電子メールの署名、電子メールフッターテンプレートの書き方

メール用のフッターを作成する方法

パートナー、投資家、クライアント、および同僚とのビジネスコミュニケーションは、ビジネスの成功、そのブランド、およびその人気を定義します。 電子メールは、このコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。 ビジネス用メールの作成方法を習得するには何年もかかることがよくありますが、メールの構造とその重要な要素に注意を払って、良いスタートを切ることが重要です。

件名は受信者のメッセージへの注意を引くために重要ですが、メッセージ自体とビジネス用の電子メールフッターはここでもそれほど重要ではありません。 全体として、件名がどれほど完璧であっても、手紙を開くだけです。 望ましい結果は、多くの場合、名刺として機能する署名フッターによって異なります。

メールフッターとは何ですか、なぜそれがとても重要なのですか

では、メールフッターとは何ですか？ ここでは、閉鎖部分の後に続くメールの部分について話します（「よろしく」など）。

基本的に、それはあなたの電子メールの署名です。 場合によっては、メールフッターは、後者が必要な場合に備えて、署名と免責事項および/または機密保持ステートメントで構成されます。 電子メールの署名フッターに何があるかは、それを使って何を達成するかによって異なります。

この点で、Eメールフッターには3つの中心的な目的があります。

• まず第一に、それはあなたとあなたが代表するブランドについてあなたの受取人に知らせます。
• 第二に、メールフッターは受信者がメッセージを読んだときに最後に目にするものであるため、印象を残す可能性があります。 それはあなたのフッターをブランディングツールにします。
• 第三に、それはあなたのブランドとの相互作用を容易にします。 連絡先情報、CTA、またはリンクを含めることで、会話を他のチャネルに移動し、ソーシャルでフォローしたり、記事を読んだり、イベントに参加したり、製品を試したりして、ビジネスに関与します。

これらすべての方法で電子メールの署名を機能させるには、正しく実行する必要があります。 現在の記事では、優れた電子メールフッターの基本的な要素を確認し、機能する電子メールフッターを作成するための主なヒントを提供し、最高の電子メールフッターの例を示します。

優れたメールフッターの基本要素

では、電子メールフッターを作成し、電子メール署名ジェネレーターを使用して作成するにはどうすればよいですか？ この質問に答えるために、どの要素が優れたメールフッターを構成しているかを見てみましょう。

• 名前

電子メールの署名の最初で最も重要な要素はあなたの名前です。 プロの電子メールフッターには、名前と名前の両方を記載する必要があります。 名前の代替形式を使用せず、オンラインプロファイル全体で一貫性を持たせてください。メール署名の名前がWebサイトおよびLinkedInプロファイルの名前と一致していることを確認してください。

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• 会社名

あなたのブランドがあなたでない限り、あなたが代表する会社の名前を含めることは必須です。 会社名は常に正しく記入してください。大文字と小文字に注意するか、必要に応じてキャメルケースを使用してください。 会社のWebサイトのURLで会社名をフォローします。 それはあなたの受信者がそれをグーグルする必要をなくします。

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• 署名フッターの連絡先の詳細

関連する連絡先の詳細をすべてリストしてください。 電話番号、Skype名、電子メールアドレス、または会社のアドレスを含めます。 電話番号の国際プレフィックスを指定します。 あなたは世界中の人々と交流するかもしれないので、人々があなたに電話をかけようとするときに誤解が生じないようにしてください。

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• メールフッターにソーシャルアイコンを追加する

特にビジネスブランドの一部である場合は、メールのフッターにあるソーシャルアカウントにリンクすることをお勧めします。 公開したくないソーシャルプロファイルを紹介しないでください。 覚えておくべきもう一つのこと。 完全なURLを使用するのではなく、ソーシャルアイコンを使用します。 それらは認識可能であり、はるかに少ないスペースで済みます。

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• 写真やロゴをビジネス用メールフッターに追加します

写真を追加すると、認識しやすくなります。 さらに、受信者があなたの顔を見ると、彼らはあなたを単なる仮想エンティティではなく、実在の人物として描写します。 良質の小さなサイズのヘッドショットを選び、それをビジネスの電子メール署名の一部にします。

重要な注意事項：画像を添付する代わりに、画像をサーバーにアップロードし、HTMLを使用してメールに表示します。 これにより、受信者は画像を電子メールサーバーに保存する必要がなくなります。

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• 免責事項を追加する（オプション）

一部の国では、すべてのビジネスコミュニケーションメールの会社のメールフッターに免責事項を含める必要があります。 すべての電子メールに追加する必要がある場合は、法律顧問に確認してください。 免責事項が不要な場合は、スペースをとるだけなので、免責事項なしでフッターを作成します。 同じことが守秘義務にも当てはまります。

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優れたメールフッターを作成するための主なヒント

効果的なメールフッターをどのように作成しますか？ 私たちの経験から集めたいくつかのヒントをご覧ください。 詳細については、ブログをご覧ください。

• メールフッターのデザインの画像に注意してください

メールの署名に画像を含めることをお勧めします。 それはあなたの写真かあなたの会社のロゴのどちらかあなたのビジネスまたはマーケティングのニーズに最も合うものにすることができます。 メディアの品質に十分注意してください。 また、画像を添付ファイルとして含めないでください。 それらをサーバーに保存し、署名でHTMLとして提供することをお勧めします。 広々としたメールはスパムフォルダに入れられる可能性が高いことに注意してください。

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• スペースが限られていることを忘れないでください

フッターを大きくしすぎないでください。 必要なだけの情報を許可しますが、過度の情報は控えてください。 適切な電子メール署名は最大5行です。 署名が長すぎる場合は、追加の電子メールアドレスなど、不要な要素を削除することを検討してください。 それ以上の場合、おそらく受信者の気を散らすだけです。 一方、メールフッターを凝縮しすぎないでください。空白を使用してください。 署名の読みやすさが向上します。

• メールフッターにCTAを追加する

メールフッターメッセージを具体化するには、行動を促す明確な呼びかけを含めます。 メールフッターテキストにCTAを追加することで、強力なマーケティングツールになります。 最高の電子メール署名は、受信者が最新のブログ投稿を読んだり、イベントに参加したり、製品の無料試用版を入手したり、電子書籍をダウンロードしたりすることを奨励します。 テキストCTAとバナーのどちらかを選択することもできます。

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• 会社のメールフッターのモバイルバージョンを作成する

Litmusによると、2016年に受信者の56％が携帯電話でメールを開いたとのことです。この数字は、昨年さらに増加し​​ました。 これがまさに、署名がモバイル互換であることを確認する必要がある理由です。 メールフッターのデザインがスマートフォンでどのように見えるかを常に想像してください。それは十分にコンパクトですか？ 読みやすいですか？ すべてのソーシャルアイコンをよく見ることができますか？ 各リンクをタップするのは簡単ですか？

Litmisの画像提供

• 他のメールクライアントやデバイスでどのように表示されるかをテストします

デバイスと言えば、すべてのフッターを確認してください。 テストメールを送信して、ラップトップ、タブレット、スマートフォンを見つけることができるすべてのデバイスで開きます。 Windows、Mac OS、Linux、iOS、Androidの電子メールクライアントでどのように表示されるかを確認してください。 すべての主要なブラウザで、デスクトップとWebの両方の電子メールクライアントで署名を確認します。 それがプロフェッショナルで非の打ちどころのないように見えることを確認してください。

メールフッターの最良の例

最高のメールフッターの例はどのように見えますか？ いくつかの良いサンプルを提供する前に、以下の効果的なメールフッターテンプレートの主な特徴を見てみましょう。

• それらは簡潔で、必要なすべての連絡先情報が含まれています。
• 十分な余白があり、散らかることはありません。
• それらは視覚的であり、多くの場合画像が含まれています。
• それらは、スマートでバランスの取れた色の使用を示しています。 ブランドカラーを含むことも、1色のスプラッシュを特徴とすることもできます。
• それらのほとんどはフラットなデザインです。 これは、3D効果や複雑なテクスチャが使用されていないことを意味します。
• それらは、異なるプラットフォームでサポートされている読み取り可能な（サンセリフ）フォントで書かれています。

そして、これが見栄えのするHTMLメールフッターです。

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