Come scrivere un comunicato stampa in 11 passaggi

Pubblicato: 2021-11-17

I comunicati stampa sono una parte importante di qualsiasi strategia di marketing digitale. Scrivere comunicati stampa può essere un'opportunità per diffondere informazioni importanti, aumentare il tuo marchio e persino migliorare il tuo SEO. Qui troverai passaggi importanti su come scrivere un comunicato stampa con successo.

Che cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è generalmente definito come una storia o una dichiarazione importante che viene inviata ai membri dei media. Il comunicato stampa copre il chi, cosa, perché, quando, dove e come delle informazioni. I comunicati stampa sono composti da elementi strutturali specifici, tra cui un'intestazione, un'introduzione, un corpo, un boilerplate e altro ancora.

come scrivere un comunicato stampa

A cosa serve un comunicato stampa?

Negli affari, i comunicati stampa sono in genere utilizzati per annunciare partnership, eventi, cambiamenti strutturali, nuove assunzioni, nuovi prodotti o qualsiasi altra cosa considerata degna di nota. L'obiettivo di un comunicato stampa è avere le informazioni contenute nel comunicato da distribuire a un pubblico di destinazione nel modo più obiettivo possibile.

Dall'annuncio di nuovi prodotti, eventi o nuove assunzioni all'introduzione di una partnership con un'organizzazione comunitaria, i comunicati stampa sono un modo ideale per condividere con il mondo le cose buone che la tua azienda sta facendo.

Come si scrive un comunicato stampa?

Seguire il modello di un esempio di comunicato stampa già esistente è un modo semplice per creare un comunicato stampa, ma il problema è che a volte può essere difficile trovare campioni di comunicati stampa che soddisfino le tue esigenze specifiche. I comunicati stampa hanno una struttura specifica che deve essere soddisfatta, motivo per cui molte aziende li affidano a esperti. Puoi semplificare il processo e ridurre i costi se impari gli elementi di base su come scrivere un comunicato stampa da solo.

C'è una formula di base che segue ogni comunicato stampa, che fornisce vincoli sulla tua scrittura che aiutano a strutturare le informazioni. Mentre la formula dovrebbe essere seguita, la creatività e il gusto derivano dalla scelta delle parole, dalla struttura della frase e dalle informazioni credibili. Quindi, senza ulteriori indugi, ecco alcuni passaggi chiave su come scrivere un comunicato stampa.

1. Scegli la lingua corretta

Il primo passo da considerare quando si impara a fare un comunicato stampa è il linguaggio specifico che si utilizza. Alcuni comunicati stampa sono affrettati e annunciano informazioni che devono essere diffuse immediatamente. In questo caso, la dicitura “PER RILASCIO IMMEDIATO” va posta in cima allo svincolo. Puoi anche scrivere un comunicato stampa in anticipo per un evento futuro, assicurati solo di indicare la data e utilizzare invece le parole "ATTESA RILASCIO FINO A" nella parte superiore del documento.

Vuoi controllare quando il tuo comunicato stampa colpisce i media e il pubblico, e questo è il modo migliore per farlo. La scelta di una data di pubblicazione specifica per il tuo comunicato stampa ti consente di dire a giornalisti e lettori quando sei pronto per la stampa o il rilascio delle informazioni. Quando condividi un comunicato stampa può influenzare notevolmente il successo della tua campagna di content marketing.

2. Rimani coerente con i colori e il logo dell'azienda

Hai lavorato così duramente per creare un marchio e un logo che i clienti associano ai tuoi prodotti e fare un comunicato stampa è uno dei momenti chiave in cui dovresti usarlo. Il branding è fondamentale quando si considerano i passaggi per scrivere un comunicato stampa e i colori e il logo della tua azienda dovrebbero essere sempre presenti nella sezione del titolo. Ad esempio, dai un'occhiata a questo esempio di comunicato stampa dello Utah Jazz:

L'organizzazione avvia il comunicato stampa con il proprio logo e colori, assicurandosi che i lettori sappiano esattamente chi sta condividendo le informazioni. Per i marchi più grandi, questo è uno dei modi più semplici per attirare l'attenzione delle persone e assicurarsi che leggano il comunicato. Simile a un titolo, il tuo logo e i tuoi colori possono essere il fattore decisivo per stabilire se le parti interessate leggono effettivamente il comunicato stampa o meno.

3. Parole chiave, parole chiave, parole chiave

Prima di scrivere il tuo comunicato stampa, dovresti avere le parole chiave scelte per cercare di espandere la tua portata in modo organico. Le parole chiave sono vitali per rendere la tua pubblicazione accessibile e posizionarsi più in alto con i motori di ricerca. Possono anche aiutare i media ei lettori a comprendere meglio l'argomento e il contenuto del comunicato stampa.

Non esagerare; le parole chiave dovrebbero essere posizionate naturalmente in tutto il contenuto piuttosto che riempite in luoghi innaturali. Per molte piattaforme di distribuzione di comunicati stampa online, consentono solo un numero selezionato di parole chiave e/o collegamenti mirati al tuo comunicato. Assicurati di sceglierli saggiamente.

Suggerimenti per il titolo del comunicato stampa

Quando si tratta del titolo del comunicato stampa, dovresti usare Title Case. Ciò significa che qualsiasi parola nel titolo che contiene quattro o più lettere deve essere in maiuscolo, a meno che non sia una preposizione (per, su, dopo). Inoltre, dovresti provare a utilizzare una delle tue parole chiave principali all'interno di questo titolo. Guarda l'immagine qui sotto di Dick's Sporting Goods per un buon esempio dell'utilizzo di una parola chiave e di un titolo nel tuo comunicato stampa:

I titoli dei comunicati stampa devono contenere meno di 160 caratteri con spazi, in modo che i lettori possano sfogliare rapidamente di cosa tratta l'annuncio e determinare se vogliono leggere.

4. Includere un paragrafo di riepilogo forte

Il primo paragrafo di un comunicato stampa è il paragrafo di sintesi. Questo paragrafo ha alcune importanti funzioni e linee guida:

Non più di cinque frasi
Fornire al lettore una sintesi delle informazioni contenute nel comunicato stampa
Attira l'attenzione dei lettori per leggere il comunicato
Attira l'attenzione dei giornalisti sfogliando molti comunicati stampa
Includi punti elenco in alto per attirare ulteriore attenzione
Aggiungi le informazioni più interessanti e rilevanti insieme ai punti chiave

Quando i lettori trovano valore in un comunicato stampa subito dopo aver iniziato a leggere, è probabile che continuino. Questa è la tua occasione per attirare la loro attenzione e garantire una maggiore visibilità del comunicato stampa.

5. Informazioni importanti da includere

All'interno del tuo comunicato stampa, devi avere alcuni dettagli molto specifici che aiutino a restringere il campo a chi dovrebbero importare le informazioni. In molti casi, questo si riduce a una fascia demografica locale. I comunicati stampa possono essere diffusi in tutto il mondo, ma dovrebbero essere sempre legati a un luogo specifico. Ciò significa che ogni comunicato stampa ha bisogno del mese, del giorno, dell'anno, della città e dello stato. Le informazioni locali sono necessarie per fornire ai lettori la data e l'ora del tuo rilascio e contestualizzare le informazioni.

Vedi l'esempio di comunicato stampa di seguito da Sephora:

6. Scrivere il primo paragrafo del tuo comunicato stampa

Come per qualsiasi contenuto, il primo paragrafo funge da guida del comunicato stampa e dovrebbe includere sei elementi: chi, cosa, perché, quando, dove e come.

Chi: chi sono i protagonisti, chi è l'azienda e di chi si tratta?
Cosa: qual è il tuo argomento e perché i lettori se ne interessano?
Perché: perché questa volta hai scelto di inviare un comunicato stampa e come influenzerà i lettori?
Quando: quando si svolge la nuova assunzione, il rilascio del prodotto o l'altro evento?
Dove: dove si svolge l'evento o dov'è la tua azienda?
Come: la tua pubblicazione aiuta i tuoi lettori e fornisce un'esperienza preziosa, e come?

Se i lettori riescono a distinguere questi elementi dal primo paragrafo di un comunicato stampa, sono in grado di comprendere meglio il messaggio generale del comunicato. Anche l'esempio del comunicato stampa di Sephora sopra fa un buon lavoro nel primo paragrafo per affrontare questi sei elementi importanti.

Se riesci a rispondere in modo succinto a queste sei domande, sei sulla buona strada per imparare a scrivere un comunicato stampa.

7. Il corpo del comunicato stampa

Il contenuto del primo paragrafo del comunicato stampa dovrebbe essere esteso a tutto il corpo del comunicato. Limita i paragrafi a tre o quattro frasi e assicurati che siano coerenti. Anche se dovrebbe esserci un'interruzione netta tra le informazioni in ogni paragrafo, la precedente dovrebbe fluire senza interruzioni nel successivo.

Il corpo del comunicato stampa è la tua occasione per condividere le cose interessanti che stanno accadendo: i progressi fatti dall'organizzazione, una nuova scoperta, una nuova assunzione o un nuovo prodotto. Se hai delle citazioni, questo è il momento di usarle. Danno credibilità al tuo comunicato stampa e offrono ai lettori una visione obiettiva da parte di un esperto.

Ricorda, però, di non essere troppo prolisso nel corpo. Questo è ancora un comunicato stampa e le persone sono davvero interessate solo ai fatti. Diventare troppo fioriti o esplicativi in questa parte del comunicato stampa può spegnere i lettori. Per una spiegazione più dettagliata dell'elemento degno di nota, prendi in considerazione la creazione di un blog supplementare sul tuo sito che esponga uno qualsiasi dei dettagli aggiuntivi di cui i tuoi devoti lettori vorrebbero conoscere.

8. Il tuo paragrafo conclusivo

In tutta realtà, quando impari a scrivere un comunicato stampa puoi affrontarlo proprio come qualsiasi altro tipo di contenuto. Il tuo obiettivo è catturare l'attenzione del lettore dall'inizio, fornire informazioni pertinenti, credibili e interessanti nel corpo e poi concludere il tutto con una conclusione convincente. La tua conclusione è quale sarebbe la tua osservazione conclusiva se dovessi tenere un discorso. Questo è anche il luogo in cui inserire tutte le informazioni necessarie che non rientravano nel corpo del comunicato.

Il paragrafo conclusivo del tuo comunicato stampa dà continuità al tuo lettore con il passaggio successivo. Potrebbe essere qualcosa di semplice come contattare un nuovo supervisore o provare un nuovo prodotto. È un ottimo posto per inserire opinioni e citazioni di esperti che motivano il lettore a saperne di più su ciò che stai annunciando.

Il seguente esempio di titolo di un comunicato stampa e paragrafo conclusivo di McDonald's mostra perché la società ospita gli All American Games:

9. Informazioni sulla caldaia

La base del comunicato stampa dovrebbe essere un breve riassunto delle informazioni sull'azienda. Includi qui risultati e meriti, ma non dovrebbe sembrare che tu stia cercando di promuovere o vendere l'azienda. Queste informazioni consentono ai giornalisti di contestualizzare i contenuti per i lettori. Inoltre, rende la tua azienda più professionale e riconoscibile.

In sostanza, questa è la tua presentazione che ti rende riconoscibile e unico e ti consente di riassumere brevemente chi è l'azienda e cosa rappresenta.

10. Informazioni di contatto

Poiché fare un comunicato stampa è un modo per attirare i clienti e l'attenzione dei media, il comunicato stampa dovrebbe contenere informazioni su come contattarti. Assicurati sempre che le tue informazioni di contatto siano aggiornate e aggiornate. Includere almeno alcune delle seguenti cose:

Numero di telefono
Indirizzo e-mail
Link ai profili social dell'azienda
Collegamento al sito web dell'azienda

Questo esempio di comunicato stampa di Target mostra come un'azienda più grande può scegliere di condividere le proprie informazioni di contatto quando scrive un comunicato stampa:

Se i lettori non riescono a contattarti dopo aver letto un comunicato stampa, allora hai perso tempo. Questo potrebbe essere uno dei passaggi più semplici ma importanti di come fare un comunicato stampa.

11. Finiscilo

Ogni comunicato stampa dovrebbe finire con i simboli ### o la parola FINE. Questo informa i lettori che il rilascio è completato e non c'è più niente da leggere. Questa è una semplice parte di come scrivere un comunicato stampa, ma non uno che vuoi dimenticare.

Ulteriori suggerimenti su come scrivere un comunicato stampa

Ora hai la formula e la struttura dei comunicati stampa, ma la chiave per capire come scrivere un comunicato stampa sta nell'effettiva creazione, distribuzione e ottimizzazione. Se vuoi distinguerti dagli altri e attirare l'attenzione dei media e del tuo lettore, abbiamo alcuni suggerimenti per aiutarti:

Suggerimenti per la scrittura di comunicati stampa

Scrivi al lettore, ma in terza persona.
Usa sempre una voce professionale ma cerca di metterti nei panni del lettore.
Le versioni ottimali sono comprese tra 400-500 parole e non più di una pagina.
Vai dritto al punto ed evita comunicazioni e gergo inefficienti.
Limita gli aggettivi perché spesso sono difficili da leggere e distraggono.
Scrivi in modo obiettivo e ricorda che stai fornendo informazioni piuttosto che vendere qualcosa.
Sempre rileggere e modificare; un semplice errore di battitura può annullare qualsiasi credibilità che hai.

Suggerimenti per la distribuzione del comunicato stampa

Oltre a eseguire il sindacato per scopi SEO, prova a contattare i media locali per condividere la tua pubblicazione per una migliore trazione e ritorno sull'investimento.
Dopo aver inviato la tua liberatoria, contatta sempre l'outlet via e-mail o telefono per offrire un tocco personale e aiutare un giornalista a ricordarti.
Utilizza un servizio di distribuzione come Cision (PRWeb) per ottenere la massima visibilità.

Suggerimenti per l'ottimizzazione del comunicato stampa

Non inserire parole chiave in quanto rende il contenuto denso e contenente spam, il che spegne rapidamente i lettori.
Usa parole chiave pertinenti con parsimonia e naturalezza in modo che i lettori possano trovare facilmente i tuoi contenuti durante la ricerca.
Usa immagini o video per migliorare un comunicato stampa, ma ricorda che l'attenzione generale dovrebbe essere sul testo.

Ora sai come fare un comunicato stampa!

Quando inizi per la prima volta, capire come scrivere comunicati stampa può sembrare travolgente. Il fatto che siano così importanti per la tua azienda può sembrare intimidatorio per lo scrittore medio. La realtà è che se segui la formula sopra e consenti di aggiungere un po' di creatività e dettagli alle tue frasi, potresti scoprire che scrivere i tuoi comunicati stampa è divertente e semplice.

Se hai bisogno di scrivere un comunicato stampa ma non vuoi doverlo fare da solo, ce ne occupiamo noi per te! Dai un'occhiata ai nostri servizi di redazione di comunicati stampa.