Motyl trzepocze skrzydłami w start-upie: inicjacja i efekty komunikacji zespołowej

(Uwaga redaktora: ten artykuł dotyczący komunikacji zespołowej w ramach start-upów został pierwotnie opublikowany na LinkedIn)

Myślałem o tym, jak zespoły w start-upach potrzebują lepszych sposobów szybkiego i szerokiego komunikowania zmian. Firmy o wysokich oczekiwaniach wzrostu muszą działać szybko w każdym aspekcie swojej działalności. Chociaż staramy się jak najlepiej planować i przygotowywać, czas nigdy nie jest po naszej stronie. Szybkość jest środkiem, dzięki któremu zyskujemy przyczepność, dopasowujemy produkt do rynku, przewyższamy konkurencję i w razie potrzeby zmieniamy kierunek. Z tego też powodu większość z nas wybrała branżę i firmę, w której pracujemy.

Wszyscy znamy wartość prędkości. Jest znakiem rozpoznawczym większości, jeśli nie wszystkich, największych historii technicznych ostatnich 25 lat (pamiętasz „Ruszaj się szybko i niszcz rzeczy” ?). A dzięki tym sukcesom jego efekt spływania wpłynął na każdy start-up, niezależnie od branży.

To, o czym nie mówimy zbyt często, to potencjalnie negatywne konsekwencje tak szybkiego poruszania się. W końcu szybkość jest tylko jednym z wymaganych składników sukcesu – myśl, koncentracja, pasja, zakłócenia, kultura, żeby wymienić tylko kilka innych. Całe semestry zajęć w szkole biznesowej poświęca się na dociekanie, dlaczego niektóre start-upy odnoszą sukces, a inne nie, i ta analiza trwa jeszcze długo po ukończeniu studiów.

Wyrównanie służy jako podstawa

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​wyrównanie konsekwentnie okazywało się kluczowym elementem firm, które przebijają się przez tłum. W tym kontekście definiuję wyrównanie jako coś więcej niż zespół mający jeden wspólny cel. Zestrojenie oznacza, że ​​oprócz tego, że wszyscy podążają w tym samym kierunku, jesteśmy zablokowani w tym, jak dążymy do wspólnego celu w największym możliwym stopniu. Pozwala to przysłowiowej lewej ręce wiedzieć nie tylko, co robi prawa ręka, ale także, co do cholery myśli prawa ręka, robiąc swoje.

Kiedy nie masz wyrównania, ryzykujesz niezamierzoną rozbieżność. Jeśli zespół dokona niewielkiej zmiany (w zakresie strategii, wykonania lub innej) i nie jest zgodny z organizacjami rówieśniczymi, możesz odkryć, że biegasz w nieco krzywych kierunkach. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy w grę wchodzi szybkość, a każda drużyna porusza się (a czasami zmienia kierunek tego ruchu) tak szybko, jak to możliwe. Z biegiem czasu to narasta i nawet jeśli istnieją najlepsze intencje, tracisz skupiony pęd do przodu, nad którym tak ciężko pracowałeś.

Nie oznacza to, że prędkość i wyrównanie muszą się wzajemnie wykluczać. Komunikacja jest kluczem do ich synchronizacji. Podejmowanie decyzji i wykonywanie jej jest tylko częścią twojego obowiązku przywódczego, gdy jesteś częścią szerszego zespołu. Musisz przekazać decyzję właściwym osobom, we właściwym czasie i za pośrednictwem właściwego kanału. Możesz otrzymać informacje zwrotne lub pytania, na które musisz odpowiedzieć. Możesz odkryć inne zależności, których nie brałeś pod uwagę i które teraz muszą mieć wpływ na to, czy zdecydujesz się zmienić swój plan. Jeśli nie zaangażujesz się w tę komunikację, ryzykujesz niezamierzonymi konsekwencjami.

Efekt motyla w szybko rozwijającej się firmie

Jedną z zasad teorii chaosu jest koncepcja, że ​​kiedy motyl trzepocze skrzydłami w Teksasie, ma nieprzewidziane i nieprzewidywalne skutki, które mogą wahać się od stworzenia przyjemnej chłodnej letniej bryzy na pięknej greckiej wyspie po bycie początkowym katalizatorem śmiercionośnego cyklonu który uderza w Azję Południowo-Wschodnią. Każdy wynik jest równie prawdopodobny i niepoznawalny w momencie, gdy trzepoczą skrzydłami.

Podobnie decyzje podejmowane w silosie w szybko rozwijającej się organizacji mogą mieć nieoczekiwany, ale głęboki wpływ na inne działy lub firmę jako całość. Na przykład zespół marketingowy przeprowadza wywiad z klientem i odkrywa nowy przypadek użycia jednego z jego obecnych produktów. Przeprowadzają pewne badania i zdają sobie sprawę, że jest to prawdziwa i cenna okazja, z której mogą skorzystać bez żadnych zmian technicznych. Dyrektor ds. marketingu rozmawia z dyrektorem finansowym, który jest przekonany i odblokowuje więcej funduszy na prowadzenie kampanii przy tej nowo odkrytej możliwości rynkowej. Sprzedaż jest ostrzegana i szkolona, ​​a my ruszamy na wyścigi.

Wysiłek się powiódł, sprzedaż wzrosła, a firma jest dumna ze swojej zdolności do tak szybkiej realizacji. Jednak nikt nie wprowadził zespołów obsługi klienta w pętlę, aby uświadomić im, że ten nowy model użytkowania ma wkraść się do zgłoszeń pomocy technicznej, ponieważ coraz więcej klientów zacznie z nich korzystać. Klienci zaczynają zadawać pytania dotyczące produktów pomocy technicznej specjalnie dostosowane do tego nowego przypadku użycia, ale ponieważ jest to nieznane, przedstawiciele obsługi klienta nie są w stanie skutecznie odpowiadać na pytania ani rozwiązywać problemów; czasami mogą nawet powiedzieć klientom, że nie używają produktu prawidłowo. Prowadzi to do dłuższych czasów rozwiązywania problemów i frustracji klientów. Może nawet powoduje to odejście niektórych klientów.

W tym scenariuszu wszyscy w firmie działali w najlepszych intencjach, chociaż brak konkretnej komunikacji z określoną grupą członków zespołu stał się znaczącym hamulcem dla pozytywnego wydarzenia.

Wspierając komunikację (aw niektórych sytuacjach nadmierną komunikację), umożliwiasz znacznie głębsze zrozumienie, w jaki sposób poszczególne działania w Twojej organizacji mogą wpływać na inne zespoły, procesy lub strategie.

Znaczenie właściwych kanałów komunikacji

Ale ustalenie potrzeby komunikacji to dopiero pierwszy krok. Nadal musisz ustalić, jak komunikować się z właściwą osobą (osobami) i środkami, za pomocą których powinieneś to zrobić. Wraz z rozwojem firmy rośnie również liczba i poziom stażu pracy osób, które powinny być poinformowane, grożąc tym samym, że komunikacja stanie się nieefektywna, gdy zastosuje się podejście typu shotgun. Komunikacja musi być ukierunkowana. Jednak pominięcie jednego niezbędnego interesariusza w komunikacji może zanegować fakt, że poinformowałeś wszystkich jej odpowiednich współpracowników.

Podobnie liczą się środki komunikacji. Toniemy w sposobach komunikacji: formalnej i nieformalnej, wewnętrznej i zewnętrznej, stacjonarnej i mobilnej, osobistej lub elektronicznej. Zdecydowanie padłem ofiarą zapamiętania szczególnie ważnej wiadomości, na którą musiałem odpowiedzieć, a następnie przeszukałem 4 lub 5 aplikacji, aby spróbować znaleźć wiadomość, tylko po to, by się poddać i zadzwonić do osoby, która moim zdaniem mogła ją wysłać i poprosić o ponowne wysłanie to do mnie. Nieefektywności powstałe w wyniku wysyłania wiadomości do niewłaściwej osoby lub nie, za pośrednictwem najbardziej zoptymalizowanego kanału dla danego tematu, mogą nie tylko powodować frustrację, ale mogą również mieć realny wpływ na poszczególne osoby, zespoły, działy i całą firmę.

Z pewnością nie twierdzę, że mam wszystkie odpowiedzi, jak rozwiązać te problemy, chociaż będziemy nadal omawiać te tematy i sposób, w jaki działamy w Act-On w przyszłych wpisach na blogu, aby, miejmy nadzieję, wywołać dyskusję na temat tego, jak czują się inni rozwiązanie tych problemów. Na razie myślę, że stosunkowo bezpiecznie jest powiedzieć, że komunikacja (nawet jeśli nieefektywna) jest głównym elementem zapewniającym, że nasz przysłowiowy motyl pomaga włożyć wiatr w plecy, a nie w twarz.

Sprawdź więcej na temat przywództwa w myślach Billa Pierznika na LinkedIn