10 korzyści płynących z oprogramowania do zarządzania podpisami e-mail, które znacznie ułatwiają życie

Jestem pewien, że w wielu e-mailach, które wymieniłeś, widziałeś podpisy e-maili co najmniej kilka razy. Zapewne zastanawiałeś się, czym one są, a co ważniejsze, czym się zajmują. Jeśli nadal jesteś zdezorientowany, powinieneś wiedzieć, że podpis e-mail to blok tekstu często znajdujący się na końcu korespondencji e-mail. Pomaga kształtować tożsamość korporacyjną, reprezentować firmę oraz promować wydarzenia i strony internetowe bez aktywnej kampanii. Jak widać, jest to naprawdę przydatne narzędzie dla każdego w branży marketingowej.

Co to jest zarządzanie podpisami e-mail?
Korzyści z zarządzania podpisami e-mail:
1. Spójny styl podpisu firmowego e-maila
2. Scentralizowane zarządzanie podpisami e-mail
3. Utwórz podpis e-mail dla różnych działów
4. Łatwy w użyciu marketing podpisów e-mail
5. Bezpieczna i łatwa implementacja podpisu e-mail
6. Międzyplatformowe podpisy e-mail
7. Zgodność z prawem
8. Skalowalność
9. Brak usług stron trzecich
10. Ustaw kilka szablonów podpisów

Co to jest zarządzanie podpisami e-mail?

Zarządzanie podpisami każdego pracownika może być dość trudne. Co więcej, pozwolenie pracownikom na zaprojektowanie własnego znaku e-mail może skutkować kiepskim przedstawieniem Twojej firmy, ponieważ mogą wyglądać niechlujnie lub zawierać niedokładne informacje. Może to być sprzeczne z Twoim celem, jakim jest tworzenie czystych, profesjonalnie wyglądających podpisów dla rozpoznawalności marki. W tym celu najlepszym rozwiązaniem jest użycie oprogramowania do zarządzania podpisami e-mail. Oprócz wyżej wymienionych zalet, korzystanie z oprogramowania może przynieść Ci 10 więcej korzyści w porównaniu z innymi sposobami tworzenia podpisu e-mail.

Korzyści z oprogramowania do zarządzania podpisami e-mail:

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

1. Spójny styl firmowego podpisu e-mail

Utrzymanie spójności marki w tonie, e-mailach i promocjach może być trudne. Czasami informacje są nieaktualne lub nie ma niezbędnych zastrzeżeń lub podpisy nie działają we wszystkich różnych działach. Wszystko to może świadczyć o braku profesjonalizmu Twojej firmy. Tak więc korzystanie z oprogramowania do zarządzania podpisami e-mail może wyeliminować niespójności w brandingu i przekazać poczucie legalności osobom, z którymi Twoja firma ma kontakt. Oprogramowanie tworzy jednolity i profesjonalny wizerunek Twojej firmy. W ten sposób możesz wywierać wpływ za pomocą podpisów elektronicznych, zapewniając jednocześnie spójność marki.

2. Scentralizowane zarządzanie podpisami e-mail

Jedną z największych zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania podpisami e-mail jest możliwość zarządzania wszystkimi podpisami w jednym miejscu. Oprogramowanie ujednolica podpisy i zastrzeżenia pracowników oraz zapewnia kontrolę nad centralnym zarządzaniem ich wyglądem i działaniem. Gdy jesteś w stanie centralnie nimi zarządzać, możesz tworzyć spójne i ustandaryzowane podpisy z ważnymi informacjami kontaktowymi dla wszystkich swoich pracowników. W ten sposób, po stworzeniu idealnego projektu, możesz po prostu wdrożyć i wdrożyć swoje podpisy w całej firmie.

3. Utwórz podpis e-mail dla różnych działów

Spójne oznakowanie podpisów e-mail w całej firmie ma kluczowe znaczenie, ale równie ważne jest posiadanie różnych wersji firmowego podpisu e-mail dla różnych działów w tej samej firmie. Każdy dział ma inne cele do rozwiązania i inną grupę docelową. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania podpisami e-maili (które można sparować z najlepszym generatorem podpisów e-mail w celu uzyskania lepszych wyników) jest wszechstronne i dostosowuje podpisy dla każdego działu w zależności od ich potrzeb. Na przykład, zespół sprzedaży może w swoich podpisach umieścić promocje i oferty specjalne, a zespół pomocy technicznej może zawrzeć godziny pracy. Może to zwiększyć profesjonalizm firmy, a odbiorcy mogą komunikować się bezpośrednio z odpowiednim działem.

4. Łatwy w użyciu marketing podpisów e-mail

Oprogramowanie do zarządzania podpisami e-mail jest doskonałym narzędziem do marketingu e-mailowego jako całości. Ten rodzaj marketingu polega na używaniu podpisu e-mail z banerami, przekształcając podpisy w podpisowe kampanie marketingowe. Oprogramowanie do podpisu wiadomości e-mail doskonale łączy te dwa elementy, aby zapewnić skuteczną komunikację bez powtarzania wiadomości. Ta zaleta sprawia, że ​​oprogramowanie jest bardzo łatwe w użyciu wśród różnych firm, ponieważ mogą one prowadzić kampanie banerowe bez przywracania podpisu. Ponadto banery mogą dawać imponujące wyniki, ponieważ są atrakcyjne, kreatywne i zmuszają odbiorców do reakcji. Dlatego, korzystając z oprogramowania, firmy mogą skutecznie udostępniać wiadomości, aktualizacje blogów i zaproszenia, używając w swoich banerach Call-To-Actions, jednocześnie znakując się swoimi podpisami.

5. Bezpieczna i łatwa implementacja podpisu e-mail

Profesjonalny generator podpisów e-mail w połączeniu z wydajnym oprogramowaniem do zarządzania podpisami e-mail sprawia, że ​​stosowanie tych podpisów w praktyce jest bardzo łatwe. Gdy już nadasz oprogramowaniu projekt i Twoje preferencje, automatycznie generuje ono Twój podpis i przedstawia go w formie gotowej do użycia. Kiedy rozpowszechniasz go wśród swoich pracowników i chcesz, aby dodali go do swoich wiadomości e-mail, mogą po prostu użyć metody kopiuj-wklej. Ta prosta metoda wystarczy, a Twoi pracownicy, zwłaszcza jeśli nie są tak obeznani z technologią, nie będą musieli spędzać godzin na nauce różnych kodów tylko po to, aby dodać podpis. Co więcej, Twój zespół IT prawdopodobnie podziękuje Ci za skorzystanie z oprogramowania zamiast przydzielania im zadań i oszczędzania im dużej ilości czasu.

6. Wieloplatformowe podpisy e-mail

To oprogramowanie ułatwia umieszczanie podpisów e-mail na wielu platformach i zapewnia ich prawidłowe wyświetlanie na tych platformach. Obecnie większość wiadomości e-mail jest odczytywana na urządzeniach mobilnych, więc oprogramowanie dostosowuje piksele, aby zapewnić czytelność podpisu po przeskalowaniu dla urządzeń mobilnych. Zmniejsza również rozmiar obrazów, dzięki czemu ładują się szybciej. Zalecamy jednak dokładne przetestowanie szablonu podpisu e-mail otrzymanego przez oprogramowanie na różnych urządzeniach, takich jak smartfony, tablety i laptopy, przed jego wdrożeniem, aby zobaczyć, jak wygląda na różnych platformach. Daje to również wyobrażenie o tym, jak wygląda dla odbiorców i daje szansę na wprowadzenie wszelkich zmian, aby upewnić się, że wygląda dobrze na wszystkich platformach.

7. Zgodność z prawem

Niezbędne jest praktykowanie solidnego i etycznego zarządzania podpisami w wiadomościach e-mail w firmie. Aby zagwarantować zgodność z prawem, musisz egzekwować zastrzeżenia prawne, które są aktualne lub zawierają nagłówki dotyczące poufności. Systemy poczty e-mail nie są tak przygotowane, aby osiągnąć pełną zgodność z zastrzeżeniami, więc korzystanie z oprogramowania do scentralizowanego zarządzania pocztą e-mail może być dobrym pomysłem dla Twojej firmy. Oprogramowanie może implementować odmiany różnych podpisów w zależności od nadawcy wraz z wymaganym zgodnym zastrzeżeniem prawnym.

8. Skalowalność

Dla każdej firmy, zwłaszcza dużych przedsiębiorstw, oprogramowanie do podpisów e-mail przewyższa inne metody marketingu podpisów e-mail pod względem skalowalności. Łatwo jest zwiększyć liczbę podpisów do dowolnej liczby za pomocą oprogramowania, ale zrobienie tego samemu byłoby herkulesowym zadaniem. Tworzenie i monitorowanie setek, jeśli nie tysięcy, podpisów e-mail dla Twoich pracowników nie jest łatwym zadaniem. Dlatego to oprogramowanie jest idealne w takich sytuacjach. Oprogramowanie nie tylko zajmuje mniej czasu, ale jest też bardziej metodyczne i niewątpliwie bardziej systematyczne, co skutkuje mniejszą liczbą błędów.

9. Brak usług stron trzecich

Jednym z najlepszych aspektów tego oprogramowania jest brak zaangażowanych stron trzecich. Nie obciąża to działu IT, zespołu projektowego czy nawet zespołu programistycznego. Wszystko jest pod Twoją kontrolą, ponieważ masz pełną kontrolę nad projektami i szablonami oraz możesz wybrać kolory, motyw i rozmiar. Oprogramowanie spełnia nawet wymagania operacyjne działu IT i automatycznie aktualizuje się, ułatwiając marketerom przejęcie nad nim kontroli. Korzystanie z oprogramowania to najlepszy sposób na osiągnięcie własnych celów dotyczących podpisu, bez martwienia się o to, że zrzucisz na kogoś nadmiar pracy lub że podpisy nie będą wyglądały tak, jak byś chciał.

10. Zaprogramuj kilka szablonów podpisów

Jeśli myślisz o korzystaniu z oprogramowania, możesz obawiać się ograniczonych opcji. Ale naprawdę nie musisz być, ponieważ możesz łatwo ustawić kilka szablonów podpisów w oprogramowaniu. Jeden z szablonów może zawierać zdjęcie pracownika, podczas gdy inny szablon może zawierać logo firmy. W ten sposób oprogramowanie daje Twoim pracownikom szereg dynamicznych podpisów e-mail do wyboru, a oni po prostu muszą wybrać szablon, który najbardziej im się podoba. Dzięki rozwiązaniom do zarządzania podpisami w wiadomościach e-mail nadal masz pełną kontrolę nad ogólną strukturą.