如何使用電子郵件簽名法律免責聲明
已發表: 2022-06-031. 什麼是電子郵件簽名免責聲明？
2. 為什麼公司在他們的電子郵件中包含免責聲明？
3. 如何在您的電子郵件簽名中添加免責聲明
4. 最佳電子郵件簽名免責聲明提示
5. 電子郵件簽名的 4 大電子郵件免責聲明法
6. 您可以在簽名中使用的 12 個額外免責聲明樣本
對於許多企業來說，電子郵件是第一大溝通渠道。 它快速且易於使用，但公司還需要保護公司電子郵件中包含的信息。 這導致了電子郵件免責聲明的發展。
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什麼是電子郵件簽名免責聲明？
電子郵件免責聲明示例是添加到外發電子郵件中的通知或警告，旨在限制您的責任。 作為一項規則，作為一個單獨的部分放置在電子郵件簽名的底部，免責聲明通常首先讓讀者“注意”郵件內容具有機密性，因此電子郵件不應被任何其他人閱讀預期的收件人。
為什麼公司在電子郵件中包含免責聲明？
免責聲明可以幫助在以下領域保護您的公司：
使您的電子郵件更加保密
有時，電子郵件僅針對特定人員。 例如，如果某些個人數據洩露，律師事務所可能會遇到很多麻煩。 在電子郵件消息的末尾放置電子郵件保密免責聲明可以保護他們免受這種風險。
拒絕訂立合同
使用電子郵件免責聲明示例，雇主可以通知收件人，在沒有經理批准的情況下，員工沒有必要的授權來簽訂合同。
為了保護版權
例如，如果您是通過電子郵件發送概念設計的設計師，請務必包含電子郵件簽名法律免責聲明，說明該設計受版權法保護。
防止病毒或不適當的內容
想像一下當您的員工向您的一位客戶發送受感染的電子郵件時的情況。 過了一會兒，客戶通知您，他們的技術團隊發現病毒從您公司的電子郵件中進入了他們的系統並破壞了計算機。 為防止出現此類情況，請包含免責聲明，告知收件人如果電子郵件包含病毒或任何其他惡意軟件，您的公司將不承擔任何責任，並且收件人最好在打開電子郵件附件之前對其進行掃描。
否認疏忽聲明
當第三方依賴組織的專業建議並且該建議可能產生嚴重後果時，電子郵件免責聲明可以保護該組織免於因疏忽錯誤陳述而被起訴。
滿足地區法律或法規要求
在某些國家/地區，有行業法規要求公司在所有電子郵件通信中包含免責聲明。 通過遵守法規的要求，組織正在保護自己免受國家的懲罰。
對發件人的觀點不承擔雇主的責任
讓收件人知道，該員工將對電子郵件內容中的觀點和意見承擔個人責任。
如何在您的電子郵件簽名中添加免責聲明消息
如前所述，大型組織可能對其員工通過電子郵件發送的信息負責。 當有很多員工時，公司無法監控員工發送的每封電子郵件。 因此，此類組織添加了電子郵件簽名免責聲明模板。 您可以使用Newoldstamp 等軟件在每封外發電子郵件的簽名中添加定制的免責聲明。 如果您想嘗試在電子郵件簽名中添加法律免責聲明，請轉到編輯器並在右側添加免責聲明。 找到名為“簽名應用程序”的塊，然後選擇一個現成的免責聲明或添加您自己的文本。
最佳電子郵件簽名免責聲明提示
如果您希望它們為您工作而不是對您不利，您還應該了解一些關於電子郵件免責聲明的簡單規則。
提示 #1：在不同的簽名或部門中添加不同的免責聲明
儘管對許多公司來說，公司範圍的免責聲明可能是一個不錯的選擇，但我們建議為業務組或部門製定單獨的免責聲明。 例如，銷售部門的人員可能需要一份免責聲明，說明所有報價僅在 30 天內有效。 財務部門可能需要一份保密的電子郵件免責聲明，其中包含未經許可不得複製或分發信息的通知。
提示 #2：如有必要，請使用自定義或個人免責聲明文本
如有必要，為某些團隊成員制定個人免責聲明。 例如，經常發送帶有附件的電子郵件的人可能需要關於病毒和其他惡意軟件的更明顯的警告。
提示 #3：附加或預先添加免責聲明
您可以選擇附加或附加免責聲明，具體取決於您的電子郵件通信需要的保密程度。 例如，如果您在一家律師事務所工作，您可能更願意添加免責聲明，而花店的銷售經理則更有可能選擇添加免責聲明。
提示 #4：在電子郵件免責聲明中使用機密標頭
對於敏感郵件，我們建議添加保密標頭，說明電子郵件的收件人。 將標題放在郵件的頂部，因為這將是收件人首先閱讀的內容。
提示 #5：長度和其他獎項
不要將所有內容添加到免責聲明中。 取而代之的是，寫幾行並提供一個鏈接到更詳細的版本的更詳細的信息。
如果您想為簡單的電子郵件免責聲明提供美觀、專業的設計，並將其與美觀的電子郵件簽名相結合，請務必閱讀本文。
另外，請檢查“電子郵件簽名最佳實踐”。
電子郵件簽名的 4 大電子郵件免責聲明示例法律
在某些情況下，許多法律和法規強制要求對電子郵件使用免責聲明。 因此，這裡有一些讓您了解免責聲明的重要性。
歐盟電子郵件免責聲明
根據歐盟法規，所有商業電子郵件都應包含法律免責聲明，其中包含組織的註冊號、註冊地點和辦公地址。 請注意，不同的歐盟國家以多種方式採用了該法規。 其中一些要求企業表明公司是否為有限公司，另一些則堅持在電子郵件免責聲明示例中包含董事總經理的姓名。
加拿大電子郵件免責聲明
加拿大反垃圾郵件立法 (CASL) 適用於發送給加拿大用戶的所有商業電子郵件。 法律要求所有外發信息都包含發件人的詳細信息，例如公司名稱、公司地址、電話號碼、電子郵件地址或網址。 所有這些信息都可以放入電子郵件簽名免責聲明中。 此外，每封電子郵件還必須提供退出（退訂）機制。 如果違反規定，公司每次違規可能被處以最高 1000 萬美元的罰款。
美國電子郵件免責聲明
在美國，健康保險流通與責任法案 (HIPAA) 要求醫療機構維護其電子郵件通信記錄並確保數據機密性。 美國證券交易委員會 (SEC) 和 Gramm-Leach-Bliley 法案 (GLBA) 對金融機構有類似的要求。 儘管這些組織沒有義務使用合法的電子郵件免責聲明示例，但它們被認為是通知收件人有關通過電子郵件發送個人信息的風險的合適方法。
英國電子郵件免責聲明
英國法律要求所有私人或公共有限公司在商業信函的電子郵件免責聲明示例中包含以下信息：公司註冊號、註冊地點（蘇格蘭或英格蘭和威爾士）以及註冊辦事處地址。 每次違規的處罰最高可達 1,000 英鎊。
儘管法律免責聲明電子郵件可能無法在世界各地的法庭上提供 100% 的保護，但對於希望最大限度地減少針對它的法律訴訟風險的公司來說，使用它仍然是一種良好的做法。
您可以在電子郵件簽名中使用的 12 個額外的電子郵件免責聲明示例
在本段中，我們選擇了最好的電子郵件免責聲明樣本，以幫助您處理各種情況的內容。
電子郵件免責聲明示例 #1：違反保密規定
此電子郵件的全部內容是保密的。 這也適用於附加到它的任何文件。 此電子郵件適用於收件人的個人或實體。 如果您不是這封郵件的收件人，並且您錯誤地收到了它，請立即聯繫系統管理員。 該信息可能非常敏感，並且是針對特定收件人的。 不應傳播、分發或複制此電子郵件。 如果您收到這封電子郵件但不是給您的，請立即通過電子郵件通知發件人，然後從您的系統中刪除此電子郵件。 嚴禁根據電子郵件內容披露、複製、分發或採取任何行動。 考慮自己得到通知。
電子郵件免責聲明樣本 #2：雇主的責任
本電子郵件內容中的觀點和意見僅代表電子郵件作者的觀點和意見。 它們不一定代表組織的那些。 我們明確要求我們的員工不得通過電子郵件通信侵犯或授權任何侵犯版權或任何其他合法權利的行為，也不得發表誹謗性言論。 我們的公司政策很明確，您可以在此處訪問。 它指出，任何此類溝通都違反我們的政策，並且超出了相關個人的組織角色範圍。 考慮到這一切，請注意，公司不會對此類通信承擔任何責任。 如果發生任何損害或其他責任，員工將承擔個人責任。
電子郵件免責聲明示例 #3：計算機病毒的無意傳播
該電子郵件可能包含可能感染您的計算機的計算機病毒。 此電子郵件的收件人應掃描此電子郵件及其所有附件（如果有）。 對於通過此電子郵件傳播的任何病毒造成的任何損害，該組織不承擔任何責任。 電子郵件可能會被截獲、丟失、破壞、損壞、包含病毒、遲到或不完整。 這就是為什麼電子郵件通信不能保證安全或無錯誤的原因。 這就是為什麼發件人不對由於電子郵件傳輸而導致的此消息內容中的任何錯誤或遺漏承擔責任。
電子郵件免責聲明示例 #4：簽訂合同預防
請注意，任何員工或代理人均無權通過電子郵件代表“公司名稱”與第三方簽訂任何具有法律約束力的協議。 只有當相關員工或代理人有“公司董事”為該特定場合明確寫下的確認書時，才能這樣做。
電子郵件免責聲明樣本 #5：保護過失錯報
本公司不對本郵件的內容負責，也不對根據本郵件提供的信息採取的行動的後果負責。 僅當我們隨後以書面形式確認電子郵件中的信息時，我們才承擔責任。 請確保您是此電子郵件的預期收件人。 如果您不是，請注意，嚴禁披露、複製、分發或根據此信息的內容採取任何行動。
電子郵件免責聲明示例 #6：退訂時事通訊
感謝您訂閱我們的時事通訊。 “公司名稱”團隊將努力在您訂閱時指定的字段中提供優質且有價值的信息。 但是，如果您決定不再接收我們的新聞通訊，您可以點擊此處的鏈接取消訂閱。
電子郵件免責聲明示例 #7：環境
除非絕對必要，否則請不要打印此電子郵件。 每次您不打印電子郵件時，您都是在幫助環境。
電子郵件免責聲明示例 #8：開發、財務或會計部門
此消息包含機密信息，僅供 [recipient name] 使用。 如果您不是指定的收件人，則不應傳播、分發或複制此電子郵件。 如果您誤收到此郵件，請立即通知發件人（或系統管理員），並將此郵件從您的系統中刪除。 最後，收件人應檢查此電子郵件和任何附件是否存在病毒。 該組織對由此電子郵件傳播的任何病毒造成的任何損害不承擔任何責任。 [日期] 組織，Suite#1，街道，城市，國家，www.organization.org。
電子郵件免責聲明示例 #9：IT 部門
我們的組織對本電子郵件的內容或根據所提供信息採取的任何行動的後果不承擔任何責任，除非該信息隨後以書面形式確認。 此電子郵件中提出的任何觀點或意見僅代表作者的觀點或意見，並不一定代表該組織的觀點或意見。 警告：計算機病毒可以通過電子郵件傳播。 收件人應檢查此電子郵件和任何附件是否存在病毒。 該組織對由此電子郵件傳播的任何病毒造成的任何損害不承擔任何責任。 [日期]
電子郵件免責聲明樣本 #10：秘書部
此消息是代表 [Manager] 發送的，並且是針對 [Recipient] 的。 如果您不是預期的接收者，我們將通知您，嚴禁根據該信息的內容披露、複製、分發或採取任何行動。 [組織] 對本電子郵件的內容或根據所提供的信息採取的任何行動的後果不承擔任何責任，除非該信息隨後得到 [經理] 的書面確認。 [日期]
電子郵件免責聲明示例 #11：董事會
此消息包含機密信息，供 [收件人] 使用。 如果您不是預期的接收者，我們將通知您，嚴禁根據該信息的內容披露、複製、分發或採取任何行動。 如果可以，請通知此電子郵件的收件人。 電子郵件傳輸不能保證安全或無錯誤，因為信息可能被截獲、損壞、丟失、毀壞、遲到或不完整，或包含病毒。 因此，發件人不對由於電子郵件傳輸而導致的此消息內容中的任何錯誤或遺漏承擔責任。 如果需要驗證，請索取硬拷貝版本。 [日期] 組織，Suite#1，街道，城市，國家， www.organization.org。
電子郵件免責聲明示例 #12：內部免責聲明
此消息僅適用於 [recipient name]。 如果您不是預期的接收者，我們將通知您，嚴禁根據該信息的內容披露、複製、分發或採取任何行動。 明確要求 [組織] 的員工不得發表誹謗性言論，不得通過電子郵件通信侵犯或授權任何侵犯版權或任何其他合法權利的行為。 任何此類溝通都違反了組織政策，並且超出了相關個人的就業範圍。 組織將不承擔與此類通信有關的任何責任，負責的員工將對由此產生的任何損害或其他責任承擔個人責任。 收到此類電子郵件的員工必須立即通知其主管。 請訪問我們的內部網以獲取 [組織] 電子郵件政策的副本。 [日期]，組織，套件#1，街道，城市，國家。
結論
為了保護您和您的業務，建議在發送與業務相關的電子郵件時使用電子郵件免責聲明。 今天，大多數電子郵件客戶端允許用戶創建電子郵件簽名，其中還包括免責聲明。 快速簡單。 然而，當涉及到多名員工時，很難控制他們是否都有專業的電子郵件簽名和必要的免責聲明。 因此，最好使用電子郵件簽名軟件從中央位置創建和管理免責聲明，而無需要求每個團隊成員這樣做。