10 funkcji CRM i dlaczego ich potrzebujesz

Przy setkach dostępnych opcji oprogramowania CRM, skąd wiesz, którym funkcjom i funkcjonalnościom nadać priorytet przy wyborze oprogramowania?

Dla odnoszącego sukcesy biznesu nie ma nic ważniejszego niż zarządzanie relacjami z klientami. To kluczowe, czasochłonne i żmudne zadanie jest również podatne na błędy ludzkie.

Wszyscy cierpieliśmy po stronie klienta, skacząc od przedstawiciela handlowego do przedstawiciela handlowego, zaciskając zęby na zbędnych pytaniach, gdy informacje wpadają przez szczeliny.

Może to zrobić bardzo złe pierwsze wrażenie na potencjalnym kliencie, na co Twoja mała firma nie może sobie pozwolić.

Na szczęście jest na to oprogramowanie.

Co to jest oprogramowanie CRM?

Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) pomaga zautomatyzować cykl życia klienta i zarządzać nim w działach sprzedaży i marketingu. Oprogramowanie CRM konsoliduje informacje o klientach w jednym repozytorium, dzięki czemu użytkownicy mogą lepiej organizować relacje i zarządzać nimi, automatyzuje typowe procesy i zapewnia narzędzia do monitorowania wydajności i produktywności.

Dlaczego potrzebuję oprogramowania CRM?

Dobre oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) umożliwia Twojej firmie lepsze zarządzanie interakcjami z klientami, zapewnianie wsparcia i utrzymywanie relacji dzięki niezawodnym systemom i procesom. Integruje również procesy organizacyjne w zakresie marketingu, sprzedaży i obsługi klienta z funkcjami i funkcjami, które mogą strategicznie służyć kluczowym inicjatywom w różnych działach.

Oprogramowanie CRM oferuje Twojej firmie trzy główne korzyści:

1. Łatwy dostęp do danych klientów. Systemy zarządzania relacjami z klientami obejmują przeszukiwalne bazy danych, które umożliwiają użytkownikom dostęp do informacji o klientach i potencjalnych klientach podczas spotkań. Niektóre rozwiązania pozwalają użytkownikom synchronizować informacje na wielu urządzeniach, zapewniając najbardziej aktualne informacje o klientach z dowolnego punktu dostępu.

2. Usprawnione procesy dzięki automatyzacji. Oprogramowanie CRM umożliwia użytkownikom standaryzację przepływów pracy i procesów związanych ze sprzedażą, marketingiem i obsługą klienta w celu poprawy koordynacji między tymi zespołami.

3. Praktyczny wgląd w wyniki biznesowe i zachowania klientów. Niektórzy dostawcy oprogramowania CRM oferują funkcje analityczne, w ramach których użytkownicy mogą tworzyć konfigurowalne pulpity nawigacyjne i raporty na podstawie danych klientów. Raporty te pomagają w segmentowaniu klientów, śledzeniu przychodów i zarządzaniu kampanią marketingową.

Aby czerpać te korzyści, musisz wybrać narzędzie. Istnieją ich setki, różniące się funkcjami, funkcjami i ceną.

Ten film pokazuje, jakie są niektóre z kluczowych funkcji i jak posiadanie ich w zestawie narzędzi wzmacnia możliwości Twojej firmy.

Podobnie jak wiele wyborów (w biznesie iw życiu), przy podejmowaniu decyzji, w które oprogramowanie CRM zainwestować, wiedza jest twoim najlepszym przyjacielem. Przyjrzyjmy się 10 podstawowym, powszechnym i opcjonalnym funkcjom CRM, które napotkasz podczas wyszukiwania oprogramowania.

10 podstawowych, wspólnych i opcjonalnych funkcji CRM

Podstawowe funkcje CRM:

Co sprawia, że ​​coś jest podstawową funkcją? Podstawowe funkcje decydują o włączeniu systemu do kategorii CRM lub go eliminują; te funkcje powinny być standardem we wszystkich programach CRM.

Każde renomowane rozwiązanie CRM będzie oferować następujące trzy podstawowe funkcje:

1. Zarządzanie kontaktami

Przechowuje informacje kontaktowe, takie jak nazwiska, adresy i konta w mediach społecznościowych, w bazie danych z możliwością wyszukiwania.

Kluczowe uwagi: Chociaż wszystkie programy CRM oferują funkcje zarządzania kontaktami, warto poszukać układu i użyteczności, które będą dla Ciebie sensowne. Jak rozmieszczone są pola? Czy wydaje się łatwy w użyciu i logicznie zorganizowany?

2. Śledzenie interakcji

Dodawaj notatki i śledź historię interakcji, aby dokumentować rozmowy z określonymi kontaktami.

Kluczowe kwestie: porównując rozwiązania z krótkiej listy, zastanów się, ile razy potencjalny klient zmieni właściciela podczas przechodzenia przez lejek sprzedaży. Chcesz wybrać platformę CRM, która umożliwia współpracę wszystkim niezbędnym stronom.

3. Zarządzanie leadami

Zarządzaj procesem przekształcania potencjalnych klientów w potencjalnych klientów (potencjalnych klientów) poprzez identyfikowanie, ocenianie i przenoszenie potencjalnych klientów przez potok sprzedaży.

Kluczowe kwestie: Podobnie jak w przypadku funkcji zarządzania kontaktami, kluczem jest zapewnienie, że proces zarządzania potencjalnymi klientami w wybranym przez Ciebie narzędziu CRM przebiega i przechodzi w sposób, który ma sens dla Twojej firmy i Twojego zespołu. Poproś członka zespołu sprzedaży, aby razem z Tobą przyjrzał się tej funkcji dla wszystkich programów z Twojej krótkiej listy.

Wspólne cechy CRM:

Co sprawia, że ​​coś jest wspólną cechą? Wspólne cechy pojawiają się w większości systemów na rynku CRM, ale nie we wszystkich. Cechy te często wskazują na solidniejszy system CRM niż na podstawowy plan lub ofertę.

Wspólne cechy to miejsca, w których zaczynamy dostrzegać prawdziwą różnorodność ofert oprogramowania. Przyjrzyj się tym pięciu funkcjom CRM i zdecyduj, które są niezbędne do osiągnięcia celów Twojej firmy:

4. Integracja poczty e-mail

Zintegruj się z pocztą e-mail, taką jak Gmail, Outlook, Yahoo itp., umożliwiając zarządzanie i segmentację list kontaktów, a także scentralizowane centrum wewnętrznej współpracy krzyżowej.

Kluczowe kwestie: zastanów się, w jaki sposób komunikuje się Twój zespół. Jeśli nie są przyzwyczajeni do współpracy w aplikacji, możesz nadać priorytet oprogramowaniu CRM z funkcjami integracji poczty e-mail.

5. Zarządzanie dokumentami

Zbieraj, przesyłaj, przechowuj i udostępniaj dokumenty w scentralizowanej lokalizacji, ułatwiając dostęp do informacji wszystkim zaangażowanym osobom.

Kluczowe uwagi: Zarządzanie dokumentami to świetna funkcja CRM, jeśli masz duży zespół zaangażowany w lejek marketingowy i sprzedażowy. Scentralizowane centrum dla ważnej dokumentacji może znacznie przyczynić się do zapewnienia wszystkim członkom zespołu wiedzy i promować płynną, spójną obsługę klientów.

6. Zarządzanie ofertami/ofertami

Twórz i wysyłaj oferty lub oferty do klientów.

Kluczowe kwestie: To, jak bardzo Twoja firma traktuje tę konkretną funkcję CRM jako priorytet, prawdopodobnie sprowadza się do rodzaju wykonywanej pracy. Jeśli charakter Twoich produktów/usług często wymaga wymiany umów i ofert, centralizacja tego procesu w oprogramowaniu CRM jest przydatną i pomocną funkcją.

7. Zarządzanie rurociągami

Zobacz przegląd całego lejka sprzedaży, a także status/postęp każdego etapu w lejku sprzedaży.

Kluczowe uwagi: jeśli masz dłuższą ścieżkę sprzedaży, dobrym pomysłem może być nadanie tej funkcji priorytetu podczas kupowania oprogramowania CRM. Widok z lotu ptaka na cały lejek pomoże uchronić potencjalnych klientów przed utknięciem w martwym punkcie lub wypadnięciem przez szczeliny.

8. Automatyzacja przepływu pracy

Automatyzuj powtarzalne zadania, tworząc przepływy pracy, które wyzwalają działania lub wysyłają przypomnienia o kolejnych działaniach.

Kluczowe uwagi: Automatyzacja przepływu pracy jest często funkcją oprogramowania CRM dostępną jako aktualizacja. Kupując oprogramowanie, zastanów się, w jakim stopniu automatyzacja powtarzalnych zadań w lejku sprzedażowym uwolniłaby członków zespołu do wykonywania bardziej szczegółowych zadań. Czy ta korzyść jest warta dodatkowych kosztów?

Opcjonalne funkcje CRM:

Co sprawia, że ​​coś jest funkcją opcjonalną? Opcjonalne funkcje nie są powszechne we wszystkich systemach CRM i mogą odróżniać niektóre oferty oprogramowania od innych w ramach kategorii lub wyróżniać je jako najlepiej pasujące do unikalnej niszy.

Jeśli jedna z poniższych funkcji jest niezbędna dla Twojej firmy/niszy, dostosuj wyszukiwanie CRM, aby koncentrować się wyłącznie na narzędziach, które oferują tę funkcję CRM.

9. Raportowanie/analiza

Otrzymuj rutynowe raporty podsumowujące wyniki sprzedaży lub wyniki przedstawicieli handlowych (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne itp.).

Kluczowe uwagi: dzięki funkcjom raportowania i analizowania zyskujesz możliwość generowania raportów na podstawie takich czynników, jak położenie geograficzne, etap ścieżki, a nawet poszczególni przedstawiciele handlowi. Ten rodzaj szczegółowości pozwala skutecznie rozwiązywać pojawiające się problemy i zachować dogłębne zrozumienie całego procesu sprzedaży.

10. Prognozowanie sprzedaży

Generuj prognozy dotyczące przyszłych wyników sprzedaży lub przewidywanych przychodów na podstawie przeszłych i obecnych danych/trendów.

Kluczowe kwestie: Chcesz mieć możliwość wykorzystania istniejących danych do przewidywania nadchodzących kwartałów, a nawet nowych terytoriów? Funkcja prognozowania sprawia, że ​​Twoje dane pracują dla Ciebie, umożliwiając podejmowanie obiektywnych i świadomych decyzji dotyczących przyszłości Twojej firmy.

Kupuj strategiczne funkcje i funkcje

Każdy biznes jest inny! Kupując najlepsze oprogramowanie CRM dla swojej małej firmy, pomyśl o swoim wyjątkowym zespole sprzedaży i procesie sprzedaży. A przy tym nie zapomnij pomyśleć o tym, jak to oprogramowanie zintegruje się z istniejącym oprogramowaniem do automatyzacji marketingu, marketingu e-mailowego i marketingu w mediach społecznościowych, którego już używasz (lub poszukaj oprogramowania CRM z wbudowanymi tymi funkcjami) .

Możesz także przeszukać bazę danych oprogramowania CRM firmy Capterra i użyć naszego narzędzia do filtrowania, aby wyszukać oprogramowanie, które zawiera pożądane funkcje.

Czy budżet jest czynnikiem ograniczającym wybór oprogramowania? Sprawdź 7 najlepszych darmowych i otwartych opcji oprogramowania CRM firmy Capterra.