Como usar a Isenção de responsabilidade legal da assinatura de e-mail

Os exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail são avisos ou avisos adicionados a um e-mail enviado com a intenção de limitar sua responsabilidade. Como regra, colocado na parte inferior de uma assinatura de e-mail como uma seção separada, a isenção de responsabilidade geralmente começa colocando o leitor 'avisado' de que o conteúdo da mensagem é de natureza confidencial e, portanto, o e-mail não deve ser lido por ninguém além o destinatário pretendido.

Um aviso legal pode ajudar a proteger sua empresa nestas áreas:

• Para tornar seu e-mail mais confidencial

Às vezes, um e-mail é destinado apenas a uma pessoa específica. Por exemplo, os escritórios de advocacia podem ter muitos problemas se alguns dados pessoais vazarem. Colocar um aviso de confidencialidade de e-mail no final das mensagens de e-mail as protege desse risco.

• Para renunciar à formação de um contrato

Usando exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail , um empregador pode informar ao destinatário que o funcionário não tem a autoridade necessária para concluir contratos sem um gerente para ratificá-los.

• Para proteger os direitos autorais

Se você for, por exemplo, um designer enviando um design conceitual por e-mail, certifique-se de incluir um aviso legal de assinatura de e-mail informando que o design está protegido pela lei de direitos autorais.

• Para proteger contra vírus ou conteúdo não apropriado

Imagine a situação em que seu funcionário enviou um e-mail infectado para um de seus clientes. E depois de um tempo, o cliente informou que sua equipe de tecnologia descobriu que o vírus havia entrado em seu sistema a partir do e-mail de sua empresa e destruiu o computador. Para evitar tais situações, inclua um aviso de isenção de responsabilidade informando ao destinatário que sua empresa não pode ser responsabilizada se a mensagem de e-mail contiver vírus ou qualquer outro software malicioso, e seria melhor que os destinatários verificassem os anexos de e-mail antes de abri-los.

• Para negar uma declaração negligente

Quando um terceiro confia no conselho profissional de uma organização e o conselho pode ter sérias consequências, um aviso de isenção de responsabilidade por e-mail pode proteger a organização de ser processada por distorção negligente.

• Para atender aos requisitos legais ou regulatórios regionais

Em alguns países, existem regulamentos do setor que prescrevem que as empresas incluam isenções de responsabilidade em todas as correspondências por e-mail. Ao seguir os requisitos dos regulamentos, as organizações estão se protegendo de serem penalizadas pelo Estado.

• Para isentar a responsabilidade do empregador pelas opiniões do remetente

Informe ao destinatário que o funcionário será o responsável pessoal pelas opiniões e opiniões apresentadas no conteúdo do e-mail.

Como mencionado anteriormente, grandes organizações podem ser responsabilizadas pelas informações que seus funcionários enviam por e-mail. Quando há muitas contratações, uma empresa não consegue monitorar todos os e-mails enviados por seus funcionários. Portanto, essas organizações adicionam um modelo de isenção de responsabilidade de assinatura de email . Você pode usar software como Newoldstamp para adicionar um aviso de isenção de responsabilidade personalizado na assinatura de cada e-mail enviado. Se você quiser tentar adicionar uma isenção de responsabilidade legal na assinatura de e-mail , vá para o editor e adicione a isenção de responsabilidade no lado direito. Encontre o bloco chamado “Aplicativos de assinatura” e escolha um aviso de isenção de responsabilidade pronto para uso ou adicione seu próprio texto.

Você também deve conhecer várias regras simples sobre isenções de responsabilidade por e-mail se quiser que elas funcionem para você e não contra você.

• Dica nº 1: adicione diferentes isenções de responsabilidade em diferentes assinaturas ou departamentos

Embora uma isenção de responsabilidade para toda a empresa possa ser uma boa opção para muitas empresas, recomendamos o desenvolvimento de isenções de responsabilidade individuais para um grupo ou departamento de negócios. Por exemplo, o pessoal do departamento de vendas pode precisar de um aviso de isenção de responsabilidade dizendo que todas as cotações são válidas apenas por trinta dias. O departamento financeiro pode precisar de uma isenção de responsabilidade por e-mail confidencial que inclua um aviso de que as informações não podem ser duplicadas ou distribuídas sem permissão.

• Dica 2: Use um texto de isenção de responsabilidade personalizado ou pessoal, se necessário

Desenvolva isenções de responsabilidade pessoais para alguns membros da equipe, se necessário. Por exemplo, uma pessoa que envia e-mails com anexos com frequência pode precisar de um aviso mais pronunciado sobre vírus e outros malwares.

• Dica nº 3: Anexar ou preceder isenções de responsabilidade

Você pode optar por anexar ou preceder um aviso de isenção de responsabilidade, dependendo de quão confidencial sua comunicação por e-mail precisa ser. Por exemplo, se você trabalha em um escritório de advocacia, provavelmente preferiria anexar o aviso de isenção de responsabilidade, enquanto um gerente de vendas de uma floricultura provavelmente optaria por anexar o aviso de isenção de responsabilidade.

• Dica nº 4: Use cabeçalhos de confidencialidade em um aviso de e-mail

Para mensagens confidenciais, recomendamos adicionar um cabeçalho de confidencialidade que indique a quem o email se destina. Coloque o cabeçalho no topo da mensagem porque será a primeira coisa que o destinatário lerá.

• Dica #5: Duração e outros prêmios

Não adicione tudo ao seu aviso. Em vez disso, escreva algumas linhas e forneça um link para uma versão mais estendida com informações mais detalhadas.

Se você quiser dar ao seu simples aviso de e-mail um design bonito e profissional e combiná-lo com uma assinatura de e-mail de boa aparência, não deixe de ler este artigo.

Além disso, verifique “Práticas recomendadas para assinatura de e-mail”.

Muitas leis e regulamentos impõem o uso de isenções de responsabilidade para e-mails em alguns casos. Então, aqui estão alguns deles para você entender a importância das isenções de responsabilidade.

• Isenção de responsabilidade por e-mail da UE

De acordo com os regulamentos da UE, todos os e-mails comerciais devem incluir um aviso legal com o número de registro da organização, o local de registro e o endereço do escritório. Preste atenção que diferentes países da UE adotaram este regulamento de várias maneiras. Alguns deles exigem que as empresas indiquem se a empresa é uma sociedade limitada, outros insistem em incluir o nome do diretor administrativo nos exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail .

• Isenção de e-mail canadense

A Legislação Antispam do Canadá (CASL) se aplica a todos os e-mails comerciais enviados a usuários no Canadá. A lei exige que todas as mensagens enviadas incluam detalhes do remetente como nome da empresa, endereço comercial, número de telefone, endereço de e-mail ou endereço da web. Todas essas informações podem ir em um aviso de assinatura de e-mail. Além disso, todo e-mail também deve fornecer um mecanismo de exclusão (cancelamento de assinatura). Em caso de descumprimento, uma empresa pode ser multada em até 10 milhões por violação.

• Isenção de responsabilidade por e-mail dos EUA

Nos EUA, o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) obriga os estabelecimentos de saúde a manter registros de suas comunicações por e-mail e garantir a confidencialidade dos dados. A Securities and Exchange Commission (SEC) dos EUA e a Lei Gramm-Leach-Bliley (GLBA) têm requisitos semelhantes às instituições financeiras. Embora essas organizações não sejam obrigadas a usar exemplos legais de isenção de responsabilidade por e-mail , eles são considerados um método adequado para informar os destinatários sobre os riscos relacionados ao envio de informações pessoais por e-mail.

• Isenção de responsabilidade por e-mail do Reino Unido

As leis do Reino Unido exigem que todas as empresas privadas ou públicas de responsabilidade limitada incluam as seguintes informações nos exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail para correspondência comercial : um número de registro da empresa, local de registro (Escócia ou Inglaterra e País de Gales) e endereço da sede. As penalidades por não conformidade podem chegar a £ 1.000 por violação.

Embora um e-mail de isenção de responsabilidade legal possa não fornecer 100% de proteção em tribunais de todo o mundo, seu uso ainda é uma boa prática para uma empresa que deseja minimizar esse risco de ação legal contra ela.

Neste parágrafo, selecionamos os melhores exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail para ajudá-lo com conteúdo para várias situações.

Exemplo de isenção de responsabilidade por e-mail nº 1: violação de confidencialidade