Come utilizzare la firma e-mail Disclaimer legale

Gli esempi di esonero di responsabilità per e-mail sono avvisi o avvisi aggiunti a un'e-mail in uscita con l'intenzione di limitare la tua responsabilità. Di norma, posta in fondo a una firma di posta elettronica come sezione separata, il disclaimer inizia in genere mettendo "avviso" il lettore che i contenuti del messaggio sono di natura confidenziale e pertanto l'e-mail non deve essere letta da nessun altro che il destinatario previsto.

Un disclaimer può aiutare a proteggere la tua azienda in queste aree:

• Per rendere la tua email più riservata

A volte un'e-mail è destinata solo a una persona in particolare. Ad esempio, gli studi legali possono finire nei guai se alcuni dati personali vengono divulgati. L'inserimento di un disclaimer sulla riservatezza della posta elettronica alla fine dei messaggi di posta elettronica li protegge da questo rischio.

• Rinunciare alla formazione di un contratto

Utilizzando esempi di esonero di responsabilità via e-mail , un datore di lavoro può informare il destinatario che il dipendente non ha l'autorità richiesta per concludere contratti senza un manager che li ratifichi.

• Per proteggere il diritto d'autore

Se, ad esempio, sei un designer che invia per e-mail un concept design, assicurati di includere un disclaimer legale per la firma e-mail in cui si afferma che il design è protetto dalla legge sul copyright.

• Per proteggere da virus o contenuti non appropriati

Immagina la situazione in cui il tuo dipendente ha inviato un'e-mail infetta a uno dei tuoi clienti. E dopo un po', il cliente ti ha informato che il suo team tecnico ha scoperto che il virus era entrato nel loro sistema dall'e-mail della tua azienda e aveva distrutto il computer. Per prevenire tali situazioni, includi un disclaimer che comunichi al destinatario che la tua azienda non può essere ritenuta responsabile se il messaggio di posta elettronica contiene virus o qualsiasi altro software dannoso e che sarebbe meglio che i destinatari scansionassero gli allegati di posta elettronica prima di aprirli.

• Per negare una dichiarazione negligente

Quando una terza parte si affida alla consulenza professionale di un'organizzazione e la consulenza potrebbe avere gravi conseguenze, un disclaimer via e-mail può proteggere l'organizzazione dall'essere citata in giudizio per negligenza errata.

• Per soddisfare i requisiti legali o normativi regionali

In alcuni paesi esistono normative di settore che prescrivono alle aziende di includere dichiarazioni di non responsabilità in tutta la corrispondenza e-mail. Seguendo i requisiti delle normative, le organizzazioni si tutelano dall'essere penalizzate dallo Stato.

• Per declinare la responsabilità del datore di lavoro per le opinioni del mittente

Fai sapere al destinatario che il dipendente è colui che sarà personalmente responsabile delle opinioni e delle opinioni presentate nel contenuto dell'e-mail.

Come accennato in precedenza, le grandi organizzazioni possono essere ritenute responsabili delle informazioni inviate dai loro dipendenti tramite e-mail. Quando ci sono molte assunzioni, un'azienda non può monitorare tutte le email inviate dai suoi dipendenti. Pertanto, tali organizzazioni aggiungono un modello di dichiarazione di non responsabilità per la firma dell'e-mail . Puoi utilizzare software come Newoldstamp per aggiungere un disclaimer personalizzato nella firma a ciascuna e-mail in uscita. Se vuoi provare ad aggiungere un disclaimer legale nella firma dell'e-mail , vai all'editor e aggiungi il disclaimer sul lato destro. Trova il blocco chiamato "App di firma" e scegli un disclaimer pronto per l'uso o aggiungi il tuo testo.

Dovresti anche conoscere alcune semplici regole relative ai disclaimer e-mail se vuoi che funzionino per te piuttosto che contro di te.

• Suggerimento n. 1: aggiungi diversi disclaimer in firme o dipartimenti diversi

Sebbene una dichiarazione di non responsabilità a livello aziendale possa essere una buona opzione per molte aziende, consigliamo di sviluppare dichiarazioni di non responsabilità individuali per un gruppo o un dipartimento aziendale. Ad esempio, il personale del reparto vendite potrebbe aver bisogno di un disclaimer in cui si afferma che tutti i preventivi sono validi solo per trenta giorni. Il dipartimento finanziario potrebbe aver bisogno di una dichiarazione di non responsabilità e-mail riservata che includa un avviso che le informazioni non possono essere duplicate o distribuite senza autorizzazione.

• Suggerimento n. 2: se necessario, utilizza un testo di esclusione di responsabilità personalizzato o personale

Sviluppare dichiarazioni di non responsabilità personali per alcuni membri del team, se necessario. Ad esempio, una persona che invia frequentemente e-mail con allegati potrebbe aver bisogno di un avviso più pronunciato su virus e altri malware.

• Suggerimento n. 3: aggiungi o anteponi le dichiarazioni di non responsabilità

Puoi scegliere di aggiungere o anteporre un disclaimer a seconda di quanto deve essere riservata la tua comunicazione e-mail. Ad esempio, se lavori in uno studio legale, probabilmente preferiresti anteporre la dichiarazione di non responsabilità, mentre è più probabile che un responsabile vendite di un negozio di fiori scelga di allegare la dichiarazione di non responsabilità.

• Suggerimento n. 4: utilizza le intestazioni di riservatezza in un disclaimer e-mail

Per i messaggi sensibili, consigliamo di aggiungere un'intestazione di riservatezza che indichi a chi è destinata l'e-mail. Metti l'intestazione nella parte superiore del messaggio perché sarà la prima cosa che un destinatario leggerà.

• Suggerimento n. 5: lunghezza e altri premi

Non aggiungere tutto al tuo disclaimer. Invece, scrivi alcune righe e fornisci un collegamento a una versione più estesa con informazioni più dettagliate.

Se vuoi dare al tuo semplice disclaimer e-mail un design bello e professionale e combinarlo con una firma e-mail di bell'aspetto, assicurati di leggere questo articolo.

Inoltre, controlla "Best practice per la firma dell'e-mail".

Molte leggi e regolamenti impongono l'uso di dichiarazioni di non responsabilità per le e-mail in alcuni casi. Quindi eccone alcuni per farti capire l'importanza dei disclaimer.

• Dichiarazione di non responsabilità per l'e-mail dell'UE

Secondo le normative dell'UE, tutte le e-mail aziendali dovrebbero includere un disclaimer legale con il numero di registrazione dell'organizzazione, il luogo di registrazione e l'indirizzo dell'ufficio. Prestare attenzione al fatto che diversi paesi dell'UE hanno adottato questo regolamento in diversi modi. Alcuni di essi richiedono alle aziende di indicare se la società è una società a responsabilità limitata, altri insistono nell'includere il nome dell'amministratore delegato negli esempi di esonero di responsabilità via e-mail .

• Dichiarazione di non responsabilità per e-mail canadese

La legislazione antispam canadese (CASL) si applica a tutte le e-mail commerciali inviate agli utenti in Canada. La legge richiede che tutti i messaggi in uscita includano i dettagli del mittente come nome dell'azienda, indirizzo commerciale, numero di telefono, indirizzo e-mail o indirizzo web. Tutte queste informazioni possono essere contenute in una dichiarazione di non responsabilità per la firma di un'e-mail. Inoltre, ogni email deve prevedere anche un meccanismo di opt-out (cancellazione). In caso di non conformità, una società può essere multata fino a 10 milioni per violazione.

• Dichiarazione di non responsabilità per e-mail negli Stati Uniti

Negli Stati Uniti, l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) obbliga le strutture sanitarie a conservare i registri delle loro comunicazioni e-mail e a garantire la riservatezza dei dati. La US Securities and Exchange Commission (SEC) e il Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) hanno requisiti simili a quelli delle istituzioni finanziarie. Sebbene tali organizzazioni non siano obbligate a utilizzare esempi legali di esonero di responsabilità per e-mail , sono considerate un metodo adeguato per informare i destinatari sui rischi legati all'invio di informazioni personali tramite e-mail.

• Dichiarazione di non responsabilità per e-mail nel Regno Unito

Le leggi del Regno Unito richiedono a tutte le società per azioni private o per azioni di includere le seguenti informazioni negli esempi di esonero di responsabilità per corrispondenza commerciale : numero di registrazione della società, luogo di registrazione (Scozia o Inghilterra e Galles) e indirizzo della sede legale. Le sanzioni per non conformità possono arrivare fino a £ 1.000 per violazione.

Sebbene un'e-mail di dichiarazione di non responsabilità legale possa non fornire una protezione del 100% nei tribunali di tutto il mondo, il suo utilizzo è ancora una buona pratica per un'azienda che desidera ridurre al minimo questo rischio di azioni legali contro di essa.

In questo paragrafo, abbiamo selezionato i migliori esempi di disclaimer e-mail per aiutarti con i contenuti per varie situazioni.

Esempio di esonero di responsabilità n. 1: violazione della riservatezza