Jak napisać podpis e-mail, szablony stopek wiadomości e-mail

Jak zrobić stopkę do wiadomości e-mail

Twoja komunikacja biznesowa z partnerami, inwestorami i klientami, a także współpracownikami określa sukces Twojej firmy, jej markę i popularność. E-maile odgrywają istotną rolę w tej komunikacji. Opanowanie sztuki pisania e-maili biznesowych często zajmuje lata, ale ważne jest, aby zacząć od zwrócenia uwagi na strukturę wiadomości e-mail i jej kluczowe elementy.

Podczas gdy wiersz tematu ma kluczowe znaczenie dla zwrócenia uwagi odbiorców na Twoją wiadomość, sama wiadomość i stopka e-maila biznesowego są tutaj nie mniej ważne. Podsumowując, bez względu na to, jak bezbłędny jest twój temat, wszystko, co robi, to otwieranie listu. Pożądany wynik często zależy od stopki podpisu, która działa jak wizytówka .

Co to jest stopka e-maila i dlaczego jest tak ważna

Czym więc jest stopka e-maila ? Mówimy tutaj o części twojego e-maila, która pojawia się po części zamykającej („Z pozdrowieniami” i tym podobne).

Zasadniczo jest to Twój podpis w wiadomości e-mail . Czasami stopka maila składa się z podpisu i zastrzeżenia i/lub oświadczenia o zachowaniu poufności, jeśli to drugie jest wymagane. To, co masz w stopce podpisu e-maila, zależy od tego, co planujesz z nim osiągnąć.

W związku z tym istnieją trzy główne cele stopki wiadomości e-mail.

• Przede wszystkim informuje adresata o Tobie i marce, którą reprezentujesz.
• Po drugie, ponieważ stopka wiadomości e-mail jest ostatnią rzeczą, jaką widzi Twój odbiorca podczas czytania Twojej wiadomości, może pozostawić wrażenie. To sprawia, że ​​Twoja stopka staje się narzędziem brandingowym.
• Po trzecie, ułatwia interakcję z Twoją marką. Dołączając informacje kontaktowe, wezwania do działania lub linki, przenosisz konwersację do innych kanałów, w których są zaangażowani w Twoją firmę, śledząc ją w mediach społecznościowych, czytając Twoje artykuły, uczestnicząc w wydarzeniach lub wypróbowując Twoje produkty.

Aby podpis e-mail działał na wszystkie te sposoby, musisz upewnić się, że wykonałeś go poprawnie. W bieżącym artykule przyjrzymy się podstawowym elementom dobrej stopki e-maili, przedstawimy główne wskazówki dotyczące tworzenia działającej stopki e-maili oraz podamy przykłady najlepszych stopek e-maili .

Podstawowe elementy dobrej stopki e-maila

Jak więc napisać stopkę wiadomości e-mail i utworzyć ją za pomocą generatora podpisów e-mail ? Aby odpowiedzieć na to pytanie, zobaczmy, które elementy stanowią dobre stopki e-maili .

• Nazwa

Pierwszym i najważniejszym elementem każdego podpisu w wiadomości e-mail jest Twoje imię i nazwisko. Każda profesjonalna stopka e-mail powinna zawierać zarówno Twoje imię, jak i nazwisko. Nie używaj alternatywnych form swojego imienia i nazwiska i bądź spójny w swoich profilach online: upewnij się, że imię i nazwisko w podpisie poczty jest zgodne z Twoim imieniem i nazwiskiem w Twojej witrynie i profilu LinkedIn.

Utworzone przez NEWOLDSTAMP

• Nazwa firmy

Chyba że Twoja marka to Ty, w tym nazwa firmy, którą reprezentujesz, jest koniecznością. Zawsze pisz poprawnie nazwę firmy: zwracaj uwagę na wielkie i małe litery lub używaj wielkich liter, jeśli to konieczne. Podążaj za nazwą firmy po adresie URL witryny firmy. Dzięki temu Twój odbiorca nie będzie musiał go wyszukiwać.

Utworzone przez NEWOLDSTAMP

• Dane kontaktowe do stopki do podpisu

Wymień wszystkie dane kontaktowe, które uważasz za istotne. Dołącz swój numer telefonu, nazwę użytkownika Skype, adres e-mail lub adres firmy. Określ międzynarodowy prefiks numeru telefonu. Możesz kontaktować się z ludźmi z całego świata, więc upewnij się, że nie ma nieporozumień, gdy ludzie próbują do Ciebie zadzwonić.

Utworzone przez NEWOLDSTAMP

• Dodaj ikony społecznościowe do stopki wiadomości e-mail

Dobrą praktyką jest umieszczanie linków do kont społecznościowych w stopce e-maila , zwłaszcza gdy są one częścią marki Twojej firmy. Nie pokazuj profili społecznościowych, których nie chcesz udostępniać publicznie. Kolejna rzecz, o której należy pamiętać. Zamiast mieć pełne adresy URL, używaj ikon społecznościowych. Są rozpoznawalne i zajmują znacznie mniej miejsca.

Utworzone przez NEWOLDSTAMP

• Dodaj swoje zdjęcie lub logo do stopki firmowego e-maila

Dodanie zdjęcia sprawi, że będziesz rozpoznawalny. Co więcej, gdy odbiorcy zobaczą Twoją twarz, będą przedstawiać Cię jako prawdziwą osobę, a nie tylko wirtualną jednostkę. Wybierz niewielki obrazek w dobrej jakości i umieść go w swoim firmowym podpisie e-mail.

Ważna uwaga: zamiast dołączać obrazy, prześlij je na swój serwer i użyj HTML, aby wyświetlić je w wiadomościach e-mail. Uratuje to Twoich odbiorców przed koniecznością przechowywania zdjęć na ich serwerach poczty e-mail.

Stworzony przez NEWOLDSTAMP darmowy generator podpisów e-mail

• Dodaj wyłączenie odpowiedzialności (opcjonalnie)

W niektórych krajach wszystkie wiadomości e-mail do komunikacji biznesowej muszą zawierać informację o wyłączeniu odpowiedzialności w stopce wiadomości e-mail firmy . Skontaktuj się z doradcą prawnym, czy musisz dodać go do każdego e-maila. Jeśli wyłączenie odpowiedzialności nie jest wymagane, utwórz stopkę bez niego, ponieważ zajmie tylko miejsce. To samo dotyczy oświadczenia o poufności.

Utworzone przez NEWOLDSTAMP

Kliknij tutaj, aby utworzyć stopkę e-mail dla swojej firmy lub firmy

Główne wskazówki, jak tworzyć dobre stopki e-maili

Jak stworzyć skuteczną stopkę e-maila? Zobacz kilka naszych wskazówek, które zebraliśmy z naszego doświadczenia. Więcej informacji na ten temat znajdziesz na naszym blogu .

• Uważaj na obrazy w projekcie stopki wiadomości e-mail

Zaleca się, aby w podpisie e-maila znajdował się obraz. Może to być zdjęcie Ciebie lub logo Twojej firmy, w zależności od tego, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom biznesowym lub marketingowym. Zwróć szczególną uwagę na jakość swoich mediów. Nie dołączaj też obrazów jako załączników. Lepiej jest przechowywać je na serwerze i umieszczać w swoim podpisie jako HTML. Pamiętaj, że duże e-maile z większym prawdopodobieństwem trafią do folderu Spam.

Utworzone przez NEWOLDSTAMP

• Pamiętaj, że masz ograniczoną przestrzeń

Nie rób zbyt dużej stopki. Uwzględnij tyle informacji, ile jest to konieczne, ale powstrzymaj się od wszystkiego, co jest nadmierne. Prawidłowy podpis e-maila to maksymalnie 5 linijek. Jeśli masz zbyt długi podpis, rozważ usunięcie elementów, które mogą być niepotrzebne, np. dodatkowy adres e-mail. Więcej prawdopodobnie tylko odwróci uwagę Twojego odbiorcy. Z drugiej strony nie rób zbyt skondensowanej stopki wiadomości e-mail — użyj spacji. Zwiększy to czytelność Twojego podpisu.

• Dodaj wezwanie do działania w stopce e-maila

Aby skrystalizować wiadomość w stopce e-maila, dołącz wyraźne wezwanie do działania. Dodając wezwanie do działania w tekście stopki e-maila , zmieniasz je w potężne narzędzie marketingowe. Najlepsze podpisy e-mail zachęcą adresata do przeczytania najnowszego wpisu na blogu, wzięcia udziału w wydarzeniu, skorzystania z bezpłatnej wersji próbnej produktu lub pobrania ebooka. Możesz także wybrać między tekstowym wezwaniem do działania a banerem.

Utworzone przez NEWOLDSTAMP

• Stwórz mobilną wersję firmowej stopki e-mail

Według Litmusa w 2016 roku 56% odbiorców otworzyło swoje e-maile na telefonach komórkowych . W ubiegłym roku liczba ta wzrosła jeszcze bardziej. Właśnie dlatego musisz upewnić się, że Twój podpis jest zgodny z urządzeniami mobilnymi. Zawsze wyobraź sobie, jak projekt stopki wiadomości e-mail będzie wyglądał na smartfonie: czy jest wystarczająco kompaktowy? Czy jest czytelny? Czy widzisz dobrze wszystkie ikony społecznościowe? Czy łatwo jest dotknąć każdego linku?

Zdjęcie dzięki uprzejmości Litmis

• Przetestuj, jak to wygląda w innych klientach pocztowych i urządzeniach

Mówiąc o urządzeniach, sprawdź swoje stopki na każdym z nich. Wyślij testową wiadomość e-mail i otwórz ją na każdym urządzeniu, na którym możesz znaleźć laptopy, tablety, smartfony. Zobacz, jak wyglądają w klientach poczty e-mail dla systemów Windows, Mac OS, Linux, iOS i Android. Sprawdź podpis zarówno w stacjonarnych, jak i internetowych klientach poczty e-mail, w każdej większej przeglądarce. Upewnij się, że wygląda profesjonalnie i nienagannie.

Najlepsze przykłady stopek e-maili

Jak wyglądają najlepsze przykłady stopek e-maili ? Zanim damy Ci kilka dobrych przykładów, zobaczmy poniżej główne cechy skutecznego szablonu stopki e-mail .

• Są zwięzłe i zawierają wszystkie niezbędne dane kontaktowe.
• Mają wystarczająco dużo białej przestrzeni i nigdy nie są zagracone.
• Są wizualne i często zawierają obrazy.
• Pokazują inteligentne i wyważone użycie kolorów. Może zawierać kolory marki lub zawierać akcent jednego koloru.
• Większość z nich ma płaską konstrukcję. Oznacza to, że nie są używane żadne efekty 3D ani złożone tekstury.
• Są napisane przy użyciu czytelnych (sans) czcionek, które są obsługiwane na różnych platformach.

A oto kilka stopek e-maili HTML , które wyglądają świetnie.

*** *** ***