Il miglior software di comunicazione per i team nel 2022: 3 tipi di cui hai bisogno oggi

Proprio all'inizio della pandemia di COVID-19, ci siamo resi conto di alcune cose.

Sapevamo che avremmo potuto essere contagiati, sarebbe stato più difficile viaggiare e la politica, così come l'economia, sarebbe stata caotica. Ma una cosa che non vedevamo arrivare era una crisi epistemologica.

Essendo un tipo sconosciuto di virus, non c'erano dati sul COVID-19 e la quantità di notizie false dovute a questo fatto era enorme. L'informazione è diventata una bugia, la comunicazione è stata persa .

Allo stesso modo, una situazione simile si è verificata nel regno del lavoro.

Poiché molte aziende e aziende hanno portato il lavoro a casa, in particolare l'efficienza del lavoro svolto da e in team è crollata.

Ma perché?

Non si sentirebbero tutti più a loro agio lavorando comodamente a casa propria?

Eliminare il pendolarismo non aiuterebbe con efficienza e risparmio di tempo?

Gli uffici domestici non erano il futuro?

C'è molto da disfare lì, ma una cosa è certa. I membri del team non possono agire individualmente . Senza condividere lo stesso ambiente di lavoro, non sorprende che la maggior parte delle aziende abbia segnalato un calo dei tassi di efficienza.

Ma per fortuna, i pionieri della tecnologia hanno preso il volante e introdotto strumenti per creare ancora una volta l'ambiente di squadra perfetto. Mentre il 2020 e il 2021 sono stati l'anno in cui abbiamo trovato la soluzione, il 2022 sembra essere l'anno in cui la padroneggeremo. Oggi esaminiamo i migliori strumenti di comunicazione per i team nel 2022.

Prima di iniziare con il nostro elenco dei migliori strumenti di comunicazione del team, ricordiamo cosa sono veramente e perché sono così importanti.

Che cos'è uno strumento di comunicazione?

Uno strumento di comunicazione o software di comunicazione è uno strumento che aiuta due o più parti a comunicare tra loro. Sebbene possa sembrare che coinvolga solo strumenti come chatroom e strumenti di posta elettronica, in realtà comprende anche strumenti di videoconferenza, strumenti di condivisione di file e strumenti di gestione dei progetti. La comunicazione non è necessariamente verbale e può assumere la forma di una presentazione preparata in collaborazione con l'ausilio di tale software.

Perché hai bisogno di strumenti di comunicazione?

L'obiettivo principale di un team è sempre la comunicazione e la collaborazione.

Puoi avere una bella foto a portata di mano, ma se non si adatta alla cornice non puoi appenderla al muro.

Gli strumenti di comunicazione sono sempre stati vitali, ma la mancanza di strumenti adeguati e/o il non poterli utilizzare al massimo è costata alle aziende molti soldi durante la pandemia. L'anno scorso è diventata la prova fisica dell'importanza degli strumenti di comunicazione per i team. Indipendentemente dalle dimensioni, tutte le aziende sono ora alla ricerca del pacchetto ottimale di strumenti per la loro attività. Ma senza sapere perché è importante, non puoi utilizzare lo strumento al meglio.

Vantaggi degli strumenti di comunicazione

Un microufficio

Innanzitutto, puoi mettere tutto l'ufficio su uno strumento di comunicazione.

Il trambusto dei viaggi di andata e ritorno in ufficio può essere ridotto. Ancora meglio se lavori da casa. È lo stesso per quando un dipendente non ce la fa a lavorare. La grande idea è che tutti abbiamo accesso allo strumento anche quando non siamo fisicamente lì.

Responsabilità massima

L'inchiostro più chiaro è migliore della memoria più nitida o, nel nostro caso, il pixel più piccolo è migliore della memoria più nitida.

Proprio come accadeva con la frenesia per le e-mail di un tempo, ricordiamo ancora una volta con gli strumenti di comunicazione che la parola scritta è più sicura di quella parlata. Poiché le incomprensioni sono molto più comuni di quanto ti aspetteresti nel mondo degli affari, è meglio prendere la corsia sicura e mantenere la conversazione sullo strumento.

Adatto ai dati

Sebbene i vantaggi siano molti più di quanto potremmo elencare qui, infine, uno strumento di comunicazione è il migliore per produrre, condividere e conservare dati significativi.

Uno strumento di comunicazione comprende la nozione di "parlare su uno strumento" e copre i tipi di strumenti che ti permetteranno di produrre in modo collaborativo contenuti e prodotti, condividere file istantaneamente e archiviarli in modo permanente. Tutto si è dimostrato più che utile in condizioni di blocco in cui tutto ciò che avevamo erano strumenti online.

Quali tipi di strumenti di comunicazione esistono?

Sebbene la definizione di strumento di comunicazione sia piuttosto semplice, è vero che questa definizione copre vari tipi di strumenti. In effetti, qualsiasi strumento che veda la comunicazione come il suo forte principale o talvolta secondario può essere considerato uno strumento di comunicazione.

Non tutti gli strumenti di comunicazione sono identificati come un tipo specifico di strumento e la maggior parte ha diversi scopi. Tuttavia, i tipi di strumenti principali e più importanti sono:

• Strumenti di chat in tempo reale che si concentrano sulla comunicazione verbale in tempo reale dei membri del team
• Strumenti per conferenze vocali e video che consentono ai membri di ospitare riunioni quando la riunione fisica non è un'opzione
• Strumenti di gestione dei progetti che aiutano a visualizzare il flusso di lavoro di progetti specifici in un team

Sebbene esistano molti altri tipi di strumenti come strumenti di condivisione file, strumenti di collaborazione sui documenti e strumenti di comunicazione interna, la maggior parte degli strumenti che rientrano nelle categorie sopra elencate tendono ad avere questo tipo di funzionalità e, quindi, la maggior parte delle volte non viene data priorità. Oggi ci concentriamo sui tre tipi principali.

Ora, senza ulteriori indugi, ecco l'elenco degli strumenti di comunicazione di cui hai bisogno per far salire alle stelle le prestazioni del tuo team, dentro e fuori l'ufficio.

Strumenti di chat in tempo reale

Sappiamo tutti il ​​ruolo che le e-mail svolgono nella vita lavorativa.

È un ruolo enorme e, per ora, apparentemente insostituibile. Tuttavia, i team hanno bisogno del comfort di una chat in tempo reale, soprattutto quando non condividono sempre lo stesso ambiente. Quindi, se il tuo team non ha ancora uno strumento di chat in tempo reale, ottenerne uno farà miracoli.

Ma quale scegliere?

lento

Slack era uno dei principali strumenti di comunicazione del team prima del 2020 e sembra che continuerà a diventare popolare solo nel 2022.

È essenzialmente un bene per la comunicazione in tempo reale della squadra, ma non si ferma qui. Slack può essere integrato con oltre 2.200 app e strumenti , ti aiuta a creare flussi di lavoro automatizzati e ti consente di condividere file. Una caratteristica che amo particolarmente è che ti consente di lavorare con team diversi nello stesso modo in cui fai con il tuo team, anche con team di aziende diverse.

Questo coltellino svizzero di uno strumento ha un prezzo di $ 6,67 / mese per le piccole e medie imprese e $ 12,50 / mese per quelle più grandi . Con il livello Enterprise Grid, puoi ottenere fino a 500.000 persone su Slack e non preoccuparti, ha una versione gratuita per singoli team che sarà più che sufficiente per i principianti.

Per finire, Slack è disponibile sul tuo computer e come app. Fallo in movimento!

Microsoft Team

Essendo un'ottima opzione per l'istruzione durante la pandemia, Microsoft Teams è diventato ancora più popolare l'anno scorso.

Era già ottimo per la comunicazione e la collaborazione in team, ma con gli ultimi aggiornamenti è diventato un must per tutti i team. Sebbene Microsoft Teams sia anche uno strumento basato principalmente sulla comunicazione nella vita reale, ci sono alcune funzionalità che lo rendono ancora più interessante. Con MS Teams puoi ospitare riunioni sotto forma di videoconferenze o chiamate, puoi lavorare in modo collaborativo su file in tempo reale, nonché condividerli e archiviarli. Ma la parte migliore di MS Teams è probabilmente che si tratta di un prodotto Microsoft. Se hai un team che ha familiarità con i prodotti MS, Microsoft Teams è quello per il tuo team.

Venduto come parte del pacchetto Microsoft 365 Business, Microsoft Teams ha un prezzo di $ 5,00 utente/mese per il livello base . Il livello standard ha un prezzo di 12,50 USD per utente al mese, mentre il livello di Office 365 E3 è di 20,00 USD per utente al mese. Proprio come Slack, Teams ha anche un livello gratuito che copre le versioni di base di ciascuna funzionalità con una capacità per un minor numero di membri del team.

Strumenti per conferenze vocali e video

Sebbene strumenti come Slack e Microsoft Teams coprano la necessità di organizzare riunioni, potrebbero non essere sufficienti per i team più grandi o per i team che non possono ancora permettersi tali strumenti.

Inoltre, poiché la pandemia ci ha reso più consapevoli delle opportunità delle riunioni online, ora potremmo aver bisogno di più opzioni per una conferenza vocale o video. Un'altra cosa da ricordare è la possibilità che potremmo lavorare con qualcuno al di fuori del team. È meglio non intrappolare la persona in intricati strumenti di squadra. In ogni scenario, è meglio disporre di uno strumento separato e specifico per le conferenze.

Eccone alcuni che amiamo.

Ingrandisci

Non ci sono parole per esprimere il tipo di aumento della domanda che Zoom ha avuto l'anno scorso.

Ovviamente, è ancora uno strumento di prim'ordine e molto richiesto e le funzionalità migliorano solo. Zoom è uno strumento in cui puoi tenere riunioni con video o solo audio. I partecipanti possono chattare sulla chatbox, alzare la mano e condividere lo schermo. L'host può creare sondaggi per il team, mettere i partecipanti in sale riunioni e creare una sala d'attesa per una maggiore sicurezza. La parte migliore è che tutte le funzionalità sono adattabili e personalizzabili.

Il livello pro per Zoom ha un prezzo di $ 149,90/anno/licenza ed è l'opzione migliore per i piccoli team, mentre il livello business arriva a $ 199,90/anno/licenza e il livello enterprise è di $ 240/anno/licenza . Come al solito, Zoom ha anche una versione gratuita con la quale puoi tenere riunioni fino a 40 minuti o illimitate uno contro uno.

Cisco WebEx Meetings

Cisco WebEx è molto simile a Zoom, solo meno popolare.

Non perché manchi qualcosa in particolare, ma perché Zoom ha fatto un lavoro migliore nel marketing nei momenti più cruciali. In effetti, secondo le recensioni, Cisco WebEx è più preferito dalle aziende relativamente più grandi. I grandi clienti come CNN e Jimmy Kimmel Live – wow – usano Cisco WebEx.

Ma cosa rende esattamente WebEx paragonabile a Zoom?

Ha un paio di caratteristiche uniche. Ad esempio, WebEx dispone di uno strumento di rilevamento delle presenze e consente di visualizzare più informazioni dettagliate sui partecipanti in generale. Un'altra funzionalità molto innovativa introdotta da WebEx è un assistente digitale in riunione che può prendere appunti per te e altro ancora. Davvero una buona alternativa.

Cisco WebEx ha un prezzo iniziale di $ 13,50 per host/mese, il livello plus è di $ 17,95 per host/mese e il livello business è di $ 26,95 per host/mese. Proprio come la sua controparte più popolare, WebEx ha una versione gratuita in cui puoi ospitare riunioni di 40 minuti, con un massimo di 200 partecipanti.

Gestione di progetto

Gestire un progetto non è qualcosa che puoi fare su carta o tramite e-mail.

Anche quando l'intero team è nella stessa stanza, un po' di lavoro deve essere svolto individualmente. Con uno strumento di gestione dei progetti, puoi vedere cosa stanno facendo i tuoi compagni di squadra in tempo reale, nonché seguire e contribuire a compiti e file specifici.

Lavoro di squadra

Avendo Disney, Netflix, Spotify e PayPal tra i loro clienti, Teamwork si dimostra già degno.

A livello di prodotto, Teamwork ha tutto ciò che ti aspetti da uno strumento di gestione dei progetti. Con la facilità d'uso del software e un grande carico di funzionalità altamente personalizzabili, offre modi per creare integrità nel team e farlo con un clic. Una caratteristica molto attesa è la funzione "carico di lavoro" che consente di vedere i compiti assegnati ai membri del team e l'intera capacità.

Il livello pro ha il prezzo di $ 10 utente/mese (fatturato annualmente) mentre il livello premium è di $ 18/utente/mese (fatturato annualmente). Esiste una versione gratuita in cui puoi lavorare su un massimo di 2 progetti con 5 membri.

Progetto Kissflow

Un altro potente strumento con clienti famosi come HubSpot, Domino's, Michelin e Pepsi, Kissflow Project offre flussi di lavoro perfettamente organizzati con una collaborazione efficace al centro.

Con Kissflow Project hai una visione chiara di tutto ciò che accade nel team grazie a viste specializzate come la mia preferita, la modalità Matrix . I membri del team possono contrassegnare le attività come in corso , in attesa e completate, il che è un grande risparmio di tempo per l'intero team. Un altro punto forte di Kissflow Project sono le sue funzionalità di reporting che tengono conto di numerosi fattori che potrebbero influenzare drasticamente i progetti.

Kissflow Project ha un livello gratuito per 3 utenti e 1 progetto e include report semplici, un limite di archiviazione di 10 GB e funzioni di scadenza. Il livello iniziale per 5 utenti e 5 progetti ha un prezzo di $ 35 al mese, mentre il prezzo del livello Enterprise è impostato esclusivamente.

Clicca su

ClickUp ti aiuta a "risparmiare un giorno ogni settimana". Anche se questo è il loro stesso detto, come membro di un'organizzazione che utilizza ClickUp per le attività quotidiane e la gestione dei progetti, posso dire che lo strumento ci aiuta a risparmiare un sacco di tempo.

Non presenta grandi differenze rispetto agli altri strumenti di gestione dei progetti, ma la facilità d'uso e la facilità d'uso dell'interfaccia utente ti aiutano a navigare più facilmente nello strumento, rendendo la gestione delle attività quotidiane un lavoro facile.

Inoltre, con molte funzioni come il monitoraggio del tempo, la gestione del sovraccarico, le automazioni, ecc., ti aiuta a ottenere informazioni preziose sul tuo team e ad automatizzare i processi ripetitivi.

Conclusione

La scelta degli strumenti giusti è fondamentale per tutte le aziende.

Inoltre, bisogna considerare con molta attenzione le dimensioni e il settore dell'azienda. Anche quando pensi che uno strumento sia il migliore e che ne hai bisogno, potrebbe esserci un altro strumento là fuori che potrebbe offrire le funzionalità di due strumenti separati.

Ora che conosci i nostri suggerimenti per i tipi più importanti di strumenti di comunicazione, sei pronto per decidere di cosa ha bisogno la tua attività.

Domande frequenti

Perché dovrei usare un software di comunicazione di gruppo?

Un software di comunicazione del team può aiutarti ad aumentare la responsabilità all'interno della tua organizzazione e garantire una linea di comunicazione sana tra i membri del team e i diversi team.

Quale strumento di comunicazione funziona meglio come modo per rispondere alle domande dei membri del team?

La maggior parte degli strumenti di comunicazione del team come Slack e Microsoft Teams consentono di avviare conversazioni con i compagni di squadra, mentre gli strumenti di gestione dei progetti come Notion, ClickUp o Asana possono fornire funzioni simili.