如何使用电子邮件签名法律免责声明
已发表: 2022-06-031. 什么是电子邮件签名免责声明？
2. 为什么公司在他们的电子邮件中包含免责声明？
3. 如何在您的电子邮件签名中添加免责声明
4. 最佳电子邮件签名免责声明提示
5. 电子邮件签名的 4 大电子邮件免责声明法
6. 您可以在签名中使用的 12 个额外免责声明样本
对于许多企业来说，电子邮件是第一大沟通渠道。 它快速且易于使用，但公司还需要保护公司电子邮件中包含的信息。 这导致了电子邮件免责声明的发展。
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什么是电子邮件签名免责声明？
电子邮件免责声明示例是添加到外发电子邮件中的通知或警告，旨在限制您的责任。 作为一项规则，作为一个单独的部分放置在电子邮件签名的底部，免责声明通常首先让读者“注意”邮件内容具有机密性，因此电子邮件不应被任何其他人阅读预期的收件人。
为什么公司在电子邮件中包含免责声明？
免责声明可以帮助在以下领域保护您的公司：
使您的电子邮件更加保密
有时，电子邮件仅针对特定人员。 例如，如果某些个人数据泄露，律师事务所可能会遇到很多麻烦。 在电子邮件消息的末尾放置电子邮件保密免责声明可以保护他们免受这种风险。
拒绝订立合同
使用电子邮件免责声明示例，雇主可以通知收件人，在没有经理批准的情况下，员工没有必要的授权来签订合同。
为了保护版权
例如，如果您是通过电子邮件发送概念设计的设计师，请务必包含电子邮件签名法律免责声明，说明该设计受版权法保护。
防止病毒或不适当的内容
想象一下当您的员工向您的一位客户发送受感染的电子邮件时的情况。 过了一会儿，客户通知您，他们的技术团队发现病毒从您公司的电子邮件中进入了他们的系统并破坏了计算机。 为防止出现此类情况，请包含免责声明，告知收件人如果电子邮件包含病毒或任何其他恶意软件，您的公司将不承担任何责任，并且收件人最好在打开电子邮件附件之前对其进行扫描。
否认疏忽声明
当第三方依赖组织的专业建议并且该建议可能产生严重后果时，电子邮件免责声明可以保护该组织免于因疏忽错误陈述而被起诉。
满足地区法律或法规要求
在某些国家/地区，有行业法规要求公司在所有电子邮件通信中包含免责声明。 通过遵守法规的要求，组织正在保护自己免受国家的惩罚。
对发件人的观点不承担雇主的责任
让收件人知道，该员工将对电子邮件内容中的观点和意见承担个人责任。
如何在您的电子邮件签名中添加免责声明消息
如前所述，大型组织可能对其员工通过电子邮件发送的信息负责。 当有很多员工时，公司无法监控员工发送的每封电子邮件。 因此，此类组织添加了电子邮件签名免责声明模板。 您可以使用Newoldstamp 等软件在每封外发电子邮件的签名中添加定制的免责声明。 如果您想尝试在电子邮件签名中添加法律免责声明，请转到编辑器并在右侧添加免责声明。 找到名为“签名应用程序”的块，然后选择一个现成的免责声明或添加您自己的文本。
最佳电子邮件签名免责声明提示
如果您希望它们为您工作而不是对您不利，您还应该了解一些关于电子邮件免责声明的简单规则。
提示 #1：在不同的签名或部门中添加不同的免责声明
尽管对许多公司来说，公司范围的免责声明可能是一个不错的选择，但我们建议为业务组或部门制定单独的免责声明。 例如，销售部门的人员可能需要一份免责声明，说明所有报价仅在 30 天内有效。 财务部门可能需要一份保密的电子邮件免责声明，其中包含未经许可不得复制或分发信息的通知。
提示 #2：如有必要，请使用自定义或个人免责声明文本
如有必要，为某些团队成员制定个人免责声明。 例如，经常发送带有附件的电子邮件的人可能需要关于病毒和其他恶意软件的更明显的警告。
提示 #3：附加或预先添加免责声明
您可以选择附加或附加免责声明，具体取决于您的电子邮件通信需要的保密程度。 例如，如果您在一家律师事务所工作，您可能更愿意添加免责声明，而花店的销售经理则更有可能选择添加免责声明。
提示 #4：在电子邮件免责声明中使用机密标头
对于敏感邮件，我们建议添加保密标头，说明电子邮件的收件人。 将标题放在邮件的顶部，因为这将是收件人首先阅读的内容。
提示 #5：长度和其他奖项
不要将所有内容添加到免责声明中。 取而代之的是，写几行并提供一个链接到更详细的版本的更详细的信息。
如果您想为简单的电子邮件免责声明提供美观、专业的设计，并将其与美观的电子邮件签名相结合，请务必阅读本文。
另外，请检查“电子邮件签名最佳实践”。
电子邮件签名的 4 大电子邮件免责声明示例法律
在某些情况下，许多法律和法规强制要求对电子邮件使用免责声明。 因此，这里有一些让您了解免责声明的重要性。
欧盟电子邮件免责声明
根据欧盟法规，所有商业电子邮件都应包含法律免责声明，其中包含组织的注册号、注册地点和办公地址。 请注意，不同的欧盟国家以多种方式采用了该法规。 其中一些要求企业表明公司是否为有限公司，另一些则坚持在电子邮件免责声明示例中包含董事总经理的姓名。
加拿大电子邮件免责声明
加拿大反垃圾邮件立法 (CASL) 适用于发送给加拿大用户的所有商业电子邮件。 法律要求所有外发信息都包含发件人的详细信息，例如公司名称、公司地址、电话号码、电子邮件地址或网址。 所有这些信息都可以放入电子邮件签名免责声明中。 此外，每封电子邮件还必须提供退出（退订）机制。 如果违反规定，公司每次违规可能被处以最高 1000 万美元的罚款。
美国电子邮件免责声明
在美国，健康保险流通与责任法案 (HIPAA) 要求医疗机构维护其电子邮件通信记录并确保数据机密性。 美国证券交易委员会 (SEC) 和 Gramm-Leach-Bliley 法案 (GLBA) 对金融机构有类似的要求。 尽管这些组织没有义务使用合法的电子邮件免责声明示例，但它们被认为是通知收件人有关通过电子邮件发送个人信息的风险的合适方法。
英国电子邮件免责声明
英国法律要求所有私人或公共有限公司在商业信函的电子邮件免责声明示例中包含以下信息：公司注册号、注册地点（苏格兰或英格兰和威尔士）和注册办事处地址。 每次违规的处罚最高可达 1,000 英镑。
尽管法律免责声明电子邮件可能无法在世界各地的法庭上提供 100% 的保护，但对于希望最大限度地减少针对它的法律诉讼风险的公司来说，使用它仍然是一种良好的做法。
您可以在电子邮件签名中使用的 12 个额外的电子邮件免责声明示例
在本段中，我们选择了最好的电子邮件免责声明样本，以帮助您处理各种情况的内容。
电子邮件免责声明示例 #1：违反保密规定
此电子邮件的全部内容是保密的。 这也适用于附加到它的任何文件。 此电子邮件适用于收件人的个人或实体。 如果您不是这封邮件的收件人，并且您错误地收到了它，请立即联系系统管理员。 该信息可能非常敏感，并且是针对特定收件人的。 不应传播、分发或复制此电子邮件。 如果您收到这封电子邮件但不是给您的，请立即通过电子邮件通知发件人，然后从您的系统中删除此电子邮件。 严禁根据电子邮件内容披露、复制、分发或采取任何行动。 考虑自己得到通知。
电子邮件免责声明样本 #2：雇主的责任
本电子邮件内容中的观点和意见仅代表电子邮件作者的观点和意见。 它们不一定代表组织的那些。 我们明确要求我们的员工不得通过电子邮件通信侵犯或授权任何侵犯版权或任何其他合法权利的行为，也不得发表诽谤性言论。 我们的公司政策很明确，您可以在此处访问。 它指出，任何此类沟通都违反我们的政策，并且超出了相关个人的组织角色范围。 考虑到这一切，请注意，公司不会对此类通信承担任何责任。 如果发生任何损害或其他责任，员工将承担个人责任。
电子邮件免责声明示例 #3：计算机病毒的无意传播
该电子邮件可能包含可能感染您的计算机的计算机病毒。 此电子邮件的收件人应扫描此电子邮件及其所有附件（如果有）。 对于通过此电子邮件传播的任何病毒造成的任何损害，该组织不承担任何责任。 电子邮件可能会被截获、丢失、破坏、损坏、包含病毒、迟到或不完整。 这就是为什么电子邮件通信不能保证安全或无错误的原因。 这就是为什么发件人不对由于电子邮件传输而导致的此消息内容中的任何错误或遗漏承担责任。
电子邮件免责声明示例 #4：签订合同预防
请注意，任何员工或代理人均无权通过电子邮件代表“公司名称”与第三方签订任何具有法律约束力的协议。 只有当相关员工或代理人有“公司董事”为该特定场合明确写下的确认书时，才能这样做。
电子邮件免责声明样本 #5：保护过失错报
本公司不对本邮件的内容负责，也不对根据本邮件提供的信息采取的行动的后果负责。 仅当我们随后以书面形式确认电子邮件中的信息时，我们才承担责任。 请确保您是此电子邮件的预期收件人。 如果您不是，请注意，严禁披露、复制、分发或根据此信息的内容采取任何行动。
电子邮件免责声明示例 #6：退订时事通讯
感谢您订阅我们的时事通讯。 “公司名称”团队将努力在您订阅时指定的字段中提供优质且有价值的信息。 但是，如果您决定不再接收我们的新闻通讯，您可以点击此处的链接取消订阅。
电子邮件免责声明示例 #7：环境
除非绝对必要，否则请不要打印此电子邮件。 每次您不打印电子邮件时，您都是在帮助环境。
电子邮件免责声明示例 #8：开发、财务或会计部门
此消息包含机密信息，仅供 [recipient name] 使用。 如果您不是指定的收件人，则不应传播、分发或复制此电子邮件。 如果您误收到此邮件，请立即通知发件人（或系统管理员），并将此邮件从您的系统中删除。 最后，收件人应检查此电子邮件和任何附件是否存在病毒。 该组织对由此电子邮件传播的任何病毒造成的任何损害不承担任何责任。 [日期] 组织，Suite#1，街道，城市，国家，www.organization.org。
电子邮件免责声明示例 #9：IT 部门
我们的组织对本电子邮件的内容或根据所提供信息采取的任何行动的后果不承担任何责任，除非该信息随后以书面形式确认。 此电子邮件中提出的任何观点或意见仅代表作者的观点或意见，并不一定代表该组织的观点或意见。 警告：计算机病毒可以通过电子邮件传播。 收件人应检查此电子邮件和任何附件是否存在病毒。 该组织对由此电子邮件传播的任何病毒造成的任何损害不承担任何责任。 [日期]
电子邮件免责声明样本 #10：秘书部
此消息是代表 [Manager] 发送的，并且是针对 [Recipient] 的。 如果您不是预期的接收者，我们将通知您，严禁根据该信息的内容披露、复制、分发或采取任何行动。 [组织] 对本电子邮件的内容或根据所提供的信息采取的任何行动的后果不承担任何责任，除非该信息随后得到 [经理] 的书面确认。 [日期]
电子邮件免责声明示例 #11：董事会
此消息包含机密信息，供 [收件人] 使用。 如果您不是预期的接收者，我们将通知您，严禁根据该信息的内容披露、复制、分发或采取任何行动。 如果可以，请通知此电子邮件的收件人。 电子邮件传输不能保证安全或无错误，因为信息可能被截获、损坏、丢失、毁坏、迟到或不完整，或包含病毒。 因此，发件人不对由于电子邮件传输而导致的此消息内容中的任何错误或遗漏承担责任。 如果需要验证，请索取硬拷贝版本。 [日期] 组织，Suite#1，街道，城市，国家， www.organization.org。
电子邮件免责声明示例 #12：内部免责声明
此消息仅适用于 [recipient name]。 如果您不是预期的接收者，我们将通知您，严禁根据该信息的内容披露、复制、分发或采取任何行动。 明确要求 [组织] 的员工不得发表诽谤性言论，不得通过电子邮件通信侵犯或授权任何侵犯版权或任何其他合法权利的行为。 任何此类沟通都违反了组织政策，并且超出了相关个人的就业范围。 组织将不承担与此类通信有关的任何责任，负责的员工将对由此产生的任何损害或其他责任承担个人责任。 收到此类电子邮件的员工必须立即通知其主管。 请访问我们的内部网以获取 [组织] 电子邮件政策的副本。 [日期]，组织，套件#1，街道，城市，国家。
结论
为了保护您和您的业务，建议在发送与业务相关的电子邮件时使用电子邮件免责声明。 今天，大多数电子邮件客户端允许用户创建电子邮件签名，其中还包括免责声明。 快速简单。 然而，当涉及到多名员工时，很难控制他们是否都有专业的电子邮件签名和必要的免责声明。 因此，最好使用电子邮件签名软件从中央位置创建和管理免责声明，而无需要求每个团队成员这样做。