電子メール署名の使用方法法的免責事項

電子メールの免責事項の例は、あなたの責任を制限する目的で送信電子メールに追加された通知または警告です。 原則として、電子メールの署名の下部に別のセクションとして配置される免責事項は、通常、メッセージの内容が機密であるため、他の人が電子メールを読むべきではないことを読者に「通知」することから始まります。目的の受信者。

免責事項は、次の分野で会社を保護するのに役立ちます。

• メールの機密性を高めるため

電子メールが特定の人だけを対象としている場合があります。 たとえば、個人データが漏洩した場合、法律事務所は多くのトラブルに巻き込まれる可能性があります。 電子メールメッセージの最後に電子メールの機密性に関する免責事項を記載することで、このリスクからメッセージを保護します。

• 契約の成立を否認する

電子メールの免責事項の例を使用して、雇用主は、マネージャーが契約を批准することなく、従業員が契約を締結するために必要な権限を持っていないことを受信者に通知できます。

• 著作権を保護するため

たとえば、コンセプトデザインをメールで送信するデザイナーの場合は、デザインが著作権法によって保護されていることを示すメール署名の法的免責事項を必ず含めてください。

• ウイルスや不適切なコンテンツから保護するため

従業員が感染した電子メールを顧客の1人に送信したときの状況を想像してみてください。 そしてしばらくすると、顧客から、技術チームがあなたの会社からの電子メールからウイルスがシステムに侵入し、コンピューターを破壊したことがわかったとの連絡がありました。 このような状況を防ぐために、電子メールメッセージにウイルスやその他の悪意のあるソフトウェアが含まれている場合、会社は責任を負わないことを受信者に伝える免責事項を含めます。受信者は、電子メールの添付ファイルを開く前にスキャンするのが最善です。

• 過失の声明を否認するには

第三者が組織の専門家のアドバイスに依存していて、そのアドバイスが深刻な結果をもたらす可能性がある場合、電子メールの免責事項は、過失による虚偽表示で組織が訴えられるのを防ぐことができます。

• 地域の法的または規制要件を満たすため

一部の国では、すべての電子メール通信に免責事項を含めるように企業に規定する業界規制があります。 規制の要件に従うことにより、組織は州による罰則から身を守ることができます。

• 送信者の見解に対する雇用者の責任を放棄するため

電子メールの内容で提示された見解や意見に対して個人的に責任を負うのは従業員であることを受信者に知らせてください。

前述のように、大規模な組織は、従業員が電子メールで送信する情報に対して責任を負うことができます。 採用者が多い場合、会社は従業員から送信されたすべての電子メールを監視することはできません。 したがって、そのような組織は電子メール署名免責事項テンプレートを追加します。 Newoldstampなどのソフトウェアを使用して、各送信メールの署名にカスタムメイドの免責事項を追加できます。 電子メールの署名に法的な免責事項を追加してみたい場合は、エディターに移動して右側に免責事項を追加してください。 「SignatureApps」というブロックを見つけて、すぐに使用できる免責事項を選択するか、独自のテキストを追加します。

また、電子メールの免責事項を、あなたに反対するのではなく、あなたのために機能させたい場合は、いくつかの簡単なルールを知っておく必要があります。

• ヒント1：さまざまな署名または部門にさまざまな免責事項を追加する

全社的な免責事項は多くの企業にとって良い選択肢かもしれませんが、ビジネスグループまたは部門ごとに個別の免責事項を作成することをお勧めします。 たとえば、営業部門の担当者は、すべての見積もりが30日間のみ有効であるという免責事項が必要になる場合があります。 財務部門は、情報を許可なく複製または配布することはできないという通知を含む機密の電子メール免責事項を必要とする場合があります。

• ヒント2：必要に応じてカスタムまたは個人的な免責事項のテキストを使用する

必要に応じて、一部のチームメンバーの個人的な免責事項を作成します。 たとえば、添付ファイル付きの電子メールを頻繁に送信する人は、ウイルスやその他のマルウェアについてより明確な警告が必要になる場合があります。

• ヒント3：免責事項を追加または追加する

電子メール通信の機密性に応じて、免責事項を追加または追加することを選択できます。 たとえば、法律事務所で働いている場合は、おそらく免責事項を追加することをお勧めしますが、フラワーショップの営業マネージャーは免責事項を追加することを選択する可能性が高くなります。

• ヒント4：電子メールの免責事項で機密性ヘッダーを使用する

機密性の高いメッセージの場合は、電子メールの宛先を示す機密性ヘッダーを追加することをお勧めします。 受信者が最初に読むのはヘッダーなので、メッセージの先頭にヘッダーを配置します。

• ヒント5：長さとその他の賞

免責事項にすべてを追加しないでください。 代わりに、数行を書いて、より詳細な情報を含むより拡張されたバージョンへのリンクを提供してください。

シンプルな電子メールの免責事項を美しくプロフェッショナルなデザインにし、見栄えの良い電子メールの署名と組み合わせたい場合は、この記事を必ずお読みください。

また、 「電子メール署名のベストプラクティス」も確認してください。

多くの法律および規制は、場合によっては電子メールの免責事項の使用を強制します。 そこで、免責事項の重要性を理解するためのいくつかを紹介します。

• EUの電子メールの免責事項

EUの規制によると、すべてのビジネスメールには、組織の登録番号、登録場所、およびオフィスの住所が記載された免責事項を含める必要があります。 さまざまなEU諸国がさまざまな方法でこの規制を採用していることに注意してください。 それらの中には、会社が有限会社であるかどうかを示すことを企業に要求するものもあれば、 電子メールの免責事項の例に常務取締役の名前を含めることを主張するものもあります。

• カナダの電子メール免責事項

Canada Anti-Spam Legislation（CASL）は、カナダのユーザーに送信されるすべての商用電子メールに適用されます。 法律では、すべての送信メッセージに、会社名、会社の住所、電話番号、電子メールアドレス、Webアドレスなどの送信者の詳細を含めることが義務付けられています。 このすべての情報は、 電子メールの署名の免責事項に含めることができます。 さらに、すべての電子メールはオプトアウト（購読解除）メカニズムも提供する必要があります。 違反した場合、違反ごとに最高1,000万の罰金が科せられる場合があります。

• 米国の電子メールの免責事項

米国では、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）により、医療施設は電子メール通信の記録を維持し、データの機密性を保護することが義務付けられています。 米国証券取引委員会（SEC）およびグラムリーチブライリー法（GLBA）には、金融機関と同様の要件があります。 これらの組織は、法的な電子メールの免責事項の例を使用する義務はありませんが、電子メールを介した個人情報の送信に関連するリスクについて受信者に通知するための適切な方法であると考えられています。

• 英国の電子メール免責事項

英国の法律では、すべての民間または公開有限会社が、ビジネス通信の電子メール免責事項の例に次の情報を含めることを義務付けています：会社登録番号、登録場所（スコットランドまたはイングランド＆ウェールズ）、および登録事務所の住所。 違反に対する罰則は、違反ごとに最大1,000ポンドに達する可能性があります。

法的免責事項の電子メールは、世界中の裁判所で100％の保護を提供しない場合がありますが、それに対する法的措置のこのリスクを最小限に抑えたい企業にとっては、それを使用することは依然として良い習慣です。

この段落では、さまざまな状況のコンテンツに役立つ最高の電子メール免責事項のサンプルを選択しました。

メール免責事項サンプル＃1：機密性の侵害