Kompletny przewodnik na temat rozpoczynania działalności związanej z planowaniem imprez

Nie ma lepszego czasu na rozpoczęcie działalności związanej z planowaniem wydarzeń. Ale zanim zdobędziesz pierwszego klienta, musisz wykonać trochę pracy przygotowawczej.

Może zaczęło się to w szkole średniej, kiedy zaplanowałeś przekąski, program i role wszystkich podczas sesji nauki. Może zaczęło się to na studiach, kiedy organizowałeś otwarte wieczory z mikrofonem w lokalnym barze. Wszystko, co wiesz, to to, że masz swędzenie: chcesz założyć firmę zajmującą się planowaniem wydarzeń.

Ale jak przejść od myślenia o tym do faktycznego prowadzenia firmy?

Istnieje sześć głównych kroków, które należy podjąć, aby rozpocząć działalność. Przeprowadzimy Cię przez każdy z nich, więc zanim skończysz to czytać, będziesz lepiej przygotowany do otwarcia sklepu.

6 kroków do założenia firmy

1. Określ swoją wiedzę specjalistyczną

Jeśli chcesz, aby ludzie ufali Ci w swoich wydarzeniach, musisz pokazać, że wiesz, co robisz.

Poza licencjatem z hotelarstwa możesz zapisać się na różne programy certyfikacyjne, które pomogą zwiększyć Twoją wiedzę i poinformują Twoich klientów, że są w kompetentnych rękach.

Istnieje jednak tak wiele rodzajów certyfikatów, że określenie najlepszego do uzyskania może być trudne. Poniżej przyjrzymy się trzem ogólnym (tj. niespecjalistycznym) certyfikatom, które możesz uzyskać.

Istnieje oczywiście wiele innych certyfikatów, które można uzyskać, i kursów, które są bardziej specyficzne dla danego rodzaju wydarzenia. Możesz także sprawdzić, czy lokalny college lub uniwersytet oferuje kursy lub certyfikaty, które mogą pomóc Ci zacząć.

Certyfikat Certified Meeting Professional (CMP).

CMP jest ustanawiany przez Convention Industry Council, a egzamin obejmuje planowanie, zarządzanie obiektem, projektowanie wydarzeń, marketing i standardy międzynarodowe.

Strona internetowa Rady oferuje sugerowane lektury i materiały przygotowawcze, a egzamin jest oferowany co kilka miesięcy. W 2020 roku ogłoszone daty testów to styczeń, maj i sierpień.

Według Events Council posiadacz CMP zarabia około 10 000 $ więcej rocznie niż jego niecertyfikowani odpowiednicy.

Jeśli istnieje choćby najmniejsza szansa, że ​​rozważasz pracę jako pracownik służby zdrowia, oferują one również CMP specjalnie dla tej funkcji.

Certyfikat Certified Special Events Professional (CSEP).

Egzamin ten, przeprowadzany cztery razy w roku, może być zdawany zdalnie. Podobnie jak CMP, została założona przez grupę profesjonalistów (tym razem International Live Events Association).

Wraz z certyfikatem otrzymujesz również biuletyny branżowe i zorganizowaną sieć, która może pomóc Ci w budowaniu zasobów, uzyskiwaniu porad i znajdowaniu mentorów, którzy pomogą rozwijać Twoją firmę. Istnieje jednak wymóg posiadania wiedzy specjalistycznej (trzy lata w branży planowania imprez), zanim będzie można go podjąć.

Certyfikat zarządzania spotkaniami (CMM)

Zamiast po prostu przystąpić do egzaminu w celu sprawdzenia swojej wiedzy, CMM to cały program szkoleniowy. Zajmuje około 15 tygodni i ma charakter bardziej akademicki niż praktyczny.

Minusem jest to, że będziesz musiał podróżować do Indiany, więc jeśli nie jesteś z okolicy, uzyskanie tego certyfikatu może zająć trochę więcej budżetu niż masz do dyspozycji.

Jednak osoby z CMM zarabiają około 30 000 USD rocznie więcej niż osoby bez niej (i 20 000 USD rocznie więcej niż osoby z certyfikatem CMP).

2. Zbuduj skuteczny biznesplan

Biznesplan zasadniczo określa, jakie cele i strategie biznesowe będą się rozwijać.

Posiadanie biznesplanu nie tylko pomaga zorganizować i zaplanować sukces Twojej firmy. Może być również potężnym narzędziem do zaprezentowania się światu zewnętrznemu, na przykład potencjalnym inwestorom, którzy są ciekawi Twojej strategii.

Twój plan powinien zawierać następujące elementy:

• Streszczenie — dlaczego Twoja firma różni się od wszystkich innych firm?

• Przegląd firmy — tak będzie wyglądać firma.

• Analiza branżowa – jak wygląda nasza nisza w branży eventowej.

• Analiza klienta – nasi klienci będą wyglądać tak.

• Podział na głównych konkurentów — oto, z czym mamy do czynienia.

• Twoje plany dotyczące marketingu, operacji, zarządzania i finansów — w ten sposób będziemy zarabiać nasze pieniądze.

• Załącznik wszystkich dokumentów uzupełniających — umów najmu, umów, znaków towarowych, życiorysów, materiałów marketingowych itp.

Score oferuje przydatny szablon, który może pomóc Ci zacząć.

W przeglądzie swojej firmy musisz zdecydowanie określić, na jakim rodzaju wydarzeń planujesz się skoncentrować. Nie musisz na zawsze trzymać się tego typu wydarzenia, ale ważne jest, aby zacząć od pojedynczego wysiłku. Możesz poświęcić cały zakres swoich zasobów i wiedzy na ten cel, a następnie powoli budować od tego momentu.

Skoncentrowanie się na jednym rodzaju wydarzenia da Ci również znacznie jaśniejszy obraz tego, kim będą Twoi klienci. Może to pomóc w kilku sekcjach biznesplanu.

3. Zabezpiecz kapitał początkowy

Potrzeba tylko około 2000 do 5000 USD, aby Twoja firma ruszyła z miejsca. Poza tym będą powtarzające się koszty, które musisz uwzględnić w swoim budżecie, ponieważ nie od razu będziesz opłacalny.

Pieniądze te można zabezpieczyć na kilka sposobów:

• Samofinansowanie

• Banki (tj. linie kredytowe, pożyczki dla małych firm lub finansowanie działalności 401(k))

• Przyjaciele i rodzina

Ale co, jeśli nie masz pieniędzy na start?

Jeśli nie możesz sam się finansować, nie martw się — Twój biznesplan jest tutaj, aby Ci pomóc.

Niezależnie od tego, czy włączasz je do prezentacji dla banku, czy korzystasz z platformy finansowania społecznościowego, takiej jak AngelList, CrowdFunder lub Fundable, Twój biznesplan dokładnie pokaże, dokąd trafiają pieniądze Twoich inwestorów i jak planujesz je odzyskać ich.

4. Zainwestuj w oprogramowanie potrzebne do efektywnego prowadzenia biznesu

Istnieje przytłaczająca liczba rodzajów oprogramowania, które możesz wykorzystać w swojej firmie. Niektóre z nich okażą się pomocne od razu, a niektóre z nich okażą się pomocne w dalszej części.

Oto lista podstawowych typów oprogramowania i powodów, dla których warto w nie zainwestować:

• Aby pomóc w zarządzaniu projektami, zadaniami i przepływem pracy: oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami lub projektami.

• Aby pomóc w interakcji z obecnymi i przyszłymi klientami: zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie potencjalnymi klientami, marketing e-mailowy, marketing w mediach społecznościowych, oprogramowanie do automatyzacji marketingu.

• Aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich informacji: bezpieczeństwo poczty e-mail, bezpieczeństwo chmury, bezpieczeństwo sieci i/lub oprogramowanie SIEM.

• Aby Twoje biuro działało płynnie: budżetowanie, rozliczenia i fakturowanie oraz oprogramowanie do współpracy.

• Aby poprawić wrażenia uczestników na Twoich wydarzeniach: konferencja (pamiętaj, aby uzyskać taką z możliwością rejestracji), zarządzanie lokalem i aplikacje do wydarzeń mobilnych.

Możesz znaleźć kilka bezpłatnych opcji (jak w tym artykule na temat bezpłatnego i otwartego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami). Po prostu upewnij się, że sprawdziłeś recenzje użytkowników dotyczące potencjalnego zakupu, aby upewnić się, że nie będzie to więcej kłopotów niż jest warte. Katalog oprogramowania firmy Capterra zawiera recenzje użytkowników dotyczące wszystkich produktów wymienionych powyżej.

5. Dowiedz się, czego potrzebujesz, aby legalnie prowadzić działalność związaną z planowaniem wydarzeń

Włożenie wysiłku teraz, aby upewnić się, że Twoja firma zajmująca się planowaniem wydarzeń jest uczciwa i chroniona, oznacza o wiele mniej formalności (i znacznie mniej pod względem potencjalnych opłat prawnych) później.

Pierwszym dużym krokiem jest zarejestrowanie firmy w rządach stanowych i federalnych. IRS oferuje przydatne porady, jak dokładnie to zrobić.

Musisz także dowiedzieć się, jakich licencji i zezwoleń potrzebujesz. Wiele z nich będzie zależeć od rodzaju planowanego wydarzenia, ale Brand Name USA ma dobry przewodnik na początek.

Na koniec musisz upewnić się, że jesteś objęty ubezpieczeniem na wypadek jakichkolwiek wypadków — Ciebie, Twojej firmy lub Twoich pracowników. Będziesz musiał zabezpieczyć polisę pracowniczą, a także różne rodzaje ubezpieczeń.

6. Rozpocznij kampanię marketingową i zbuduj swoją sieć

Aby Twoja firma naprawdę odniosła sukces, potrzebujesz klientów i partnerów.

Marketing Twojej firmy wśród klientów

Wiesz dokładnie, kim są Twoi docelowi klienci, dzięki badaniom zawartym w Twoim biznesplanie. Czas dotrzeć do tych potencjalnych klientów. Wykorzystaj dowolny kanał, jaki masz do dyspozycji – na przykład kampanie e-mail marketingowe, zimne telefony do firm lub media społecznościowe.

Upewnij się, że koncentrujesz się na kanałach, które mają duży wpływ na odbiorców docelowych. Możesz to zrobić, testując szeroką grupę kanałów i sprawdzając, który z nich cieszy się największym zaangażowaniem w Twojej sieci. Możesz także zastosować segmentację mediów społecznościowych, która może nieco usprawnić ten proces.

Na przykład, jeśli chcesz zaplanować pop-upowe doświadczenia kulinarne, Instagram, Twitter i Facebook to świetne kanały. Jeśli chcesz zaplanować prezentacje oprogramowania, LinkedIn i e-mail marketing mogą być lepszą grą.

Opracuj najbardziej skuteczną strategię marketingową, a szybko zdobędziesz potencjalnych klientów.

Marketing Twojej firmy wśród potencjalnych partnerów

Musisz zbudować swoją sieć dostawców, miejsc i innych ekspertów branżowych, których usług możesz potrzebować.

Masz już ustalone, na jakim rodzaju wydarzenia chcesz skoncentrować swoją działalność. Pomyśl o każdym aspekcie możliwego wydarzenia. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem, jak zaplanować wydarzenie. Spójrz na listę dostawców i znajdź lokalnych dostawców, którzy obsługują każdą z tych kategorii. Niezależnie od tego, czy chodzi o catering, ochronę czy sprzęt audio-wideo, musisz wiedzieć, do kogo możesz się zwrócić w sprawie wydarzeń.

Dotrzyj do nich i nawiąż połączenie, aby w przypadku wydarzenia i potrzebować ich usług mieć stałą relację, z której możesz pracować.

Ważna lektura przed rozpoczęciem działalności związanej z planowaniem wydarzeń

Ten przewodnik powinien dać ci dobre zrozumienie tego, co musisz zrobić, aby rozpocząć działalność związaną z planowaniem wydarzeń.