Cómo usar la firma de correo electrónico Aviso legal

Los ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico son avisos o advertencias que se agregan a un correo electrónico saliente con la intención de limitar su responsabilidad. Como regla general, colocado en la parte inferior de una firma de correo electrónico como una sección separada, el descargo de responsabilidad generalmente comienza avisando al lector de que el contenido del mensaje es de naturaleza confidencial y, por lo tanto, el correo electrónico no debe ser leído por nadie más que el destinatario previsto.

Un descargo de responsabilidad puede ayudar a proteger a su empresa en estas áreas:

• Para que su correo electrónico sea más confidencial

A veces, un correo electrónico está destinado únicamente a una persona en particular. Por ejemplo, los bufetes de abogados pueden meterse en muchos problemas si se filtran algunos datos personales. Colocar un descargo de responsabilidad de confidencialidad de correo electrónico al final de los mensajes de correo electrónico los protege de este riesgo.

• Renunciar a la formación de un contrato.

Usando ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico , un empleador puede informar al destinatario que el empleado no tiene la autoridad requerida para celebrar contratos sin un gerente que los ratifique.

• Para proteger los derechos de autor

Si, por ejemplo, es un diseñador que envía por correo electrónico un diseño conceptual, asegúrese de incluir un descargo de responsabilidad legal en la firma del correo electrónico que indique que el diseño está protegido por la ley de derechos de autor.

• Para proteger de virus o contenido no apropiado

Imagine la situación en la que su empleado envió un correo electrónico infectado a uno de sus clientes. Y después de un tiempo, el cliente le informó que su equipo técnico descubrió que el virus había ingresado a su sistema desde el correo electrónico de su empresa y destruyó la computadora. Para evitar tales situaciones, incluya un descargo de responsabilidad que le diga al destinatario que su empresa no se hace responsable si el mensaje de correo electrónico contiene virus o cualquier otro software malicioso, y que sería mejor que los destinatarios escanearan los archivos adjuntos del correo electrónico antes de abrirlos.

• Para rechazar una declaración negligente

Cuando un tercero confía en el asesoramiento profesional de una organización y el asesoramiento podría tener consecuencias graves, un descargo de responsabilidad por correo electrónico puede proteger a la organización de ser demandada por declaración errónea negligente.

• Para cumplir con los requisitos legales o reglamentarios regionales

En algunos países, existen regulaciones de la industria que prescriben que las empresas incluyan renuncias de responsabilidad en toda la correspondencia por correo electrónico. Al seguir los requisitos de las regulaciones, las organizaciones se protegen de ser penalizadas por el estado.

• Renunciar a la responsabilidad del empleador por las opiniones del remitente

Infórmele al destinatario que el empleado es quien será personalmente responsable de los puntos de vista y opiniones presentados en el contenido del correo electrónico.

Como se mencionó anteriormente, las grandes organizaciones pueden ser responsables de la información que sus empleados envían por correo electrónico. Cuando hay muchas contrataciones, una empresa no puede controlar todos los correos electrónicos enviados por sus empleados. Por lo tanto, dichas organizaciones agregan una plantilla de renuncia de firma de correo electrónico . Puede usar un software como Newoldstamp para agregar un descargo de responsabilidad personalizado en la firma de cada correo electrónico saliente. Si desea intentar agregar un descargo de responsabilidad legal en la firma del correo electrónico , vaya al editor y agregue el descargo de responsabilidad en el lado derecho. Busque el bloque llamado "Aplicaciones de firma" y elija un descargo de responsabilidad listo para usar o agregue su propio texto.

También debe conocer varias reglas simples con respecto a los descargos de responsabilidad por correo electrónico si desea que funcionen para usted en lugar de en su contra.

• Sugerencia n.° 1: Agregue diferentes renuncias de responsabilidad en diferentes firmas o departamentos

Si bien un descargo de responsabilidad para toda la empresa puede ser una buena opción para muchas empresas, recomendamos desarrollar descargos de responsabilidad individuales para un grupo o departamento comercial. Por ejemplo, el personal del departamento de ventas podría necesitar un descargo de responsabilidad que indique que todas las cotizaciones solo son válidas durante treinta días. Es posible que el departamento financiero necesite un descargo de responsabilidad por correo electrónico confidencial que incluya un aviso de que la información no se puede duplicar ni distribuir sin permiso.

• Sugerencia n.º 2: use un texto de renuncia de responsabilidad personalizado o personal si es necesario

Desarrolle descargos de responsabilidad personales para algunos miembros del equipo si es necesario. Por ejemplo, una persona que envía correos electrónicos con archivos adjuntos con frecuencia podría necesitar una advertencia más pronunciada sobre virus y otro malware.

• Consejo n.° 3: agregue o anteponga renuncias de responsabilidad

Puede optar por agregar o anteponer un descargo de responsabilidad dependiendo de qué tan confidencial deba ser su comunicación por correo electrónico. Por ejemplo, si trabaja en un bufete de abogados, probablemente prefiera anteponer el descargo de responsabilidad, mientras que es más probable que un gerente de ventas de una floristería elija agregar el descargo de responsabilidad.

• Consejo #4: Use encabezados de confidencialidad en un descargo de responsabilidad por correo electrónico

Para mensajes confidenciales, recomendamos agregar un encabezado de confidencialidad que indique a quién está destinado el correo electrónico. Coloque el encabezado en la parte superior del mensaje porque será lo primero que leerá el destinatario.

• Consejo #5: Longitud y otros premios

No agregue todo a su descargo de responsabilidad. En su lugar, escriba unas pocas líneas y proporcione un enlace a una versión más amplia con información más detallada.

Si desea darle a su descargo de responsabilidad de correo electrónico simple un diseño hermoso y profesional y combinarlo con una firma de correo electrónico atractiva, asegúrese de leer este artículo.

Además, consulte "Mejores prácticas de firma de correo electrónico".

Muchas leyes y reglamentos imponen el uso de descargos de responsabilidad para los correos electrónicos en algunos casos. Así que aquí hay algunos de ellos para que entiendas la importancia de los descargos de responsabilidad.

• Descargo de responsabilidad por correo electrónico de la UE

De acuerdo con las regulaciones de la UE, todos los correos electrónicos comerciales deben incluir un aviso legal con el número de registro de la organización, el lugar de registro y la dirección de la oficina. Preste atención a que diferentes países de la UE adoptaron esta regulación de varias maneras. Algunos de ellos requieren que las empresas indiquen si la empresa es una sociedad limitada, otros insisten en incluir el nombre del director general en los ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico .

• Descargo de responsabilidad de correo electrónico canadiense

La legislación antispam de Canadá (CASL) se aplica a todos los correos electrónicos comerciales enviados a usuarios en Canadá. La ley exige que todos los mensajes salientes incluyan detalles del remitente como el nombre de la empresa, la dirección comercial, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico o la dirección web. Toda esta información puede ir en un descargo de responsabilidad de firma de correo electrónico. Además, cada correo electrónico también debe proporcionar un mecanismo de exclusión voluntaria (cancelar suscripción). En caso de incumplimiento, una empresa puede ser multada con hasta 10 millones por infracción.

• Descargo de responsabilidad de correo electrónico de EE. UU.

En los EE. UU., la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA) obliga a los centros de atención médica a mantener registros de sus comunicaciones por correo electrónico y proteger la confidencialidad de los datos. La Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC) y la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) tienen requisitos similares para las instituciones financieras. Aunque esas organizaciones no están obligadas a utilizar ejemplos legales de descargo de responsabilidad por correo electrónico , se consideran un método adecuado para informar a los destinatarios sobre los riesgos relacionados con el envío de información personal por correo electrónico.

• Descargo de responsabilidad por correo electrónico del Reino Unido

Las leyes del Reino Unido exigen que todas las sociedades anónimas privadas o públicas incluyan la siguiente información en los ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico para la correspondencia comercial : un número de registro de la empresa, el lugar de registro (Escocia o Inglaterra y Gales) y la dirección de la oficina registrada. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar hasta 1.000 libras esterlinas por infracción.

Aunque un correo electrónico de descargo de responsabilidad legal puede no brindar una protección del 100 % en los tribunales de todo el mundo, su uso sigue siendo una buena práctica para una empresa que desea minimizar este riesgo de acciones legales en su contra.

En este párrafo, hemos seleccionado las mejores muestras de descargo de responsabilidad por correo electrónico para ayudarlo con el contenido para diversas situaciones.

Ejemplo de descargo de responsabilidad por correo electrónico n.º 1: Incumplimiento de la confidencialidad