Comment utiliser la clause de non-responsabilité légale de la signature électronique

Les exemples de clause de non-responsabilité par e-mail sont des avis ou des avertissements ajoutés à un e-mail sortant dans le but de limiter votre responsabilité. En règle générale, placée au bas d'une signature de courrier électronique dans une section distincte, la clause de non-responsabilité commence généralement par avertir le lecteur que le contenu du message est de nature confidentielle et que, par conséquent, le courrier électronique ne doit pas être lu par quelqu'un d'autre que le destinataire visé.

Une clause de non-responsabilité peut aider à protéger votre entreprise dans les domaines suivants :

• Pour rendre votre e-mail plus confidentiel

Parfois, un e-mail est destiné à une personne en particulier uniquement. Par exemple, les cabinets d'avocats peuvent avoir beaucoup de problèmes si certaines données personnelles sont divulguées. Placer une clause de non-responsabilité relative à la confidentialité des e-mails à la fin des e-mails les protège de ce risque.

• Renoncer à la formation d'un contrat

À l'aide d' exemples de clauses de non-responsabilité par e-mail , un employeur peut informer le destinataire que l'employé n'a pas l'autorité requise pour conclure des contrats sans qu'un responsable ne les ratifie.

• Pour protéger le droit d'auteur

Si vous êtes, par exemple, un designer qui envoie par e-mail une conception conceptuelle, assurez-vous d'inclure une clause de non- responsabilité légale dans la signature de l'e-mail indiquant que la conception est protégée par la loi sur le droit d'auteur.

• Pour se protéger des virus ou du contenu non approprié

Imaginez la situation où votre employé a envoyé un e-mail infecté à l'un de vos clients. Et après un certain temps, le client vous a informé que son équipe technique avait découvert que le virus s'était introduit dans son système à partir de l'e-mail de votre entreprise et avait détruit l'ordinateur. Pour éviter de telles situations, incluez une clause de non-responsabilité indiquant au destinataire que votre entreprise ne peut être tenue responsable si le message électronique contient des virus ou tout autre logiciel malveillant, et qu'il serait préférable que les destinataires analysent les pièces jointes avant de les ouvrir.

• Refuser une déclaration négligente

Lorsqu'un tiers s'appuie sur les conseils professionnels d'une organisation et que ces conseils peuvent avoir de graves conséquences, une clause de non-responsabilité par e-mail peut protéger l'organisation d'être poursuivie pour inexactitude par négligence.

• Pour répondre aux exigences légales ou réglementaires régionales

Dans certains pays, il existe des réglementations sectorielles qui prescrivent aux entreprises d'inclure des clauses de non-responsabilité dans toutes les correspondances par e-mail. En suivant les exigences de la réglementation, les organisations se protègent d'être pénalisées par l'État.

• Pour décliner la responsabilité de l'employeur pour les opinions de l'expéditeur

Faites savoir au destinataire que l'employé est celui qui sera personnellement responsable des points de vue et opinions présentés dans le contenu de l'e-mail.

Comme mentionné précédemment, les grandes organisations peuvent être tenues responsables des informations que leurs employés envoient par e-mail. Lorsqu'il y a beaucoup d'embauches, une entreprise ne peut pas surveiller chaque e-mail envoyé par ses employés. Par conséquent, ces organisations ajoutent un modèle de clause de non-responsabilité pour la signature d'e-mail . Vous pouvez utiliser un logiciel comme Newoldstamp pour ajouter une clause de non-responsabilité personnalisée dans la signature de chaque e-mail sortant. Si vous souhaitez essayer d'ajouter une clause de non-responsabilité légale dans la signature d'e-mail , accédez à l'éditeur et ajoutez la clause de non-responsabilité sur le côté droit. Trouvez le bloc appelé "Applications de signature" et choisissez une clause de non-responsabilité prête à l'emploi ou ajoutez votre propre texte.

Vous devez également connaître plusieurs règles simples concernant les clauses de non-responsabilité par e-mail si vous souhaitez qu'elles fonctionnent pour vous plutôt que contre vous.

• Conseil n° 1 : ajoutez différentes clauses de non-responsabilité dans différentes signatures ou départements

Bien qu'une clause de non-responsabilité à l'échelle de l'entreprise puisse être une bonne option pour de nombreuses entreprises, nous vous recommandons de développer des clauses de non-responsabilité individuelles pour un groupe ou un service. Par exemple, le personnel du service des ventes peut avoir besoin d'une clause de non-responsabilité indiquant que tous les devis ne sont valables que pendant trente jours. Le service financier peut avoir besoin d'un avis de non-responsabilité par e-mail confidentiel comprenant un avis indiquant que les informations ne peuvent pas être dupliquées ou distribuées sans autorisation.

• Conseil n° 2 : utilisez un texte de clause de non-responsabilité personnalisé ou personnel si nécessaire

Développer des avis de non-responsabilité personnels pour certains membres de l'équipe si nécessaire. Par exemple, une personne qui envoie fréquemment des e-mails avec des pièces jointes peut avoir besoin d'un avertissement plus prononcé concernant les virus et autres logiciels malveillants.

• Conseil n° 3 : Ajouter ou précéder les clauses de non-responsabilité

Vous pouvez choisir d'ajouter ou de précéder une clause de non-responsabilité en fonction du degré de confidentialité de votre communication par e-mail. Par exemple, si vous travaillez dans un cabinet d'avocats, vous préféreriez probablement ajouter la clause de non-responsabilité au début, tandis qu'un directeur des ventes d'un magasin de fleurs est plus susceptible de choisir d'ajouter la clause de non-responsabilité.

• Conseil n° 4 : Utilisez des en-têtes de confidentialité dans une clause de non-responsabilité par e-mail

Pour les messages sensibles, nous vous recommandons d'ajouter un en-tête de confidentialité indiquant à qui l'e-mail est destiné. Placez l'en-tête en haut du message car ce sera la première chose qu'un destinataire lira.

• Astuce #5 : Longueur et autres récompenses

N'ajoutez pas tout à votre clause de non-responsabilité. Au lieu de cela, écrivez quelques lignes et fournissez un lien vers une version plus étendue avec des informations plus détaillées.

Si vous souhaitez donner à votre simple clause de non-responsabilité par e-mail une belle conception professionnelle et la combiner avec une belle signature d'e-mail, assurez-vous de lire cet article.

Consultez également les «Meilleures pratiques en matière de signature d'e-mail».

De nombreuses lois et réglementations imposent l'utilisation de clauses de non-responsabilité pour les e-mails dans certains cas. Voici donc quelques-uns d'entre eux pour que vous compreniez l'importance des clauses de non-responsabilité.

• Clause de non-responsabilité des e-mails de l'UE

Conformément aux réglementations de l'UE, tous les e-mails professionnels doivent inclure une clause de non-responsabilité légale avec le numéro d'enregistrement de l'organisation, le lieu d'enregistrement et l'adresse du bureau. Sachez que différents pays de l'UE ont adopté ce règlement de plusieurs manières. Certains d'entre eux exigent des entreprises qu'elles indiquent si la société est une société à responsabilité limitée, d'autres insistent pour inclure le nom du directeur général dans les exemples de clauses de non-responsabilité par e-mail .

• Avis de non-responsabilité pour les courriels canadiens

La législation canadienne anti-pourriel (LCAP) s'applique à tous les courriels commerciaux envoyés aux utilisateurs au Canada. La loi exige que tous les messages sortants incluent des informations sur l'expéditeur telles que le nom de l'entreprise, l'adresse professionnelle, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail ou l'adresse Web. Toutes ces informations peuvent figurer dans une clause de non-responsabilité relative à la signature d'e-mail. En outre, chaque e-mail doit également fournir un mécanisme de désinscription (opt-out). En cas de non-conformité, une entreprise peut être condamnée à une amende pouvant aller jusqu'à 10 millions par infraction.

• Clause de non-responsabilité des e-mails aux États-Unis

Aux États-Unis, la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) oblige les établissements de santé à conserver des enregistrements de leurs communications par e-mail et à sécuriser la confidentialité des données. La Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis et la Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) imposent des exigences similaires aux institutions financières. Bien que ces organisations ne soient pas obligées d'utiliser des exemples légaux de clauses de non-responsabilité par e-mail , elles sont considérées comme une méthode appropriée pour informer les destinataires des risques liés à l'envoi d'informations personnelles par e-mail.

• Clause de non-responsabilité des e-mails au Royaume-Uni

Les lois britanniques exigent que toutes les sociétés privées ou publiques à responsabilité limitée incluent les informations suivantes dans les exemples de clause de non-responsabilité par e-mail pour la correspondance commerciale : un numéro d'enregistrement de la société, le lieu d'enregistrement (Écosse ou Angleterre et Pays de Galles) et l'adresse du siège social. Les pénalités pour non-conformité peuvent atteindre jusqu'à 1 000 £ par violation.

Bien qu'un e-mail d'avertissement légal n'offre pas une protection à 100% devant les tribunaux du monde entier, son utilisation reste une bonne pratique pour une entreprise qui souhaite minimiser ce risque de poursuites judiciaires à son encontre.

Dans ce paragraphe, nous avons sélectionné les meilleurs exemples de clauses de non-responsabilité pour vous aider avec le contenu dans diverses situations.

Exemple d'avis de non-responsabilité par e-mail n° 1 : Violation de la confidentialité