So verwenden Sie den Haftungsausschluss für E-Mail-Signaturen

Die Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind Hinweise oder Warnungen, die einer ausgehenden E-Mail hinzugefügt werden, um Ihre Haftung einzuschränken. In der Regel am Ende einer E-Mail-Signatur als separater Abschnitt platziert, beginnt der Haftungsausschluss typischerweise damit, den Leser darauf hinzuweisen, dass der Inhalt der Nachricht vertraulich ist und die E-Mail daher von niemand anderem als gelesen werden sollte der beabsichtigte Empfänger.

Ein Haftungsausschluss kann Ihr Unternehmen in diesen Bereichen schützen:

• Um Ihre E-Mail vertraulicher zu machen

Manchmal ist eine E-Mail nur für eine bestimmte Person bestimmt. Beispielsweise können Anwaltskanzleien in große Schwierigkeiten geraten, wenn einige persönliche Daten durchsickern. Das Platzieren einer E-Mail-Vertraulichkeitserklärung am Ende von E-Mail-Nachrichten schützt sie vor diesem Risiko.

• Den Abschluss eines Vertrages abzulehnen

Anhand von Beispielen für E-Mail-Haftungsausschlüsse kann ein Arbeitgeber den Empfänger darüber informieren, dass der Arbeitnehmer nicht die erforderliche Befugnis hat, Verträge abzuschließen, ohne dass ein Vorgesetzter sie ratifiziert.

• Um das Urheberrecht zu schützen

Wenn Sie beispielsweise ein Designer sind, der ein Konzeptdesign per E-Mail sendet, fügen Sie unbedingt eine E- Mail-Signatur mit Haftungsausschluss hinzu, die besagt, dass das Design urheberrechtlich geschützt ist.

• Zum Schutz vor Viren oder nicht geeigneten Inhalten

Stellen Sie sich die Situation vor, als Ihr Mitarbeiter eine infizierte E-Mail an einen Ihrer Kunden schickte. Und nach einer Weile teilte Ihnen der Kunde mit, dass sein Technikteam herausgefunden hatte, dass der Virus durch die E-Mail Ihres Unternehmens in sein System gelangt war und den Computer zerstörte. Um solche Situationen zu verhindern, fügen Sie einen Haftungsausschluss hinzu, der dem Empfänger mitteilt, dass Ihr Unternehmen nicht verantwortlich gemacht werden kann, wenn die E-Mail-Nachricht Viren oder andere bösartige Software enthält, und dass es für die Empfänger am besten wäre, E-Mail-Anhänge vor dem Öffnen zu scannen.

• Eine fahrlässige Aussage zu leugnen

Wenn sich ein Dritter auf den professionellen Rat einer Organisation verlässt und der Rat schwerwiegende Folgen haben könnte, kann ein Haftungsausschluss per E-Mail die Organisation davor schützen, wegen fahrlässiger Falschaussage verklagt zu werden.

• Um regionale gesetzliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen

In einigen Ländern gibt es Branchenvorschriften, die Unternehmen vorschreiben, Haftungsausschlüsse in die gesamte E-Mail-Korrespondenz aufzunehmen. Indem sie die Anforderungen der Vorschriften befolgen, schützen sich Organisationen vor staatlicher Benachteiligung.

• Die Haftung des Arbeitgebers für die Ansichten des Absenders auszuschließen

Teilen Sie dem Empfänger mit, dass der Mitarbeiter derjenige ist, der persönlich für die im Inhalt der E-Mail dargestellten Ansichten und Meinungen haftet.

Wie bereits erwähnt, können große Organisationen für die Informationen verantwortlich gemacht werden, die ihre Mitarbeiter per E-Mail senden. Bei vielen Neueinstellungen kann ein Unternehmen nicht jede von seinen Mitarbeitern gesendete E-Mail überwachen. Daher fügen solche Organisationen eine E- Mail-Signatur-Disclaimer-Vorlage hinzu . Sie können Software wie Newoldstamp verwenden , um jeder ausgehenden E-Mail einen maßgeschneiderten Haftungsausschluss in der Signatur hinzuzufügen. Wenn Sie versuchen möchten, einen Haftungsausschluss in die E-Mail-Signatur einzufügen , gehen Sie zum Editor und fügen Sie den Haftungsausschluss auf der rechten Seite hinzu. Suchen Sie den Block „Signatur-Apps“ und wählen Sie einen gebrauchsfertigen Haftungsausschluss oder fügen Sie Ihren eigenen Text hinzu.

Sie sollten auch einige einfache Regeln in Bezug auf E-Mail-Haftungsausschlüsse kennen, wenn Sie möchten, dass sie für Sie und nicht gegen Sie arbeiten.

• Tipp Nr. 1: Fügen Sie verschiedene Disclaimer in verschiedenen Signaturen oder Abteilungen hinzu

Obwohl ein unternehmensweiter Haftungsausschluss für viele Unternehmen eine gute Option sein könnte, empfehlen wir, individuelle Haftungsausschlüsse für eine Unternehmensgruppe oder Abteilung zu entwickeln. Beispielsweise benötigen Mitarbeiter der Verkaufsabteilung möglicherweise einen Haftungsausschluss, der besagt, dass alle Angebote nur dreißig Tage gültig sind. Die Finanzabteilung benötigt möglicherweise einen vertraulichen Haftungsausschluss per E-Mail, der einen Hinweis enthält, dass die Informationen nicht ohne Genehmigung vervielfältigt oder weitergegeben werden dürfen.

• Tipp Nr. 2: Verwenden Sie bei Bedarf einen benutzerdefinierten oder persönlichen Haftungsausschlusstext

Entwickeln Sie bei Bedarf persönliche Haftungsausschlüsse für einige Teammitglieder. Beispielsweise könnte eine Person, die häufig E-Mails mit Anhängen versendet, eine deutlichere Warnung vor Viren und anderer Malware benötigen.

• Tipp Nr. 3: Haftungsausschlüsse anhängen oder voranstellen

Sie können einen Haftungsausschluss anhängen oder voranstellen, je nachdem, wie vertraulich Ihre E-Mail-Kommunikation sein muss. Wenn Sie beispielsweise in einer Anwaltskanzlei arbeiten, würden Sie es wahrscheinlich vorziehen, den Haftungsausschluss voranzustellen, während ein Verkaufsleiter eines Blumengeschäfts eher den Haftungsausschluss anhängen würde.

• Tipp Nr. 4: Verwenden Sie Vertraulichkeits-Header in einem E-Mail-Haftungsausschluss

Bei vertraulichen Nachrichten empfehlen wir, einen Vertraulichkeits-Header hinzuzufügen, der angibt, für wen die E-Mail bestimmt ist. Setzen Sie die Kopfzeile an den Anfang der Nachricht, da dies das erste ist, was ein Empfänger liest.

• Tipp Nr. 5: Länge und andere Auszeichnungen

Fügen Sie Ihrem Haftungsausschluss nicht alles hinzu. Schreiben Sie stattdessen ein paar Zeilen und geben Sie einen Link zu einer erweiterten Version mit detaillierteren Informationen an.

Wenn Sie Ihrem einfachen E-Mail-Disclaimer ein schönes, professionelles Design verleihen und ihn mit einer gut aussehenden E-Mail-Signatur kombinieren möchten, lesen Sie unbedingt diesen Artikel.

Sehen Sie sich auch „Best Practices für die E-Mail-Signatur“ an.

Viele Gesetze und Vorschriften erzwingen in einigen Fällen die Verwendung von Haftungsausschlüssen für E-Mails. Hier sind einige davon, damit Sie die Bedeutung von Haftungsausschlüssen verstehen.

• EU-E-Mail-Haftungsausschluss

Gemäß den EU-Vorschriften sollten alle geschäftlichen E-Mails einen Haftungsausschluss mit der Registrierungsnummer der Organisation, dem Registrierungsort und der Büroadresse enthalten. Beachten Sie, dass verschiedene EU-Länder diese Verordnung auf verschiedene Weise übernommen haben. Einige von ihnen verlangen von Unternehmen, dass sie angeben, ob es sich bei dem Unternehmen um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung handelt, andere bestehen darauf, den Namen des Geschäftsführers in E-Mail-Disclaimer-Beispielen anzugeben .

• Kanadischer E-Mail-Haftungsausschluss

Die kanadische Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) gilt für alle kommerziellen E-Mails, die an Benutzer in Kanada gesendet werden. Das Gesetz schreibt vor, dass alle ausgehenden Nachrichten Angaben zum Absender wie Firmenname, Geschäftsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Webadresse enthalten müssen. All diese Informationen können in einen Haftungsausschluss für E-Mail-Signaturen aufgenommen werden. Darüber hinaus muss jede E-Mail auch einen Opt-out-Mechanismus (Abbestellen) enthalten. Bei Nichteinhaltung kann ein Unternehmen mit einer Geldstrafe von bis zu 10 Millionen pro Verstoß belegt werden.

• US-E-Mail-Haftungsausschluss

In den USA verpflichtet der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) Gesundheitseinrichtungen, Aufzeichnungen über ihre E-Mail-Kommunikation zu führen und die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Die US Securities and Exchange Commission (SEC) und der Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) haben ähnliche Anforderungen an Finanzinstitute. Obwohl diese Organisationen nicht verpflichtet sind, rechtliche Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse zu verwenden, werden sie als geeignete Methode angesehen, um die Empfänger über die Risiken im Zusammenhang mit dem Versenden personenbezogener Daten per E-Mail zu informieren.

• E-Mail-Haftungsausschluss für Großbritannien

Die Gesetze des Vereinigten Königreichs verlangen von allen Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaft, dass sie die folgenden Informationen in Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse für Geschäftskorrespondenz aufnehmen : eine Firmenregistrierungsnummer, einen Registrierungsort (Schottland oder England und Wales) und eine eingetragene Firmenadresse. Strafen für die Nichteinhaltung können bis zu 1.000 £ pro Verstoß betragen.

Obwohl eine E-Mail mit rechtlichem Haftungsausschluss vor Gerichten auf der ganzen Welt möglicherweise keinen 100-prozentigen Schutz bietet, ist ihre Verwendung dennoch eine gute Praxis für ein Unternehmen, das dieses Risiko einer Klage minimieren möchte.

In diesem Absatz haben wir die besten Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse ausgewählt , um Ihnen mit Inhalten für verschiedene Situationen zu helfen.

E-Mail-Haftungsausschluss Beispiel Nr. 1: Verletzung der Vertraulichkeit