10 CRM-Funktionen und warum Sie sie brauchen

Woher wissen Sie bei Hunderten von CRM-Softwareoptionen, welche Features und Funktionalitäten Sie bei Ihrer Softwareauswahl priorisieren sollten?

Für ein erfolgreiches Unternehmen wird es kaum wichtiger als das Kundenbeziehungsmanagement. Diese entscheidende, zeitaufwändige und mühsame Aufgabe ist auch anfällig für menschliche Fehler.

Wir alle haben auf der Kundenseite gelitten, sind von Vertriebsmitarbeiter zu Vertriebsmitarbeiter gesprungen und haben unsere Zähne durch überflüssige Fragen zusammengebissen, während Informationen durch das Raster fallen.

Es kann einen sehr schlechten ersten Eindruck bei einem potenziellen Kunden hinterlassen, was sich Ihr kleines Unternehmen nicht leisten kann.

Zum Glück gibt es dafür Software.

Was ist CRM-Software?

Customer Relationship Management (CRM)-Software hilft bei der Automatisierung und Verwaltung des Kundenlebenszyklus für Vertriebs- und Marketingabteilungen. CRM-Software konsolidiert Kundeninformationen in einem einzigen Repository, sodass Benutzer Beziehungen besser organisieren und verwalten können, gemeinsame Prozesse automatisieren und Tools zur Überwachung von Leistung und Produktivität bereitstellen.

Warum brauche ich eine CRM-Software?

Eine gute CRM-Software (Customer Relationship Management) ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Kundeninteraktionen besser zu verwalten, Support zu leisten und Beziehungen durch zuverlässige Systeme und Prozesse aufrechtzuerhalten. Es integriert auch organisatorische Prozesse in Marketing, Vertrieb und Kundenservice mit Funktionalitäten und Merkmalen, die wichtige Initiativen abteilungsübergreifend strategisch unterstützen können.

CRM-Software bietet drei große Vorteile für Ihr Unternehmen:

1. Einfacher Zugriff auf Kundendaten. Kundenbeziehungsmanagementsysteme umfassen durchsuchbare Datenbanken, die es Benutzern ermöglichen, während Besprechungen auf Kunden- und Interessenteninformationen zuzugreifen. Einige Lösungen ermöglichen es Benutzern, Informationen über mehrere Geräte hinweg zu synchronisieren, wodurch die aktuellsten Kundeninformationen von jedem Zugriffspunkt bereitgestellt werden.

2. Optimierte Prozesse durch Automatisierung. Mit CRM-Software können Benutzer Arbeitsabläufe und Prozesse im Zusammenhang mit Vertrieb, Marketing und Kundensupport standardisieren, um die Koordination zwischen diesen Teams zu verbessern.

3. Umsetzbare Einblicke in die Geschäftsleistung und das Kundenverhalten. Einige CRM-Softwareanbieter bieten Analysefunktionen an, mit denen Benutzer anpassbare Dashboards und Berichte basierend auf Kundendaten erstellen können. Diese Berichte helfen bei der Segmentierung von Kunden, der Umsatzverfolgung und der Verwaltung einer Marketingkampagne.

Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen Sie ein Tool auswählen. Es gibt Hunderte da draußen, die sich in Ausstattung, Funktionalität und Preis unterscheiden.

Dieses Video führt Sie durch einige der wichtigsten Funktionen und wie diese in Ihrer Toolbox Ihr Unternehmen stärken.

Wie bei vielen Entscheidungen (im Geschäft und im Leben) ist Wissen Ihr bester Freund, wenn Sie entscheiden, in welche CRM-Software Sie investieren möchten. Lassen Sie uns die 10 wichtigsten, allgemeinen und optionalen CRM-Funktionen aufschlüsseln, auf die Sie bei Ihrer Softwaresuche stoßen werden.

10 zentrale, allgemeine und optionale CRM-Funktionen

Kern-CRM-Funktionen:

Was macht etwas zu einem Kernmerkmal? Kernfunktionen machen oder brechen die Aufnahme eines Systems in die CRM-Kategorie; Diese Funktionen sollten bei allen CRM-Softwareprodukten Standard sein.

Jede seriöse CRM-Lösung bietet die folgenden drei Kernfunktionen:

1. Kontaktverwaltung

Speichert Kontaktinformationen wie Namen, Adressen und Social-Media-Konten in einer durchsuchbaren Datenbank.

Wichtige Überlegungen: Während alle CRM-Software Kontaktverwaltungsfunktionen bietet, sollten Sie nach einem Layout und einer Benutzerfreundlichkeit suchen, die für Sie sinnvoll sind. Wie sind die Felder angelegt? Fühlt es sich einfach zu bedienen und logisch organisiert an?

2. Interaktionsverfolgung

Fügen Sie Notizen hinzu und verfolgen Sie den Interaktionsverlauf, um Gespräche mit bestimmten Kontakten zu dokumentieren.

Wichtige Überlegungen: Denken Sie beim Vergleich der in die engere Wahl gezogenen Lösungen daran, wie oft ein potenzieller Kunde den Besitzer wechseln wird, wenn er sich durch Ihren Verkaufstrichter bewegt. Sie möchten eine CRM-Plattform wählen, die allen erforderlichen Parteien die Zusammenarbeit ermöglicht.

3. Lead-Management

Verwalten Sie den Prozess der Umwandlung von Interessenten in potenzielle Kunden (Leads), indem Sie Leads identifizieren, bewerten und durch die Vertriebspipeline verschieben.

Wichtige Überlegungen: Ähnlich wie bei der Kontaktverwaltungsfunktion besteht der Schlüssel hier darin, sicherzustellen, dass der Lead-Management-Prozess in Ihrem CRM-Tool Ihrer Wahl so fließt und übergeht, wie es für Ihr Unternehmen und Ihr Team sinnvoll ist. Bitten Sie ein Mitglied des Vertriebsteams, sich diese Funktion mit Ihnen für alle Software auf Ihrer Auswahlliste anzusehen.

Gemeinsame CRM-Funktionen:

Was macht etwas zu einem gemeinsamen Merkmal? Gemeinsamkeiten zeigen sich in den meisten Systemen auf dem CRM-Markt, aber nicht in allen. Diese Funktionen weisen oft eher auf ein robusteres CRM-System als auf einen Basisplan oder ein Angebot hin.

Gemeinsame Merkmale sind der Punkt, an dem wir beginnen, eine echte Vielfalt unter den Softwareangeboten zu sehen. Sehen Sie sich diese fünf CRM-Funktionen an und entscheiden Sie, welche für die Ziele Ihres Unternehmens unerlässlich sind:

4. E-Mail-Integration

Integrieren Sie E-Mails wie Gmail, Outlook, Yahoo usw., um die Verwaltung und Segmentierung von Kontaktlisten sowie einen zentralen Hub für die interne Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Wichtige Überlegungen: Denken Sie darüber nach, wie Ihr Team hauptsächlich kommuniziert. Wenn sie es nicht gewohnt sind, innerhalb einer App zusammenzuarbeiten, sollten Sie vielleicht CRM-Software mit E-Mail-Integrationsfunktionen priorisieren.

5. Dokumentenverwaltung

Sammeln, hochladen, speichern und teilen Sie Dokumente an einem zentralen Ort, um allen Beteiligten den Zugriff auf Informationen zu erleichtern.

Wichtige Überlegungen: Die Dokumentenverwaltung ist eine großartige CRM-Funktion, wenn Sie ein großes Team an Ihrem Marketing- und Verkaufstrichter beteiligt haben. Ein zentralisierter Hub für wichtige Dokumentation kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass alle Teammitglieder auf dem Laufenden sind, und fördert eine reibungslose, konsistente Erfahrung für Ihre Kunden.

6. Verwaltung von Angeboten/Angeboten

Erstellen und senden Sie Angebote oder Vorschläge an Kunden.

Wichtige Überlegungen: Wie sehr Ihr Unternehmen dieser speziellen CRM-Funktion Priorität einräumt, hängt wahrscheinlich von der Art Ihrer Arbeit ab. Wenn die Art Ihrer Produkte/Dienstleistungen oft ein Hin und Her über Verträge und Angebote erfordert, dann ist die Zentralisierung dieses Prozesses in Ihrer CRM-Software eine praktische, hilfreiche Funktion.

7. Pipeline-Management

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre gesamte Sales-Pipeline sowie den Status/Fortschritt jeder einzelnen Stufe im Sales Funnel.

Wichtige Überlegungen: Wenn Sie einen längeren Verkaufstrichter haben, ist es möglicherweise eine gute Idee, diese Funktion beim Kauf von CRM-Software zu priorisieren. Eine Vogelperspektive des gesamten Trichters wird dazu beitragen, dass potenzielle Kunden nicht ins Stocken geraten oder durch das Raster fallen.

8. Workflow-Automatisierung

Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, indem Sie Workflows erstellen, die Aktionen auslösen oder Folgeerinnerungen für die nächsten Aktionen senden.

Wichtige Überlegungen: Die Workflow-Automatisierung ist oft eine Funktion der CRM-Software, die als Upgrade verfügbar ist. Denken Sie beim Kauf von Software darüber nach, inwieweit die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben innerhalb des Verkaufstrichters die Teammitglieder entlasten würde, um differenziertere Aufgaben zu erledigen. Ist dieser Vorteil den Aufpreis wert?

Optionale CRM-Funktionen:

Was macht etwas zu einem optionalen Feature? Optionale Funktionen sind in CRM-Systemen nicht üblich und können bestimmte Softwareangebote von anderen innerhalb der Kategorie abheben oder sie als die beste Lösung für eine einzigartige Nische auszeichnen.

Wenn eine der folgenden Funktionen ein Muss für Ihr Unternehmen/Ihre Nische ist, passen Sie Ihre CRM-Suche so an, dass sie sich ausschließlich auf Tools konzentriert, die diese CRM-Funktion anbieten.

9. Berichterstattung/Analyse

Erhalten Sie routinemäßige zusammenfassende Berichte über Verkaufszahlen oder die Leistung von Vertriebsmitarbeitern (z. B. auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher usw. Basis).

Wichtige Überlegungen: Mit Berichts- und Analysefunktionen erhalten Sie die Möglichkeit, Berichte basierend auf Faktoren wie Geografie, Trichterphase und sogar einzelnen Vertriebsmitarbeitern zu erstellen. Diese Art von Details ermöglicht es Ihnen, auftretende Probleme effektiv zu beheben und ein tiefes Verständnis Ihres gesamten Verkaufsprozesses zu bewahren.

10. Verkaufsprognose

Erstellen Sie Vorhersagen für zukünftige Verkaufszahlen oder prognostizierte Einnahmen auf der Grundlage vergangener und aktueller Daten/Trends.

Wichtige Überlegungen: Möchten Sie Ihre vorhandenen Daten verwenden, um Vorhersagen über kommende Quartale und sogar neue Gebiete zu treffen? Die Prognosefunktion lässt Ihre Daten für Sie arbeiten und versetzt Sie in die Lage, objektive und fundierte Entscheidungen über die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen.

Kaufen Sie strategische Features und Funktionalitäten

Jedes Geschäft ist anders! Denken Sie an Ihr einzigartiges Verkaufsteam und Ihren Verkaufsprozess, wenn Sie nach der besten CRM-Software für Ihr kleines Unternehmen suchen. Und wenn Sie schon dabei sind, vergessen Sie nicht, darüber nachzudenken, wie sich diese Software in vorhandene Marketingautomatisierungs-, E-Mail-Marketing- und Social-Media-Marketing-Software integrieren lässt, die Sie bereits verwenden (oder suchen Sie nach CRM-Software mit diesen integrierten Funktionen). .

Sie können auch die CRM-Software-Datenbank von Capterra durchsuchen und unser Filtertool verwenden, um nach Software zu suchen, die Ihre gewünschten Funktionen enthält.

Ist das Budget ein limitierender Faktor bei Ihrer Softwareauswahl? Sehen Sie sich die 7 besten kostenlosen und Open-Source-CRM-Softwareoptionen von Capterra an.