Cara Menggunakan Penafian Hukum Tanda Tangan Email

Contoh penafian email adalah pemberitahuan atau peringatan yang ditambahkan ke email keluar dengan tujuan membatasi tanggung jawab Anda. Sebagai aturan, ditempatkan di bagian bawah tanda tangan email sebagai bagian terpisah, penafian biasanya dimulai dengan memberi 'pemberitahuan' kepada pembaca bahwa isi pesan bersifat rahasia dan oleh karena itu email tidak boleh dibaca oleh orang lain selain penerima yang dituju.

Penafian dapat membantu melindungi perusahaan Anda di area berikut:

• Untuk membuat email Anda lebih rahasia

Terkadang email ditujukan untuk orang tertentu saja. Misalnya, firma hukum bisa mendapat banyak masalah jika beberapa data pribadi bocor. Menempatkan penafian kerahasiaan email di akhir pesan email melindungi mereka dari risiko ini.

• Untuk menyangkal pembentukan kontrak

Dengan menggunakan contoh penafian email , pemberi kerja dapat memberi tahu penerima bahwa karyawan tersebut tidak memiliki wewenang yang diperlukan untuk menyelesaikan kontrak tanpa manajer untuk meratifikasinya.

• Untuk melindungi hak cipta

Jika Anda, misalnya, seorang desainer yang mengirimkan desain konsep melalui email, pastikan untuk menyertakan penafian hukum tanda tangan email yang menyatakan bahwa desain tersebut dilindungi oleh undang-undang hak cipta.

• Untuk melindungi dari virus atau konten yang tidak sesuai

Bayangkan situasi ketika karyawan Anda mengirim email yang terinfeksi ke salah satu pelanggan Anda. Dan setelah beberapa saat, pelanggan memberi tahu Anda bahwa tim teknologi mereka mengetahui bahwa virus telah masuk ke sistem mereka dari email dari perusahaan Anda dan menghancurkan komputer. Untuk mencegah situasi seperti itu, sertakan penafian yang memberi tahu penerima bahwa perusahaan Anda tidak bertanggung jawab jika pesan email berisi virus atau perangkat lunak berbahaya lainnya, dan sebaiknya penerima memindai lampiran email sebelum membukanya.

• Untuk menyangkal pernyataan lalai

Jika pihak ketiga mengandalkan saran profesional dari suatu organisasi dan saran tersebut dapat menimbulkan konsekuensi serius, penafian email dapat melindungi organisasi tersebut agar tidak dituntut karena salah saji yang lalai.

• Untuk memenuhi persyaratan hukum atau peraturan regional

Di beberapa negara, ada peraturan industri yang mewajibkan perusahaan untuk menyertakan penafian ke dalam semua korespondensi email. Dengan mengikuti persyaratan peraturan, organisasi melindungi diri dari sanksi negara.

• Untuk melepaskan tanggung jawab majikan atas pandangan pengirim

Beri tahu penerima bahwa karyawan adalah orang yang akan bertanggung jawab secara pribadi atas pandangan dan pendapat yang disajikan dalam konten email.

Seperti disebutkan sebelumnya, organisasi besar dapat dianggap bertanggung jawab atas informasi yang dikirim karyawan mereka melalui email. Ketika ada banyak karyawan, perusahaan tidak dapat memantau setiap email yang dikirim oleh karyawannya. Oleh karena itu, organisasi semacam itu menambahkan templat penafian tanda tangan email . Anda dapat menggunakan perangkat lunak seperti Newoldstamp untuk menambahkan penafian yang dibuat khusus dalam tanda tangan ke setiap email keluar. Jika Anda ingin mencoba menambahkan penafian hukum di tanda tangan email , buka editor dan tambahkan penafian di sisi kanan. Temukan blok yang disebut "Aplikasi Tanda Tangan" dan pilih penafian yang siap digunakan atau tambahkan teks Anda sendiri.

Anda juga harus mengetahui beberapa aturan sederhana mengenai penafian email jika Anda ingin aturan tersebut bekerja untuk Anda daripada merugikan Anda.

• Tip #1: Tambahkan penafian yang berbeda di tanda tangan atau departemen yang berbeda

Meskipun penafian seluruh perusahaan mungkin merupakan pilihan yang baik untuk banyak perusahaan, kami menyarankan untuk mengembangkan penafian individu untuk grup atau departemen bisnis. Misalnya, personel departemen penjualan mungkin memerlukan penafian yang mengatakan bahwa semua penawaran hanya berlaku selama tiga puluh hari. Departemen keuangan mungkin memerlukan penafian email rahasia yang menyertakan pemberitahuan bahwa informasi tersebut tidak dapat digandakan atau didistribusikan tanpa izin.

• Tip #2: Gunakan teks penafian khusus atau pribadi jika perlu

Kembangkan penafian pribadi untuk beberapa anggota tim jika perlu. Misalnya, seseorang yang sering mengirim email dengan lampiran mungkin memerlukan peringatan yang lebih jelas tentang virus dan malware lainnya.

• Tip #3: Tambahkan atau tambahkan penafian

Anda dapat memilih untuk menambahkan atau menambahkan penafian tergantung pada seberapa rahasia komunikasi email Anda. Misalnya, jika Anda bekerja di firma hukum, Anda mungkin lebih suka menambahkan penafian, sementara manajer penjualan dari toko bunga lebih cenderung memilih untuk menambahkan penafian.

• Tip #4: Gunakan header kerahasiaan dalam penafian email

Untuk pesan sensitif, sebaiknya tambahkan header kerahasiaan yang menyatakan untuk siapa email tersebut ditujukan. Letakkan tajuk di bagian atas pesan karena itu akan menjadi hal pertama yang akan dibaca penerima.

• Tip #5: Durasi dan penghargaan lainnya

Jangan tambahkan semuanya ke penafian Anda. Sebagai gantinya, tulis beberapa baris dan berikan tautan ke versi yang lebih panjang dengan informasi yang lebih detail.

Jika Anda ingin memberikan penafian email sederhana Anda desain yang indah dan profesional dan menggabungkannya dengan tanda tangan email yang bagus, pastikan untuk membaca artikel ini.

Juga, periksa "Praktik Terbaik Tanda Tangan Email".

Banyak undang-undang dan peraturan memberlakukan penggunaan penafian untuk email dalam beberapa kasus. Jadi, inilah beberapa di antaranya untuk Anda pahami pentingnya penafian.

• Penafian email UE

Menurut peraturan UE, semua email bisnis harus menyertakan penafian hukum dengan nomor pendaftaran organisasi, tempat pendaftaran, dan alamat kantor. Perhatikan bahwa negara-negara Uni Eropa yang berbeda mengadopsi peraturan ini dalam beberapa cara. Beberapa dari mereka mengharuskan bisnis untuk menunjukkan apakah perusahaan tersebut adalah perusahaan terbatas, yang lain bersikeras untuk memasukkan nama direktur pelaksana dalam contoh penafian email .

• Penafian email Kanada

Undang-Undang Anti-Spam Kanada (CASL) berlaku untuk semua email komersial yang dikirim ke pengguna di Kanada. Undang-undang mengharuskan semua pesan keluar untuk menyertakan rincian pengirim seperti nama perusahaan, alamat bisnis, nomor telepon, alamat email, atau alamat web. Semua informasi ini dapat dimasukkan dalam penafian tanda tangan email. Selanjutnya, setiap email juga harus menyediakan mekanisme opt-out (berhenti berlangganan). Dalam kasus ketidakpatuhan, perusahaan dapat didenda hingga 10 juta per pelanggaran.

• Penafian email AS

Di AS, Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) mewajibkan fasilitas kesehatan untuk menyimpan catatan komunikasi email mereka dan mengamankan kerahasiaan data. Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC) dan Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) memiliki persyaratan yang serupa dengan lembaga keuangan. Meskipun organisasi tersebut tidak diwajibkan untuk menggunakan contoh penafian email resmi , mereka dianggap sebagai metode yang sesuai untuk memberi tahu penerima tentang risiko yang terkait dengan pengiriman informasi pribadi melalui email.

• Penafian email Inggris

Undang-undang Inggris mewajibkan semua perusahaan terbatas swasta atau publik untuk menyertakan informasi berikut dalam contoh penafian email untuk korespondensi bisnis : nomor pendaftaran perusahaan, tempat pendaftaran (Skotlandia atau Inggris & Wales), dan alamat kantor terdaftar. Hukuman untuk ketidakpatuhan dapat mencapai hingga £1.000 per pelanggaran.

Meskipun email penafian hukum mungkin tidak memberikan perlindungan 100% di pengadilan di seluruh dunia, penggunaannya masih merupakan praktik yang baik bagi perusahaan yang ingin meminimalkan risiko tindakan hukum terhadapnya.

Dalam paragraf ini, kami telah memilih contoh penafian email terbaik untuk membantu Anda dengan konten untuk berbagai situasi.

Contoh penafian email #1: Pelanggaran kerahasiaan