Co to jest zakres projektu?

Oto, jak skonfigurować projekt, aby odnieść sukces i uniknąć nieporozumień na drodze.

Kierownicy projektów w każdej branży mają jedną wspólną cechę: zadaniem jest utrzymywanie wszystkiego i wszystkich zaangażowanych w transakcję zgodnie z planem. I jest jedno narzędzie, które pomaga tym profesjonalistom utrzymać to wszystko razem — zakres projektu. Ale czy jako kierownik projektu byłeś kiedykolwiek oficjalnie szkolony w zakresie pisania zakresu projektu?

Tylko 61% kierowników projektów ^{[ 1 ]} w 2020 r. stosowało określoną metodologię zarządzania projektami. Oznacza to, że reszta z nas po prostu uskrzydla i ma nadzieję na najlepsze. Ale to może prowadzić do kosztownych awarii. Rozpoczęcie każdego projektu od jasno określonego planu jest podstawą jego sukcesu. W tym artykule przedstawimy jasną metodę opracowywania i definiowania uporządkowanych zakresów projektów.

Jaki jest zakres projektu?

Przejrzyjmy definicję zakresu projektu. Zakres projektu to pisemny dokument określający parametry — takie jak kto, co, kiedy, gdzie i ile — które są wymagane do wykonania zadania.

Ten dokument jest sporządzany przez firmę lub osobę odpowiedzialną za wykonanie lub nadzorowanie pracy, zwykle w roli kierownika projektu. Zakres projektu określa oczekiwania wszystkich stron zaangażowanych w projekt, w tym interesariuszy, podwykonawców, menedżerów, strony trzecie i użytkowników końcowych. Wszystkie zaangażowane strony mogą odwoływać się do zakresu projektu często w trakcie trwania projektu, aby zmierzyć przestrzeganie i poprosić o ponowną kalibrację, gdy sprawy ustąpią.

Jak więc wygląda dobrze napisany zakres projektu? Omówmy najważniejsze kroki potrzebne do zbudowania zakresu projektu w niezbędnym dokumencie.

Jak napisać zakres projektu

Twój dokument dotyczący zakresu będzie miał różną długość w zależności od złożoności twojego projektu. Ale te same podstawowe elementy powinny być zawarte w każdym przedsięwzięciu.

1. Oświadczenie o zakresie projektu

Pierwszym krokiem w tym procesie jest napisanie oświadczenia o zakresie projektu. Rozpocznij od kilku zdań, które omówią ogólne cele projektu i wyjaśnij swoją propozycję. Kontynuując pisanie, będziesz wprowadzać bardziej szczegółowe parametry, aby zapewnić przejrzystość wyników.

2. Zadania projektowe

Czas przejść do konkretów, aby klient zrozumiał, co otrzyma. Pomaga to również zapewnić, że na końcu projektu nie będzie niespodzianek ani rozczarowań. Podczas pisania zadań wypunktowane lub numerowane listy w porządku chronologicznym mogą zapewnić, że uwzględniłeś wszystkie swoje bazy.

Jeśli jest jakiś element, co do którego nie jesteś pewien, czego chce klient, teraz jest czas, aby poprosić o wyjaśnienie — zanim zaczniesz pracować nad projektem. Zainwestowanie czasu i wysiłku z góry w swoje oscyloskopy się opłaci. Spory i nieporozumienia zdarzają się rzadziej przy jasno określonych parametrach w zakresie Twojego projektu.

3. Rezultaty projektu

Następnie wyjaśnisz rezultaty swojego projektu. To jest to, co fizycznie przekazujesz swojemu klientowi, niezależnie od tego, czy jest to budynek z kluczami, jeśli jesteś wykonawcą, czy plik cyfrowy, jeśli jesteś sprzedawcą treści. W tej sekcji ustawisz kamienie milowe, terminy i daty zakończenia. Poinformujesz klienta, co otrzyma i kiedy to otrzyma. Powinien również zawierać wszelkie gwarancje lub gwarancje, które zapewnisz.

4. Kryteria akceptacji projektów

Nie ma nic gorszego dla biznesu niż niezadowolony klient. Dlatego ustalenie kryteriów akceptacji projektu w swoim zakresie jest tak ważne dla pomyślnego zakończenia pracy. To wyznacza wymierne standardy, na które zgadzasz się Ty i Twój klient. W budownictwie ostateczna lista ciosów zapewnia właścicielowi środki do zatwierdzenia lub odrzucenia wykonania, zasadniczo akceptując ukończenie projektu po poprawieniu elementów.

5. Wykluczenia projektów

Wyłączenia są jednym z najważniejszych elementów dokumentu zakresu projektu. To określa, które elementy są wyraźnie wyłączone z umowy i ważne jest, aby uwzględnić, aby podpisujący nie oczekiwał niczego poza zakresem Twojej wiedzy. Twoje wykluczenia mogą uratować życie, jeśli będziesz musiał wrócić do dokumentu zakresu, gdy pojawią się pytania dotyczące Twojej umowy.

6. Ograniczenia projektowe

Następna część zakresu projektu zawiera listę ograniczeń. To mówi twojemu klientowi, czego potrzebujesz, aby inni zrobili, zanim będziesz mógł kontynuować. Ustal oczekiwania z innymi zaangażowanymi stronami, abyś mógł sfinalizować swój koniec umowy na czas. Ograniczenia obejmują nieprzewidziane okoliczności związane z zaopatrzeniem w materiały, sekwencyjne oczekiwanie na wykonanie poprzedzających prac przez podwykonawców lub zdefiniowanie okresów czasu, w których użytkownik jest dostępny do ukończenia pracy.

7. Dopasuj zakres swojego projektu

Na koniec zakres twojego projektu powinien zawierać sekcję na podpisy. Ten etap zakresu projektu gwarantuje, że wszystkie strony przeczytały i zaakceptowały parametry i koszty. Daje to również każdej ze stron ostatnią szansę na wprowadzenie niezbędnych zmian przed rozpoczęciem projektu.

Co to jest pełzanie zakresu?

Pełzanie zakresu unosi się nad sterówką zarządzania projektami. Ponieważ ludzie nigdy nie są w stanie przewidzieć w 100%, jak potoczy się projekt, dochodzi do pełzania zakresu. Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy w trakcie projektu wymagana jest nieoczekiwana dodatkowa praca, a nikt nie chce jej wykonywać za darmo. W końcu kosztuje to więcej czasu i pieniędzy.

Nieprzewidziane okoliczności, takie jak odsłonięcie zgniłych materiałów budowlanych, które wymagają wymiany podczas projektu renowacji, są częstymi przyczynami pełzania zakresu. Ryzyko pełzania zakresu można ograniczyć, dokładnie określając wykluczenia i aktualizując zakres w miarę postępu projektu.

Przykładowe zakresy projektów

Zakres projektu to każdy szczegółowy dokument, który określa oczekiwania dostawcy wobec klienta, wraz z wymiernymi rezultatami. Dokumenty te są wykorzystywane w różnych branżach — od budownictwa po zarządzanie oprogramowaniem.

Przygotuj się na sukces od samego początku dzięki odpowiedniemu narzędziu do zarządzania projektami

Tworzenie mistrzowskich zakresów projektów to umiejętność, którą menedżerowie projektów doskonalą z biegiem czasu. Poświęcenie czasu na zapoznanie się ze wszystkimi wymaganiami dotyczącymi zadań, wypisanie wszelkich pytań i dopracowanie oczekiwań przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu to pierwszy krok do zbudowania udanego zakresu projektu. Dowiedz się, co jeszcze możesz dodać do swojego zestawu narzędzi, sprawdzając nasze najlepsze narzędzia dla kierowników projektów.