10 Fitur CRM dan Mengapa Anda Membutuhkannya

Dengan ratusan opsi perangkat lunak CRM di luar sana, bagaimana Anda mengetahui fitur dan fungsi mana yang harus diprioritaskan dalam pemilihan perangkat lunak Anda?

Untuk bisnis yang sukses, tidak ada yang lebih penting daripada manajemen hubungan pelanggan. Tugas penting, memakan waktu, dan membosankan ini juga rentan terhadap kesalahan manusia.

Kita semua menderita di sisi pelanggan, beralih dari perwakilan penjualan ke perwakilan penjualan, mengertakkan gigi melalui pertanyaan yang berlebihan, karena informasi jatuh melalui celah.

Itu bisa membuat kesan pertama yang sangat buruk dengan prospek, yang merupakan sesuatu yang tidak mampu dilakukan oleh bisnis kecil Anda.

Untungnya, ada perangkat lunak untuk itu.

Apa itu perangkat lunak CRM?

Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) membantu mengotomatiskan dan mengelola siklus hidup pelanggan untuk departemen penjualan dan pemasaran. Perangkat lunak CRM menggabungkan informasi pelanggan ke dalam satu tempat penyimpanan sehingga pengguna dapat mengatur dan mengelola hubungan dengan lebih baik, mengotomatiskan proses umum, dan menyediakan alat untuk memantau kinerja dan produktivitas.

Mengapa saya membutuhkan perangkat lunak CRM?

Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang baik memungkinkan bisnis Anda mengelola interaksi pelanggan dengan lebih baik, memberikan dukungan, dan memelihara hubungan melalui sistem dan proses yang andal. Itu juga mengintegrasikan proses organisasi di seluruh pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan dengan fungsionalitas dan fitur yang secara strategis dapat melayani inisiatif utama di seluruh departemen.

Perangkat lunak CRM menawarkan tiga manfaat utama untuk bisnis Anda:

1. Akses mudah ke data pelanggan. Sistem manajemen hubungan pelanggan mencakup basis data yang dapat dicari yang memungkinkan pengguna mengakses informasi klien dan prospek selama pertemuan. Beberapa solusi memungkinkan pengguna menyinkronkan informasi di beberapa perangkat, memberikan informasi pelanggan terbaru dari titik akses mana pun.

2. Proses yang disederhanakan melalui otomatisasi. Perangkat lunak CRM memungkinkan pengguna menstandarkan alur kerja dan proses yang terkait dengan penjualan, pemasaran, dan dukungan pelanggan untuk meningkatkan koordinasi antara tim ini.

3. Wawasan yang dapat ditindaklanjuti ke dalam kinerja bisnis dan perilaku pelanggan. Beberapa vendor perangkat lunak CRM menawarkan fungsionalitas analitik, di mana pengguna dapat membuat dasbor dan laporan yang dapat disesuaikan berdasarkan data pelanggan. Laporan ini membantu dalam mengelompokkan pelanggan, melacak pendapatan, dan mengelola kampanye pemasaran.

Untuk menuai manfaat tersebut, Anda perlu memilih alat. Ada ratusan di luar sana, bervariasi dalam fitur, fungsi, dan harga.

Video ini membahas tentang beberapa fitur utama dan bagaimana memilikinya di kotak peralatan Anda akan memberdayakan bisnis Anda.

Seperti banyak pilihan (dalam bisnis, dan dalam kehidupan), saat memutuskan perangkat lunak CRM mana yang akan diinvestasikan, pengetahuan adalah teman terbaik Anda. Mari kita uraikan 10 fitur CRM inti, umum, dan opsional yang akan Anda temui dalam pencarian perangkat lunak.

10 fitur CRM inti, umum, dan opsional

Fitur inti CRM:

Apa yang membuat sesuatu menjadi fitur inti? Fitur inti membuat atau menghancurkan inklusi sistem dalam kategori CRM; fitur ini harus menjadi standar di semua perangkat lunak CRM.

Setiap solusi CRM terkemuka akan menawarkan tiga fitur inti berikut:

1. Manajemen kontak

Menyimpan informasi kontak seperti nama, alamat, dan akun media sosial dalam basis data yang dapat dicari.

Pertimbangan utama: Meskipun semua perangkat lunak CRM menawarkan fungsionalitas manajemen kontak, Anda pasti ingin mencari tata letak dan kegunaan yang masuk akal bagi Anda. Bagaimana bidang ditata? Apakah terasa mudah digunakan dan diatur secara logis?

2. Pelacakan interaksi

Tambahkan catatan dan lacak riwayat interaksi untuk mendokumentasikan percakapan dengan kontak tertentu.

Pertimbangan utama: Saat Anda membandingkan solusi terpilih, pikirkan berapa kali prospek akan berpindah tangan saat mereka bergerak melalui corong penjualan Anda. Anda ingin memilih platform CRM yang memungkinkan semua pihak yang diperlukan untuk berkolaborasi.

3. Memimpin manajemen

Kelola proses mengubah prospek menjadi calon pelanggan (prospek) dengan mengidentifikasi, menilai, dan memindahkan prospek melalui saluran penjualan.

Pertimbangan utama: Serupa dengan fitur manajemen kontak, kuncinya di sini adalah memastikan bahwa proses manajemen prospek dalam alur dan transisi pilihan alat CRM Anda dengan cara yang masuk akal untuk bisnis Anda, dan tim Anda. Minta anggota tim penjualan untuk melihat fitur ini bersama Anda untuk semua perangkat lunak dalam daftar pilihan Anda.

Fitur CRM umum:

Apa yang membuat sesuatu fitur umum? Fitur umum muncul di sebagian besar sistem di pasar CRM, tetapi tidak semuanya. Fitur-fitur ini sering menunjukkan sistem CRM yang lebih kuat, daripada paket atau penawaran dasar.

Fitur umum adalah tempat kami mulai melihat keragaman nyata di antara penawaran perangkat lunak. Lihatlah lima fitur CRM ini dan putuskan mana yang penting untuk tujuan perusahaan Anda:

4. Integrasi email

Terintegrasi dengan email seperti Gmail, Outlook, Yahoo, dll., memungkinkan pengelolaan dan segmentasi daftar kontak, serta hub terpusat untuk kolaborasi lintas internal.

Pertimbangan utama: Pikirkan tentang bagaimana tim Anda terutama berkomunikasi. Jika mereka tidak terbiasa berkolaborasi dalam aplikasi, Anda mungkin ingin memprioritaskan perangkat lunak CRM dengan kemampuan integrasi email.

5. Manajemen dokumen

Kumpulkan, unggah, simpan, dan bagikan dokumen di lokasi terpusat, sehingga memudahkan semua orang yang terlibat untuk mengakses informasi.

Pertimbangan utama: Manajemen dokumen adalah fitur CRM yang hebat jika Anda memiliki tim besar yang terlibat dalam corong pemasaran dan penjualan. Hub terpusat untuk dokumentasi penting dapat sangat membantu memastikan semua anggota tim mengetahuinya, dan mempromosikan pengalaman yang lancar dan konsisten bagi pelanggan Anda.

6. Manajemen kutipan/proposal

Membuat dan mengirim penawaran atau proposal ke pelanggan.

Pertimbangan utama: Seberapa besar bisnis Anda memprioritaskan fungsi CRM khusus ini mungkin bergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Jika sifat produk/layanan Anda sering memerlukan bolak-balik mengenai kontrak dan proposal, maka memusatkan proses tersebut dalam perangkat lunak CRM Anda adalah fitur yang praktis dan bermanfaat.

7. Manajemen saluran pipa

Lihat ikhtisar seluruh saluran penjualan Anda serta status/kemajuan setiap tahapan individu di corong penjualan.

Pertimbangan utama: Jika Anda memiliki corong penjualan yang lebih panjang, sebaiknya prioritaskan fitur ini saat Anda berbelanja perangkat lunak CRM. Memiliki pandangan sekilas ke seluruh corong akan membantu menjaga prospek agar tidak terhenti atau jatuh melalui celah.

8. Otomatisasi alur kerja

Otomatiskan tugas berulang dengan membuat alur kerja yang memicu tindakan atau mengirim pengingat tindak lanjut untuk tindakan selanjutnya.

Pertimbangan utama: Otomatisasi alur kerja seringkali merupakan fitur perangkat lunak CRM yang tersedia sebagai pemutakhiran. Saat Anda berbelanja perangkat lunak, pertimbangkan berapa banyak mengotomatiskan tugas berulang dalam corong penjualan akan membebaskan anggota tim untuk menyelesaikan tugas yang lebih bernuansa. Apakah manfaat itu sepadan dengan biaya tambahan?

Fitur CRM opsional:

Apa yang membuat sesuatu menjadi fitur opsional? Fitur opsional tidak umum di seluruh sistem CRM, dan dapat membedakan penawaran perangkat lunak tertentu dari yang lain dalam kategori atau membedakannya sebagai yang paling cocok untuk ceruk unik.

Jika salah satu fitur di bawah ini wajib dimiliki untuk bisnis/niche Anda, sesuaikan pencarian CRM Anda untuk secara eksklusif berfokus pada alat yang menawarkan fungsi CRM ini.

9. Pelaporan/analisis

Dapatkan laporan ringkasan rutin tentang angka penjualan atau kinerja perwakilan penjualan (misalnya, harian, mingguan, bulanan, dll.).

Pertimbangan utama: Dengan fungsi pelaporan dan analitik, Anda memperoleh kemampuan untuk menjalankan laporan berdasarkan faktor-faktor seperti geografi, tahap corong, dan bahkan tenaga penjualan individual. Detail semacam ini memungkinkan Anda memecahkan masalah secara efektif saat muncul dan mempertahankan pemahaman mendalam tentang seluruh proses penjualan Anda.

10. Perkiraan penjualan

Hasilkan prediksi untuk angka penjualan di masa mendatang atau pendapatan yang diproyeksikan berdasarkan data/tren masa lalu dan sekarang.

Pertimbangan utama: Ingin dapat menggunakan data yang ada untuk membuat prediksi tentang kuartal yang akan datang dan bahkan wilayah baru? Fungsi peramalan membuat data Anda bekerja untuk Anda, memberdayakan Anda untuk membuat keputusan yang objektif dan terinformasi tentang masa depan perusahaan Anda.

Berbelanja untuk fitur dan fungsi strategis

Setiap bisnis berbeda! Pikirkan tentang tim penjualan unik dan proses penjualan Anda saat berbelanja perangkat lunak CRM terbaik untuk bisnis kecil Anda. Dan saat Anda melakukannya, jangan lupa untuk memikirkan tentang bagaimana perangkat lunak itu akan berintegrasi dengan otomatisasi pemasaran, pemasaran email, dan perangkat lunak pemasaran media sosial yang sudah ada yang sudah Anda gunakan (atau cari perangkat lunak CRM dengan kemampuan bawaan ini) .

Anda juga dapat mencari database perangkat lunak CRM Capterra dan menggunakan alat pemfilteran kami untuk mencari perangkat lunak yang menyertakan fitur yang Anda inginkan.

Apakah anggaran merupakan faktor pembatas dalam pemilihan perangkat lunak Anda? Lihat 7 Pilihan Perangkat Lunak CRM Sumber Terbuka dan Gratis Terbaik dari Capterra.