Jak napisać informację prasową w 11 krokach

Opublikowany: 2021-11-17

Informacje prasowe są ważną częścią każdej strategii marketingu cyfrowego. Pisanie komunikatów prasowych może być okazją do rozpowszechniania ważnych informacji, poprawy marki, a nawet poprawy SEO. Tutaj znajdziesz ważne kroki, jak pomyślnie napisać informację prasową.

Co to jest informacja prasowa?

Komunikat prasowy jest zwykle definiowany jako ważna historia lub oświadczenie wysyłane do przedstawicieli mediów. Komunikat prasowy obejmuje informacje kto, co, dlaczego, kiedy, gdzie i jak. Informacje prasowe składają się z określonych elementów konstrukcyjnych, w tym nagłówka, wstępu, treści, szablonu i innych.

jak napisać informację prasową

Do czego służy informacja prasowa?

W biznesie komunikaty prasowe są zwykle używane do ogłaszania partnerstw, wydarzeń, zmian strukturalnych, nowych pracowników, nowych produktów lub czegokolwiek innego, co uważa się za warte opublikowania. Celem komunikatu prasowego jest przekazanie informacji w komunikacie do grupy docelowej w możliwie najbardziej obiektywny sposób.

Komunikaty prasowe są idealnym sposobem na podzielenie się ze światem dobrymi rzeczami, które robi Twoja firma, od ogłaszania nowych produktów, wydarzeń lub nowych pracowników po wprowadzenie partnerstwa z organizacją społeczną.

Jak napisać informację prasową?

Podążanie za szablonem już istniejącego przykładu komunikatu prasowego jest łatwym sposobem na stworzenie komunikatu prasowego, ale problem polega na tym, że czasami trudno jest uzyskać próbki komunikatów prasowych, które odpowiadają Twoim konkretnym potrzebom. Komunikaty prasowe mają określoną strukturę, którą należy spełnić, dlatego wiele firm zleca je ekspertom. Możesz uprościć proces i obniżyć koszty, jeśli samodzielnie nauczysz się podstawowych elementów, jak pisać informację prasową.

Istnieje podstawowa formuła, którą podąża każda informacja prasowa, która ogranicza twoje pisanie, co pomaga uporządkować informacje. Podczas gdy formuła powinna być przestrzegana, kreatywność i smak wiążą się z doborem słów, strukturą zdań i wiarygodnymi informacjami. Więc bez zbędnych ceregieli, oto kilka kluczowych kroków, jak napisać informację prasową.

1. Wybierz odpowiedni język

Pierwszym krokiem do rozważenia podczas nauki tworzenia informacji prasowej jest konkretny język, którego używasz. Niektóre komunikaty prasowe są pospieszne i informują o informacjach, które należy natychmiast roznieść. W takim przypadku słowa „DO NATYCHMIASTOWEGO UWOLNIENIA” należy umieścić w górnej części komunikatu. Możesz również wcześniej napisać informację prasową dotyczącą przyszłego wydarzenia, po prostu pamiętaj o wyznaczeniu daty i zamiast tego użyj słów „WSTRZYMAJ ZWOLNIENIE DO” u góry dokumentu.

Chcesz kontrolować, kiedy Twoja informacja prasowa trafi do mediów i opinii publicznej, a to najlepszy sposób, aby to zrobić. Wybranie określonej daty publikacji dla swojego komunikatu prasowego umożliwia poinformowanie dziennikarzy i czytelników, kiedy jesteś gotowy na wydrukowanie lub opublikowanie informacji. Udostępnienie informacji prasowej może znacząco wpłynąć na sukces Twojej kampanii content marketingowej.

2. Bądź spójny z kolorami i logo firmy

Tak ciężko pracowałeś, aby stworzyć markę i logo, które klienci będą kojarzyć z Twoimi produktami, a wydanie informacji prasowej jest jednym z kluczowych momentów, w których powinieneś z nich korzystać. Branding ma kluczowe znaczenie przy rozważaniu kroków do napisania informacji prasowej, a kolory i logo Twojej firmy powinny zawsze znajdować się w sekcji nagłówka. Na przykład sprawdź ten przykładowy komunikat prasowy z Utah Jazz:

Organizacja rozpoczyna komunikat prasowy swoim logo i kolorami, zapewniając, że czytelnicy dokładnie wiedzą, kto udostępnia informacje. W przypadku większych marek jest to jeden z najłatwiejszych sposobów na przyciągnięcie uwagi ludzi i upewnienie się, że przeczytali informację. Podobnie jak nagłówek, Twoje logo i kolory mogą decydować o tym, czy zainteresowane strony rzeczywiście przeczytają informację prasową, czy nie.

3. Słowa kluczowe, słowa kluczowe, słowa kluczowe

Zanim napiszesz informację prasową, powinieneś mieć wybrane słowa kluczowe, aby spróbować zwiększyć swój zasięg w sposób organiczny. Słowa kluczowe są niezbędne, aby Twoja wersja była dostępna i miała wyższą pozycję w wyszukiwarkach. Mogą również pomóc mediom i czytelnikom lepiej zrozumieć temat i treść komunikatu prasowego.

Nie przesadzaj; słowa kluczowe powinny być umieszczane naturalnie w treści, a nie upychane w nienaturalnych miejscach. W przypadku wielu internetowych platform dystrybucji komunikatów prasowych zezwalają one tylko na wybraną liczbę ukierunkowanych słów kluczowych i/lub linków z Twojego komunikatu. Pamiętaj, aby wybrać je mądrze.

Wskazówki dotyczące tytułów komunikatów prasowych

Jeśli chodzi o nagłówek komunikatu prasowego, powinieneś używać tytułu tytułowego. Oznacza to, że każde słowo w nagłówku, które ma co najmniej cztery litery, powinno być pisane wielkimi literami, chyba że jest to przyimek (od, na, po). Powinieneś także spróbować użyć jednego z głównych słów kluczowych w tym nagłówku. Zobacz poniższy obrazek z Dick's Sporting Goods, aby zobaczyć dobry przykład użycia słowa kluczowego i tytułu w komunikacie prasowym:

Nagłówki komunikatów prasowych powinny mieć mniej niż 160 znaków ze spacjami, aby czytelnicy mogli szybko przejrzeć, o czym jest ogłoszenie i określić, czy chcą przeczytać.

4. Dołącz mocny akapit podsumowujący

Pierwszy akapit w komunikacie prasowym to akapit podsumowujący. Ten paragraf ma kilka ważnych funkcji i wskazówek:

Nie dłużej niż pięć zdań
Podaj czytelnikowi podsumowanie informacji zawartych w komunikacie prasowym
Zwróć uwagę czytelników, aby przeczytali informację
Przyciągnij uwagę dziennikarzy przeglądających wiele komunikatów prasowych
Uwzględnij wypunktowania u góry, aby przyciągnąć dodatkową uwagę
Dodaj najbardziej ekscytujące i istotne informacje wraz z kluczowymi punktami

Gdy czytelnicy znajdą wartość w komunikacie prasowym natychmiast po rozpoczęciu czytania, prawdopodobnie będą kontynuować. To Twoja szansa, aby przyciągnąć ich uwagę i zapewnić lepszą widoczność informacji prasowych.

5. Ważne informacje do uwzględnienia

W treści komunikatu prasowego musisz podać kilka bardzo konkretnych szczegółów, które pomogą określić, dla kogo informacje powinny mieć znaczenie. W wielu przypadkach sprowadza się to do lokalnej demografii. Informacje prasowe mogą być rozpowszechniane na całym świecie, ale zawsze powinny być powiązane z konkretną lokalizacją. Oznacza to, że każda informacja prasowa potrzebuje miesiąca, dnia, roku, miasta i stanu. Informacje lokalne są niezbędne, aby dać czytelnikom datę i godzinę zwolnienia oraz umieścić informacje w kontekście.

Zobacz poniższy przykład komunikatu prasowego firmy Sephora:

6. Pisanie pierwszego akapitu komunikatu prasowego

Jak w przypadku każdej treści, pierwszy akapit pełni rolę przewodnią komunikatu prasowego i powinien zawierać sześć elementów: kto, co, dlaczego, kiedy, gdzie i jak.

Kto: kim są główni gracze, kim jest firma i kim jest wydanie?
Co: jaki jest Twój temat i dlaczego czytelnicy się tym przejmują?
Dlaczego: dlaczego wybrałeś ten czas na wysłanie komunikatu prasowego i jak wpłynie to na czytelników?
Kiedy: kiedy ma miejsce nowy pracownik, premiera produktu lub inne wydarzenie?
Gdzie: gdzie odbywa się wydarzenie lub gdzie jest Twoja firma?
Jak: czy twoje wydanie pomaga twoim czytelnikom i zapewnia cenne doświadczenie i jak?

Jeśli czytelnicy potrafią wybrać te elementy z pierwszego akapitu komunikatu prasowego, są w stanie lepiej zrozumieć ogólne przesłanie komunikatu. Powyższy przykład komunikatu prasowego z Sephory również wykonuje dobrą robotę w pierwszym akapicie, aby odnieść się do tych sześciu ważnych elementów.

Jeśli potrafisz zwięźle odpowiedzieć na te sześć pytań, jesteś na dobrej drodze, aby nauczyć się pisać komunikat prasowy.

7. Treść komunikatu prasowego

Treść pierwszego akapitu komunikatu prasowego należy rozszerzyć w całym tekście komunikatu. Ogranicz akapity do trzech lub czterech zdań i upewnij się, że są spójne. Chociaż pomiędzy informacjami w każdym akapicie powinna być czysta przerwa, poprzedni powinien płynnie przechodzić w następny.

Treść komunikatu prasowego to Twoja szansa na podzielenie się ekscytującymi wydarzeniami, które się dzieją – postępami poczynionymi przez organizację, nowym odkryciem, nowym pracownikiem lub nowym produktem. Jeśli masz cytaty, nadszedł czas, aby z nich skorzystać. Uwiarygodniają one Twoją informację prasową i dają czytelnikom obiektywne spojrzenie eksperta.

Pamiętaj jednak, aby nie być zbyt rozwlekłym w ciele. To nadal jest informacja prasowa, a ludzie są naprawdę zainteresowani tylko faktami. Zbytnie kwieciste lub wyjaśnienie w tej części komunikatu prasowego może zniechęcić czytelników. Aby uzyskać bardziej szczegółowe wyjaśnienie tego wartego opublikowania artykułu, rozważ utworzenie dodatkowego bloga na swojej stronie, który będzie zawierał wszelkie dodatkowe szczegóły, o których chcieliby wiedzieć Twoi oddani czytelnicy.

8. Twój końcowy akapit

W rzeczywistości, ucząc się pisania informacji prasowych, możesz podejść do tego jak do każdego innego rodzaju treści. Twoim celem jest przyciągnięcie uwagi czytelnika od samego początku, dostarczenie odpowiednich, wiarygodnych, interesujących informacji w ciele, a następnie zamknięcie tego wszystkiego przekonującym wnioskiem. Twój wniosek jest taki, jaki byłby twoimi uwagami końcowymi, gdybyś wygłaszał przemówienie. Jest to również miejsce na umieszczenie wszelkich niezbędnych informacji, które nie zmieściły się w treści wydania.

Ostatni akapit komunikatu prasowego daje czytelnikowi ciągłość do następnego kroku. Może to być coś tak prostego, jak skontaktowanie się z nowym przełożonym lub wypróbowanie nowego produktu. To świetne miejsce do umieszczania opinii ekspertów i cytatów, które motywują czytelnika do dowiedzenia się więcej o tym, co ogłaszasz.

Poniższy przykład tytułu komunikatu prasowego i akapitu końcowego z McDonald's pokazuje, dlaczego firma organizuje All American Games:

9. Informacje wzorcowe o firmie

Szablonem komunikatu prasowego powinno być krótkie podsumowanie informacji o firmie. Uwzględnij tutaj osiągnięcia i zasługi, ale nie powinno to brzmieć tak, jakbyś próbował promować lub sprzedawać firmę. Informacje te pozwalają dziennikarzom na umieszczenie treści w kontekście dla czytelników. Sprawia również, że Twoja firma brzmi bardziej profesjonalnie i rozpoznawalnie.

Zasadniczo jest to Twoja prezentacja windy, która sprawia, że jesteś rozpoznawalny i wyjątkowy, a także pozwala krótko podsumować, kim jest firma i co ona reprezentuje.

10. Informacje kontaktowe

Ponieważ sporządzenie komunikatu prasowego jest sposobem na przyciągnięcie uwagi klientów i mediów, komunikat prasowy powinien zawierać informacje o tym, jak się z Tobą skontaktować. Zawsze upewnij się, że Twoje dane kontaktowe są aktualne i aktualne. Uwzględnij co najmniej kilka z następujących rzeczy:

Numer telefonu
Adres e-mail
Link do profili społecznościowych firmy
Link do strony internetowej firmy

Ten przykład komunikatu prasowego firmy Target pokazuje, w jaki sposób większa firma może zdecydować się na udostępnienie swoich danych kontaktowych podczas pisania komunikatu prasowego:

Jeśli czytelnicy nie mogą się z tobą skontaktować po przeczytaniu komunikatu prasowego, zmarnowałeś swój czas. To może być jeden z najprostszych, ale ważnych kroków, jak przygotować informację prasową.

11. Dokończ to

Każdy komunikat prasowy powinien kończyć się symbolami ### lub słowem END. Informuje to czytelników, że wydanie jest zakończone i nie ma nic więcej do przeczytania. To prosta część tego, jak napisać informację prasową, ale nie taką, o której chcesz zapomnieć.

Dodatkowe wskazówki, jak napisać informację prasową

Teraz masz formułę i strukturę informacji prasowych, ale kluczem do ustalenia, jak napisać komunikat prasowy, jest samo tworzenie, dystrybucja i optymalizacja. Jeśli chcesz wyróżnić się na tle innych i przyciągnąć uwagę mediów oraz czytelnika, mamy kilka wskazówek, które pomogą:

Wskazówki dotyczące pisania komunikatów prasowych

Napisz do czytelnika, ale w trzeciej osobie.
Zawsze używaj profesjonalnego głosu, ale staraj się postawić na miejscu czytelnika.
Optymalne wydania to od 400 do 500 słów i nie dłuższe niż jedna strona.
Przejdź od razu do sedna i unikaj nieefektywnej komunikacji i żargonu.
Ogranicz przymiotniki, ponieważ często są trudne do odczytania i rozpraszają.
Pisz obiektywnie i pamiętaj, że podajesz informacje, a nie sprzedajesz.
Zawsze sprawdzaj i edytuj; prosta literówka może unieważnić Twoją wiarygodność.

Wskazówki dotyczące dystrybucji komunikatów prasowych

Oprócz syndykowania w celach SEO, spróbuj skontaktować się z lokalnymi mediami, aby udostępnić swoją informację, aby uzyskać lepszą przyczepność i zwrot z inwestycji.
Po wysłaniu informacji zawsze skontaktuj się z przedstawicielem przez e-mail lub telefon, aby zaoferować osobisty kontakt i pomóc dziennikarzowi zapamiętać Cię.
Skorzystaj z usługi dystrybucji, takiej jak Cision (PRWeb), aby uzyskać maksymalną ekspozycję.

Wskazówki dotyczące optymalizacji komunikatów prasowych

Nie wypychaj słów kluczowych, ponieważ sprawia to, że treść wydaje się gęsta i spamerska, co szybko wyłącza czytelników.
Używaj trafnych słów kluczowych oszczędnie i naturalnie, aby czytelnicy mogli łatwo znaleźć Twoje treści podczas wyszukiwania.
Użyj obrazów lub filmów, aby ulepszyć komunikat prasowy, ale pamiętaj, że ogólny nacisk powinien być położony na tekst.

Teraz wiesz, jak zrobić komunikat prasowy!

Kiedy zaczynasz, zastanawianie się, jak pisać informacje prasowe, może wydawać się przytłaczające. Fakt, że są one tak ważne dla Twojej firmy, może wydawać się onieśmielający dla przeciętnego pisarza. Rzeczywistość jest taka, że jeśli zastosujesz się do powyższego wzoru i pozwolisz na dodanie odrobiny kreatywności i szczegółów do swoich zdań, może się okazać, że pisanie własnych komunikatów prasowych jest zabawne i proste.

Jeśli potrzebujesz napisać informację prasową, ale nie chcesz robić tego sam, pozwól, że zajmiemy się tym za Ciebie! Sprawdź nasze usługi pisania komunikatów prasowych.