10 características de CRM y por qué las necesita

Con cientos de opciones de software CRM disponibles, ¿cómo sabe qué características y funcionalidades debe priorizar en su selección de software?

Para un negocio exitoso, no hay nada más esencial que la gestión de las relaciones con los clientes. Esta tarea crucial, tediosa y que requiere mucho tiempo también es propensa a errores humanos.

Todos hemos sufrido del lado del cliente, saltando de un representante de ventas a otro, apretando los dientes con preguntas redundantes, mientras la información se pierde.

Puede causar una muy mala primera impresión con un cliente potencial, que es algo que su pequeña empresa no puede permitirse.

Por suerte, hay software para eso.

¿Qué es el software CRM?

El software de administración de relaciones con los clientes (CRM) ayuda a automatizar y administrar el ciclo de vida del cliente para los departamentos de ventas y marketing. El software de CRM consolida la información del cliente en un solo depósito para que los usuarios puedan organizar y administrar mejor las relaciones, automatizar los procesos comunes y brindar herramientas para monitorear el desempeño y la productividad.

¿Por qué necesito un software CRM?

Un buen software de administración de relaciones con los clientes (CRM) le permite a su empresa administrar mejor las interacciones con los clientes, brindar soporte y mantener las relaciones a través de sistemas y procesos confiables. También integra procesos organizacionales en marketing, ventas y servicio al cliente con funcionalidades y características que pueden servir estratégicamente a iniciativas clave en todos los departamentos.

El software CRM ofrece tres beneficios principales para su negocio:

1. Fácil acceso a los datos de los clientes. Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes incluyen bases de datos de búsqueda que permiten a los usuarios acceder a información de clientes y prospectos durante las reuniones. Algunas soluciones permiten a los usuarios sincronizar información entre múltiples dispositivos, brindando la información más actualizada del cliente desde cualquier punto de acceso.

2. Procesos optimizados a través de la automatización. El software de CRM permite a los usuarios estandarizar los flujos de trabajo y los procesos asociados con las ventas, el marketing y la atención al cliente para mejorar la coordinación entre estos equipos.

3. Información procesable sobre el rendimiento empresarial y el comportamiento del cliente. Algunos proveedores de software de CRM ofrecen funcionalidad de análisis, donde los usuarios pueden crear paneles e informes personalizables basados ​​en los datos del cliente. Estos informes ayudan en la segmentación de clientes, el seguimiento de los ingresos y la gestión de una campaña de marketing.

Para obtener esos beneficios, debe seleccionar una herramienta. Hay cientos por ahí, que varían en características, funcionalidad y precio.

Este video explica cuáles son algunas de las características clave y cómo tenerlas en su caja de herramientas fortalece su negocio.

Al igual que muchas opciones (en los negocios y en la vida), al decidir en qué software de CRM invertir, el conocimiento es su mejor amigo. Analicemos las 10 funciones principales, comunes y opcionales de CRM que encontrará en su búsqueda de software.

10 funciones principales, comunes y opcionales de CRM

Funciones principales de CRM:

¿Qué hace que algo sea una característica central? Las características principales hacen o deshacen la inclusión de un sistema en la categoría de CRM; estas características deben ser estándar en todo el software de CRM.

Cualquier solución de CRM de buena reputación ofrecerá las siguientes tres características principales:

1. Gestión de contactos

Almacena información de contacto como nombres, direcciones y cuentas de redes sociales en una base de datos de búsqueda.

Consideraciones clave: Si bien todo el software de CRM ofrece funcionalidad de gestión de contactos, querrá buscar un diseño y una usabilidad que tengan sentido para usted. ¿Cómo están distribuidos los campos? ¿Se siente fácil de usar y lógicamente organizado?

2. Seguimiento de interacciones

Agregue notas y rastree el historial de interacciones para documentar conversaciones con contactos específicos.

Consideraciones clave: al comparar las soluciones preseleccionadas, piense cuántas veces un cliente potencial cambiará de manos a medida que avanza en su embudo de ventas. Desea elegir una plataforma de CRM que permita que todas las partes necesarias colaboren.

3. Gestión de clientes potenciales

Administre el proceso de convertir prospectos en clientes potenciales (clientes potenciales) identificando, calificando y moviendo prospectos a través de la canalización de ventas.

Consideraciones clave: Al igual que en la función de gestión de contactos, la clave aquí es garantizar que el proceso de gestión de clientes potenciales en su herramienta de CRM de elección fluya y transiciones de una manera que tenga sentido para su negocio y su equipo. Pídale a un miembro del equipo de ventas que analice esta función con usted para todo el software de su lista restringida.

Características comunes de CRM:

¿Qué hace que algo sea una característica común? Las características comunes aparecen en la mayoría de los sistemas en el mercado de CRM, pero no en todos. Estas características a menudo indican un sistema de CRM más sólido, en lugar de un plan u oferta básicos.

Las características comunes son donde comenzamos a ver una diversidad real entre las ofertas de software. Eche un vistazo a estas cinco características de CRM y decida cuáles son imprescindibles para los objetivos de su empresa:

4. Integración de correo electrónico

Integre con correo electrónico como Gmail, Outlook, Yahoo, etc., lo que permite la gestión y segmentación de listas de contactos, así como un centro centralizado para la colaboración cruzada interna.

Consideraciones clave: Piense en cómo se comunica principalmente su equipo. Si no están acostumbrados a colaborar dentro de una aplicación, es posible que desee priorizar el software CRM con capacidades de integración de correo electrónico.

5. Gestión de documentos

Recopile, cargue, almacene y comparta documentos en una ubicación centralizada, lo que facilita el acceso a la información a todos los involucrados.

Consideraciones clave: la gestión de documentos es una excelente característica de CRM si tiene un gran equipo involucrado en su embudo de marketing y ventas. Un centro centralizado para la documentación importante puede contribuir en gran medida a garantizar que todos los miembros del equipo estén informados y promueve una experiencia fluida y uniforme para sus clientes.

6. Gestión de cotizaciones/propuestas

Crear y enviar cotizaciones o propuestas a los clientes.

Consideraciones clave: el grado de prioridad de su empresa en esta función particular de CRM probablemente se deba al tipo de trabajo que realiza. Si la naturaleza de sus productos/servicios a menudo requiere un intercambio de contratos y propuestas, entonces centralizar ese proceso dentro de su software de CRM es una característica útil y útil.

7. Gestión de oleoductos

Vea una descripción general de todo su embudo de ventas, así como el estado/progreso de cada etapa individual en el embudo de ventas.

Consideraciones clave: si tiene un embudo de ventas más largo, podría ser una buena idea priorizar esta función cuando compre software de CRM. Tener una vista panorámica de todo el embudo ayudará a evitar que los prospectos se estanquen o se pierdan.

8. Automatización del flujo de trabajo

Automatice las tareas repetitivas mediante la creación de flujos de trabajo que desencadenan acciones o envían recordatorios de seguimiento para las próximas acciones.

Consideraciones clave: la automatización del flujo de trabajo suele ser una característica del software de CRM disponible como actualización. Mientras compra software, considere cuánto liberaría la automatización de tareas repetitivas dentro del embudo de ventas a los miembros del equipo para completar tareas más matizadas. ¿Ese beneficio vale la pena el costo adicional?

Características opcionales de CRM:

¿Qué hace que algo sea una característica opcional? Las características opcionales no son comunes en los sistemas de CRM y pueden diferenciar ciertas ofertas de software de otras dentro de la categoría o distinguirlas como las que mejor se adaptan a un nicho único.

Si una de las características a continuación es imprescindible para su negocio/nicho, ajuste su búsqueda de CRM para centrarse exclusivamente en las herramientas que ofrecen esta función de CRM.

9. Informes/análisis

Obtenga informes resumidos de rutina de las cifras de ventas o el desempeño de los representantes de ventas (por ejemplo, diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.).

Consideraciones clave: con la funcionalidad de informes y análisis, obtiene la capacidad de ejecutar informes basados ​​en factores como la geografía, la etapa del embudo e incluso representantes de ventas individuales. Este tipo de detalle le permite solucionar problemas de manera efectiva a medida que surgen y mantener una comprensión profunda de todo su proceso de ventas.

10. Pronóstico de ventas

Genere predicciones para cifras de ventas futuras o ingresos proyectados basados ​​en datos/tendencias pasadas y presentes.

Consideraciones clave: ¿Quiere tener la capacidad de usar sus datos existentes para hacer predicciones sobre los próximos trimestres e incluso nuevos territorios? La funcionalidad de pronóstico pone sus datos a trabajar para usted, permitiéndole tomar decisiones objetivas e informadas sobre el futuro de su empresa.

Compre características y funcionalidades estratégicas

¡Cada negocio es diferente! Piense en su equipo de ventas único y en su proceso de ventas cuando compre el mejor software de CRM para su pequeña empresa. Y mientras lo hace, no olvide pensar en cómo ese software se integrará con cualquier software existente de automatización de marketing, marketing por correo electrónico y marketing en redes sociales que ya use (o busque un software de CRM con estas capacidades integradas) .

También puede buscar en la base de datos de software de CRM de Capterra y usar nuestra herramienta de filtrado para buscar software que incluya las características que desea.

¿Es el presupuesto un factor limitante en su selección de software? Consulte las 7 mejores opciones de software CRM de código abierto y gratuito de Capterra.