Cara Menulis Siaran Pers dalam 11 Langkah

Diterbitkan: 2021-11-17

Siaran pers adalah bagian penting dari setiap strategi pemasaran digital. Menulis rilis berita dapat menjadi kesempatan untuk menyebarkan informasi penting, meningkatkan branding Anda, dan bahkan meningkatkan SEO Anda. Di sini, Anda akan menemukan langkah-langkah penting tentang cara menulis siaran pers dengan sukses.

Apa itu Siaran Pers?

Siaran pers biasanya didefinisikan sebagai cerita atau pernyataan penting yang dikirimkan kepada anggota media berita. Siaran pers mencakup siapa, apa, mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana informasi tersebut. Siaran pers terdiri dari elemen struktural tertentu, termasuk heading, intro, body, boilerplate, dan banyak lagi.

cara menulis siaran pers

Untuk Apa Siaran Pers Digunakan?

Dalam bisnis, siaran pers biasanya digunakan untuk mengumumkan kemitraan, acara, perubahan struktural, karyawan baru, produk baru, atau apa pun yang dianggap layak diberitakan. Tujuan dari siaran pers adalah agar informasi dalam siaran pers tersebut didistribusikan kepada khalayak sasaran dengan cara yang paling objektif.

Dari mengumumkan produk baru, acara, atau karyawan baru hingga memperkenalkan kemitraan dengan organisasi komunitas, siaran pers adalah cara ideal untuk berbagi dengan dunia hal-hal baik yang dilakukan perusahaan Anda.

Bagaimana Anda Menulis Siaran Pers?

Mengikuti template dari contoh siaran pers yang sudah ada adalah cara mudah untuk membuat siaran pers, tetapi masalahnya adalah bahwa contoh siaran pers terkadang sulit didapat yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Siaran pers memiliki struktur khusus yang perlu dipenuhi, itulah sebabnya banyak perusahaan mengalihdayakannya kepada para ahli. Anda dapat menyederhanakan proses dan memotong biaya jika Anda mempelajari elemen dasar bagaimana menulis siaran pers sendiri.

Ada formula dasar yang diikuti setiap siaran pers, yang memberikan batasan pada tulisan Anda yang membantu menyusun informasi. Sedangkan formula yang harus diikuti, kreativitas dan rasa datang dengan pilihan kata, struktur kalimat dan informasi yang kredibel. Jadi tanpa basa-basi lagi, berikut adalah beberapa langkah penting tentang cara menulis siaran pers.

1. Pilih Bahasa yang Benar

Langkah pertama yang perlu dipertimbangkan ketika mempelajari cara membuat siaran pers adalah bahasa khusus yang Anda gunakan. Beberapa siaran pers terburu-buru dan mengumumkan informasi yang perlu segera keluar. Dalam hal ini, kata-kata “UNTUK RELEASE SEGERA” harus ditempatkan di bagian atas rilis. Anda juga dapat menulis siaran pers lebih awal untuk acara mendatang, pastikan untuk menentukan tanggalnya dan sebagai gantinya gunakan kata-kata "TAHAN RELEASE SAMPAI" di bagian atas dokumen.

Anda ingin mengontrol kapan siaran pers Anda mengenai media dan publik, dan ini adalah cara terbaik untuk melakukannya. Memilih tanggal publikasi yang ditentukan untuk rilis berita Anda memungkinkan Anda memberi tahu wartawan dan pembaca kapan Anda siap untuk informasi itu dicetak atau dirilis. Saat Anda membagikan siaran pers dapat sangat memengaruhi keberhasilan kampanye pemasaran konten Anda.

2. Tetap Konsisten Dengan Warna dan Logo Perusahaan

Anda telah bekerja sangat keras untuk membuat merek dan logo yang diasosiasikan oleh pelanggan dengan produk Anda, dan membuat siaran pers adalah salah satu saat penting Anda harus menggunakannya. Pencitraan merek sangat penting ketika mempertimbangkan langkah-langkah untuk menulis siaran pers, dan warna serta logo perusahaan Anda harus selalu ada di bagian judul. Misalnya, lihat contoh siaran pers ini dari Utah Jazz:

Organisasi memulai siaran pers dengan logo dan warna mereka, memastikan bahwa pembaca tahu persis siapa yang membagikan informasi. Untuk merek yang lebih besar, ini adalah salah satu cara termudah untuk menarik perhatian orang dan memastikan mereka membaca rilisnya. Mirip dengan judul, logo dan warna Anda mungkin menjadi faktor penentu apakah pihak yang berkepentingan benar-benar membaca siaran pers atau tidak.

3. Kata Kunci, Kata Kunci, Kata Kunci

Sebelum Anda menulis siaran pers, Anda harus memilih kata kunci untuk mencoba dan memperluas jangkauan Anda secara organik. Kata kunci sangat penting untuk membuat rilis Anda dapat diakses dan peringkat lebih tinggi dengan mesin pencari. Mereka juga dapat membantu media dan pembaca lebih memahami subjek dan isi siaran pers.

Jangan berlebihan; kata kunci harus ditempatkan secara alami di seluruh konten daripada diisi di tempat yang tidak wajar. Untuk banyak platform distribusi siaran pers online, mereka hanya mengizinkan sejumlah kata kunci dan/atau tautan yang ditargetkan dari rilis Anda. Pastikan untuk memilih mereka dengan bijak.

Tips Judul Siaran Pers

Ketika datang ke judul siaran pers, Anda harus menggunakan Judul Kasus. Ini berarti bahwa setiap kata dalam judul Anda yang memiliki empat huruf atau lebih harus menggunakan huruf kapital, kecuali jika itu adalah preposisi (untuk, pada, setelah). Juga, Anda harus mencoba menggunakan salah satu kata kunci utama Anda dalam judul ini. Lihat gambar di bawah dari Dick's Sporting Goods untuk contoh yang baik dalam menggunakan kata kunci serta judul dalam siaran pers Anda:

Judul siaran pers harus di bawah 160 karakter dengan spasi, sehingga pembaca dapat dengan cepat membaca sekilas tentang apa pengumuman tersebut dan menentukan apakah mereka ingin membaca.

4. Sertakan Paragraf Ringkasan yang Kuat

Paragraf pertama dalam siaran pers adalah paragraf ringkasan. Paragraf ini memiliki beberapa fungsi dan pedoman penting:

Tidak lebih dari lima kalimat
Beri pembaca ringkasan informasi dalam siaran pers
Menarik perhatian pembaca untuk membaca rilis
Menarik perhatian jurnalis yang membaca banyak siaran pers
Sertakan poin-poin di bagian atas untuk menarik perhatian tambahan
Tambahkan informasi yang paling menarik dan relevan beserta poin-poin utamanya

Ketika pembaca menemukan nilai dalam siaran pers segera setelah mereka mulai membaca, mereka cenderung melanjutkan. Ini adalah kesempatan Anda untuk menarik perhatian mereka dan memastikan visibilitas siaran pers yang lebih tinggi.

5. Informasi Penting untuk Disertakan

Dalam inti siaran pers Anda, Anda perlu memiliki beberapa detail yang sangat spesifik yang membantu mempersempit kepada siapa informasi itu penting. Dalam banyak kasus, ini bermuara pada demografi lokal. Siaran pers dapat disebarkan ke seluruh dunia, tetapi harus selalu dikaitkan dengan lokasi tertentu. Itu berarti setiap siaran pers membutuhkan bulan, hari, tahun, kota dan negara bagian. Informasi lokal diperlukan untuk memberi pembaca tanggal dan waktu rilis Anda dan menempatkan informasi dalam konteks.

Lihat contoh siaran pers di bawah ini dari Sephora:

6. Menulis Paragraf Pertama Siaran Pers Anda

Seperti halnya konten apa pun, paragraf pertama berfungsi sebagai pembuka siaran pers dan harus mencakup enam elemen: siapa, apa, mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana.

Who: siapa pemain utamanya, siapa perusahaannya dan tentang siapa rilisnya?
Apa: apa topik Anda dan mengapa pembaca mempedulikannya?
Mengapa: mengapa Anda memilih waktu ini untuk mengirimkan siaran pers dan bagaimana pengaruhnya terhadap pembaca?
Kapan: kapan perekrutan baru, peluncuran produk, atau acara lainnya berlangsung?
Where: di mana acara diadakan atau di mana perusahaan Anda?
Bagaimana: apakah rilis Anda membantu pembaca dan memberikan pengalaman berharga, dan bagaimana caranya?

Jika pembaca dapat memilih elemen-elemen ini dari paragraf pertama siaran pers, mereka akan lebih mampu memahami pesan keseluruhan dari siaran pers. Contoh siaran pers dari Sephora di atas juga berfungsi dengan baik di paragraf pertama untuk membahas enam elemen penting ini.

Jika Anda dapat menjawab enam pertanyaan ini dengan singkat, Anda sudah siap untuk mempelajari cara menulis siaran pers.

7. Isi Siaran Pers

Konten dalam paragraf pertama siaran pers harus diperluas ke seluruh isi siaran pers. Batasi paragraf menjadi tiga atau empat kalimat dan pastikan mereka kohesif. Meskipun harus ada jeda bersih antara informasi di setiap paragraf, yang sebelumnya harus mengalir mulus ke berikutnya.

Isi siaran pers adalah kesempatan Anda untuk membagikan hal-hal menarik yang sedang terjadi – kemajuan yang telah dicapai organisasi, penemuan baru, perekrutan baru, atau produk baru. Jika Anda memiliki kutipan, inilah saatnya untuk menggunakannya. Mereka memberikan kredibilitas pada siaran pers Anda dan memberi pembaca pandangan objektif dari seorang ahli.

Ingat, meskipun, untuk tidak terlalu bertele-tele dalam tubuh. Ini masih rilis berita dan orang-orang benar-benar hanya tertarik pada fakta. Terlalu berbunga-bunga atau menjelaskan di bagian siaran pers ini dapat mematikan pembaca. Untuk penjelasan yang lebih rinci tentang item yang layak diberitakan, pertimbangkan untuk membuat blog tambahan di situs Anda yang menjelaskan detail tambahan yang ingin diketahui oleh pembaca setia Anda.

8. Paragraf Penutup Anda

Pada kenyataannya, ketika mempelajari cara menulis siaran pers, Anda dapat mendekatinya seperti jenis konten lainnya. Tujuan Anda adalah untuk menarik perhatian pembaca dari awal, memberikan informasi yang relevan, kredibel, menarik di tubuh dan kemudian membungkus semuanya dengan kesimpulan yang meyakinkan. Kesimpulan Anda adalah apa yang akan menjadi kata penutup Anda jika Anda memberikan pidato. Ini juga merupakan tempat untuk meletakkan informasi yang diperlukan yang tidak sesuai dengan isi rilis.

Paragraf penutup dari siaran pers Anda memberi pembaca Anda kesinambungan ke langkah berikutnya. Ini bisa menjadi sesuatu yang sederhana seperti menghubungi supervisor baru atau mencoba produk baru. Ini adalah tempat yang bagus untuk menempatkan pendapat ahli dan kutipan yang memotivasi pembaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang Anda umumkan.

Contoh berikut dari judul siaran pers dan paragraf penutup dari McDonald's menunjukkan mengapa perusahaan menjadi tuan rumah All American Games:

9. Informasi Boilerplate Tentang Perusahaan

Intisari dari siaran pers harus berupa ringkasan singkat informasi tentang perusahaan. Cantumkan prestasi dan keunggulan di sini, tetapi tidak terdengar seolah-olah Anda mencoba mempromosikan atau menjual perusahaan. Informasi ini memungkinkan jurnalis untuk menempatkan konten ke dalam konteks untuk pembaca. Itu juga membuat perusahaan Anda terdengar lebih profesional dan mudah dikenali.

Pada dasarnya ini adalah elevator pitch Anda yang membuat Anda dikenali dan unik dan memungkinkan Anda untuk meringkas secara singkat siapa perusahaan itu dan apa kepanjangannya.

10. Informasi Kontak

Karena membuat siaran pers adalah cara untuk menarik perhatian pelanggan dan media, siaran pers harus berisi informasi tentang cara menghubungi Anda. Selalu pastikan bahwa informasi kontak Anda mutakhir dan terkini. Sertakan setidaknya beberapa hal berikut:

Nomor telepon
Alamat email
Tautan ke profil sosial perusahaan
Tautan ke situs web perusahaan

Contoh siaran pers dari Target ini menunjukkan kepada Anda bagaimana perusahaan yang lebih besar dapat memilih untuk membagikan informasi kontak mereka saat menulis siaran pers:

Jika pembaca tidak dapat memahami Anda setelah membaca siaran pers, maka Anda telah membuang-buang waktu. Ini mungkin salah satu langkah yang paling sederhana, namun penting tentang bagaimana melakukan siaran pers.

11. Selesaikan!

Setiap siaran pers harus diakhiri dengan simbol ### atau kata END. Ini memberi tahu pembaca bahwa rilis telah selesai dan tidak ada lagi yang perlu dibaca. Ini adalah bagian sederhana dari cara menulis siaran pers, tetapi bukan bagian yang ingin Anda lupakan.

Tips Tambahan untuk Cara Menulis Siaran Pers

Sekarang Anda memiliki formula dan struktur siaran pers, tetapi kunci untuk mengetahui cara menulis siaran pers ada pada pembuatan, distribusi, dan pengoptimalan yang sebenarnya. Jika Anda ingin menonjol di atas yang lain dan menarik perhatian media dan pembaca Anda, kami memiliki beberapa tips untuk membantu:

Tips Menulis Siaran Pers

Menulis untuk pembaca, tetapi sebagai orang ketiga.
Selalu gunakan suara profesional tetapi cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi pembaca.
Rilis yang optimal adalah antara 400-500 kata dan tidak lebih dari satu halaman.
Langsung ke intinya dan hindari komunikasi dan jargon yang tidak efisien.
Batasi kata sifat karena seringkali sulit dibaca dan mengganggu.
Tulislah secara objektif dan ingatlah bahwa Anda memberikan informasi daripada menjual sesuatu.
Selalu mengoreksi dan mengedit; kesalahan ketik sederhana dapat membatalkan kredibilitas apa pun yang Anda miliki.

Tip Distribusi Siaran Pers

Selain sindikasi untuk tujuan SEO, coba hubungi outlet media lokal untuk membagikan rilis Anda untuk daya tarik dan laba atas investasi yang lebih baik.
Setelah mengirimkan rilis Anda, selalu tindak lanjuti dengan outlet melalui email atau telepon untuk menawarkan sentuhan pribadi dan membantu jurnalis mengingat Anda.
Gunakan layanan distribusi seperti Cision (PRWeb) untuk mendapatkan eksposur yang maksimal.

Kiat Pengoptimalan Siaran Pers

Jangan memasukkan kata kunci karena membuat konten tampak padat dan berisi spam, yang dengan cepat mematikan pembaca.
Gunakan kata kunci yang relevan dengan hemat dan alami sehingga pembaca dapat dengan mudah menemukan konten Anda saat mencari.
Gunakan gambar atau video untuk menyempurnakan siaran pers tetapi ingat bahwa fokus keseluruhan harus pada teks.

Sekarang Anda Tahu Bagaimana Melakukan Siaran Pers!

Saat Anda pertama kali memulai, mencari tahu bagaimana menulis siaran pers bisa terasa luar biasa. Fakta bahwa mereka sangat penting bagi perusahaan Anda mungkin tampak menakutkan bagi kebanyakan penulis. Kenyataannya adalah jika Anda mengikuti rumus di atas dan membiarkan sedikit kreativitas dan detail ditambahkan ke kalimat Anda, Anda mungkin menemukan bahwa menulis siaran pers Anda sendiri itu menyenangkan dan sederhana.

Jika Anda perlu menulis siaran pers tetapi tidak ingin melakukannya sendiri, biarkan kami yang mengurusnya untuk Anda! Lihat layanan penulisan siaran pers kami.