Как использовать электронную подпись Правовая оговорка

Примеры отказа от ответственности по электронной почте — это уведомления или предупреждения, добавляемые в исходящее электронное письмо с целью ограничения вашей ответственности. Как правило, заявление об отказе от ответственности, помещаемое в конце подписи электронной почты в виде отдельного раздела, обычно начинается с «уведомления» читателя о том, что содержание сообщения носит конфиденциальный характер, и поэтому электронное письмо не должно быть прочитано кем-либо, кроме предполагаемый получатель.

Отказ от ответственности может помочь защитить вашу компанию в следующих областях:

• Чтобы сделать вашу электронную почту более конфиденциальной

Иногда электронное письмо предназначено только для определенного человека. Например, юридические фирмы могут столкнуться с большими проблемами в случае утечки некоторых личных данных. Размещение отказа от конфиденциальности электронной почты в конце сообщений электронной почты защищает их от этого риска.

• Отказ от заключения договора

Используя примеры отказа от ответственности по электронной почте , работодатель может сообщить получателю, что сотрудник не имеет необходимых полномочий для заключения контрактов без их ратификации руководителем.

• Для защиты авторских прав

Если вы, например, дизайнер, отправляющий по электронной почте концептуальный дизайн, не забудьте включить в электронную подпись заявление об отказе от ответственности , в котором говорится, что дизайн защищен законом об авторском праве.

• Для защиты от вирусов или не соответствующего контента

Представьте ситуацию, когда ваш сотрудник отправил зараженное письмо одному из ваших клиентов. А через некоторое время клиент сообщил вам, что его техническая команда узнала, что вирус попал в их систему из электронной почты от вашей компании, и уничтожил компьютер. Чтобы предотвратить такие ситуации, включите отказ от ответственности, сообщающий получателю, что ваша компания не может нести ответственность, если сообщение электронной почты содержит вирусы или любое другое вредоносное программное обеспечение, и было бы лучше, если бы получатели сканировали вложения электронной почты, прежде чем открывать их.

• Отказаться от небрежного заявления

Когда третья сторона полагается на профессиональный совет организации и такой совет может иметь серьезные последствия, отказ от ответственности по электронной почте может защитить организацию от судебного преследования за искажение информации по небрежности.

• Соответствие региональным законодательным или нормативным требованиям

В некоторых странах существуют отраслевые правила, предписывающие компаниям включать заявления об отказе от ответственности во всю переписку по электронной почте. Выполняя требования нормативных актов, организации защищают себя от наказания со стороны государства.

• Снять с работодателя ответственность за мнение отправителя

Сообщите получателю, что именно сотрудник будет нести личную ответственность за взгляды и мнения, представленные в содержании электронного письма.

Как упоминалось ранее, крупные организации могут нести ответственность за информацию, которую их сотрудники отправляют по электронной почте. Когда сотрудников много, компания не может отслеживать каждое электронное письмо, отправленное ее сотрудниками. Поэтому такие организации добавляют шаблон отказа от подписи электронной почты . Вы можете использовать программное обеспечение , такое как Newoldstamp , чтобы добавить в подпись к каждому исходящему письму индивидуализированный отказ от ответственности. Если вы хотите попробовать добавить правовую оговорку в подпись электронной почты , перейдите в редактор и добавьте оговорку с правой стороны. Найдите блок «Приложения для подписи» и выберите готовый отказ от ответственности или добавьте свой текст.

Вы также должны знать несколько простых правил, касающихся отказов от ответственности по электронной почте, если вы хотите, чтобы они работали на вас, а не против вас.

• Совет № 1: Добавьте разные заявления об отказе от ответственности в разных подписях или отделах

Хотя заявление об отказе от ответственности в масштабах всей компании может быть хорошим вариантом для многих компаний, мы рекомендуем разработать отдельные заявления об отказе от ответственности для бизнес-группы или отдела. Например, персоналу отдела продаж может потребоваться заявление об отказе от ответственности, в котором говорится, что все предложения действительны только в течение тридцати дней. Финансовому отделу может потребоваться уведомление об отказе от конфиденциальной информации по электронной почте, включающее уведомление о том, что информация не может быть скопирована или распространена без разрешения.

• Совет № 2. При необходимости используйте собственный или личный текст заявления об отказе от ответственности .

При необходимости разработайте личные заявления об отказе от ответственности для некоторых членов команды. Например, человеку, который часто отправляет электронные письма с вложениями, может потребоваться более четкое предупреждение о вирусах и других вредоносных программах.

• Совет № 3: Добавляйте или добавляйте заявления об отказе в начало

Вы можете добавить или добавить заявление об отказе от ответственности в зависимости от того, насколько конфиденциальной должна быть ваша электронная переписка. Например, если вы работаете в юридической фирме, вы, вероятно, предпочтете добавить отказ от ответственности, в то время как менеджер по продажам из цветочного магазина, скорее всего, предпочтет добавить отказ от ответственности.

• Совет № 4: Используйте заголовки конфиденциальности в заявлении об отказе от ответственности по электронной почте

Для конфиденциальных сообщений мы рекомендуем добавить заголовок конфиденциальности, указывающий, для кого предназначено электронное письмо. Поместите заголовок вверху сообщения, потому что это будет первое, что прочитает получатель.

• Совет № 5: Длина и другие награды

Не добавляйте все в свое заявление об отказе от ответственности. Вместо этого напишите несколько строк и дайте ссылку на более расширенную версию с более подробной информацией.

Если вы хотите придать своему простому заявлению об отказе от ответственности красивый профессиональный дизайн и сочетать его с красивой подписью электронной почты, обязательно прочитайте эту статью.

Кроме того, проверьте «Рекомендации по подписи электронной почты».

Многие законы и нормативные акты в некоторых случаях требуют использования заявлений об отказе от ответственности в электронных письмах. Итак, вот несколько из них, чтобы вы поняли важность заявлений об отказе от ответственности.

• Отказ от ответственности по электронной почте ЕС

Согласно правилам ЕС, все деловые электронные письма должны содержать правовую оговорку с регистрационным номером организации, местом регистрации и адресом офиса. Обратите внимание, что разные страны ЕС приняли этот регламент по-разному. Некоторые из них требуют от предприятий указать, является ли компания компанией с ограниченной ответственностью, другие настаивают на включении имени управляющего директора в примеры заявления об отказе от ответственности по электронной почте .

• Заявление об отказе от ответственности по электронной почте в Канаде

Канадское законодательство о борьбе со спамом (CASL) применяется ко всем коммерческим электронным письмам, отправляемым пользователям в Канаде. Закон требует, чтобы все исходящие сообщения включали такие сведения об отправителе, как название компании, служебный адрес, номер телефона, адрес электронной почты или веб-адрес. Вся эта информация может быть включена в заявление об отказе от подписи электронной почты. Кроме того, каждое электронное письмо должно также предоставлять механизм отказа (отписки). В случае несоблюдения компания может быть оштрафована на сумму до 10 миллионов за одно нарушение.

• Отказ от ответственности по электронной почте в США

В США Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) обязывает медицинские учреждения вести учет своих сообщений электронной почты и обеспечивать конфиденциальность данных. Комиссия по ценным бумагам и биржам США (SEC) и Закон Грэмма-Лича-Блайли (GLBA) предъявляют аналогичные требования к финансовым учреждениям. Хотя эти организации не обязаны использовать юридические примеры отказа от ответственности по электронной почте , они считаются подходящим методом информирования получателей о рисках, связанных с отправкой личной информации по электронной почте.

• Отказ от ответственности по электронной почте в Великобритании

Законы Великобритании требуют, чтобы все частные или публичные компании с ограниченной ответственностью включали следующую информацию в примеры отказа от ответственности по электронной почте для деловой переписки : регистрационный номер компании, место регистрации (Шотландия или Англия и Уэльс) и адрес зарегистрированного офиса. Штрафы за несоблюдение могут достигать 1000 фунтов стерлингов за одно нарушение.

Хотя электронное письмо с правовым отказом от ответственности не может обеспечить 100% защиту в судах по всему миру, его использование по-прежнему является хорошей практикой для компании, которая хочет свести к минимуму риск судебного иска против нее.

В этом абзаце мы выбрали лучшие образцы отказа от ответственности по электронной почте, чтобы помочь вам с контентом для различных ситуаций.

Образец отказа от ответственности по электронной почте № 1: нарушение конфиденциальности