Guida definitiva: come creare un'e-mail di promemoria per eventi professionali per aumentare la partecipazione

1. Perché hai bisogno di un'e-mail di promemoria dell'evento?
2. Come strutturare un'e-mail di promemoria di un evento?
3. Il momento migliore per inviare un promemoria dell'evento
4. Ottimizzazione dell'e-mail di promemoria dell'evento
5. Situazioni in cui è necessario inviare e-mail di promemoria degli eventi
6. I migliori modelli di e-mail di promemoria degli eventi
7. Conclusione post-evento

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

La pianificazione di eventi è un'attività estenuante e tesa. Dopo aver promosso il tuo evento, è il momento giusto per prenderti cura delle persone che si sono iscritte.

La registrazione al tuo evento di solito non garantisce la piena partecipazione dei membri iscritti, soprattutto se organizzi un evento gratuito. Ci sono alte probabilità che le persone vengano distratte dai loro compiti ordinari se l'evento si svolge, ad esempio, in un mese. Tuttavia, una serie di e-mail di promemoria dell'evento ti aiuterà a ottenere la massima attenzione al tuo evento e a raggiungere potenziali partecipanti.

Inoltre, puoi utilizzare diversi strumenti e metodi per semplificarti la vita. Puoi includere un blocco della firma e-mail, in modo che i tuoi partecipanti sappiano come contattarti in caso di domande. Potrebbe sembrare un sacco di lavoro per niente. Tuttavia, quando tutto sarà organizzato correttamente, sarai felice di aver fatto questo sforzo. Inoltre, i tuoi destinatari noteranno la tua attenzione ai dettagli.

Perché hai bisogno di un'e-mail di promemoria dell'evento?

Un'e-mail di promemoria per il tuo evento è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e la consapevolezza dei partecipanti. Inviando diverse e-mail prima dell'evento, aumenterai l'interesse dei partecipanti e fornirai loro ulteriori informazioni. Ad esempio, un'e-mail di promemoria dell'evento può includere risposte a domande così importanti relative al codice di abbigliamento, informazioni sugli oratori o bonus.

Le tue e-mail mostreranno al tuo pubblico di destinazione che sono ospiti graditi al tuo evento. Creerai anche un contatto emotivo con i tuoi partecipanti che incoraggerà le persone a visitare i tuoi eventi successivi. Inoltre, puoi chiedere ai membri registrati di consigliare il tuo evento ai loro amici in cambio di vantaggi.

Pertanto, le e-mail di promemoria degli eventi sono importanti per la tua attività, in quanto rendono più felici i partecipanti agli eventi, aiutano a generare potenziali contatti e li trasformano in fedeli sostenitori e clienti.

Come strutturare un'e-mail di promemoria di un evento?

L'obiettivo principale di un'e-mail di promemoria dell'evento è solo quello di consentire ai partecipanti registrati di ricordare il tuo evento. Quindi, non è necessario ripetere tutti i dettagli che hai inviato in una lettera di invito, ma dovrebbero essere inclusi i dati chiave del tuo evento. Ecco una struttura dettagliata di un'e-mail di promemoria dell'evento.

Linea tematica

In particolare, la riga dell'oggetto dell'e-mail di un evento è ciò che i partecipanti vedranno quando apriranno la loro casella di posta. Presta particolare attenzione, poiché la riga dell'oggetto determina se il tuo pubblico di destinazione aprirà o meno la tua email.

Una buona riga dell'oggetto dovrebbe far sapere al lettore di cosa tratta la lettera e catturare l'interesse dei membri registrati. Puoi fare appello ai potenziali partecipanti in base all'urgenza o all'importanza della tua sessione e chiamare il lettore facendo clic sulla tua e-mail senza alcuna esitazione.

Tieni presente che la riga dell'oggetto non deve contenere più di 50 caratteri, quindi sarà visibile su qualsiasi dispositivo.

saluti personali

Rendi il tuo promemoria più personale. Tendiamo a stabilire contatti emotivi con persone reali piuttosto che con aziende. Quindi, indirizza i tuoi partecipanti per nome all'inizio e termina la tua e-mail con i dettagli di una persona di contatto, che i tuoi partecipanti possono consultare in caso di necessità.

Inoltre, puoi far sentire i partecipanti come addetti ai lavori con le opportunità dietro le quinte. Scopri come puoi utilizzare i social media, i quiz o i sondaggi per stabilire una migliore connessione con i possibili visitatori.

dettagli dell'evento

I tuoi partecipanti potrebbero perdere interesse per il tuo evento con il tempo o dimenticare alcuni dettagli importanti. Quindi, ricorda loro con un tono amichevole quando inizia il tuo evento e dove si svolge. Se si tratta di un evento fisico, menziona l'indirizzo completo e aggiungi informazioni sul codice di abbigliamento e sul parcheggio.

Puoi farlo usando il generatore di firme e-mail Newoldstamp. Se desideri ricordare alle persone un evento online, puoi semplicemente includere un collegamento e dettagli sull'autorizzazione al blocco delle firme.

Ulteriori dettagli e bonus

Un'e-mail di promemoria dell'evento può anche fornire ai partecipanti informazioni aggiuntive per tenerli aggiornati. Inoltre, solo ricordando loro il tuo evento, puoi anche aggiungere alcuni dettagli utili, suggerimenti e persino bonus. Puoi utilizzare il blocco della firma e-mail per includere quanto segue:

• Banner per promuovere il tuo evento
• Informazioni sui social media sull'evento
• Informazioni sui relatori
• Sconti per i partecipanti passati
• Bonus per mattinieri e altro ancora

Queste informazioni aggiuntive ispireranno i lettori ad agire. Quindi, puoi verificare l'efficienza della tua e-mail, se l'azione è stata completata.

Dettagli del contatto

Per condividere i contatti dell'evento, puoi aggiungere una firma e-mail. Le firme e-mail HTML possono includere i dettagli di contatto della tua azienda e i pulsanti dei social media. L'azienda NEWOLDSTAMP offre anche l'opportunità di aggiungere banner di eventi per firme e-mail. Pertanto, mostrerai al lettore che la tua conferenza o webinar è organizzata a livello professionale. Inserisci un banner promozionale in fondo all'e-mail, in modo che i tuoi partecipanti possano vedere i contatti dell'evento imminente.

Il momento migliore per inviare un'e-mail di promemoria dell'evento

Prima di disturbare ancora una volta i tuoi membri registrati, prendi in considerazione il tipo di occasione pubblica. Il momento migliore per inviare un'e-mail di promemoria dipende dal tipo di evento. Se si tratta di un evento online, puoi aumentare l'attesa dei partecipanti in tre giorni, due giorni e un giorno prima dell'evento. Puoi anche inviare un'e-mail subito prima dell'inizio del tuo evento per coloro che potrebbero essere distratti dalla loro routine lavorativa.

Per altri eventi come conferenze o workshop, invia promemoria diverse settimane prima per assicurarti che le persone arrivino in tempo. Ad esempio, invia un promemoria due settimane, una settimana e 3 giorni prima dell'evento pubblico.

Ottimizzazione dell'e-mail di promemoria dell'evento

Dopo aver creato tutta quella fantastica copia, aggiunto i dettagli di contatto alla tua firma, è importante iniziare a indirizzare il traffico verso il tuo link di registrazione. È positivo se puoi eseguire le migliori pratiche di conversione e ottenere il maggior numero di registrazioni possibile. Ecco alcuni suggerimenti da tenere in considerazione:

Metti in risalto il tuo promemoria e-mail : è bello mettere in risalto il banner del tuo evento allegando immagini straordinarie o portando un design eccellente. Tuttavia, assicurati di mantenere semplice il promemoria e-mail e di aggiungere collegamenti al supporto della pagina dell'evento.

L'invito all'azione dovrebbe saltare dal banner: vorrai che i tuoi partecipanti rilevino chiaramente dove possono registrarsi per un evento e sappiano come farlo.

Fornisci informazioni complete : è utile comunicare correttamente con i partecipanti e fornire informazioni sull'evento che non causeranno difficoltà, rispondendo a una specifica FAQ.

Presenta i dettagli di contatto : puoi aggiungere una firma e-mail con le informazioni di contatto complete, in modo che i tuoi visitatori possano facilmente conoscere la tua e-mail, i tuoi account social, ecc. In questo modo possono acquistare i biglietti da te. Dai un'occhiata a questo esempio:

9 situazioni in cui è necessario inviare e-mail di promemoria degli eventi

Per i seguenti eventi è quasi obbligatorio inviare email di promemoria precise e brevi.

Webinar

Di recente, il numero di webinar è aumentato vertiginosamente. Qualsiasi tipo di workshop o seminario sul web è considerato un webinar. I seguenti sono un must per i promemoria degli eventi:

• Data e titolo del webinar
• Oggetto accattivante e professionale dell'e-mail dell'evento
• Una breve spiegazione sulla catena di eventi durante il webinar
• Dettagli sull'organizzazione che ospiterà il webinar
• L'unicità del webinar deve essere spiegata in modo intrigante
• Un link per partecipare al webinar è d'obbligo

Evento in diretta streaming

Alcuni siti Web, come YouTube, Facebook e Stream, consentono agli utenti di condividere pensieri e opinioni in tempo reale con il pubblico di destinazione. Ecco i punti "indispensabili" nell'e-mail di promemoria dell'evento.

• Il fuso orario deve essere fornito per renderlo facile per un pubblico internazionale
• Dovrebbe essere inclusa una breve descrizione dell'evento
• Un video promozionale pre-evento sarebbe fantastico

Eventi virtuali

La riunione online per discutere di varie questioni come il trading, le conferenze di traduzione e altre cose è chiamata evento virtuale. Workshop, formazione, sessioni dipartimentali potrebbero anche svolgersi virtualmente. Per tali eventi, l'e-mail dovrebbe includere:

• Dettagli sulle sessioni come nome e titolo
• Informazioni su ciò che il pubblico guadagnerà dall'evento
• Data e ora insieme al fuso orario
• All'e-mail deve essere allegato un indirizzo digitale

Domande e risposte online nelle comunità e nelle chat

Le domande e le risposte online sono uno degli strumenti Web di base che possono essere utilizzati per coinvolgere un pubblico in comunità e chat. Domande e risposte online offre la libertà di chiedere tutto ciò che il pubblico vuole sapere sulla community. I suggerimenti per comporre la migliore email di invito per domande e risposte online sono:

• Aspetti di domande e risposte, nonché data e ora
• La rilevanza dell'evento promozionale
• È necessario fornire un collegamento per partecipare alle domande e risposte

Fiere offline

Le aziende e le industrie utilizzano questa piattaforma per mostrare i propri prodotti, comprendere le recenti tendenze del mercato e cogliere altre opportunità. Alcuni dei punti importanti da considerare quando si scrive un'e-mail di invito a una fiera sono:

• Inizia a inviare e-mail con 2-3 mesi di anticipo
• Evidenzia le opportunità che i partecipanti potrebbero ottenere
• Avanza nella pianificazione della fiera
• Elenco delle aziende e degli industriali che parteciperanno

Conferenze offline

Questi sono i luoghi in cui vengono esposte le idee, vengono mostrati i progressi e le innovazioni. Le conferenze possono variare molto a seconda del settore. Ma sono il modo migliore per attirare i giovani. I seguenti punti garantiranno la piena partecipazione al convegno:

• Descrizione che include titolo, data, ora e luogo
• Ripartizione dettagliata delle spese del convegno
• Sconti e offerte, se presenti, sono forniti dall'host
• Le persone importanti che visitano la conferenza devono essere evidenziate
• E-mail di follow-up dell'evento in caso di programmi di follow-up

Incontri

I Meetup sono eventi diretti all'incontro con nuove persone e allo scambio di idee in un campo o una professione specifici. Per ospitare un meetup di successo, è essenziale tenere a mente i seguenti punti:

• Le persone designate dovrebbero essere menzionate
• Delineare le specifiche dell'incontro
• Fai una breve descrizione del carattere distintivo

Seminario

Si tratta di un evento organizzato per svolgere attività di formazione o semplicemente per discutere di alcune problematiche legate ad una professione. I seminari si concentrano anche su un'area specifica in cui i partecipanti hanno alcuni problemi. Sono principalmente condotti per fornire una formazione e soluzioni approfondite. L'e-mail dovrebbe evidenziare quanto segue:

• Descrizione concisa dei formatori evidenziando i loro risultati
• Includere informazioni su seminari di successo simili tenuti in passato
• È fantastico se aggiungi il numero di persone che parteciperanno al seminario

Pranza e impara

Lunch-n-learn è una breve sessione di formazione durante l'ora di pranzo in cui i dipendenti di un'organizzazione sono motivati ​​e formati in un periodo da 30 minuti a 1 ora. I dipendenti di una particolare organizzazione devono conoscere le seguenti informazioni nell'invito e-mail di promemoria:

• L'argomento della formazione, nonché la data e il luogo dell'evento
• Dati importanti sul trainer, come sessioni o esperienze passate
• Altre iniziative formative erogate dall'azienda ospitante

I migliori modelli di email per promemoria eventi

Formulare un promemoria di un evento è proprio come sviluppare un sito Web, in cui ogni parola deve essere al suo posto per attirare l'attenzione del lettore. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a creare il miglior esempio di email di promemoria per il tuo evento:

• La formulazione dell'e-mail di promemoria dell'evento deve essere vivace, precisa e creativa
• Scrivi una breve lettera che le persone possono leggere su qualsiasi dispositivo senza scorrere
• Usa diversi tipi e stampe, ma non più di tre
• Aggiungi elenchi puntati se fornisci l'orario dell'evento o presenti relatori
• Dividi il testo in paragrafi di non più di tre righe ciascuno
• Applica un testo alle immagini, in modo che il lettore lo veda nel caso in cui l'immagine sia bloccata

Promemoria e-mail di Burning Man:

Modello da Unbounce:

Modello di Emmy Jonassen:

Conclusione post evento

Diversi giorni dopo il tuo evento sono il momento migliore per raccogliere feedback dai partecipanti e trasformarli in tuoi clienti. Pertanto, puoi inviare un'e-mail di ringraziamento post-evento uno o due giorni dopo l'evento.

Puoi utilizzare l'e-mail per esprimere il tuo apprezzamento per aver visitato la tua occasione pubblica e ricordare l'esperienza positiva che le persone hanno avuto durante la tua sessione. Puoi allegare foto o video e materiale audio dal tuo evento. Chiedi al tuo pubblico di destinazione di condividere le proprie impressioni o di contattarti per ulteriore collaborazione. Puoi inviare magliette e condividere tazze con partecipanti VIP e appassionati di eventi. Non dimenticare di ritwittare i post dei fan e dei tuoi partecipanti: è un'opzione di marketing gratuita per promuovere i tuoi servizi, prodotti o eventi futuri.

Ecco un esempio di una copia e di un'e-mail di follow-up dell'evento:

Conclusione

Si spera che questa guida definitiva ti fornisca tutte le informazioni importanti per lo sviluppo di una strategia di successo delle comunicazioni e-mail. Certo, i tuoi primi tentativi potrebbero non soddisfare tutte le tue aspettative, ma sarai in grado di analizzare i risultati raggiunti e migliorare le tue email e firme per i prossimi eventi.

Non aver paura di implementare nuove idee e sperimentare con i tuoi destinatari. I tuoi partecipanti apprezzeranno il tuo tono amichevole e professionale e diventeranno più aperti a ulteriori contatti e collaborazioni.

Grazie mille per aver esaminato la guida e-mail di promemoria dell'evento. Se hai domande, ci piacerebbe sentirti!