Jak napisać przekonujący list z ofertą biznesową, aby szybciej osiągnąć swój cel

Zdjęcie dzięki uprzejmości Pinterest

Format i struktura listu z żądaniem biznesowym

Jeśli nie wiesz, jak napisać e-mail/list z wnioskiem biznesowym, wypróbuj model RAP.

RAP oznacza:

R – powód do napisania;

A – żądane działanie;

P – uprzejme i profesjonalne zakończenie.

Przede wszystkim podaj powód pisania. Używaj zwrotów takich jak „To jest po to, aby wiedzieć, że…” lub „Piszę o…”. Następnie napisz o akcji, którą chcesz, aby wykonali. Pamiętaj, że krótkie i proste zdania sprawiają, że Twój list jest jasny i łatwy do odczytania. Na przykład: „Czy mógłbyś mi wysłać…?”, „Proszę zaopiekować się…”, „Czy mógłbyś dostarczyć…?”, „Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł mi wysłać…”. Możesz również wyjaśnić powód swojej prośby: „To pozwoli mi…”, „W ten sposób możemy…”, „To pomoże nam…”. Następnie zakończ grzecznym i profesjonalnym zakończeniem, takim jak „Dziękuję za zwrócenie uwagi na tę sprawę”, „Dziękuję za pomoc”, „Czekam na wiadomość od Ciebie”, „Proszę o informację, jeśli masz dalsze pytania” itp. .

Oto prosty przykład listu z zapytaniem biznesowym:

Szanowna Pani Richart,
Piszę do Państwa w sprawie naszego spotkania w poniedziałek. (Powód). Czy mógłbyś przesłać mi poprawioną agendę do końca tego tygodnia? (Akcja)
Dziękuję za twój czas i pomoc. (uprzejme zamknięcie)
Z poważaniem,
Natalie Polly
Dyrektor ds. Sprzedaży
Firma ABC

Więc to jest to? Chociaż model RAP jest świetny, jest to tylko podstawowa formuła i nadal jest kilka kluczowych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chcesz nauczyć się pisać list biznesowy z prośbą o coś.

#1 Użyj markowych pustych miejsc

Markowy blank to kolejny doskonały sposób na bezpłatną promocję Twojej firmy. Może też wpływać na decyzje Twoich odbiorców. Poza tym list napisany na blankiecie z logo może wzbudzić większe zaufanie niż list na zwykłej białej kartce z firmy bez twarzy.

#2 Używaj odpowiednich czcionek

Standardowy rozmiar czcionki we wniosku biznesowym to 12. Czcionka powinna być: Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana lub Courier New. Unikaj używania czcionek artystycznych. Jeśli Twój list ma nagłówek, może mieć inny rozmiar i styl czcionki. Mówiąc o stylu czcionki, unikaj używania różnych stylów w liście biznesowym. Używaj spójnej czcionki w całej wiadomości.

#3 Twój adres

Podaj swoje dane kontaktowe (adres nadawcy) w pierwszej części listu. Te informacje są zwykle umieszczane na papierze firmowym. W przypadku listów bez nagłówka należy dodać adres nadawcy. Nie wpisuj jednak imienia i nazwiska ani tytułu nadawcy, ponieważ będzie on zawarty w zamknięciu listu. Wpisz tylko nazwę ulicy, miasto, stan i kod pocztowy. Użyj wszystkich wielkich liter jako nazwy kraju.
Na przykład,

Brązowa ul. 111,

69115 Heidelberg,

NIEMCY

#4 Data

Datę umieść zaraz po adresie nadawcy. Pamiętaj, aby pozostawić jedną pustą linię między adresem nadawcy a datą. Lepiej jest użyć dnia, w którym wniosek został wypełniony, a nie daty jego rozpoczęcia. Zwróć uwagę na format daty. Jeśli Twoja firma docelowa znajduje się w Stanach Zjednoczonych, użyj amerykańskiego formatu daty (w kolejności „miesiąc-dzień-rok”, np. 22 maja 2022 r.). W przypadku firm spoza USA użyj formatu alternatywnego (w kolejności „dzień-miesiąc-rok”, np. 22 maja 2022 r.).

#5 Adres odbiorcy

Następnie zostaw jedną pustą linię po dacie i dodaj dane kontaktowe odbiorcy. Na przykład:

dr Robert Hoffman

Radiologische Facharztpraxis

am Marienhaus MVZ GmbH

Alstater ul. 25

Mannheim 68159

NIEMCY

#6 Wiersz tematu w liście z prośbą

Chociaż wiersz tematu nie jest obowiązkowy w liście z prośbą o pracę, służy on do natychmiastowego przekazania czytelnikowi, o czym jest wiadomość. Powinno być bardzo krótkie i na temat.

Jeśli wolisz brytyjski angielski, umieść wiersz tematu między zwrotem grzecznościowym a główną częścią listu. Na przykład:

Szanowna Pani Bradshaw,

Temat: Zamówienie nr 212/03

Piszę w sprawie powyższego zamówienia,...

W amerykańskim języku angielskim wpisz wiersz tematu między adresem wewnętrznym a powitaniem.

Temat: Zamówienie nr 212/03

Szanowna Pani Bradshaw,

Piszę w sprawie powyższego zamówienia, …

Aby odróżnić temat od treści listu, możesz użyć pogrubionych lub wielkich liter, wpisz „Temat:” lub „Re:” (jeśli odpowiadasz na list).

#7 Dodaj oficjalne pozdrowienie

Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość pocztą, czy e-mailem, ważne jest, aby zacząć od odpowiedniego powitania na początku. Aby nadać odpowiedni ton swoim komunikatom biznesowym, skorzystaj z następujących przykładów zwrotu grzecznościowego:

„Drogi panie Rivera”,

„Drogi panie i pani Rivera”,

„Drogi panie Max Lee”.

Jeśli dobrze znasz odbiorcę, dopuszczalne jest pominięcie ich tytułów, które występują przed nazwiskami lub pełnymi imionami i powiedzenie: „Dear Max Lee” lub „Dear Max”.

Jeśli nie masz pewności co do stanu cywilnego kobiety, unikaj używania „pani”. lub „Panna”, ale użyj „Pani”. zamiast.

Czasami określenie płci osoby może nie być łatwe. Na przykład imiona takie jak Robin, Jamie lub Cameron mogą być zarówno męskie, jak i żeńskie. (Cameron Diaz – znana amerykańska aktorka; Cameron Crowe – amerykańska aktorka, producentka i scenarzystka). W takich okolicznościach możesz spróbować wyszukać na LinkedIn lub w witrynie firmy danej osoby. Jeśli wyszukiwanie nie dało żadnych wyników, możesz pominąć tytuł i przejść do pełnego imienia i nazwiska odbiorcy. Na przykład „Drogi Cameron Diaz”.

Jeśli nie masz nazwiska osoby kontaktowej, użyj tych ogólnych zwrotów grzecznościowych:

"Szanowny Panie, Szanowna Pani,"

"Do tych których może to dotyczyć,"

„Drogi menedżerze ds. marketingu”.

#8 Napisz streszczenie swojego listu

Ma to na celu podsumowanie informacji, które wysyłasz. Podsumowanie zazwyczaj zawiera od dwóch do pięciu zdań.

przez GIPHY

#9 Dodaj wyjaśnienie prośby

Powiedz odbiorcy, dlaczego o coś prosisz i dlaczego przysługa jest ważna.

„Od lat jestem wielbicielem twojej pracy i szanuję twoje doświadczenie w copywritingu. Mój zespół i ja bylibyśmy wdzięczni za napisanie informacji prasowej o naszej nowej aplikacji. Pozwoli nam to przedstawić produkt francuskiej publiczności i, miejmy nadzieję, wejść na nowe rynki.”

#10 Oficjalne zamknięcie

Dobrym sposobem na profesjonalne zakończenie listu z prośbą lub wiadomości e-mail jest wyrażenie uznania i szacunku. Najczęstsze frazy końcowe to:

"Z poważaniem,"

"Z poważaniem,"

"Z poważaniem,"

„Dziękuję za uwagę”

„Dziękuję za pomoc”

„Nie mogę się doczekać spotkania z tobą wkrótce.”

Unikaj zamykających wyrażeń, takich jak „Pozdrawiam”, „Do zobaczenia później”, „Porozmawiamy później”, „Serdecznie”. Nie nadają się do korespondencji biznesowej i mogą wydawać się nieprofesjonalne lub szorstkie.

#11 Podpis

Kiedy piszesz list na papierze, dobrze jest zakończyć go odręcznym podpisem i imieniem i nazwiskiem. W przypadku wiadomości e-mail dodaj profesjonalny podpis e-mail po oficjalnym zamknięciu, aby upewnić się, że odbiorca wie, kim jesteś. Główne elementy prawidłowego biznesowego podpisu e-mail powinny zawierać imię i nazwisko, tytuł, firmę i numer telefonu. Możesz także dodać swoje zdjęcie, linki do strony internetowej Twojej firmy i profile w mediach społecznościowych.

Kliknij tutaj, aby spersonalizować list z wnioskiem biznesowym, tworząc profesjonalne podpisy e-mail

#12 Obudowy (opcjonalnie)

Ta linia służy do poinformowania odbiorcy, jakie inne dokumenty, takie jak raport, broszura, CV itd., zostały dołączone do listu.

Zał.

Obudowy: 3

Obudowy (3)

Wskazówki, jak napisać list z prośbą o biznes

#1 W swoim liście złóż tylko jedną prośbę

Jeśli chcesz omówić więcej niż jeden temat lub poprosić o więcej niż jedno działanie, wyślij kilka listów. Nie tylko skrócisz wiadomość, ale także zwiększysz szanse, że odbiorca obsłuży wszystkie Twoje prośby. Jeśli nadal musisz złożyć dwie prośby w jednej liście, spróbuj użyć słowa „również” w drugiej prośbie. Na przykład:

„Czy mógłbyś mi podać swój aktualny cennik?

Byłbym również wdzięczny za przesłanie mi informacji na temat programu wykupu.”

#2 Spraw, aby list z prośbą był jasny i zwięzły

Jeśli Twój list z prośbą jest trudny do zeskanowania, ma mniejsze szanse, że odbiorca przeczyta go do końca. Nikt nie lubi zatłoczonych zdań i akapitów. Jeśli zdanie jest bardzo długie, podziel je na kilka części. A kiedy zaczniesz prezentować inny temat lub pomysł, zacznij nowy akapit.

#3 Używaj oficjalnego języka i słownictwa biznesowego

Aby móc stworzyć dobry biznesowy e-mail/list z prośbą, ważne jest, aby być uprzejmym, profesjonalnym i przyjaznym. Używaj słownictwa angielskiego biznesowego, pamiętaj jednak, że nie ma nic złego w używaniu nieformalnych słów w korespondencji biznesowej.

#4 Bądź konkretny i trzymaj się tematu

Jeśli wyślesz zbyt długie i niejasne wiadomości, czytelnik dostaje za dużo pracy. A chcesz stworzyć pozytywny profesjonalny wizerunek, prawda? Dlatego wyjaśnij na początku listu, o co prosisz i dlaczego.

#5 Zapisz kopię dla siebie

Zachowaj kopię oryginalnego listu z prośbą do swoich osobistych akt. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy masz do czynienia z ponagleniem.

Jak napisać i wysłać list z prośbą e-mailem

Jak zauważyłeś, to samo podstawowe podejście dotyczy zwykłych listów i e-maili. Należy jednak pamiętać, że w zwykłych listach pocztowych papier firmowy służy do reprezentowania firmy. Jeśli wolisz komunikować się przez e-mail, możesz skorzystać z profesjonalnego podpisu e-mail, który pomoże Ci wizualnie połączyć się z czytelnikiem.

Kiedy powinieneś napisać list z prośbą

Przygotowaliśmy kilka dobrych przykładów listu z zapytaniem biznesowym na różne okazje.

List wniosku biznesowego o płatność

Temat: Płatność za konto premium

Szanowny Panie Johnson,

Piszę, aby przypomnieć, że zgodnie z naszymi danymi masz zaległe saldo datowane na 25 lutego 2022 r. Twoja faktura za luty wynosiła 325,00 USD, a nie otrzymaliśmy jeszcze tej płatności. Proszę zapoznać się z załączoną fakturą.

Jeśli dokonałeś już przelewu, zignoruj ​​to powiadomienie. W przeciwnym razie prześlij nam należną kwotę do 10 marca 2022 r.

Dziękuję za współpracę. Nie możemy się doczekać ponownej współpracy z Tobą.

Z poważaniem,

Ken Davis

Załącznik: Faktura nr 113

Wniosek biznesowy o informacje

Temat: Zgodność oprogramowania z SONY LMD-2735MD

Szanowny Panie, Szanowna Pani,

Nazywam się dr Brandon Dove i jestem dyplomowanym dentystą w Australii. Piszę, aby uzyskać więcej informacji na temat rozwiązania zapewniania jakości monitorów komputerowych używanych do diagnostycznej interpretacji cyfrowych radiogramów stomatologicznych. Czy jest kompatybilny z wyświetlaczami SONY LMD-2735MD? Jeśli tak, to byłbym zainteresowany licencjami na oprogramowanie na dziesięć stacji roboczych.

Dziękuję za pomoc.

Z poważaniem,

dr Brandon Dove

List wniosku biznesowego o darowiznę

Temat: Przekaż darowiznę na rzecz Silver Spring Dog Rescue Inc., aby pomóc szczeniętom i kociętom w znalezieniu nowych domów.

Szanowna Pani Emmie Valentine,

Piszę w imieniu Silver Spring Dog Rescue Inc., gdzie przyjmujemy zwierzęta, które zostały porzucone lub wykorzystane. W 2022 r. uratowaliśmy i przenieśliśmy do domu 189 psów i 67 kotów. Stało się to możliwe tylko dzięki hojnym datkom, które otrzymaliśmy od obywateli Srebrnego Źródła, takich jak Ty. Spodziewamy się, że będziesz w stanie wesprzeć nas w osiągnięciu naszego celu zbierania funduszy w wysokości 20 000 USD. Twoja darowizna znacząco pomoże naszej organizacji w dalszym ratowaniu życia zwierząt w Silver Spring.

Każdy wspierający otrzyma specjalną kartę potwierdzającą darowiznę.

W razie jakichkolwiek pytań proszę o kontakt pod adresem [email protected].

Dziękuję Ci!

Z poważaniem,

Frank M. Williams

List biznesowy dotyczący partnerstwa

Temat: Propozycja partnerstwa biznesowego

Szanowny Panie Bork,

To Amanda Chapman z firmy ABC. Spotkaliśmy się na konferencji biznesowej w Berlinie w 2021 roku, gdzie odkryłem, że Twoja organizacja zajmuje jedną z wiodących pozycji na rynku farmaceutycznym w Niemczech.

ABC jest dostawcą farmaceutycznym numer jeden w Polsce i Rumunii (patrz załącznik 1). Współpracujemy z takimi wiodącymi firmami jak xxx, xxx, xxx. Ponieważ poszukujemy wiarygodnego partnera do dystrybucji naszych produktów w Niemczech, Szwajcarii i Austrii, chciałbym zaproponować Państwu połączenie naszych sił. Czy jesteś dostępny na 15-minutową rozmowę telefoniczną w przyszłym tygodniu, aby omówić potencjalne szczegóły partnerstwa? Zobacz także załączoną broszurę naszej firmy.

Dziękuję i pozdrawiam,

Amanda Chapman

Obudowy (2).

List wniosku biznesowego w celu uzyskania informacji zwrotnej od klienta

Temat: Opinia

Drogi Jimie,

Praca z tobą w ostatnich miesiącach była przyjemnością. Cieszę się, że mogliśmy uruchomić Twój produkt na czas. Dziś mój zespół potrzebuje Twojej pomocy w podnoszeniu jakości świadczonych usług. Jeśli masz kilka minut, chętnie poznamy Twoją opinię na temat Twojego doświadczenia w pracy z naszą firmą.

Aby zostawić swoją opinię, przejdź do naszej strony internetowej www.abccompany.com/customertestimonials.

Dziękuję Ci!

Tim

Biznesowe zapytanie ofertowe

Szanowny Panie Bing,

W ABC Company z przyjemnością przedstawiamy propozycję, która pomoże Twojej klinice obniżyć wydatki związane z koniecznością wymiany niestandardowych monitorów. Pomogliśmy już takim klinikom jak xxx, xxx i xxx zainstalować ponad 500 monitorów zgodnych z nowym standardem.

W załączonej propozycji biznesowej znajdziecie Państwo przykłady prac, które wykonaliśmy w tym roku. Każda klinika była w stanie zaoszczędzić do 40% swojego budżetu. Zamieściliśmy również szczegółowe porównanie naszych monitorów z najpopularniejszymi profesjonalnymi monitorami do obrazowania medycznego.

Jeśli jesteś zainteresowany, zadzwoń do nas pod numer (124) 666-1824 lub odpowiedz na tego e-maila, a przygotujemy indywidualny plan, który będzie odpowiadał potrzebom i wymaganiom Twojej kliniki.

Z poważaniem,

Marta Davis

Pisząc list z żądaniem, pamiętaj o formacie listu z żądaniem biznesowym. Poza tym spróbuj postawić się w sytuacji odbiorcy. Przeczytaj swój tekst kilka razy, aby upewnić się, że nie zawiera błędów ortograficznych i gramatycznych. Sprawdź dokładnie, czy Twoja prośba ma sens i jest łatwa do odczytania.