면책 조항의 예 는 귀하의 책임을 제한할 의도로 발신 이메일에 추가된 통지 또는 경고입니다. 일반적으로 이메일 서명 하단에 별도의 섹션으로 배치되는 면책 조항은 일반적으로 메시지 내용이 기밀이므로 다른 사람이 이메일을 읽을 수 없음을 독자에게 '통지'하는 것으로 시작됩니다. 대상 받는 사람.

면책 조항은 다음 영역에서 회사를 보호하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 이메일을 더욱 기밀로 유지하려면

때때로 이메일은 특정 사람만을 위한 것입니다. 예를 들어, 법률 회사는 일부 개인 데이터가 유출되면 많은 문제에 직면할 수 있습니다. 이메일 메시지 끝에 이메일 기밀 유지 면책 조항을 배치하면 이러한 위험으로부터 보호할 수 있습니다.

• 계약 성립을 부인하기 위해

이메일 면책조항의 예 를 사용하여 고용주는 직원이 계약을 승인할 관리자 없이 계약을 체결하는 데 필요한 권한이 없다고 수신자에게 알릴 수 있습니다.

• 저작권을 보호하기 위해

예를 들어, 컨셉 디자인을 이메일로 보내는 디자이너인 경우 해당 디자인이 저작권법의 보호를 받는다는 법적 고지를 이메일 서명 으로 포함해야 합니다.

• 바이러스 또는 적절하지 않은 콘텐츠로부터 보호하기 위해

직원이 고객 중 한 명에게 감염된 이메일을 보낸 상황을 상상해 보십시오. 그리고 잠시 후 고객은 기술 팀에서 회사에서 보낸 이메일을 통해 시스템에 바이러스가 침투하여 컴퓨터를 파괴했다는 사실을 알게 되었다고 말했습니다. 이러한 상황을 방지하려면 전자 메일 메시지에 바이러스나 기타 악성 소프트웨어가 포함된 경우 회사에서 책임을 질 수 없으며 수신자가 전자 메일 첨부 파일을 열기 전에 검사하는 것이 가장 좋습니다.

• 부주의한 진술을 부인하려면

제3자가 조직의 전문적인 조언에 의존하고 조언이 심각한 결과를 초래할 수 있는 경우 이메일 면책 조항은 조직이 과실로 인한 소송을 당하지 않도록 보호할 수 있습니다.

• 지역 법률 또는 규제 요구 사항 충족

일부 국가에서는 회사가 모든 이메일 서신에 면책 조항을 포함하도록 규정하는 산업 규정이 있습니다. 규정의 요구 사항을 준수함으로써 조직은 국가로부터 불이익을 받는 것으로부터 스스로를 보호하고 있습니다.

• 보낸 사람의 견해에 대한 고용주의 책임을 부인하기 위해

수신자에게 이메일 내용에 제시된 견해와 의견에 대해 개인적으로 책임이 있는 사람은 직원임을 알립니다.

앞에서 언급했듯이 대규모 조직은 직원이 이메일로 보내는 정보에 대해 책임을 질 수 있습니다. 직원이 많을 때 회사는 직원이 보내는 모든 이메일을 모니터링할 수 없습니다. 따라서 이러한 조직은 이메일 서명 고지 사항 템플릿 을 추가합니다. Newoldstamp와 같은 소프트웨어를 사용 하여 보내는 각 이메일의 서명에 맞춤형 면책조항을 추가할 수 있습니다. 이메일 서명에 법적 고지 사항을 추가하려면 편집기로 이동하여 오른쪽에 고지 사항을 추가하세요. "Signature Apps"라는 블록을 찾아 바로 사용할 수 있는 면책 조항을 선택하거나 자신의 텍스트를 추가하십시오.

또한 이메일 면책 조항이 귀하에게 불리하지 않고 귀하에게 도움이 되기를 원한다면 이메일 면책 조항에 관한 몇 가지 간단한 규칙을 알고 있어야 합니다.

• 팁 #1: 다른 서명 또는 부서에 다른 면책 조항 추가

회사 전체의 면책조항이 많은 회사에 좋은 옵션일 수 있지만 비즈니스 그룹이나 부서에 대한 개별 면책조항을 개발하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 영업 부서 직원은 모든 견적이 30일 동안만 유효하다는 면책 조항이 필요할 수 있습니다. 재무 부서는 허가 없이 정보를 복제하거나 배포할 수 없다는 통지가 포함된 기밀 이메일 고지 사항이 필요할 수 있습니다.

• 팁 #2: 필요한 경우 사용자 정의 또는 개인 면책 조항을 사용하십시오 .

필요한 경우 일부 팀 구성원에 대한 개인 면책 조항을 개발합니다. 예를 들어 첨부 파일이 포함된 이메일을 자주 보내는 사람은 바이러스 및 기타 맬웨어에 대해 더 분명한 경고가 필요할 수 있습니다.

• 팁 #3: 면책조항 추가 또는 앞에 추가

이메일 통신의 기밀 수준에 따라 면책 조항을 추가하거나 앞에 추가하도록 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 법률 회사에서 일하는 경우 면책조항을 앞에 추가하는 것을 선호하는 반면 꽃집의 영업 관리자는 면책조항을 추가할 가능성이 더 높습니다.

• 팁 #4: 이메일 면책조항에 기밀 헤더 사용

민감한 메시지의 경우 이메일의 대상을 명시하는 기밀 헤더를 추가하는 것이 좋습니다. 헤더는 수신자가 가장 먼저 읽을 것이기 때문에 메시지 상단에 배치합니다.

• 팁 #5: 길이 및 기타 상

면책 조항에 모든 것을 추가하지 마십시오. 대신 몇 줄을 작성하고 더 자세한 정보가 포함된 더 확장된 버전에 대한 링크를 제공하십시오.

간단한 이메일 면책 조항 에 아름답고 전문적인 디자인 을 부여 하고 이를 멋진 이메일 서명과 결합하려면 이 기사를 반드시 읽어보세요.

또한 "이메일 서명 모범 사례"를 확인하십시오.

많은 법률과 규정에서 경우에 따라 이메일에 대한 면책조항 사용을 시행합니다. 면책조항의 중요성을 이해할 수 있도록 몇 가지를 소개합니다.

• EU 이메일 면책 조항

EU 규정에 따라 모든 비즈니스 이메일에는 조직의 등록 번호, 등록 장소 및 사무실 주소가 포함된 법적 고지 사항이 포함되어야 합니다. 여러 EU 국가에서 이 규정을 여러 방식으로 채택했다는 점에 유의하십시오. 그들 중 일부는 기업이 회사가 유한 회사인지 여부를 표시하도록 요구하고 다른 일부는 이메일 면책 조항의 예 에 전무 이사의 이름을 포함해야 한다고 주장합니다.

• 캐나다 이메일 면책조항

캐나다 CASL(Canada Anti-Spam Legislation)은 캐나다 사용자에게 전송되는 모든 상업 이메일에 적용됩니다. 법에 따라 모든 발신 메시지에는 회사 이름, 회사 주소, 전화 번호, 이메일 주소 또는 웹 주소와 같은 발신자의 세부 정보가 포함되어야 합니다. 이 모든 정보는 이메일 서명 면책 조항에 포함될 수 있습니다. 또한 모든 이메일은 옵트아웃(구독 취소) 메커니즘도 제공해야 합니다. 이를 위반할 경우 회사는 위반 건당 최대 1000만 달러의 벌금이 부과될 수 있다.

• 미국 이메일 면책조항

미국에서는 HIPAA(Health Insurance Portability and Accountability Act)에 따라 의료 시설이 이메일 통신 기록을 유지하고 데이터 기밀을 보호해야 합니다. 미국 증권 거래 위원회(SEC)와 GLBA(Gramm-Leach-Bliley Act)는 금융 기관과 유사한 요구 사항을 가지고 있습니다. 해당 조직이 법적 이메일 면책 조항 을 사용할 의무는 없지만 이메일을 통한 개인 정보 전송과 관련된 위험에 대해 수신자에게 알리는 적절한 방법으로 간주됩니다.

• 영국 이메일 면책 조항

영국 법률에 따라 모든 사설 또는 공공 유한 회사 는 비즈니스 서신에 대한 이메일 면책 조항의 예에 다음 정보를 포함해야 합니다. 회사 등록 번호, 등록 장소(스코틀랜드 또는 잉글랜드 및 웨일스), 등록 사무실 주소. 미준수에 대한 벌금은 위반 건당 최대 1,000파운드에 달할 수 있습니다.

법적 고지 이메일은 전 세계 법원에서 100% 보호를 제공하지 않을 수 있지만 법적 조치의 위험을 최소화하려는 회사에서는 여전히 이를 사용하는 것이 좋습니다.

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이메일 면책조항 샘플 #1: 기밀성 위반