วิธีใช้ลายเซ็นอีเมล ข้อสงวนสิทธิ์ทางกฎหมาย

ตัวอย่างข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมล เป็นการแจ้งหรือคำเตือนที่เพิ่มไปยังอีเมลขาออกโดยมีจุดประสงค์เพื่อจำกัดความรับผิดของคุณ ตามกฎแล้ว จะอยู่ที่ด้านล่างของลายเซ็นอีเมลเป็นส่วนแยกต่างหาก โดยทั่วไปข้อจำกัดความรับผิดชอบจะเริ่มต้นด้วยการทำให้ผู้อ่าน 'แจ้งให้ทราบ' ว่าเนื้อหาของข้อความมีลักษณะเป็นความลับ ดังนั้นจึงไม่ควรให้บุคคลอื่นอ่านอีเมล ผู้รับที่ตั้งใจไว้

ข้อจำกัดความรับผิดชอบสามารถช่วยปกป้องบริษัทของคุณในด้านต่างๆ เหล่านี้:

• เพื่อให้อีเมลของคุณเป็นความลับมากขึ้น

บางครั้งอีเมลมีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งเท่านั้น ตัวอย่างเช่น สำนักงานกฎหมายอาจประสบปัญหามากมายหากมีการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล การวางข้อจำกัดความรับผิดชอบในการรักษาความลับของอีเมลที่ส่วนท้ายของข้อความอีเมลจะป้องกันพวกเขาจากความเสี่ยงนี้

• เพื่อปฏิเสธการทำสัญญา

การใช้ ตัวอย่างข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมล นายจ้างสามารถแจ้งผู้รับว่าพนักงานไม่มีอำนาจที่จำเป็นในการทำสัญญาโดยไม่มีผู้จัดการให้สัตยาบัน

• เพื่อปกป้องลิขสิทธิ์

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนักออกแบบที่ส่งอีเมลถึงการออกแบบแนวคิด อย่าลืมใส่ ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางกฎหมายของลายเซ็นอีเมล ที่ระบุว่าการออกแบบนั้นได้รับการคุ้มครองโดยกฎหมายลิขสิทธิ์

• เพื่อป้องกันไวรัสหรือเนื้อหาที่ไม่เหมาะสม

ลองนึกภาพสถานการณ์ที่พนักงานของคุณส่งอีเมลที่ติดไวรัสไปยังลูกค้ารายหนึ่งของคุณ และหลังจากนั้นไม่นาน ลูกค้าแจ้งคุณว่าทีมเทคโนโลยีของพวกเขาพบว่าไวรัสได้เข้าสู่ระบบของพวกเขาจากอีเมลจากบริษัทของคุณ และทำลายคอมพิวเตอร์ เพื่อป้องกันสถานการณ์ดังกล่าว ให้ใส่ข้อจำกัดความรับผิดชอบที่บอกผู้รับว่าบริษัทของคุณไม่สามารถรับผิดชอบได้หากข้อความอีเมลมีไวรัสหรือซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตรายอื่นๆ และจะเป็นการดีที่สุดสำหรับผู้รับที่จะสแกนไฟล์แนบอีเมลก่อนที่จะเปิด

• เพื่อปฏิเสธข้อความประมาทเลินเล่อ

เมื่อบุคคลที่สามอาศัยคำแนะนำอย่างมืออาชีพขององค์กรและคำแนะนำอาจมีผลกระทบร้ายแรง ข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบทางอีเมลสามารถปกป้ององค์กรจากการถูกฟ้องร้องในการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นเท็จได้

• เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือข้อบังคับระดับภูมิภาค

ในบางประเทศ มีข้อบังคับอุตสาหกรรมที่กำหนดบริษัทต่างๆ ให้ใส่ข้อจำกัดความรับผิดชอบในการติดต่อทางอีเมลทั้งหมด โดยการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎระเบียบ องค์กรต่าง ๆ กำลังปกป้องตนเองจากการถูกลงโทษจากรัฐ

• เพื่อปฏิเสธความรับผิดของนายจ้างต่อความคิดเห็นของผู้ส่ง

แจ้งให้ผู้รับทราบว่าพนักงานเป็นผู้รับผิดชอบความคิดเห็นและความคิดเห็นที่นำเสนอในเนื้อหาของอีเมลเป็นการส่วนตัว

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ องค์กรขนาดใหญ่สามารถรับผิดชอบต่อข้อมูลที่พนักงานส่งทางอีเมลได้ เมื่อมีการจ้างงานจำนวนมาก บริษัทไม่สามารถตรวจสอบอีเมลทุกฉบับที่ส่งโดยพนักงานได้ ดังนั้น องค์กรดังกล่าวจึงเพิ่ม เทมเพลตข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบสำหรับลายเซ็นอีเมล คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ เช่น Newoldstamp เพื่อเพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบที่กำหนดเองในลายเซ็นของอีเมลขาออกแต่ละฉบับ หากคุณต้องการลองเพิ่ม ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางกฎหมายในลายเซ็นอีเมล ให้ไปที่ตัวแก้ไขและเพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบทางด้านขวา ค้นหาบล็อกที่เรียกว่า "แอปลายเซ็น" และเลือกข้อจำกัดความรับผิดชอบที่พร้อมใช้งานหรือเพิ่มข้อความของคุณเอง

นอกจากนี้ คุณควรทราบกฎง่ายๆ หลายประการเกี่ยวกับการปฏิเสธความรับผิดชอบทางอีเมล หากคุณต้องการให้กฎเหล่านี้ทำงานแทนคุณมากกว่าที่จะต่อต้านคุณ

• เคล็ดลับ #1: เพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบที่แตกต่างกันในลายเซ็นหรือแผนกต่างๆ

แม้ว่าข้อจำกัดความรับผิดชอบทั่วทั้งบริษัทอาจเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับหลายๆ บริษัท แต่เราแนะนำให้พัฒนาข้อจำกัดความรับผิดชอบส่วนบุคคลสำหรับกลุ่มธุรกิจหรือแผนก ตัวอย่างเช่น บุคลากรของฝ่ายขายอาจต้องการคำปฏิเสธว่าใบเสนอราคาทั้งหมดมีอายุสามสิบวันเท่านั้น แผนกการเงินอาจต้องการอีเมลที่เป็นความลับซึ่งมีการแจ้งว่าข้อมูลไม่สามารถทำซ้ำหรือแจกจ่ายโดยไม่ได้รับอนุญาต

• เคล็ดลับ #2: ใช้ข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบที่กำหนดเองหรือส่วนตัวหากจำเป็น

พัฒนาข้อจำกัดความรับผิดชอบส่วนบุคคลสำหรับสมาชิกในทีมบางคนหากจำเป็น ตัวอย่างเช่น บุคคลที่ส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบบ่อยครั้งอาจต้องการคำเตือนที่เด่นชัดกว่านี้เกี่ยวกับไวรัสและมัลแวร์อื่นๆ

• เคล็ดลับ #3: ผนวกหรือเพิ่มคำปฏิเสธความรับผิดชอบ

คุณอาจเลือกที่จะผนวกหรือเพิ่มคำปฏิเสธความรับผิดชอบขึ้นอยู่กับว่าการสื่อสารทางอีเมลของคุณต้องเป็นความลับเพียงใด ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในสำนักงานกฎหมาย คุณอาจต้องการเพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบในขณะที่ผู้จัดการฝ่ายขายจากร้านดอกไม้มีแนวโน้มที่จะเลือกที่จะผนวกข้อจำกัดความรับผิดชอบต่อท้าย

• เคล็ดลับ #4: ใช้ส่วนหัวการรักษาความลับในอีเมลปฏิเสธความรับผิดชอบ

สำหรับข้อความที่ละเอียดอ่อน เราแนะนำให้เพิ่มส่วนหัวการรักษาข้อมูลที่เป็นความลับซึ่งระบุว่าอีเมลนั้นมีไว้สำหรับใคร ใส่ส่วนหัวที่ด้านบนของข้อความเพราะจะเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะอ่าน

• เคล็ดลับ #5: ความยาวและรางวัลอื่นๆ

อย่าเพิ่มทุกอย่างลงในข้อจำกัดความรับผิดชอบของคุณ ให้เขียนสองสามบรรทัดและระบุลิงก์ไปยังเวอร์ชันที่ขยายเพิ่มเติมพร้อมข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติม

หากคุณต้องการมอบ ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมลแบบง่ายๆ ของคุณให้ มีการออกแบบที่สวยงามและเป็นมืออาชีพ และรวมเข้ากับลายเซ็นอีเมลที่ดูดี อย่าลืมอ่าน บทความนี้

นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบ "แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมล"

กฎหมายและระเบียบข้อบังคับจำนวนมากบังคับใช้การใช้ข้อจำกัดความรับผิดชอบสำหรับอีเมลในบางกรณี ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนเพื่อให้คุณเข้าใจถึงความสำคัญของข้อจำกัดความรับผิดชอบ

• ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมลของสหภาพยุโรป

ตามข้อบังคับของสหภาพยุโรป อีเมลธุรกิจทั้งหมดควรมีข้อจำกัดความรับผิดชอบทางกฎหมายพร้อมหมายเลขทะเบียนขององค์กร สถานที่ลงทะเบียน และที่อยู่สำนักงาน โปรดทราบว่าประเทศในสหภาพยุโรปต่างๆ ได้นำกฎระเบียบนี้ไปใช้ในหลายวิธี ธุรกิจบางแห่งกำหนดให้ธุรกิจระบุว่าบริษัทเป็นบริษัทจำกัดหรือไม่ บางรายต้องการให้ระบุชื่อกรรมการผู้จัดการใน ตัวอย่างข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมล

• ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมลของแคนาดา

กฎหมายต่อต้านสแปมของแคนาดา (CASL) ใช้กับอีเมลเชิงพาณิชย์ทั้งหมดที่ส่งถึงผู้ใช้ในแคนาดา กฎหมายกำหนดให้ข้อความขาออกทั้งหมดระบุรายละเอียดของผู้ส่ง เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ธุรกิจ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล หรือที่อยู่เว็บ ข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถอยู่ใน ข้อจำกัดความรับผิดชอบของลายเซ็นอีเมล นอกจากนี้ อีเมลทุกฉบับต้องมีกลไกการเลือกไม่รับ (ยกเลิกการสมัคร) ด้วย ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตาม บริษัทอาจถูกปรับไม่เกิน 10 ล้านต่อการละเมิด

• ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมลของสหรัฐอเมริกา

ในสหรัฐอเมริกา Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) กำหนดให้สถานพยาบาลต้องเก็บรักษาบันทึกการสื่อสารทางอีเมลและการรักษาความลับของข้อมูล สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์แห่งสหรัฐอเมริกา (SEC) และกฎหมาย Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) มีข้อกำหนดที่คล้ายคลึงกันกับสถาบันการเงิน แม้ว่าองค์กรเหล่านั้นจะไม่จำเป็นต้องใช้ ตัวอย่างข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมล ทางกฎหมาย แต่ก็ถือว่าเป็นวิธีการที่เหมาะสมในการแจ้งผู้รับเกี่ยวกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูลส่วนบุคคลผ่านอีเมล

• ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมลของสหราชอาณาจักร

กฎหมายของสหราชอาณาจักรกำหนดให้บริษัทเอกชนหรือบริษัทมหาชนจำกัดรวมข้อมูลต่อไปนี้ใน ตัวอย่างข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมลสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ : หมายเลขทะเบียนบริษัท สถานที่จดทะเบียน (สกอตแลนด์หรืออังกฤษและเวลส์) และที่อยู่สำนักงานจดทะเบียน บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามสามารถสูงถึง 1,000 ปอนด์ต่อการละเมิด

แม้ว่าอีเมลคำปฏิเสธความรับผิดชอบทางกฎหมายอาจไม่ได้ให้ความคุ้มครอง 100% ในศาลทั่วโลก แต่การใช้งานอีเมลดังกล่าวยังคงเป็นแนวปฏิบัติที่ดีสำหรับบริษัทที่ต้องการลดความเสี่ยงของการดำเนินการทางกฎหมายกับอีเมลดังกล่าว

ในย่อหน้านี้ เราได้เลือก ตัวอย่างข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบทางอีเมลที่ดีที่สุด เพื่อช่วยคุณเกี่ยวกับเนื้อหาในสถานการณ์ต่างๆ

ตัวอย่างข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมล #1: การละเมิดความลับ