So schreiben Sie eine E-Mail-Signatur, Vorlagen für E-Mail-Fußzeilen
Veröffentlicht: 2022-06-03
So erstellen Sie eine Fußzeile für Ihre E-Mail
Ihre Geschäftskommunikation mit Partnern, Investoren und Kunden sowie Ihren Kollegen bestimmt den Erfolg Ihres Unternehmens, seiner Marke und seiner Beliebtheit. E-Mails spielen bei dieser Kommunikation eine wesentliche Rolle. Es dauert oft Jahre, die Kunst des Schreibens geschäftlicher E-Mails zu beherrschen, aber es ist wichtig, dass Sie einen guten Anfang machen, indem Sie auf die Struktur Ihrer E-Mail und ihre Schlüsselelemente achten.
Während eine Betreffzeile entscheidend ist, um die Aufmerksamkeit der Empfänger auf Ihre Nachricht zu lenken, sind die Nachricht selbst und eine geschäftliche E-Mail-Fußzeile hier nicht weniger wichtig. Alles in allem, egal wie makellos Ihre Betreffzeile ist, alles, was es tut, ist, den Brief zu öffnen. Das gewünschte Ergebnis hängt oft von der Signaturfußzeile ab, die als Visitenkarte fungiert .
Was ist eine E-Mail-Fußzeile und warum ist sie so wichtig?
Was ist also eine E-Mail-Fußzeile ? Wir sprechen hier über den Teil Ihrer E-Mail, der nach einem Abschlussteil kommt („Beste Grüße“ und dergleichen).
Im Grunde ist es Ihre E-Mail-Signatur . Manchmal besteht eine E-Mail-Fußzeile aus einer Signatur und einem Haftungsausschluss und/oder einer Vertraulichkeitserklärung, falls letzteres erforderlich ist. Was Sie in der Fußzeile Ihrer E-Mail-Signatur haben, hängt davon ab, was Sie damit erreichen möchten.
In dieser Hinsicht gibt es drei zentrale Zwecke einer E-Mail-Fußzeile.
- Zunächst einmal informiert es Ihren Adressaten über Sie und die Marke, die Sie vertreten.
- Zweitens, da eine E-Mail-Fußzeile das Letzte ist, was Ihr Empfänger beim Lesen Ihrer Nachricht sieht, kann sie einen Eindruck hinterlassen. Es macht Ihre Fußzeile zu einem Branding-Tool.
- Drittens erleichtert es die Interaktion mit Ihrer Marke. Indem Sie Kontaktinformationen, CTAs oder Links einfügen, verschieben Sie die Konversation auf andere Kanäle, auf denen sie mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten, indem sie ihm in den sozialen Netzwerken folgen, Ihre Artikel lesen, an Ihren Veranstaltungen teilnehmen oder Ihre Produkte ausprobieren.
Damit die E-Mail-Signatur auf all diese Arten für Sie funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sie ordnungsgemäß ausführen. Im aktuellen Artikel sehen wir uns die grundlegenden Elemente einer guten E-Mail-Fußzeile an, geben Ihnen die wichtigsten Tipps zum Erstellen einer funktionierenden E-Mail-Fußzeile und geben Beispiele für die besten E-Mail-Fußzeilen .
Grundelemente einer guten E-Mail-Fußzeile
Wie schreibt man also eine E-Mail-Fußzeile und erstellt sie mit einem E-Mail-Signaturgenerator ? Um diese Frage zu beantworten, sehen wir uns an, welche Elemente gute E-Mail-Fußzeilen ausmachen .
Name
Das erste und wichtigste Element jeder E-Mail-Signatur ist Ihr Name. Jede professionelle E-Mail-Fußzeile sollte sowohl Ihren Vor- als auch Ihren Nachnamen enthalten. Verwenden Sie keine alternativen Formen Ihres Namens und seien Sie in Ihren Online-Profilen konsistent: Stellen Sie sicher, dass der Name in Ihrer E-Mail-Signatur mit Ihrem Namen auf Ihrer Website und Ihrem LinkedIn-Profil übereinstimmt.
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Name der Firma
Sofern Sie nicht Ihre Marke sind, ist der Name des Unternehmens, das Sie vertreten, ein Muss. Schreiben Sie den Firmennamen immer richtig: Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung oder verwenden Sie ggf. Camelcase. Folgen Sie dem Firmennamen durch die Website-URL des Unternehmens. Es erspart Ihrem Empfänger die Notwendigkeit, es zu googeln.
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Kontaktdaten für Ihre Signatur-Fußzeile
Listen Sie alle Kontaktdaten auf, die Sie für relevant halten. Geben Sie Ihre Telefonnummer, Ihren Skype-Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder die Adresse Ihres Unternehmens an. Geben Sie eine internationale Vorwahl für die Telefonnummer an. Sie könnten mit Menschen aus der ganzen Welt interagieren, also stellen Sie sicher, dass es nicht zu Missverständnissen kommt, wenn andere versuchen, Sie anzurufen.
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Fügen Sie soziale Symbole zu Ihrer E-Mail-Fußzeile hinzu
Es empfiehlt sich, in der Fußzeile der E-Mail auf soziale Konten zu verlinken , insbesondere wenn sie Teil Ihrer Unternehmensmarke sind. Präsentieren Sie keine sozialen Profile, die nicht öffentlich sein sollen. Eine andere Sache zu beachten. Verwenden Sie anstelle von vollständigen URLs soziale Symbole. Sie sind erkennbar und nehmen viel weniger Platz ein.
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Fügen Sie Ihr Foto oder Logo zur Fußzeile der geschäftlichen E-Mail hinzu
Durch das Hinzufügen eines Fotos werden Sie erkennbar. Darüber hinaus werden sich Ihre Empfänger, sobald sie Ihr Gesicht gesehen haben, als echte Person vorstellen, nicht nur als virtuelle Einheit. Wählen Sie einen kleinen Headshot in guter Qualität aus und machen Sie ihn zu einem Teil Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur.
Ein wichtiger Hinweis: Anstatt Bilder anzuhängen, laden Sie sie auf Ihren Server hoch und verwenden Sie HTML, um sie in Ihren E-Mails anzuzeigen. Es erspart Ihren Empfängern die Notwendigkeit, Ihre Bilder auf ihren E-Mail-Servern zu speichern.
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Haftungsausschluss hinzufügen (optional)
In einigen Ländern müssen alle geschäftlichen Kommunikations-E-Mails einen Haftungsausschluss in der Fußzeile der Unternehmens-E-Mail enthalten . Wenden Sie sich an Ihren Rechtsberater, wenn Sie es jeder E-Mail hinzufügen müssen. Wenn kein Haftungsausschluss erforderlich ist, erstellen Sie eine Fußzeile ohne ihn, da er nur Platz beansprucht. Gleiches gilt für eine Vertraulichkeitserklärung.
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Wichtigste Tipps zum Erstellen guter E-Mail-Fußzeilen
Wie erstellt man eine effektive E-Mail-Fußzeile? Sehen Sie sich unsere verschiedenen Tipps an, die wir aus unserer Erfahrung gesammelt haben. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Blog .
Seien Sie vorsichtig mit Bildern im Design Ihrer E-Mail-Fußzeile
Es wird empfohlen, dass Sie ein Bild in Ihrer E-Mail-Signatur haben. Es kann entweder ein Foto von Ihnen oder Ihr Firmenlogo sein, je nachdem, was Ihren Geschäfts- oder Marketinganforderungen am besten entspricht. Achten Sie gut auf die Qualität Ihrer Medien. Fügen Sie auch keine Bilder als Anhänge hinzu. Es ist besser, sie auf Ihrem Server zu speichern und sie in Ihrer Signatur als HTML bereitzustellen. Denken Sie daran, dass umfangreiche E-Mails eher in einem Spam-Ordner landen.
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Denken Sie daran, dass Sie nur begrenzt Platz haben
Machen Sie Ihre Fußzeile nicht zu groß. Lassen Sie so viele Informationen wie nötig zu, aber halten Sie alles zurück, was übertrieben ist. Eine ordnungsgemäße E-Mail-Signatur besteht aus bis zu 5 Zeilen. Wenn Sie eine zu lange Signatur haben, sollten Sie möglicherweise unnötige Elemente löschen, z. B. eine zusätzliche E-Mail-Adresse. Mehr als das wird Ihren Empfänger wahrscheinlich nur ablenken. Machen Sie die E-Mail-Fußzeile andererseits nicht zu eng – verwenden Sie Leerraum. Es erhöht die Lesbarkeit Ihrer Unterschrift.
Fügen Sie Ihrer E-Mail-Fußzeile einen CTA hinzu
Um Ihre E-Mail-Fußzeilenbotschaft zu kristallisieren, fügen Sie einen klaren Aufruf zum Handeln ein. Indem Sie Ihrem E-Mail-Fußzeilentext einen CTA hinzufügen , verwandeln Sie ihn in ein leistungsstarkes Marketinginstrument. Die besten E-Mail-Signaturen werden Ihren Adressaten dazu anregen, Ihren neuesten Blog-Beitrag zu lesen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, eine kostenlose Testversion Ihres Produkts zu erhalten oder Ihr E-Book herunterzuladen. Sie können auch zwischen einem Text-CTA und einem Banner wählen.
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Erstellen Sie eine mobile Version der E-Mail-Fußzeile Ihres Unternehmens
Laut Lackmus haben 56 % der Empfänger ihre E-Mails im Jahr 2016 auf Mobiltelefonen geöffnet . Diese Zahl ist im vergangenen Jahr noch stärker gestiegen. Genau aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Signatur mobilkompatibel ist. Stellen Sie sich immer vor, wie Ihr E-Mail-Footer-Design auf einem Smartphone aussehen wird: Ist es kompakt genug? Ist es lesbar? Können Sie alle sozialen Symbole gut sehen? Ist es einfach, auf jeden Link zu tippen?
Bild mit freundlicher Genehmigung von Litmis
Testen Sie, wie es in anderen E-Mail-Clients und Geräten aussieht
Apropos Geräte, überprüfen Sie Ihre Fußzeilen auf allen. Senden Sie eine Test-E-Mail und öffnen Sie sie auf jedem Gerät, auf dem Sie Laptops, Tablets und Smartphones finden können. Sehen Sie, wie sie auf Windows-, Mac OS-, Linux-, iOS- und Android-E-Mail-Clients aussehen. Überprüfen Sie die Signatur sowohl in Desktop- als auch in Web-E-Mail-Clients in jedem gängigen Browser. Stellen Sie sicher, dass es professionell und tadellos aussieht.
Beste Beispiele für E-Mail-Fußzeilen
Wie sehen die besten Beispiele für E-Mail-Fußzeilen aus? Bevor wir Ihnen einige gute Beispiele geben, sehen wir uns unten die Hauptmerkmale einer effektiven E- Mail-Fußzeilenvorlage an.
- Sie sind übersichtlich und enthalten alle notwendigen Kontaktinformationen.
- Sie haben genügend Leerraum und sind nie überladen.
- Sie sind visuell und enthalten oft Bilder.
- Sie zeigen einen intelligenten und ausgewogenen Einsatz von Farben. Es kann Markenfarben umfassen oder einen Farbtupfer aufweisen.
- Die meisten von ihnen haben ein flaches Design. Das bedeutet, dass keine 3D-Effekte oder komplexe Texturen verwendet werden.
- Sie sind mit lesbaren (ohne) Schriftarten geschrieben, die auf verschiedenen Plattformen unterstützt werden.
Und hier sind einige HTML-E-Mail-Fußzeilen , die großartig aussehen.
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