Jak stworzyć skuteczny autoresponder e-mail + szablony

1. Dlaczego autoresponder świąteczny jest tak ważny?
2. Kluczowe elementy udanej wiadomości e-mail odpowiadającej na wakacje
3. Co sprawia, że ​​wiadomości autorespondera są dobre?
4. Wybierz typ i styl wakacyjnej wiadomości e-mail
5. Jak skonfigurować autoresponder świąteczny?
6. Najlepsze przykłady e-maili z autoresponderami świątecznymi

Wybierasz się na wakacje? To niesamowita wiadomość i sam musisz być bardzo podekscytowany. Niestety, nie można po prostu zostawić spraw związanych z pracą bez zmian i wyjechać na wakacje. Każde wakacje wymagają planowania. Skonfigurowanie automatycznej wakacyjnej odpowiedzi na e-mail to jedna z wielu rzeczy, o które należy zadbać przed wyjazdem .

przez GIPHY

Zagłębmy się nieco w ten temat i zobaczmy, dlaczego potrzebujesz wiadomości e-mail z odpowiedzią na wakacje, jakie są najlepsze praktyki i, co najważniejsze, jak sprawić, by przykuł on uwagę potencjalnych klientów.

Dlaczego autoresponder świąteczny jest tak ważny?

Przede wszystkim, co to jest e-mail automatycznej odpowiedzi ? W naszym przypadku jest to wiadomość, która jest automatycznie wysyłana do każdego, kto pisze na Twój adres e-mail, gdy jesteś na wakacjach. Można to również nazwać wiadomością automatycznej odpowiedzi o urlopie lub po prostu wiadomością o nieobecności (OOO).

Zdjęcie dzięki uprzejmości Pexels

Dlaczego więc tego potrzebujesz?

• Aby poinformować swoje kontakty, że Twoja dostępność jest ograniczona

Za pomocą prostego e-maila z automatyczną odpowiedzią na wakacje informujesz swoich kontaktów, że nie możesz do nich teraz wrócić. W rezultacie nie będą oczekiwać, że to zrobisz i nie będą żywić urazy, że nie odpisujesz.

• Aby ustalić oczekiwania swoich partnerów lub klientów

W automatycznej odpowiedzi musisz określić czas swojej nieobecności. W ten sposób ludzie będą wiedzieć, kiedy mogą oczekiwać, że odpowiesz na ich prośby. Kiedy ludzie wiedzą, jak długo muszą na ciebie czekać, poczują się swobodniej.

• Aby komunikacja trwała dalej

Ignorowanie wiadomości e-mail związanych z pracą na wakacjach jest prawdopodobnie tym, co ludzie powinni normalnie robić. Jednak może to również kosztować Cię ważne kontakty z partnerami lub klientami. Poza tym skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi zakłada pewną przejrzystość: uczciwie mówisz swoim kontaktom, gdzie jesteś i kiedy mogą spodziewać się Twojego powrotu. OOO to nie tylko konieczność, to także znak zaufania.

• Aby wskazać alternatywne rozwiązanie

Dzięki świątecznej wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią możesz przekierować prośby i problemy do swoich współpracowników. W ten sposób natychmiastowe sytuacje mogą zostać rozwiązane, a Twoje kontakty i partnerzy mogą być zajęci od razu. Opcjonalnie możesz zostawić swój numer telefonu lub link do swojego profilu społecznościowego, gdzie inni będą mogli się z Tobą bezpośrednio skontaktować, jeśli jest to pilne.

• Aby cieszyć się wakacjami bez pracy

Nie musisz czytać e-maili związanych z pracą na wakacjach. Jednak ich ignorowanie również nie wchodzi w grę. Autoresponder to świetna okazja, aby poinformować wszystkich, którzy mogą się z Tobą skontaktować, o Twojej ograniczonej dostępności. Potraktuj to jako wymówkę, aby nie sprawdzać swoich e-maili: w końcu ludzie zostali ostrzeżeni.

Kluczowe elementy udanej wiadomości e-mail odpowiadającej na wakacje

Zdjęcie dzięki uprzejmości Pexels

Co więc powinna zawierać wiadomość o nieobecności w biurze ? Poniżej znajduje się lista kontrolna, która jest dla nas pomocna.

• Uwaga, że ​​jesteś obecnie na wakacjach
• Daty rozpoczęcia i zakończenia Twojej nieobecności
• Data Twojego powrotu
• Imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby, z którą należy się skontaktować w razie potrzeby
• Wyraźna instrukcja postępowania w nagłych przypadkach
• Ludzki głos
• Twój podpis
• Coś, co uatrakcyjni Twoją wiadomość z OOO

Co sprawia, że ​​wiadomości autorespondera są dobre?

Przede wszystkim wiadomość e-mail z automatyczną odpowiedzią na wakacje wysyła jasny komunikat o Twojej obecnej niedostępności i godzinach, w których oczekuje się, że ponownie będziesz w pracy. Podsumowując, jest to dokładnie to, co ludzie, którzy piszą, chcą wiedzieć.

Po drugie, dobra wiadomość autorespondera z wakacji ma swój głos. Twój głos. Nie rób tego bezosobowego i zbyt automatycznego. Dodaj do tego trochę siebie: osobiste powitanie, obraz, typowe dla Ciebie odniesienie do kultury popularnej.

Po trzecie, możesz sprawić, że będzie to wizualne. Możesz dodać zdjęcie z miejsca swojego urlopu lub dołączyć wesołe zdjęcie ("wakacyjną wersję") siebie. Możesz rozważyć wygenerowanie obrazu z podpisem, który zapewni rozrywkę Twoim kontaktom lub dostarczy im dodatkowych informacji.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Pexels

Na koniec dodaj trochę humoru. Istnieje wiele sposobów na zamieszczenie żartu związanego z wakacjami, od wyjaśnienia potencjalnych powodów ograniczonego połączenia z Internetem po znalezienie wymówek, dla których dana osoba nie powinna zazdrościć Ci wakacji (tylko nie zapomnij dodać kolorowego zdjęcia niebiańskiego miejsca, do którego podróżujesz do). Niektóre zabawne autorespondery zawierają wymyślony adres e-mail przerywający [email protected] .

Miłym dodatkiem do Twojej automatycznej odpowiedzi na wakacje byłoby podziękowanie osobom, z którymi sugerujesz kontakt podczas Twojej nieobecności. Dodaj bardzo krótkie i miłe wprowadzenie do każdego z Twoich kolegów, których e-mail znajduje się w Twojej OOO.

Czy powinieneś dodać podpis e-mail do autoresponderów?

Zdecydowanie powinieneś. Podpis w wiadomości e-mail to najlepszy sposób na poinformowanie lub przypomnienie odbiorcom, kim jesteś i co robisz.

Nawet jeśli nie chcesz dodawać informacji kontaktowych do wiadomości e-mail autorespondera (jeśli jesteś na wakacjach), możesz dodać prosty przycisk CTA lub baner z możliwością skontaktowania się z kimś innym. Jak w powyższym przykładzie.

Jeśli chcesz podzielić się ofertą specjalną z osobami, które do Ciebie piszą, możesz odpowiednio zaktualizować swój podpis. Wyobraź sobie, że piszesz do agenta obsługi klienta i dowiadujesz się, że jest na wakacjach. Na pewno chciałbyś przynajmniej czegoś poza przepraszającą wiadomością. Tak więc baner promocyjny połączony ze stroną z ofertą specjalną może wystarczyć.

Wybierz typ i styl swojej wakacyjnej wiadomości e-mail

Poniżej zamieściliśmy trzy różne szablony autoresponderów e-mail , których możesz użyć w następnym OOO. To są podstawowe próbki szablonu wiadomości o nieobecności , które możesz spersonalizować zgodnie ze swoim osobistym stylem.

Standardowa automatyczna odpowiedź o urlopie (szablon)

Oto najbardziej podstawowa wiadomość e-mail o urlopie , którą możesz skopiować. Zapożyczyliśmy go z The Muse i trochę zmodyfikowaliśmy. Pamiętaj, aby dostosować go do swojego gustu.

Witam i dziękuję za wiadomość e-mail!

Obecnie jestem poza biurem do [data].

Chociaż raz dziennie będę sprawdzać pocztę, prawdopodobnie odezwę się po powrocie.

Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuję się z Tobą w ciągu 24 godzin. W przeciwnym razie wyślij e-mail do [nazwa kontaktu] na adres [kontaktowy adres e-mail] pod moją nieobecność.

Życzę Tobie i Tobie wspaniałych świąt,

[Twoje imię]

[Twój podpis]

Lead generujący wiadomość urlopową poza biurem (szablon)

Jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość poza biurem działała dla Ciebie podczas wakacji, możesz uzupełnić ją o formułę generowania leadów. Zobacz przykład poniżej.

Witam i dziękuję za wiadomość e-mail!

Obecnie jestem poza biurem do [data].

Odpowiem na twoją wiadomość niezwłocznie po powrocie. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, wyślij e-mail na adres [nazwa kontaktu] na adres [adres e-mail] pod moją nieobecność.

Przy okazji, bądź pierwszym, który dowie się, co robimy (również gdy jesteśmy na wakacjach), subskrybując aktualizacje naszej firmy => [Subskrybuj link]

Życzę Tobie i Tobie wspaniałych świąt,

[Twoje imię]

[Twój podpis]

Zamiast linku do subskrypcji newslettera możesz wstawić dowolny inny link. Na przykład, jeśli prowadzisz webinarium, możesz wypróbować następującą linię:

Niedługo po moim powrocie poprowadzę webinarium. Zarejestruj się już teraz, aby zapewnić sobie miejsce: [Link do webinaru].

Automatyczna odpowiedź na świąteczny e-mail z ograniczonym dostępem do poczty e-mail (szablon)

Użyj tego typu automatycznej odpowiedzi, gdy masz ograniczony dostęp do internetu i nie będziesz przez większość czasu sprawdzać służbowej poczty e-mail.

Witam i dziękuję za wiadomość e-mail!

Obecnie jestem poza biurem do [data].

Prawdopodobnie będę miał bardzo ograniczony dostęp do Internetu z powodu [Twój powód], dlatego przeczytam Twoją pocztę dopiero po powrocie do pracy.

Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, wyślij e-mail na adres [nazwa kontaktu] na adres [adres e-mail] pod moją nieobecność.

Życzę Tobie i Tobie wspaniałych świąt,

[Twoje imię]

[Twój podpis]

Jak skonfigurować autoresponder świąteczny

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

Jeśli nigdy nie konfigurowałeś wiadomości „Poza biurem”, możesz mieć problemy z obsługą ustawień w swoich klientach poczty e-mail. Poniżej omówimy podstawy Gmaila, Outlooka, Apple Mail i Thunderbirda.

Autoresponder Gmaila

W Gmailu skonfigurowanie automatycznej wiadomości na okres świąteczny jest dość łatwe. Po prostu wykonaj poniższe czynności.

• Otwórz Gmaila .
• Przejdź do Ustawień .
• Znajdź sekcję odpowiadającą na wakacje i włącz ją.
• Wpisz temat, daty swojej nieobecności i samą wiadomość.
• Zapisz zmiany.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące włączania automatycznej odpowiedzi świątecznej na różnych urządzeniach, odwiedź tę stronę pomocy Google .

Autoresponder programu Outlook

Jeśli korzystasz z oprogramowania poczty e-mail firmy Microsoft, wykonaj poniższe czynności, aby skonfigurować usługę OOO w programie Outlook.

• Otwórz Outlooka
• W menu najpierw kliknij kartę Plik , a następnie kartę Informacje
• Kliknij Odpowiedzi automatyczne (poza biurem)
• Wybierz opcję Wyślij odpowiedzi automatyczne
• Ustaw przedział czasu dla automatycznej odpowiedzi OOO, wybierając opcję Wyślij tylko w tym przedziale czasu
• Wpisz wiadomość, aby otrzymać automatyczne odpowiedzi dla współpracowników ( karta Wewnątrz mojej organizacji ) i osób spoza Twojej firmy ( karta Poza moją organizacją )

Zapoznaj się z oficjalnym przewodnikiem , aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania przykładowych wiadomości autorespondera z wakacji .

Alternatywnie, jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft, możesz zainstalować gotowe oprogramowanie, takie jak Exchange Autoresponder , które pomoże Ci skonfigurować wiadomości OOO bez żadnych problemów.

Autoresponder Apple Mail

Apple sprawiło, że ustawienie autorespondera w programie pocztowym Mac jest dość trudne . Aby to zrobić, musisz wykonać następujące czynności:

• Otwórz aplikację Poczta
• Przejdź do zakładki menu Poczta i otwórz Preferencje
• W zakładce Reguły kliknij przycisk Dodaj regułę
• Nazwij swoją regułę (np. „Poza biurem”)
• Utwórz regułę, która mówi:

Jeśli spełniony jest którykolwiek z poniższych warunków:

Do zawiera [Twój adres e-mail]

Wykonaj następujące czynności:

Odpowiedz na wiadomość

• Kliknij przycisk Odpowiedz tekst wiadomości i wpisz wiadomość.
• Kliknij OK w oknie tekstowym i oknie Reguły.
• W nowym oknie zostaniesz zapytany, czy chcesz zastosować nowo utworzoną regułę do wszystkich istniejących wiadomości. Kliknij Nie stosuj .
• Teraz Twój e-mail autorespondera jest aktywny. Nie zapomnij go wyłączyć, przechodząc do zakładki Reguły i odznaczając regułę Poza biurem.

Sprawdź przewodnik po MacWorld .

Autoresponder Thunderbirda

Jeśli używasz Thunderbirda jako klienta poczty, inni użytkownicy odradzają ustawianie w nim automatycznej odpowiedzi świątecznej. Aplikacja nie oferuje prostej procedury. Zamiast tego musisz utworzyć i zapisać wiadomość Poza biurem, a następnie skonfigurować filtr wiadomości i pozostawić laptopa z włączonym Thunderbirdem na cały okres wakacji. Zamiast przechodzić przez wszystkie te problemy, użyj klienta poczty e-mail opartego na przeglądarce.

Najlepsze przykłady e-maili z autoresponderami świątecznymi

Przejdźmy teraz do najciekawszej części: przykładów prawdziwych odpowiedzi na wakacje . W sieci są ich dziesiątki, z których wybraliśmy te najmądrzejsze. Dlatego proszę zapoznać się z poniższymi przykładami wiadomości o wakacjach poza biurem .

przez GIPHY

1. Przerwanie wakacji

Poniższy przykład został przedstawiony na Gizmodo . Wprowadził ją Josh Kopelman ze Stolicy Pierwszej Rundy:

Obecnie jestem poza biurem na wakacjach.

Wiem, że powinienem powiedzieć, że będę miał ograniczony dostęp do poczty e-mail i nie będę mógł odpowiedzieć, dopóki nie wrócę – ale to nieprawda. Moja jeżyna będzie ze mną i mogę odpowiedzieć, jeśli będę potrzebować. I zdaję sobie sprawę, że prawdopodobnie będę musiał od czasu do czasu przerywać wakacje, aby zająć się czymś pilnym.

To powiedziawszy, obiecałem mojej żonie, że spróbuję się odłączyć, uciec i cieszyć się wakacjami tak bardzo, jak to możliwe. Więc zamierzam poeksperymentować z czymś nowym. Decyzję pozostawiam w Twoich rękach:

• Jeśli Twój e-mail jest naprawdę pilny i potrzebujesz odpowiedzi, gdy jestem na wakacjach, wyślij go ponownie na adres [email protected], a postaram się odpowiedzieć jak najszybciej.

• Jeśli uważasz, że ktoś inny w First Round Capital mógłby ci pomóc, napisz do mojej asystentki, Fiony ([email protected]), a ona postara się wskazać ci właściwy kierunek.

W przeciwnym razie odpowiem, gdy wrócę…

Gorące pozdrowienia,

Josh

2. Seria wiadomości OOO z udziałem Troya McClurea

Zmień słynną frazę wprowadzającą Troya McClure'a w odniesienie do twoich poprzednich OOO :

Cześć, jestem Troy McClure! Być może pamiętasz mnie z takich [klasycznych wiadomości poza biurem] jak [„Jestem na zewnątrz krainy, oglądam Metallicę” lub „Odwiedzam moją rodzinę na Florydzie”.] Jestem tu dzisiaj, aby porozmawiać z tobą o [Paulu Sokolu, i e-mail, który mu właśnie wysłałeś].

[Tutaj jest Twoja wiadomość]

3. Obraz, który mówi tysiącem słów

Najlepsze wiadomości poza biurem zawierają obraz. Może to być zdjęcie miejsca na wakacje lub rozpoznawalny mem z dostosowanym podpisem. Jak w poniższych trzech przykładach:

Teraz możesz zobaczyć, że tworzenie dobrej wiadomości na wakacjach poza biurem to sztuka. Ale nie obawiaj się: nawet najprostszy e-mail działa dobrze. Ale jeśli uczynisz to bardziej osobistym i zabawnym, to – poza informacją o twoich wakacjach – wywoła uśmiech na twoich współpracownikach, klientach lub partnerach biznesowych.

Życzymy udanych wakacji!