E-posta İmzası Nasıl Kullanılır Yasal Sorumluluk Reddi

E -posta sorumluluk reddi örnekleri , sorumluluğunuzu sınırlamak amacıyla giden bir e-postaya eklenen bildirimler veya uyarılardır. Kural olarak, ayrı bir bölüm olarak bir e-posta imzasının altına yerleştirilen sorumluluk reddi beyanı, tipik olarak, okuyucunun mesaj içeriğinin gizli bir yapıya sahip olduğunu ve bu nedenle e-postanın başkası tarafından okunmaması gerektiğini 'bildirerek' başlar. amaçlanan alıcı.

Sorumluluk reddi, şirketinizin şu alanlarda korunmasına yardımcı olabilir:

• E-postanızı daha gizli hale getirmek için

Bazen bir e-posta yalnızca belirli bir kişiye yöneliktir. Örneğin, bazı kişisel verilerin sızdırılması durumunda hukuk firmalarının başı büyük belaya girebilir. E-posta mesajlarının sonuna bir e-posta gizliliği reddi beyanı koymak, onları bu riskten korur.

• Bir sözleşmenin kurulmasını reddetmek

Bir işveren, e-posta sorumluluk reddi örneklerini kullanarak, alıcıyı, çalışanın bir yönetici tarafından onaylanmadan sözleşme akdetmek için gerekli yetkiye sahip olmadığını bildirebilir.

• Telif hakkını korumak için

Örneğin, bir konsept tasarımı e-postayla gönderen bir tasarımcıysanız, tasarımın telif hakkı yasasıyla korunduğunu belirten bir e-posta imzası yasal sorumluluk reddi beyanı eklediğinizden emin olun.

• Virüslerden veya uygun olmayan içeriklerden korunmak için

Çalışanınızın müşterilerinizden birine virüslü bir e-posta gönderdiğini hayal edin. Ve bir süre sonra müşteri, teknik ekibinin, şirketinizden gelen e-postadan virüsün sistemlerine girdiğini ve bilgisayarı yok ettiğini öğrendiğini size bildirdi. Bu tür durumları önlemek için, alıcıya, e-posta mesajının virüs veya başka herhangi bir kötü amaçlı yazılım içermesi durumunda şirketinizin sorumlu tutulamayacağını ve alıcıların e-posta eklerini açmadan önce taramalarının en iyisi olacağını bildiren bir sorumluluk reddi beyanı ekleyin.

• İhmalkar bir ifadeyi reddetmek için

Üçüncü bir taraf, bir kuruluşun profesyonel tavsiyesine güvendiğinde ve bu tavsiyenin ciddi sonuçları olabileceğinde, bir e-posta sorumluluk reddi, kuruluşu ihmalden kaynaklanan yanlış beyan nedeniyle dava edilmekten koruyabilir.

• Bölgesel yasal veya düzenleyici gereksinimleri karşılamak için

Bazı ülkelerde, şirketlerin tüm e-posta yazışmalarına sorumluluk reddi beyanlarını dahil etmelerini öngören sektör düzenlemeleri vardır. Düzenlemelerin gerekliliklerini takip ederek, kuruluşlar kendilerini devlet tarafından cezalandırılmaktan koruyorlar.

• Gönderenin görüşleri için işverenin sorumluluğunu reddetmek

Alıcıya, e-postanın içeriğinde sunulan görüş ve görüşlerden kişisel olarak sorumlu olacak kişinin çalışan olduğunu bildirin.

Daha önce de belirtildiği gibi, büyük kuruluşlar, çalışanlarının e-posta ile gönderdiği bilgilerden sorumlu tutulabilir. Çok sayıda işe alım olduğunda, bir şirket çalışanları tarafından gönderilen her e-postayı izleyemez. Bu nedenle, bu tür kuruluşlar bir e-posta imzası sorumluluk reddi şablonu ekler. Her giden e-postanın imzasına özel olarak hazırlanmış bir sorumluluk reddi beyanı eklemek için Newoldstamp gibi bir yazılım kullanabilirsiniz . E -posta imzasına yasal bir sorumluluk reddi eklemeyi denemek istiyorsanız, düzenleyiciye gidin ve yasal uyarıyı sağ tarafa ekleyin. "İmza Uygulamaları" adlı bloğu bulun ve kullanıma hazır bir sorumluluk reddi beyanı seçin veya kendi metninizi ekleyin.

E-posta sorumluluk reddi beyanlarının size karşı değil de sizin için çalışmasını istiyorsanız, birkaç basit kuralı da bilmelisiniz.

• 1. İpucu: Farklı imzalara veya departmanlara farklı sorumluluk reddi beyanları ekleyin

Şirket çapında bir sorumluluk reddi birçok şirket için iyi bir seçenek olsa da, bir iş grubu veya departman için bireysel sorumluluk reddi beyanları geliştirmenizi öneririz. Örneğin, satış departmanı personeli, tüm tekliflerin yalnızca otuz gün boyunca geçerli olduğunu belirten bir sorumluluk reddi beyanına ihtiyaç duyabilir. Finans departmanı, bilgilerin izinsiz kopyalanamayacağına veya dağıtılamayacağına dair bir bildirim içeren gizli bir e-posta sorumluluk reddi beyanına ihtiyaç duyabilir.

• 2. İpucu: Gerekirse özel veya kişisel sorumluluk reddi metni kullanın

Gerekirse bazı ekip üyeleri için kişisel sorumluluk reddi beyanları geliştirin. Örneğin, sık sık ek içeren e-postalar gönderen bir kişinin virüsler ve diğer kötü amaçlı yazılımlar hakkında daha belirgin bir uyarıya ihtiyacı olabilir.

• 3. İpucu: Feragatnameleri ekleyin veya başına ekleyin

E-posta iletişiminizin ne kadar gizli olması gerektiğine bağlı olarak bir sorumluluk reddi beyanı eklemeyi veya başına eklemeyi seçebilirsiniz. Örneğin, bir hukuk firmasında çalışıyorsanız, muhtemelen feragatnameyi başa eklemeyi tercih edersiniz, bir çiçekçideki satış müdürünün ise feragatnameyi eklemeyi seçmesi daha olasıdır.

• 4. İpucu: Bir e-posta sorumluluk reddi beyanında gizlilik başlıklarını kullanın

Hassas iletiler için, e-postanın kime yönelik olduğunu belirten bir gizlilik üstbilgisi eklemenizi öneririz. Bir alıcının okuyacağı ilk şey olacağından, başlığı mesajın en üstüne koyun.

• İpucu #5: Uzunluk ve diğer ödüller

Sorumluluk reddinize her şeyi eklemeyin. Bunun yerine, birkaç satır yazın ve daha ayrıntılı bilgi içeren daha genişletilmiş bir sürüme bağlantı sağlayın.

Basit e-posta sorumluluk reddi beyanınıza güzel, profesyonel bir tasarım kazandırmak ve bunu güzel görünümlü bir e-posta imzasıyla birleştirmek istiyorsanız, bu makaleyi mutlaka okuyun .

Ayrıca, "E-posta İmzası En İyi Uygulamaları"nı kontrol edin.

Birçok yasa ve düzenleme, bazı durumlarda e-postalar için sorumluluk reddinin kullanılmasını zorunlu kılar. İşte sorumluluk reddinin önemini anlamanız için bunlardan birkaçı.

• AB e-posta sorumluluk reddi

AB düzenlemelerine göre, tüm iş e-postaları, kuruluşun kayıt numarası, kayıt yeri ve ofis adresini içeren yasal bir sorumluluk reddi beyanı içermelidir. Farklı AB ülkelerinin bu yönetmeliği çeşitli şekillerde benimsediğine dikkat edin. Bazıları işletmelerin şirketin limited şirket olup olmadığını belirtmesini isterken, diğerleri e-posta sorumluluk reddi örneklerine genel müdürün adını eklemekte ısrar ediyor.

• Kanadalı e-posta sorumluluk reddi

Kanada İstenmeyen Posta Önleme Mevzuatı (CASL), Kanada'daki kullanıcılara gönderilen tüm ticari e-postalar için geçerlidir. Yasa, tüm giden mesajların gönderenin şirket adı, iş adresi, telefon numarası, e-posta adresi veya web adresi gibi ayrıntılarını içermesini gerektirir. Tüm bu bilgiler bir e-posta imzası sorumluluk reddi beyanında bulunabilir. Ayrıca, her e-posta ayrıca bir devre dışı bırakma (abonelikten çıkma) mekanizması sağlamalıdır. Uygunsuzluk durumunda, bir şirket ihlal başına 10 milyona kadar para cezasına çarptırılabilir.

• ABD e-posta sorumluluk reddi

ABD'de Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), sağlık tesislerini e-posta iletişimlerinin kayıtlarını tutmak ve veri gizliliğini korumakla yükümlü kılar. ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC) ve Gramm-Leach-Bliley Yasası (GLBA) finansal kurumlara benzer gereksinimlere sahiptir. Bu kuruluşlar yasal e-posta sorumluluk reddi örneklerini kullanmak zorunda olmasalar da, alıcıları e-posta yoluyla kişisel bilgilerin gönderilmesiyle ilgili riskler hakkında bilgilendirmek için uygun bir yöntem olarak kabul edilir.

• İngiltere e-posta sorumluluk reddi

Birleşik Krallık yasaları, tüm özel veya halka açık limited şirketlerin, ticari yazışmalar için e-posta sorumluluk reddi örneklerine aşağıdaki bilgileri eklemesini gerektirir: bir şirket kayıt numarası, kayıt yeri (İskoçya veya İngiltere ve Galler) ve kayıtlı ofis adresi. Uygunsuzluk için cezalar, ihlal başına 1.000 £ 'a kadar ulaşabilir.

Yasal sorumluluk reddi e-postası dünya çapındaki mahkemelerde %100 koruma sağlamasa da, kendisine karşı bu yasal işlem riskini en aza indirmek isteyen bir şirket için kullanımı hala iyi bir uygulamadır.

Bu paragrafta, çeşitli durumlar için içerik konusunda size yardımcı olacak en iyi e-posta sorumluluk reddi örneklerini seçtik .

E-posta sorumluluk reddi örneği #1: Gizliliğin ihlali