Perangkat Lunak Komunikasi Terbaik untuk Tim di 2022 – 3 Jenis yang Anda BUTUHKAN hari ini

Pada awal pandemi COVID-19, kami menyadari hal-hal tertentu.

Kami tahu bahwa kami dapat terinfeksi, akan lebih sulit untuk bepergian dan politik, serta ekonomi, akan kacau. Tetapi satu hal yang tidak kami lihat akan datang adalah krisis epistemologis.

Menjadi jenis virus yang tidak diketahui, tidak ada data tentang COVID-19 dan jumlah berita palsu karena fakta ini sangat besar. Informasi menjadi bohong, komunikasi terputus .

Demikian pula, situasi serupa terjadi di ranah tempat kerja.

Karena banyak perusahaan dan bisnis mengambil pekerjaan rumah, terutama efisiensi pekerjaan yang dilakukan oleh dan dalam tim anjlok.

Tapi kenapa?

Bukankah setiap orang akan merasa lebih nyaman bekerja dengan nyaman di rumah mereka sendiri?

Tidakkah mengambil perjalanan keluar dari gambar membantu efisiensi dan menghemat waktu?

Bukankah rumah kantor adalah masa depan?

Ada banyak hal yang harus dibongkar di sana, tetapi satu hal yang pasti. Anggota tim tidak dapat bertindak secara individual . Tanpa berbagi lingkungan kerja yang sama, tidak mengherankan jika sebagian besar perusahaan melaporkan penurunan tingkat efisiensi.

Tapi untungnya, para pionir teknologi mengambil alih dan memperkenalkan alat untuk menciptakan lingkungan tim yang sempurna sekali lagi. Sementara 2020 dan 2021 adalah tahun kami menemukan solusinya, 2022 tampaknya menjadi tahun kami akan menguasainya. Hari ini kami mencari alat komunikasi terbaik untuk tim pada tahun 2022.

Sebelum kita mulai dengan daftar alat komunikasi tim terbaik kami, mari kita ingat apa itu sebenarnya dan mengapa itu begitu penting.

Apa itu alat komunikasi?

Alat komunikasi atau perangkat lunak komunikasi adalah alat yang membantu dua atau lebih pihak berkomunikasi satu sama lain. Meskipun mungkin terdengar seperti itu hanya melibatkan alat seperti ruang obrolan dan alat email, itu sebenarnya mencakup alat konferensi video, alat berbagi file, dan alat manajemen proyek juga. Komunikasi tidak harus secara verbal, dan dapat berupa presentasi yang disiapkan secara kolaboratif dengan bantuan perangkat lunak tersebut.

Mengapa Anda membutuhkan alat komunikasi?

Kesepakatan utama tim selalu komunikasi dan kolaborasi.

Anda dapat memiliki gambar yang indah di tangan, tetapi jika tidak sesuai dengan bingkai, Anda tidak dapat menggantungnya di dinding.

Alat komunikasi selalu penting tetapi kurangnya alat yang tepat dan/atau tidak dapat menggunakannya secara maksimal menghabiskan banyak uang bagi bisnis selama pandemi. Tahun lalu menjadi bukti fisik pentingnya alat komunikasi bagi tim. Tidak peduli ukurannya, semua perusahaan sedang mencari paket alat yang optimal untuk bisnis mereka sekarang. Namun tanpa mengetahui mengapa itu penting, Anda tidak dapat mengerjakan alat tersebut secara maksimal.

Manfaat alat komunikasi

Kantor mikro

Pertama dan terpenting, Anda dapat menempatkan semua kantor ke alat komunikasi.

Keramaian perjalanan kantor kembali dan benteng dapat dikurangi. Lebih baik lagi jika Anda bekerja dari rumah. Sama halnya ketika seorang karyawan tidak dapat bekerja. Ide besarnya adalah bahwa kita semua memiliki akses ke alat ini bahkan ketika kita tidak berada di sana secara fisik.

Akuntabilitas maksimal

Tinta paling pucat lebih baik daripada memori paling tajam – atau dalam kasus kami, piksel terkecil lebih baik daripada memori paling tajam.

Seperti halnya dengan hiruk-pikuk e-mail di masa lalu, kita sekali lagi ingat dengan alat komunikasi bahwa kata-kata tertulis lebih aman daripada lisan. Karena kesalahpahaman jauh lebih umum daripada yang Anda harapkan di dunia bisnis, yang terbaik adalah mengambil jalur aman dan menjaga obrolan tetap berjalan.

Ramah data

Meskipun manfaatnya jauh lebih banyak daripada yang dapat kami sebutkan di sini, terakhir, alat komunikasi adalah yang terbaik untuk menghasilkan, berbagi, dan menyimpan data yang berarti.

Alat komunikasi mencakup gagasan "berbicara tentang alat" dan mencakup jenis alat yang memungkinkan Anda secara kolaboratif menghasilkan konten dan produk, berbagi file secara instan, dan menyimpannya secara permanen. Semua terbukti lebih berguna dalam kondisi penguncian di mana yang kami miliki hanyalah alat online.

Apa saja jenis alat komunikasi?

Meskipun definisi alat komunikasi cukup jelas, namun definisi ini mencakup berbagai jenis alat. Faktanya, alat apa pun yang melihat komunikasi sebagai kekuatan utamanya atau terkadang sekunder dapat dianggap sebagai alat komunikasi.

Tidak semua alat komunikasi diidentifikasi sebagai satu jenis alat tertentu dan sebagian besar melayani beberapa tujuan. Namun, jenis alat utama dan terpenting adalah:

• Alat obrolan waktu nyata yang berfokus pada komunikasi verbal waktu nyata dari anggota tim
• Alat konferensi suara & video yang memungkinkan anggota menyelenggarakan rapat saat rapat secara fisik bukanlah pilihan
• Alat manajemen proyek yang membantu memvisualisasikan alur kerja proyek tertentu dalam tim

Meskipun ada beberapa jenis alat lain seperti alat berbagi file, alat kolaborasi dokumen, dan alat komunikasi internal, sebagian besar alat yang termasuk dalam kategori yang tercantum di atas cenderung memiliki jenis fitur ini dan oleh karena itu, sebagian besar waktu tidak diberikan prioritas. Hari ini kami berfokus pada tiga jenis utama.

Sekarang tanpa basa-basi lagi, berikut adalah daftar alat komunikasi yang Anda butuhkan untuk meroket kinerja tim Anda, di dalam dan di luar kantor.

Alat Obrolan Waktu Nyata

Kita semua tahu peran email dalam kehidupan bisnis.

Ini adalah peran besar dan – untuk saat ini – tampaknya tak tergantikan. Namun, tim memang membutuhkan kenyamanan obrolan waktu nyata, terutama jika tidak berbagi lingkungan yang sama sepanjang waktu. Jadi, jika tim Anda masih belum memiliki alat obrolan waktu nyata, mendapatkannya akan sangat membantu.

Tapi yang mana yang harus dipilih?

Kendur

Slack adalah salah satu alat komunikasi tim terkemuka sebelum tahun 2020 dan sepertinya akan terus populer di tahun 2022.

Ini pada dasarnya bagus untuk komunikasi real-time tim, tetapi tidak berhenti di situ. Slack dapat diintegrasikan dengan lebih dari 2.200 aplikasi dan alat , membantu Anda membuat alur kerja otomatis, dan memungkinkan Anda berbagi file. Salah satu fitur yang sangat saya sukai adalah memungkinkan Anda bekerja dengan tim yang berbeda seperti yang Anda lakukan dengan tim Anda sendiri, bahkan dengan tim dari perusahaan yang berbeda.

Alat pisau tentara Swiss ini dijual dengan harga $6.67/bulan untuk usaha kecil dan menengah dan $12.50/bulan untuk yang lebih besar . Dengan tingkat Enterprise Grid, Anda bisa mendapatkan hingga 500.000 orang di Slack, dan jangan khawatir, ia memiliki versi gratis untuk tim tunggal yang akan lebih dari cukup untuk pemula.

Yang terpenting, Slack tersedia di komputer Anda dan sebagai aplikasi. Lakukan saat bepergian!

Tim Microsoft

Menjadi pilihan yang bagus untuk pendidikan selama pandemi, Microsoft Teams menjadi lebih populer tahun lalu.

Itu sudah bagus untuk komunikasi dan kolaborasi tim tetapi dengan pembaruan terbaru, itu menjadi suatu keharusan bagi semua tim. Meskipun Microsoft Teams juga merupakan alat berbasis komunikasi kehidupan nyata, ada beberapa fitur tertentu yang membuatnya lebih menarik. Dengan MS Teams Anda dapat menyelenggarakan rapat dalam bentuk konferensi video atau panggilan, Anda dapat secara kolaboratif mengerjakan file secara real-time serta berbagi dan menyimpannya. Tetapi bagian terbaik dari MS Teams mungkin adalah bahwa itu adalah produk Microsoft. Jika Anda memiliki tim yang akrab dengan produk MS, Microsoft Teams adalah tim untuk tim Anda.

Dijual sebagai bagian dari bundel Microsoft 365 Business, Microsoft Teams dijual dengan harga $5,00 pengguna/bulan untuk tingkat dasar . Tingkat standar memiliki harga $12,50 pengguna/bulan sedangkan tingkat Office 365 E3 adalah $20,00 pengguna/bulan. Sama seperti Slack, Teams juga memiliki tingkat gratis yang mencakup versi paling dasar dari setiap fitur dengan kapasitas untuk anggota tim yang lebih sedikit.

Alat Konferensi Suara & Video

Meskipun alat seperti Slack dan Microsoft Teams memenuhi kebutuhan untuk mengadakan rapat, alat tersebut mungkin kurang cocok untuk tim yang lebih besar , atau tim yang belum mampu membeli alat tersebut.

Selain itu, karena pandemi membuat kami lebih sadar akan peluang pertemuan online, kami sekarang mungkin memerlukan lebih banyak opsi untuk konferensi suara atau video. Satu hal lagi yang perlu diingat adalah kemungkinan bahwa kita mungkin bekerja dengan seseorang di luar tim. Yang terbaik adalah tidak membuat orang tersebut terjerat dalam alat tim yang rumit. Dalam skenario apa pun, yang terbaik adalah memiliki alat khusus dan terpisah untuk konferensi.

Inilah beberapa yang kami sukai.

Perbesar

Tidak ada kata-kata untuk mengungkapkan jenis peningkatan permintaan Zoom tahun lalu.

Jelas, ini masih merupakan alat yang sangat diminati dan sangat diminati dan fitur-fiturnya semakin baik. Zoom adalah alat di mana Anda dapat mengadakan rapat dengan video atau hanya audio. Para peserta dapat mengobrol di kotak obrolan, mengangkat tangan, dan berbagi layar. Tuan rumah dapat membuat polling untuk tim, menempatkan peserta di ruang kerja kelompok, dan membuat ruang tunggu untuk keamanan ekstra. Bagian terbaiknya adalah semua fitur dapat disesuaikan dan disesuaikan.

Tingkat pro untuk Zoom datang dengan harga $149,90/tahun/lisensi dan merupakan pilihan terbaik untuk tim kecil sedangkan tingkat bisnis adalah $199,90/tahun/lisensi dan tingkat perusahaan adalah $240/tahun/lisensi . Seperti biasa, Zoom juga memiliki versi gratis yang dapat digunakan untuk mengadakan rapat hingga 40 menit atau rapat satu lawan satu tanpa batas.

Rapat Cisco WebEx

Cisco WebEx sangat mirip dengan Zoom, hanya kurang populer.

Bukan karena tidak memiliki sesuatu yang khusus, tetapi karena Zoom melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam pemasaran selama masa-masa paling penting. Faktanya, Cisco WebEx lebih disukai oleh perusahaan yang relatif lebih besar menurut ulasan. Klien besar seperti CNN dan Jimmy Kimmel Live – wow – menggunakan Cisco WebEx.

Tapi apa sebenarnya yang membuat WebEx sebanding dengan Zoom?

Ini memiliki beberapa fitur unik. Misalnya, WebEx memiliki alat pendeteksi kehadiran dan memungkinkan Anda melihat lebih banyak wawasan tentang peserta secara keseluruhan. Fitur lain yang sangat inovatif yang diperkenalkan WebEx adalah asisten rapat digital yang dapat membuat catatan untuk Anda dan banyak lagi. Alternatif yang bagus memang.

Cisco WebEx hadir dengan harga mulai $13,50 per host/ bulan, tingkat plus adalah $17,95 per host/ bulan dan tingkat bisnis $26,95 per host/ bulan. Sama seperti mitranya yang lebih populer, WebEx memiliki versi gratis tempat Anda dapat menyelenggarakan rapat 40 menit, dengan hingga 200 peserta.

Manajemen proyek

Mengelola proyek bukanlah sesuatu yang dapat Anda lakukan di atas kertas atau melalui email.

Bahkan ketika seluruh tim berada di ruangan yang sama, beberapa pekerjaan harus dilakukan secara individu. Dengan alat manajemen proyek, Anda dapat melihat apa yang dilakukan rekan tim Anda secara real-time serta mengikuti dan berkontribusi pada tugas dan file tertentu.

Kerja tim

Memiliki Disney, Netflix, Spotify, dan PayPal di antara klien mereka, Teamwork sudah terbukti layak.

Pada tingkat produk, Teamwork memiliki semua yang Anda harapkan dari alat manajemen proyek. Dengan kemudahan penggunaan perangkat lunak dan banyak fitur yang sangat dapat disesuaikan, ia menawarkan cara untuk menciptakan integritas dalam tim dan melakukannya dengan satu klik. Salah satu fitur yang sangat dinanti adalah fitur “beban kerja” yang memungkinkan Anda melihat tugas yang diberikan kepada anggota tim dan seluruh kapasitas.

Tingkat pro datang dengan harga $10 pengguna/bulan (ditagih setiap tahun) sedangkan tingkat premium adalah $18/pengguna/bulan (ditagih setiap tahun). Ada versi gratis di mana Anda dapat mengerjakan hingga 2 proyek dengan 5 anggota.

Proyek Kissflow

Alat canggih lainnya dengan klien besar seperti HubSpot, Domino's, Michelin, dan Pepsi, Kissflow Project menawarkan alur kerja yang terorganisir sempurna dengan kolaborasi efektif di pusatnya.

Dengan Kissflow Project Anda mendapatkan pandangan yang jelas tentang semua yang terjadi di tim berkat tampilan khusus seperti favorit pribadi saya, mode Matrix . Anggota tim dapat menandai tugas sebagai sedang berlangsung, ditahan, dan selesai , yang merupakan penghemat waktu yang tepat untuk seluruh tim. Setelan kuat lainnya dari Kissflow Project adalah fitur pelaporannya yang memperhitungkan banyak faktor yang mungkin memengaruhi proyek secara drastis.

Kissflow Project memiliki tingkat gratis untuk 3 pengguna dan 1 proyek dan mencakup laporan sederhana, batas penyimpanan 10 GB, dan fungsi tenggat waktu. Tingkat pemula untuk 5 pengguna dan 5 proyek datang dengan harga $35 / bulan sementara harga tingkat perusahaan ditetapkan secara eksklusif.

Klik ke atas

ClickUp membantu Anda “menghemat satu hari setiap minggu.” Meskipun ini adalah pepatah mereka sendiri, sebagai anggota organisasi yang menggunakan ClickUp untuk tugas sehari-hari dan manajemen proyek, saya dapat mengatakan bahwa alat ini membantu kami menghemat banyak waktu.

Itu tidak memiliki perbedaan besar dibandingkan dengan alat manajemen proyek lainnya, tetapi kemudahan penggunaan dan keramahan UI membantu Anda menavigasi alat lebih mudah, membuat mengelola tugas harian Anda menjadi pekerjaan yang mudah.

Selain itu, dengan banyak fungsi seperti Pelacakan Waktu, Manajemen Kelebihan Beban, Otomatisasi, dll., ini membantu Anda mendapatkan wawasan berharga tentang tim Anda dan mengotomatiskan proses berulang.

Kesimpulan

Memilih alat yang tepat sangat penting untuk semua bisnis.

Juga, kita harus mempertimbangkan ukuran dan sektor perusahaan dengan sangat hati-hati. Bahkan ketika Anda berpikir satu alat adalah yang terbaik dan Anda membutuhkannya, mungkin ada alat lain di luar sana yang dapat menawarkan fitur dari dua alat terpisah.

Sekarang setelah Anda mengetahui saran kami untuk jenis alat komunikasi yang paling penting, Anda siap untuk memutuskan apa yang dibutuhkan bisnis Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa saya harus menggunakan perangkat lunak komunikasi tim?

Perangkat lunak komunikasi tim dapat membantu Anda meningkatkan akuntabilitas di antara organisasi Anda dan memastikan jalur komunikasi yang sehat antara anggota tim dan tim yang berbeda.

Alat komunikasi mana yang berfungsi paling baik sebagai cara untuk menjawab pertanyaan dari anggota tim?

Sebagian besar alat komunikasi tim seperti Slack dan Microsoft Teams memungkinkan Anda terlibat dalam percakapan dengan rekan satu tim, sementara alat manajemen proyek seperti Notion, ClickUp, atau Asana dapat menyediakan fungsi serupa.