Cum să utilizați semnătura de e-mail Declinarea răspunderii juridice

Exemplele de declinare a răspunderii prin e -mail sunt notificări sau avertismente adăugate unui e-mail trimis cu intenția de a vă limita răspunderea. De regulă, plasată în partea de jos a unei semnături de e-mail ca o secțiune separată, declinarea răspunderii începe de obicei prin a anunța cititorul că conținutul mesajului este de natură confidențială și, prin urmare, e-mailul nu trebuie citit de nimeni altcineva decât destinatarul vizat.

O declinare a răspunderii vă poate ajuta să vă protejați compania în următoarele domenii:

• Pentru a vă face e-mailul mai confidențial

Uneori, un e-mail este destinat doar unei anumite persoane. De exemplu, firmele de avocatură pot avea multe probleme dacă unele date personale sunt scurse. Plasarea unei clauze de declinare a confidențialității e-mailului la sfârșitul mesajelor de e-mail îi protejează de acest risc.

• A renunța la încheierea unui contract

Folosind exemple de declinare a răspunderii prin e-mail , un angajator poate informa destinatarul că angajatul nu are autoritatea necesară pentru a încheia contracte fără un manager care să le ratifice.

• Pentru a proteja drepturile de autor

Dacă, de exemplu, sunteți un designer care trimite prin e-mail un design conceptual, asigurați-vă că includeți o declinare legală a semnăturii prin e -mail care să ateste că designul este protejat de legea drepturilor de autor.

• Pentru a proteja de viruși sau conținut inadecvat

Imaginează-ți situația în care angajatul tău a trimis un e-mail infectat unuia dintre clienții tăi. Și după un timp, clientul te-a informat că echipa sa de tehnologie a aflat că virusul a intrat în sistemul lor din e-mailul de la compania ta și a distrus computerul. Pentru a preveni astfel de situații, includeți o declarație de declinare a răspunderii prin care să îi spuneți destinatarului că compania dvs. nu poate fi făcută responsabilă dacă mesajul de e-mail conține viruși sau orice alt software rău intenționat și cel mai bine ar fi ca destinatarii să scaneze atașamentele de e-mail înainte de a le deschide.

• A renunța la o declarație neglijentă

Atunci când o terță parte se bazează pe sfatul profesionist al unei organizații, iar sfatul ar putea avea consecințe grave, o declinare a răspunderii prin e-mail poate proteja organizația de a fi trimisă în judecată pentru denaturare neglijentă.

• Pentru a îndeplini cerințele legale sau de reglementare regionale

În unele țări, există reglementări din industrie care prescriu companiilor să includă clauze de declinare a răspunderii în toată corespondența prin e-mail. Urmând cerințele reglementărilor, organizațiile se protejează de a fi penalizate de stat.

• Să decline responsabilitatea angajatorului pentru opiniile expeditorului

Informați destinatarul că angajatul este cel care va fi personal răspunzător pentru opiniile și opiniile prezentate în conținutul e-mailului.

După cum sa menționat anterior, organizațiile mari pot fi făcute responsabile pentru informațiile pe care angajații lor le trimit prin e-mail. Când sunt multe angajări, o companie nu poate monitoriza fiecare e-mail trimis de angajații săi. Prin urmare, astfel de organizații adaugă un șablon de declinare a răspunderii pentru semnătura de e -mail . Puteți utiliza software precum Newoldstamp pentru a adăuga o declinare a răspunderii personalizată în semnătură la fiecare e-mail trimis. Dacă doriți să încercați să adăugați o clauză legală de declinare a răspunderii în semnătura de e-mail , accesați editorul și adăugați declinarea răspunderii în partea dreaptă. Găsiți blocul numit „Aplicații de semnătură” și alegeți o declinare a răspunderii gata de utilizat sau adăugați propriul text.

De asemenea, ar trebui să cunoașteți câteva reguli simple cu privire la declinarea răspunderii prin e-mail dacă doriți ca acestea să funcționeze pentru dvs., mai degrabă decât împotriva dvs.

• Sfat #1: adăugați diferite declinări de răspundere în diferite semnături sau departamente

Deși o declinare a răspunderii la nivel de companie ar putea fi o opțiune bună pentru multe companii, vă recomandăm să dezvoltați declinări individuale pentru un grup de afaceri sau un departament. De exemplu, personalul departamentului de vânzări ar putea avea nevoie de o declarație de declinare a răspunderii care să spună că toate ofertele sunt valabile doar treizeci de zile. Departamentul financiar ar putea avea nevoie de o declinare a răspunderii prin e-mail confidențială care să includă o notificare că informațiile nu pot fi duplicate sau distribuite fără permisiune.

• Sfat #2: Folosiți text personalizat sau personal de declinare a răspunderii dacă este necesar

Elaborați declinări personale pentru unii membri ai echipei, dacă este necesar. De exemplu, o persoană care trimite frecvent e-mailuri cu atașamente ar putea avea nevoie de un avertisment mai pronunțat despre viruși și alte programe malware.

• Sfat #3: Adăugați sau adăugați înainte declinări de răspundere

Puteți alege să atașați sau să adăugați o declarație de declinare a răspunderii, în funcție de cât de confidențială trebuie să fie comunicarea prin e-mail. De exemplu, dacă lucrați într-o firmă de avocatură, probabil că ați prefera să adăugați declinul de răspundere, în timp ce un manager de vânzări de la o florărie este mai probabil să aleagă să atașeze declinarea răspunderii.

• Sfatul #4: Folosiți anteturile de confidențialitate într-un e-mail de declinare a răspunderii

Pentru mesajele sensibile, vă recomandăm să adăugați un antet de confidențialitate care precizează cui este destinat e-mailul. Puneți antetul în partea de sus a mesajului, deoarece va fi primul lucru pe care îl va citi un destinatar.

• Sfat #5: Lungimea și alte premii

Nu adăugați totul la declinarea răspunderii. În schimb, scrieți câteva rânduri și furnizați un link către o versiune mai extinsă, cu informații mai detaliate.

Dacă doriți să oferiți simplului dvs. declinare a răspunderii prin e -mail un design frumos și profesional și să îl combinați cu o semnătură de e-mail arătătoare, asigurați-vă că citiți acest articol.

De asemenea, verificați „Cele mai bune practici pentru semnătura de e-mail”.

Multe legi și reglementări impun utilizarea declinărilor de răspundere pentru e-mailuri în unele cazuri. Așadar, iată câteva dintre ele pentru ca tu să înțelegi importanța declinărilor de răspundere.

• Exonerare de responsabilitate prin e-mail din UE

Conform reglementărilor UE, toate e-mailurile de afaceri ar trebui să includă o declarație legală de declinare a răspunderii cu numărul de înregistrare al organizației, locul de înregistrare și adresa biroului. Atenție că diferite țări UE au adoptat acest regulament în mai multe moduri. Unele dintre ele solicită companiilor să indice dacă compania este o societate cu răspundere limitată, altele insistă să includă numele directorului general în exemplele de declinare a răspunderii prin e-mail .

• Exonerare de răspundere prin e-mail canadian

Legislația Canada Anti-Spam (CASL) se aplică tuturor e-mailurilor comerciale trimise utilizatorilor din Canada. Legea cere ca toate mesajele trimise să includă detalii ale expeditorului, cum ar fi numele companiei, adresa comercială, numărul de telefon, adresa de e-mail sau adresa web. Toate aceste informații pot fi incluse într-o declinare a răspunderii pentru semnătura prin e-mail. În plus, fiecare e-mail trebuie să ofere și un mecanism de renunțare (dezabonare). În caz de nerespectare, o companie poate fi amendată cu până la 10 milioane pentru fiecare încălcare.

• Exonerare de responsabilitate prin e-mail din SUA

În SUA, Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) obligă instituțiile de asistență medicală să mențină înregistrări ale comunicărilor lor prin e-mail și să asigure confidențialitatea datelor. Securities and Exchange Commission (SEC) din SUA și Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) au cerințe similare instituțiilor financiare. Deși aceste organizații nu sunt obligate să utilizeze exemple legale de declinare a răspunderii prin e-mail , acestea sunt considerate a fi o metodă adecvată de informare a destinatarilor despre riscurile legate de trimiterea de informații personale prin e-mail.

• Exonerare de responsabilitate prin e-mail din Marea Britanie

Legile Regatului Unit cer ca toate companiile private sau publice cu acțiuni să includă următoarele informații în exemplele de declinare a răspunderii prin e-mail pentru corespondența comercială : un număr de înregistrare a companiei, locul de înregistrare (Scoția sau Anglia și Țara Galilor) și adresa sediului social. Sancțiunile pentru nerespectare pot ajunge până la 1.000 GBP pentru fiecare încălcare.

Deși este posibil ca un e-mail de declinare a răspunderii juridice să nu ofere protecție 100% în instanțele din întreaga lume, utilizarea sa este încă o practică bună pentru o companie care dorește să minimizeze acest risc de acțiune legală împotriva sa.

În acest paragraf, am selectat cele mai bune exemple de declinare a răspunderii prin e-mail pentru a vă ajuta cu conținut pentru diferite situații.

Exemplu de declinare a răspunderii prin e-mail nr. 1: Încălcarea confidențialității